文秘人员的“三四”工作误区.docx

文秘人员的“三四”工作误区 文秘人员的“三四”工作误区 在组织活动中，文秘人员可以称得上是中坚力量，对人员素质要求很高，处于承上启下，上传下达的核心地位。曾仕强先生曾在《易经管理智慧》一书中写道:企业中坚干部难求，真正能发挥价值的人不多。文秘人员的职能就类似于企业的中坚力量，如果将组织中不同层级比作诸子百家的话，那么中坚力量应用儒家代表，须发挥仁义，伦常，时中等多方面功能来平衡组织中复杂关系，来维持顺利运转，求得目标实现。正是处于这样的位置，上级往往理解不到工作实际困难，往往难以权责对等，保证工作实施；下级也常常会产生误解，形成对立面。因此文秘人员在实际工作中常常会出现工作误区，对上下级关系难以正确协调。本文通过探讨文秘工作中常见问题，找出具体误区并加以分析解决，来推进文秘工作标准化建立。 一、不三不四的现象 (一)孤立上级，讨好下级 这种现象在实际工作中是可能发生的，当下级涉及到文秘人员具体利益时，会容易做出这种错误选择。下级人员在人数上占有较大优势，在日益民主化的时代，组织内部在选举，表决时容易受到这种情况影响，形成一种非正式组织，来使得决策偏离正轨。下级人员往往权力较小，难以有自主决断权，容易形成乌合之众的态势，文秘人员如果受利益驱使是可能选择这种途径来非正当帮助自己，来与组织上级形成两股势力，从而破坏组织内部团结。 上级的本意目的，文秘人员不应过多别有用心的猜测，高层的管理往往更能有全局性，有高度的视野，作为现代化组织，上级通常具备较高实际操作与管理能力。文秘人员应尽可能按照指示来办事，孤立了上级，受害者往往是自己。一些文秘人员讨好下级的范围甚至会拓展到组织以外，长此以往组织内部必定根基不牢，难以长久。上下同欲者胜，上级，中坚力量，下级要三者合一，拧成一股绳，保持足够向心力，才会实现更好的发展。 (二)讨好上级，压制下级 这在具体工作中极为常见，文秘人员往往处于一人之下，万人之上的位置，掌握不小的权力。这种人会尽力使得上级满意，绝对服从与讨好上级以获得更大的权力；上级作为他们的依靠会导致文秘人员唯命是听，不去分析判断上级决策正确与否，不考虑是否有悖于组织具体利益与未来发展。对于下级的建议与报告往往不去处理或选择性，粉饰化呈现给上级。在科层制管理的今天，文秘人员一味采取这种方法工作，是难以长久立身的。 二、老三老四的现象 所谓老三老四就是欺上瞒下，粉饰太平。在新冠肺炎疫情期间多地对问责制度提出了明确要求，对弄虚作假、欺上瞒下的，发现一起查处一起，依纪依法严肃处理。文秘人员出现这种情况除自身原因外，也是由于上级过分信任，下级过于沉默导致的。对于这种现象，上级人员要及时进行明察暗访，层层压实责任，对工作抓实抓细，提高警惕性，要防患于未然；下级要尽可能客观评判，不因其位高权重而心生畏惧，合理利用权利。 老三老四现象久而久之变会功高震主，破坏组织内平衡，对文秘人员还是上级人员都会造成不必要的损失。因此文秘人员要将形式搞清楚，弄明白，做到知行合一，有仁有义，成为组织内部优秀的中坚力量。 三、反三复四的现象 组织内部管理是层层相扣的，有条理的运行，破坏这种结构是对整体有难以估量的损失。 (一)下级对上级的越级 首先文秘人员要意识到反三复四越级行为的危害。其一是打破了正常的工作流程以及工作法则，令许多人员无法适从，错位的现象降低了工作人员的积极性。其二制造了上下级之间的矛盾，具体环节负责人权力架空，导致混乱。其三是让下级产生畸形的重视感，难以将自己实际上级放在眼里，使得在其位不谋其职，产生管理的失控。 其次解决这一问题便要树立逐级上报的规范，在全员中形成意识，使得出现情况时能够及时抵制避免。文秘人员要服务于自己直接的领导上级，在处理事务时要以自己本部门为重，善于沟通理解，调和各级关系；对于下级越级上报的行为要加以制止，防患于未然。 最后要善于用制度约束违规越级行为，界定职权范围，在信息化时代要注意信息搜集整理，完善沟通渠道能够有效缓解越级行为所带来的压力。 (二)上级对下级的越级 上级的越级指挥是组织内部常出现的问题，但多数情况下是被默许的行为，常常难以重视。文秘人员在组织里很大程度上管理着多个部门，理顺着多条关系，通常会出现以下几种情况。其一直接代替了下级工作，一揽子掌权，出于对下级工作不放心，难以交待实质性富有挑战的工作；其二是经常任意切换具体目标和任务；其三是过分控制具体操作过程。综合以上做法，上级越级指挥往往导致脑力的浪费，没有做到自己具体工作，侵犯下级工作，导致以自我为中心，既耗费了大量精力，又难以出色完成任务。 减少这种资源浪费途径应当充分认识管理工作的重要性，不会分权的上级不是好上级。不敢于下放权力往往费力不讨好。要充分给予下级适度的挑战，培养自主意识，必要时要及时鼓励与支持，这样才会合理用人，文秘工作如鱼得水。 当然越级也不可一概而论，对于突发的特殊事件以及必要情况时是应当允许越级行为发生的，总之要根据具体事件采取不同方法，以保证问题顺利解决，维护组织和谐共生为根本准则。