老秘公文课：公文写作的技巧与艺术.docx

老秘公文课：公文写作的技巧与艺术 老秘公文课：公文写作的技巧与艺术 大概从这么几个部分：上半部分主要讲讲公文的概述，公文写作的属性、基本功和一般的技巧。下半部分讲一下公文写作的几个“台阶”以及公文处理的五个具体技巧。然后再讲一下：公文写作需要修炼的“硬功夫”以及表达艺术的培养。最后对提升公文写作能力几个关键要素加以归纳。 一、公文概述 现在我们就讲公文概述，首先进行释义。所谓公文就是公务文书的简称，是行政机关、企事业单位、人民团体在行使管理职能过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。 公文的种类，党的公文有14种：决议、指示、公报、条例、规定、请示、报告、批复函、通知、通报、意见、决定和会议纪要。政府机关的公文有13种：政府机关的公文有13种：命令（令）、公告、通告、议案、请示、报告、批复、函、通知、通报、意见、决定和会议纪要。其中两种公文中有9种公文是相同的。另外，还有事务性文书，如经济科技文书、规章类文书、会议类文书、报告类文书、计划类文书等非法定文书。规章类的文书包括，规则、规定、细则、守则、办法、制度、章程、规程。经济类的文书包括，合同与可行性研究报告。科技文书包括，论文、报告、情报等。 公文使用的范围可分为通用公文和专用公文两大类。专用公文：是由具有专门职能的机关，根据特殊需要而使用的具有特定内容和格式的公文。如外交领域使用的国书、照会、备忘录、条约等；司法机关使用的起诉书、判决书、调解书等。它们只能在一定领域和范围内使用。总而言之，行政机关的公文（包括电子公文、电报），它是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，它是传达党和国家的方针、政策，发布行政规章、法规和行政措施，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况和交流经验的重要工具。它是一种工具，这种工具具有法定的效率和规范的体系，因此各级国家行政机关必须认真做好公文处理工作，为中国特色的现代化建设事业服务。 二、公文写作的属性、基本功及一般技巧 现在我们就讲讲公文写作的属性、基本功及一般的技巧。在科学技术蓬勃发展、经济全球化日趋加剧、人类社会大踏步迈入知识时代的今天，公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务以及在政府决策、执行、监督的不同环节和不同阶段与进程中，公文发挥着越来越重要的作用，公文的写作必须从传统的模式中解放出来，逐步走向科学化、信息化、规范化和制度化。 （一）公文的六个属性 公文有哪些属性呢？我们粗粗归纳了一下有这么几种： 1、公文的政策性。因为公文是党的机关和行政机关行使管理职能、办理具体事务的重要工具，对国家政治、经济和社会生活的各个领域都有着指导作用，是维护和发展社会主义制度、建设物质文明和精神文明的保障。各级党的机关、行政机关制发的公文，丝毫不能偏离党和国家的政治目标和政策轨道。因此公文是观点鲜明的文体，是严肃郑重的文体，是有着充分权威性的文体，这就要求必须在制作公文的时候有一个有严肃的、认真的态度。这就是公文的政策性。 2、公文的实用性。公文是用来处理公务的文书，所以它总是根据现实需要，针对实际问题而制发，有着明确的写作目的。国务院办公厅在《国家行政机关公文处理办法》中，对此提出的是“各级行政机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义……行文要少而精，注重效用。” 3、公文的可靠性。公文涉及的事实以及所引用的材料和数据，必须真实可靠，不能杜撰、不得有任何虚假和错漏。内容要真实、准确，这是公文写作最基本的原则。一般的文章可以虚构，可以用各种艺术的手法，但是在公文中不能随便使用；合理想象、添枝加叶、移花接木的方法同样也不能使用。因此，公文一定要核准事实、精确数据、确保材料的可靠性。 4、公文的定向性。公文都是由某一个特定机关制发的，并且大部分都是写给特定对象阅读的，作者与读者之间有具体、明确的对应关系。公文的这种特定的定向特性使得写作有着很强、极强的针对性，必须锁定看的人，对着需要读的人。 5、公文的时间性。公文所针对的问题，总是存在于特定的时间范围之内，一旦时过境迁，公文的实用价值也会随之丧失。所以，公文的写作、传递和办理一定要迅速及时。 6、公文的规范性。为了更方便、更有效地办理事务，公文形成了自己特有的办理程序和写作格式。中央办公厅和国务院办公厅对公文的种类、用途、文面都作了统一的规定。另外，多数常用的文种在结构、用语方面也有着约定俗成的方式。 （二）写作公文的基本功与一般技巧 第二、写作公文的基本功与一般技巧。弄清楚为什么要写这篇公文？写给谁？写这篇公文究竟是要做什么事？只有明确了这三个问题，才能下笔行文。这三个问题恰恰就是行文目的和公文主旨的具体内涵。如果主旨含糊、目标不明确就仓促行文，结果不是写不下去就是“下笔千言，离题万里”，欲速而不达。 因为公文的写作大多都是上级领导的授意，工作写作人员、文秘人员执笔，领导的意图是形成公文主旨的原创因素。因此“明确行文的目的，确立公文的主旨”，就要善于领会领导的意意图、善于领会提出者的意图、受益者的意图。 领导在布置写作任务时，要认真聆听，最好能边听边记，有不明确的问题一定要当场请教，善于领会和把握重点、要点，把上级领导想要表达的重点、要点牢记在心，以便顺理成章地形成文章的主旨。 此外，确立公文主旨还要结合实际情况和需要，迅速摸清这项工作或活动的背景、内容、要求和重点，以及它与现阶段中心工作的关系等相关情况，对工作的全局要做到心中有数。这样，吃透上下两头，在领导意图和实际工作需要的结合点上动脑子，确立的主旨才会有较强的针对性和实用性。 1、公文写作的基本功。明确行文目的，确立公文的主旨，吃透上下两头，在领会领导意图和实际工作需要的结合点上动脑子，这一点就是基本功。基本功确定重要的有这么几个方面，一个是行文目的，一个是行文主旨，一个是吃透上下两边，了解领导的意图和实际工作，找结合点，这样确立的组织才会有针对性和实用性。 拿笔杆是实行领导的主要方法，这是邓小平先生的话。他说：经过写，思想就提炼了，就能比较周密。平时积累好就能周密，就能细密，思想就能提炼。那么积累什么呢？就是要积累我们了解公文写作的整体基本路径和基本素材以及公文写作的规律。 但是光有理论的了解是不够的，还要吃得苦、钻进去、静下心。这里最重要的是静下心，在纷繁复杂的事物背后找到决定影响事物发展演变的规律，决定规律后面的关键要素，然后认真深入地加以研究，钻进去搞清楚里头的来龙去脉，找清楚里面的描橇，这就需要付出辛苦，因此吃得苦、钻得进、静下心，这是最重要的。 公文写作时是尽量少用专业术语、少用复杂的推理、少生新造的名词、少用模糊的语言。专业术语为专业人士掌握，而公文为普通的人阅读，如果用得太多，使人不易理解，产生歧异。如果用复杂的推理，容易使人产生了模糊、误导。而新造的名词很容易使人产生一种生僻感，进而产生对意识理解的偏差。模糊的语言指导工作没有力度，因此尽量避免，所以一篇好的公文应该体现思想的力量、逻辑的力量、语言的力量和情感的力量。 2、公文写作的一般技巧。一般公文写作教科书将其概括为：缘由、事项、要求(或结语)，这就是公文内容的逻辑结构模式。它是对各公文文种结构特点的概括和总结，篇章结构模式也称“公文结构的体式布局”、“公文结构的外在体式”，它是深层逻辑结构的要素变化在篇章文字层面的反映。它的任务是对公文的材料、段落、文字进行排列组合，寻求最佳的表现形式。 常见的公文篇章结构有：篇段合一式、撮要分条式、分列小标题式、分块式、主附件式、条项贯通式、章断条连式、并列式等等。适用于许多文种的写作，可作为公文结构和基础的范本加以借鉴和参考。我这里有一本公文写作的大全，它是实用的公文写作大全，里面包含了很丰富的这方面的案例和知识，可以参考。 有的研究者指出，一篇好的公文有5个重要的步骤，这个步骤也叫技巧，它就是要“多看、强记、勤思、精练和硬磨”。好的公文首先“多看”，就是要学会看上级的会议材料，以精确领会上级的精神；多看报刊评论文章，以学习写作技巧；多看领导的日常讲话，以了解领导的习惯。“强记”，就是要记好的文章体例，像一些比较出彩的二级标题；好记的句子，排比、有思想的语句等；记好的例子可以在公文中列举出来，旁征博引。 第三“勤思”，有三个过程必须思：边看边思考、边记边思考、边写边思考。孔夫子也说过“学而不思则罔”，可见勤思的重要。“精练”，平时要多练笔，多修改自己写出的东西，必要的时候要拿得出东西“不要荒乱”，应急时刻要赶得出东西，“不抓瞎”。“硬磨”：所谓“好文章是改出来的”，是硬功夫、不是花架子。古代就有“推敲”的说法，由此可见“硬磨”的重要性。“多看”开眼界；“强记”把脑子里边乱的东西梳理好了；勤思就是提炼的意思，把所有的素材反复地磨炼、提炼；精炼就是聚合的意思，把磨炼好的东西聚合成模块；硬磨就是要把模块精炼化，所以看、记、思、炼、磨就是写好公文的基本功。 写一篇好的公文，必须讲究针对性，是为谁写的？谁来看？要清清楚楚的，要把握场合，把握对象，是在什么场合用这个公文，要分清层次，了解领导的习惯，要做到材料真实、主旨鲜明，数据精准、语言简要，这样公文的基本功、基本框子就出来了，就是在材料中组织不断鲜明中、数据的精确提炼中以及语言的简明表达中显示一个公文写作者的技巧、艺术、功力。不同的人在处理材料、明确主旨，选用数据和善于驾驭语言方面完全不一样，所以功夫在诗外，功夫在平时。 当然，写公文的时候也要做好谋篇布局，这个和写小说、写其他文章一样也差不多，都是爱某前布局，谋篇布局的时候要分析材料、取索材料、明确主题，更重要的是要做好架构，只有合理的架构才能清晰地把主题表示出来，经过集思广益，一篇文章出来以后，要听不同的人从不同的角度加以指点。听别人的意见反复修改，最后形成最终的公共文稿。因此写公文的人多数都是有心人，善于写公文的人不仅有心，而且有思想，写公文最高层次的人是不仅要善于谋篇布局、善于架构，还善于倾听各种好的意见和建议，能够反复地修改，最后形成最终的高质量的公文。 当然可以抄一点别人的，这是有心人，别人好的东西加以借鉴，好公文收藏起来为自己所用；做一个细心人，自己补充一点妙语、补充一点有典型价值的案例，这样有点自己的；最后做一个创新人，做一个能创新的人，搞一点独特的。独特的很重要，有三个意思，材料独特一点、数据巧妙一点、语言精妙一点，语言的精炼、简洁、精妙是三个层次，精炼的语言是用成语、短语、俗语，大家一看就懂的语言。巧语就使人们一看就记得住的语言。妙语使他记住不忘的语言。 有心人把公文形成了公文歌，公文歌我在讲的过程中给大家穿插一点。公文歌有这么几个，第一个核文公文歌，核文就是看别人的公文审核别人的公文，审核有这么四个技巧或者说艺术性。 第一，一核政策符不符，它就是说公文一来你要看它符合不符合党和国家的政策，如果这个东西不符合的话，我觉得公文基本就不符合，所以第一看就是要写公文自己看、别人看、领导看首先要和政策相符合。 第二行文对不对，有规定的格式。如果格式不对不是符合了特定的格式也不合格，我们说它是长期公文、所以公文有公文的规则，这些规则又有明明确确的要求，这些具体的要求就是一个核的人要清晰地掌握这些要求。 第三，格式确不确，每个格式都有特定的点线面位，所以要确定。确定明确清晰。 第四，核文美不美，文字精炼不精炼，美不美非常得重要，好的文字一看就让人记住，让人