首长秘书：不是所有人都懂得怎么给领导发微信！.docx

首长秘书：不是所有人都懂得怎么给领导发微信！ 首长秘书：不是所有人都懂得怎么给领导发微信！ 发微信，我们当下日常生活中再普通不过的小事，在职场中却是一件必须被重视的大事。尤其对于秘书工作者而言，在与领导进行微信沟通的过程中，怎么发送信息，通过什么方式发，又如何让领导看的明白、看着方便，是我们必须思考和做好的一项重要工作。 1.能打字就不要发语音 在使用微信与领导进行工作交流时，最重要的是清晰、准确地传达信息。此时，文字便具备了无可比拟的优势。秘书人员出于习惯或为图方便而选择发语音信息，往往会给领导带来诸多不便。 一是收听语音易受到干扰。如果领导正在处理其他事务或周边环境较为嘈杂，收听语音的效果肯定不佳。二是对收听环境有较高的要求。如遇到会议等某些无法正常使用手机的场合，极易造成当众外放不合适、听筒模式听不清的尴尬局面。三是语音信息处理时间长。若遇上较大信息量的往来，领导则需要拿出同样甚至多倍的时间去处理语音信息，白白浪费了时间。四是语音相较文字不易归纳和反复观看。由于微信不支持语音快进与暂停等功能，一旦中断收听则只能再听一遍。五是语音转换文字无法尽如人意。由于口音、翻译等造成的语句断裂、错字更是屡见不鲜。六是发送语音往往由于网络状况、发送环境等容易产生卡顿、不清晰等情况。所以，发送语音看似“高效”，实则是“方便了自己，难为了领导”。当然，只要选择好合适时机，偶尔发发语音也未尝不可。 2.文字内容务必排版 给领导发送微信一定要条理清晰、简洁明了。一段严谨规范的信息能让领导在阅读瞬间就抓住重点、看到关键，这既为领导处理信息节约了时间，也为你尽快赢得领导“回复”抓住了主动权。 做好以下两点，你将获得事半功倍的体验：一是要为内容编号。无论是使用数字123还是符号①②③，或者第一第二第三，在信息输入上不用耽搁多少时间，就能轻易实现。二是在编号的基础上，要舍得空行与换行，这个小小的举动，方便领导厘清信息。 比如：座谈并观看公司宣传片，我们需要准备：1.企业简介、2.产品图册、3.××等，另需布置会场、安排保障车辆等。”这样乍一看并没有什么不妥之处，其实并不能让领导“秒懂”，假如按上述两点要求调整一下版面，变成如下样式： “李总好！下周三，××公司董事长将到我单位探讨相关商业合作事宜，我已按对方需求做了如下准备： 日程安排： ①参观a车间、b中心； ②一会议室观看宣传片、座谈。 材料准备： ①企业简介； ②产品图册。 会场布置、车辆保障等工作按标准流程进行。 妥否，请您批示！” 这样一来，信息的层次感和工作安排的条理性同之前相比高下立判，同时也便于领导发现安排细节中的不足，并提出改进意见，对高质量完成工作的好处不言而喻。 3.传输文件最好配上，简介或摘要 微信强大的文件传输功能给工作带来了极大便利，但是秘书人员如果一股脑地把各类电子文档发送给领导而不加解释，大概率会让领导“不明就里”，甚至会让领导觉得你办事唐突。此外，由于每个人所使用手机的型号、操作系统不大相同，文件传输后产生的格式错误、乱码、加载速度缓慢甚至无法打开等问题更是常有发生，而一旦出现上述问题，在领导心目中你工作“没有做到位”的错觉将在所难免。 所以，这就需要你提前通读文件，将关键事项、要求等要点加以提炼后以文字形式发送给领导，这既能锻炼你的文字概括能力，又能让你协助领导做好事务安排。如你接收到一份需要领导参会的通知，而短时间内又无法面呈领导，你可将文件以电子文档的形式发送给领导，并配上简介： “李总好，刚刚收到××单位邀您参会的通知，需于今日下午17∶00前报送参会信息，您是否需要参会？（详情请您查阅上方××文件） 会议名称：××研讨会。 时间：8月21号（周三）。 会期：全天。 地点：××会议中心。 要求：着便装、提前30分钟入场……” 如此稍作说明，领导便可通过文字大概知晓主要信息，及早作出决定，给予反馈。即便文件传输出现一些非人为的纰漏，也只需重新发送一份即可。同样，无论是发送图片还是视频等均可按上述方法操作。 4.语气词＋肯定句，要常用、用好 秘书人员与领导“线下”沟通交流几乎是不存在任何障碍的，若将场景切换到“线上”，有些看似无关痛痒的“文字表达”却比现场“声、像、形”的传达少了不小的语言影响力和情感扩张力。下面就日常场景举例： 一、领导交办临时任务。李总：“小徐，5分钟后有客人来访，请布置接待室。”小徐回复：“好。”“嗯”或者“哦”。 显而易见，小徐的回复表示收到或明白了领导的意思，但是如果换成“好的。马上进行布置”，或者“嗯呐。现在就来布置”，或是“哦了。立刻准备布置”等，领导对你工作态度的主动性和完成任务的及时性就会有截然不同的感觉。 二、领导安排布置工作。李总：“小徐，下周一召开生产安排会，请收集汇总各部门资料。”小徐回复：“好”“嗯”或者“哦”。 同样看似正常的回复，在此场景下却变得有些不是“滋味”，领导作何感受更是无法推测，然而一旦换成“好嘞，本周内一定完成”等表达，这种让领导放心的精神状态和工作态度也就自然寓于字里行间。当然，话说得漂亮，别忘记事儿也要干得漂亮。 5.“感叹号”要慎用，“句号”要讨巧 标点符号作为帮助人们准确地传达思想感情和理解书面语言的重要辅助工具，在微信中的使用同样不可或缺，除了正常使用标点符号外，秘书人员尤其要留意“！”和“。”的使用。 “！”作为感情符号，在秘书与领导的交流中一般适用于向领导“报喜”或表达自我情感波动，比如：“李总，我司××比赛荣获一等奖！我也荣获先进个人，感谢您的鼓励和支持！”或“今日未能按时完成任务，请您批评！”等。而不适用于“请示”“重要事项提醒”等场景。比如：“收到急件！请您查阅！”“您的航班将于9:00起飞！”这难免有些“强迫”“命令”领导的意味。 由于微信不支持“加粗”“色彩”等功能，“【】”则是一个很好的替代选择，比如，“收到【急件】，请您查阅。”“您的航班将于【9:00】起飞。” “。”是书面交流中使用频率最高的符号之一，在微信交流中有一个几乎达成共识的使用方式，即叠加使用句号“。。。。。。”，用来表示“由于主客观因素无法直接表述的原因、理由”或“个人面临的困境”。 如领导询问某项目进展情况，你对领导说“项目暂时还无法完成。。。。。。”的“隐性”意思传达和“项目暂时还无法完成”的直白表述，想必会让领导“。。。。。。”！当然，我们不提倡在符号的使用上“咬文嚼字”向领导“讨巧”，更不支持言语表达上的“生、刚、强、硬”，让人看着不舒服。 6.表情使用要适度，坚决拒绝浮夸恶搞 表情，作为微信文本交流外的“霸主”，使用好了有利于秘书人员拉近与领导的心理和情感距离，而不区分交流场景、不加节制的滥用表情，则随时有可能让领导对你的良好印象土崩瓦解。要想在与领导交流的过程中正确自如地使用微信表情，掌握好以下4个窍门十分必要。 一是尽量不主动使用表情，毕竟再“正式”的表情也有“偷懒”“不愿打字”的嫌疑；二是正确使用领导“偏好”的表情，这就需要对领导在不同场景下高频率使用的表情加以收集和整理，并对应场景使用；三是不滥发表情，在与领导对话时全靠表情交流既不礼貌又易使人厌烦；四是懂得自尊自爱，坚决拒绝使用各种网络浮夸恶搞的表情包，除非你想挑战领导的“底线”。 总而言之，秘书工作者在与领导进行微信交流的过程中，不仅要把握好技巧，而且要坚持让“自己多做一些”，让“领导方便一些”的理念，这不仅是秘书工作的一种态度、一种方法，更是在各项看似普通的秘书工作中不断提升自我工作能力的不二法宝。