怎样把秘书工作中的矛盾处理好.docx

怎样把秘书工作中的矛盾处理好 怎样把秘书工作中的矛盾处理好 秘书工作同其他客观事物一样，是由一系列相互对立又相互统一的矛盾构成的，只有正确认识和把握这些矛盾，处理好它们之间的辩证关系，才能掌握秘书工作的规律，提高秘书工作的效能。 一、处理好文与武的关系 有一位首长带文字秘书下部队搞调查研究，看到一个连队的战士正在进行单杠和双杠训练，走到跟前便停了下来。当他发现有一个战士单杠第五练习动作做得不够到位时，立即把这个战士叫到身边，指出其动作要领存在的问题。随后，首长指着随从的文字秘书说：“小王，你在连队待过，把单杠第五练习规范地给他做一遍。”这位文字秘书抓住单杠后像个秤碇吊在那里，怎么也上不去，战士们哈哈大笑，首长也很尴尬。 秘书工作具有显著的文牍性，这一特点是伴随秘书工作的产生就有的，也是秘书工作区别于其他工作的重要标志之一，离开文字记录、文件起草、文书管理等文牍性事务，也就失去了秘书工作的本来意义。人们习惯给秘书冠以“秀才”、“笔杆子”等雅号，也说明秘书工作的文牍性很强。然而军队秘书工作中的“文”，不是单纯的“文”，而是带有“武”的内涵的“文”，这是由军队工作的性质决定的。军用文书既是军事活动的记录，又是军事指挥的工具，必须反映军事活动的内容，为军事工作服务,由此可见军队秘书工作既有“文”的一面，又有“武”的一面，是文的形式、武的内容，即文与武的辩证统一。既然如此，那么，军队秘书人员就应同时具备军人和秘书的双重角色素质，精通“文武之道”，既要有文韬、又要有武略；既要有文才，又要有武技，说得形象些，就是要掌握“两杆子”，即“笔杆子”和“枪杆子”，做到文武兼备，只有这样，才能胜任军队秘书工作。 二、处理好办事与参谋的关系 某机关有位秘书办一些跑跑颠颠的事还可以，领导交办之后也比较放心。但有一个缺陷就是不善于着眼全局为领导出谋划策，当好参谋。有些事领导征求他的意见时，他既说不出个所以然来，也提不出合理化建议。有一次，机关空缺一个秘书处副处长的位置，常委在研究接替人选时，有人提到了这位秘书，但多数常委认为这位秘书属于那种办具体事的人，能参善谋的能力比较弱，当副处长恐怕胜任不了，这位秘书就这样失去了提升使用的机会。 军队秘书工作千头万绪，归结起来，无非有两大职能：办事职能与参谋职能。军队秘书部门是各级军事机关的办事部门，其职责是协助领导处理事务，诸如安排首长活动、接转来往电话、负责公务接待、完成首长交办的事项等，以减轻首长工作负担，提高领导工作效率。但是，军队秘书部门不仅是办事部门，还是个特殊的参谋部门，它在领导决策过程中具有重要的参谋作用，诸如在领导决策之前进行调查研究，综合情况，提供信息、方案和其他决策依据；起草文电，将领导决策形成文字信息，化为切实可行的政策和措施，以便贯彻落实；在决策实施过程中督促检查，收集反馈信息，作为修正决策的参考，以辅助领导正确决策。 办事职能是军队秘书工作的基础和本体，参谋职能主要是在办事中体现出来的，离开办事职能，军队秘书工作的参谋职能就不能独立存在；参谋职能是军队秘书工作的灵魂和核心，是把事情办好的关键所在，离开参谋职能，办事效率不可能提高。既然如此,那么，军队秘书人员既要勤于办实事又要善于当参谋，既要乐于干小事又要注意抓大事，尤其应把主要精力用于议大事、想全局、当谋士上，只有这样，军队秘书工作才能充分发挥参谋和助手作用。 三、处理好机密性与开放性的关系 有一位秘书，保密观念非常强，到机关负责文件管理以来，从未发生过失泄密问题，这一点深受领导和机关的好评。但这位秘书不善于协调各方面关系，领导交办的一些事项总是丢三落四，完成不圆满。有一次，局里让他协调地方领导到部队参加军民联欢，在安排座位时，他没有弄清楚哪一位是地方一号领导，把另一位地方领导排在了一号领导的座位上。节目演出开始后，部队领导才发现这个问题，但已经晚了。晚会结束后，部队领导还专门为此事向那位地方一号领导作了反复解释，这位秘书受到严肃批评。 秘书工作具有天然的机密性，这是由秘书工作的性质决定的。秘书部门是各级领导中枢的辅助机关，掌管着大量的核心机密，是要害部门。由于军队秘书在各级军事指挥机关工作，管理着各级军事文件，参加各种军事会议并记录，必然了解大量的军事机密，正因为如此，古今中外的军事领导者在选拔任用秘书时都很慎重，要求政治上绝对忠实可靠，有很强的保密观念，做到守口如瓶。另一方面还必须看到，军队秘书部门是各级军事机关的枢纽，是联系各方面的桥梁和纽带，其工作性质有很大的开放性， 这种开放性主要表现在：秘书部门既要承上启下、沟通信息，又要协调左右、联系内外，既是信息中心，又是机关的窗口，这种开放性要求军队秘书人员树立开放观念，加强同各方面的联系,处理好公共关系，塑造良好的机关形象。机密性与开放性是对立统一的，二者不可偏废，如果只看到机密性而忽视开放性，把自己完全封闭起来，就会脱离群众、割断联系，造成信息不灵，情况不明，产生官僚主义和衙门作风；反之，如果只看到开放性而忽视机密性，内外无别、无话不谈、无人不讲，就会丧失警惕,泄露军事机密，甚至付出血的代价。 四、处理好综合性与专业性的关系 某机关从所属院校政治部宣传处挑选了一名副处长担任秘书工作，准备试用半年后正式调入。这位副处长到机关报到后，秘书局长先后给他布置了三项任务：一个是写一份局里党员先进性教育总结和整改措施；另一个是写一个部领导在财务工作会议上的讲话；还有一个是以他为主做一次大型会议的会务工作。结果这位副处长哪项任务都没有高质量完成好，自己提出胜任不了秘书工作，要求回到原单位。秘书局长问他为什么胜任不了秘书工作，这位副处长说：“秘书工作综合性太强了，我只做过宣传工作，素质太单了，自己的差距太大了。” 军队领导工作的全局性，决定了军队秘书工作的综合性。综合性不仅指秘书工作内容的广泛性，更重要的是指对各种情况或信息进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析、归纳、抽象和概括，使之由个别上升到一般，由现象深入到本质,总结岀带规律性的东西，这种综合才是军队秘书工作的真正内涵。但是另一方面，军队秘书工作又有它的专业性，这种专业性，主要是秘书业务的特殊要求，例如，军队秘书人员必须熟悉政策法规，会撰写军用公文，懂得公文处理、档案管理、会议服务、信访工作、法律服务、接待礼仪等知识，会使用现代化办公用具,等等。要达到上述要求绝非易事，非进行专业训练不可，综合性要求军队秘书人员广学博览，具备较宽的知识面，努力使自己成为通才和杂家；专业性则要求军队秘书人员精通秘书业务，掌握秘书技能，努力使自己成为秘书工作的行家里手。综合性与专业性既互相对立又互相联系，互相促进。秘书工作的综合性越强，越有利于拓宽秘书人员的知识面，有利于提高专业水平；反之，秘书人员越精通秘书业务，综合能力就越强。 五、处理好被动性与主动性的关系 有一位秘书，平时工作主动性不够强，领导交代什么就干什么，有些细节不交代就不主动去干。一次，领导让他协调一个会议，副局长提前交代的几个环节工作都做了，只有会前预备一份首长讲话稿的事没有给他交代，这位秘书也没有主动想一想有无遗漏的细节，结果发生了首长带错讲话稿的事。会议开始后，首长刚念了两句，坐在旁边主持会议的一位领导听着不对劲，赶紧把自己带的一份讲话稿放在了首长面前，并轻声说：“念错了。”首长急中生智，立即改口重新圆了圆刚才念的两句话，才勉勉强强绕了回来。真是好悬啊，幸亏主持会议的那位领导带了一份讲话稿，及时补台，否则造成的不良影响可想而知。 军队秘书工作的从属地位决定了它的被动性。这种被动性表现在两个方面：一是秘书工作必须按领导意图办事，不能自行其是；二是随机性的工作多，事先难以预计，虽然秘书部门也有自己的计划和安排，但往往变动性大，难以落到实处，从这个意义上说是被动的。但是这并不是说秘书工作不可能发挥主动性，实际上，秘书工作有发挥主动性的广阔天地，例如，秘书人员必须善于领会领导意图，紧紧围绕中心工作寻找主动出击的方向；必须具有超前意识，增强工作的预见性和计划性；必须勤于动脑,多思善想，积极主动向领导提出工作建议；必须注意各种情况和资料的积累，随时掌握准确、全面、可靠的信息；等等，所有这些，都离不开秘书人员的主动性。被动性和主动性的对立统一,要求军队秘书人员在工作中既要不折不扣地贯彻领导意图，服从领导指挥，不能闹独立性，甚至越权行事；又要围绕领导意图大胆工作，充分发挥主观能动性，只有这样，才能做到不失职、不越权，变被动服务为主动服务，开创军队秘书工作的新局面。 六、处理好对上负责与对下负责的关系 一次，某部一位秘书根据领导指示到部队搞调查研究，征求基层单位对领导机关的意见和建议，以便更好地改进工作。这位秘书通过问卷调查、召开座谈会、个别交谈等形式，收集到有关改进机关工作作风、提高服务保障质量、帮助解决基层困难等20多条意见、建议。然而这位秘书在上交的调查报告中，好的方面说了很多，意见建议只轻描淡写说了几句，根本没有把大多数基层单位的意见反映到领导机关。事后领导发现这个问题后，问他为什么隐瞒基层单位提的意见和建议，这位秘书支支吾吾地说：“我怕问题写多了，领导没面子，给机关带来不好解决的棘手问题。”领导听后大怒：“让你下去干什么去了？这次调查研究的目的是什么？你这是对领导负责吗？你这是害领导、害机关！是在帮倒忙!” 军队秘书工作的宗旨就是为军队各级领导服务，离开为领导服务，秘书工作就失去了它存在的价值。因此，为领导工作服务是军队秘书工作的中心，任何时候也不能偏离这个中心。但是，还必须看到，秘书工作为领导工作服务并不是孤立的，而是同为群众服务联系在一起的，正如没有领导就没有秘书一样，没有群众也就没有领导，所以，军队秘书工作也是为群众服务的。只不过这种服务是间接性的，是通过直接为领导服务来体现为群众服务的，因为领导也是为群众服务的。况且，秘书部门有相当一部分工作是直接为群众服务的。例如，处理群众来信，接待群众来访，为机关各业务部门办事，就是直接面对群众工作的。人常说,秘书部门是机关的“窗口”和“门面”，也是从这个意义上说的。为领导服务与为群众服务既相互对立又相互统一，不可将二者分割开来。只强调为领导服务而不提为群众服务，就会割断领导与群众之间的联系，为领导服务就是一句空话；如果只强调为群众服务而不把主要精力放在为领导工作服务上，就会偏离军队秘书工作中心。“两个服务”涉及军队秘书工作的指导思想问题，因而处理好二者的关系十分重要，它要求秘书人员既要为领导工作服务，又要为群众服务，把对上负责与对下负责一致起来，必须注意防止和纠正对上对下两副面孔、媚上骄下的不良作风。 七、处理好原则性与灵活性的关系 有一天上午9时，某机关负责承办文电传阅的秘书收到上级一份关于做好安全稳定工作方面的特急电报，要求立即传达到所属部队团以上领导干部，并迅速采取有效措施，防止发生影响安全稳定的问题。一般情况下，这份电报按程序应该先呈送一号首长，这位秘书找了两个小时也没有找到一号首长，结果就把电报压了下来，准备午休后再继续联系一号首长，根本没有想到情况紧急，一号首长不在可以先给二号首长传阅，以免误事。上午11时20分，上级一位首长给这个部队的二号首长打电话询问特急电报的传达情况，二号首长摸不清头脑地说：“不知道啊，我没有看到这份电报。”上级首长说：“你们贯彻上级指示太慢了，要作出检査。”二号首长放下电话后立即找到管文件的秘书，很生气地问他：“为什么这份电报不向我报告?”这位秘书不知怎么回答才好。事后这位秘书受到一个行政警告处分，这就是原则性与灵活性没有处理好的表现。 军队秘书工作是直接为领导工作服务的，而领导是制定政策的，所以，军队秘书工作同党政秘书工作一样，具有很强的政策性，这就要求军