跟牢领导：老秘书的秘籍之三.docx

跟牢领导：老秘书的秘籍之三 跟牢领导：老秘书的秘籍之三 我认识这样一位秘书，他是为某市副市长服务的。但没跟多久，领导就不要他跟了。我问他，到底是怎么回事？他说那天晚上下班前，副市长告诉他明天上午八点从单位出发去某企业调研。可是他在领导交代这件事时，正好在开小差，没听清。第二天上午，秘书按正常上班时间八点半到办公室，一打听才知领导八点就去企业了。我问他，你后来向领导解释过吗？他沮丧地说，领导最讨厌时间观念不强的干部了。解释不解释一样的。这是一个没有跟牢领导的小案例。我当秘书的第三条体会是：“跟牢领导”。 跟牢领导是秘书的基本功。有这样的顺口溜：“一等秘书跟领导，二等秘书搞协调，三等秘书跑外调，四等秘书管票票，末等秘书写材料”。一般单位不可能配这么多的秘书，这个顺口溜的秘书把办公室的所有成员都泛指为秘书。很多单位的秘书往往是跟领导、搞协调、管票票，写材料等集于一身的。但这句顺口溜也说明了跟牢领导、跟好领导的重要性。秘书离开领导，一般是这样几种情形：一是组织任用，放到一个新的岗位。二是领导不满意，没有跟牢。三是由于秘书个人原因如身体不适等，调离秘书岗位。领导不满意，秘书跟不牢领导、跟不好领导，那基本可以断定这是一个不合格的秘书。 跟牢领导有三境界。这三境界分别是：跟牢领导之人、跟牢领导之事、跟牢领导之心。 第一境界是跟牢领导之人。就是要与领导形影不离，领导走到哪里，秘书跟到哪里。这是最基本的。领导参加会务活动，秘书不能不在，除非领导交待你去做很重要、很特殊的工作。一些老秘书往往跟领导时间长了，也会有些小心思。比如领导参加会议，时间会比较长。秘书就会觉得呆在会场无聊，或跑到办公室休息，或在会场外与人聊天。我当秘书时就曾犯过这样的错误：随领导到会场，放好领导的公文包、茶杯、讲话稿，会议一开始，就偷偷溜到办公室，打开电脑看新闻。没想到会议中途，领导从主席台下来，要找我交代事情，辛亏我已回来，正好在会议室外的走廊里碰到了领导。跟牢领导之人，要做到以下几点： 一是时刻出现在领导视线之内，方便领导随时发出指令，及时提供相关服务。一开头举的这个案例，连领导调研出发的时间都没能掌握，必然跟不牢领导。当领导秘书不能如普通干部那样可以按时上下班。领导没有离开办公室，不管如何晚，都不能离开。某市政府领导秘书小陈家里杂事较多，孩子上幼儿园需要接送。领导了解这个情况后对小陈说，要么你还是换个岗位吧，跟着我太辛苦。小陈说，我会处理好的。就这样他雷打不动跟了领导八年，起早摸黑，服务出色，得到组织和领导的充分肯定。 二是参与安排领导每天、每星期、每月的公务活动。安排领导的公务活动是一项重要工作，领导本人、办公室领导都会提出意见，秘书要参与其间，了解每项公务活动的来龙去脉，掌握时间、地点、随从人员、议程等各项节点，做到烂熟于心。一般来说，对领导的行程安排非常熟悉的秘书，领导的形踪不会失控，更不会出现跟丢领导的现象。从某种意义讲，秘书服务领导，从管理学角度讲，就是在管理自己。为了记牢领导日程，我的做法是采用思维导图软件，每天做一张树形图，把自己要为领导服务的各项工作都标在图上。 三是随时落实领导在现场提出的各项要求。秘书跟随领导不是简单的形影不离，不是给领导做个伴，而是要在第一时间，把领导作出的各项指示、要求、意见、通知等，迅速落实好。传达领导的意图要讲究技巧。比如领导外出调研发现路上广告牌摆得不正，或者卫生较差，交代你打电话要求有关部门立即整改。那你就得适时打电话，但不要摆着领导的面，不要夸大或缩小领导的不满。个别秘书不太老练，在领导气头上立即当着领导的面打电话，你可能没有传达好领导的意图，领导就会夺过你的电话，直接训斥对方。这样气氛就会比较凝重，让领导火上加油，让你自己感到不会办事，让对方也会不快。 第二境界是跟牢领导之事。就是要协助领导把他所分管之事努力做好。领导要把工作做好，既取决于他分管的部门干部，也依赖于为他服务的办公室同志，其中一个特殊的角色就是秘书。秘书在领导履行职务时起着重要作用，秘书要跟牢领导，大量的工作要跟牢领导所做之事，为领导所做之事，提供各方面的服务。离开为领导所做之事的服务，都是脱离主要矛盾的服务，领导肯定不会满意。 一要跟牢领导的决策。当参谋做助手，是秘书服务领导的重要内容。秘书不能为领导提供这方面的服务，那么作用、影响力和地位就大大降低了。不要以为做参谋就是秘书长、办公室主任、副秘书长、副主任的事情，秘书也有这个任务。很多秘书之所以得到领导器重，有时候就是为领导决策提供了很好的建议。 二要跟牢领导的讲话稿。准备好领导的讲话稿是秘书的重要工作。绝大多数秘书不仅仅是跟领导之人，更多更繁忙的工作是为领导准备讲话稿。很多单位内部没有政研室，也没有专门搞文字的机构，这样有不少秘书就是领导的文字秘书，为领导起草修改讲话稿就是一项极其重要的任务。你是不是跟牢了领导，从某种程度上讲，就是看你为领导准备的讲话稿精彩不精彩，领导是不是通过文字材料肯定你。你不会写材料，领导就不会选择你做秘书。你要跟牢领导，就成为一句空话。毛主席选择秘书，除了政治上忠诚、事业心强之外，一个很重要的方面就是秘书要有文才。他选择的陈伯达、田家英、胡乔木等，文字能力都很强。以胡乔木为例，他被称为“中共中央第一支笔”。1941年，毛主席急需一位秘书，想起写《青年运动中的思想问题》的胡乔木，点名让他来当自己的秘书。胡乔木当秘书后，主动帮毛主席修改文件，令毛主席非常满意。毛主席还说过这样一句话“靠乔木，有饭吃。”很多领导会亲自动手起草讲话稿，或对讲话稿提出自己的思路和结构，秘书只需记录整理。但领导不可能把精力集中在文稿的起草修改上，这就需要秘书代拟领导的各类文稿。为了合理安排好时间，我的做法是做一张甘特图，把重要时间节点标出来，对照提醒自己。 领导的很多讲话稿，单靠秘书也来不及，这就需要秘书借力，通过领导分管部门的同志、办公室其他同志起草初稿、修改后再提前交给领导审阅修改。如果是别的部门代拟的直接送领导的稿子，秘书要负责再校对一遍，检查排版、页码是否合理，有没有错别字，有没有少了或装订反了，有没有生僻的、领导可能会读错的字。领导参加会议要做讲话，除了领导自己带了讲话稿之外，秘书也要再带一份，领导忘记带，可以及时送领导。也可以把领导即兴讲的内容，加在讲话稿上。 三要跟牢领导的文电处理。秘书和文书是纽扣和纽攀的关系，每天都要做好对接工作，对呈送领导的各类办件和阅件，要分门别类放在不同夹子。要把最重要的办件和阅件放在最前面，方便领导分轻重缓急处理。要优化流程，第一时间处理，第一时间呈报领导，第一时间办理领导的批示件，做到案无积卷，事不过夜，及时退文书或有关人员办理。 四要跟牢领导的会议、公务活动。凡是领导参加的会议和公务活动，秘书都要熟知，都要注意时间的把握、各个环节的衔接，防止出现这样、那样的差错。如某市一位书记问秘书：“这次两会，我要参加哪些活动？”秘书就凭记忆讲了一些活动，领导听了皱了下眉说：“你得好好再看一下日程安排。比如两会中要开一个信访会议，你就没有说。”秘书一下子脸就红了。针对领导参加“两会”或参加综合性的调研活动，为了心中有数，秘书可以做一张思维导图，按图落实。 再举一个例子：有一个省厅的厅长要到某市参加一个省政府召开的现场会，就问随从的秘书：“我坐几号车？”秘书说：“坐一号车。”厅长说：“会不会搞错，一号车是省领导坐的。”秘书说：“我了解过，办公厅考虑省领导要了解现场会考察点的情况，把你临时从二号车安排在一号车上。”上述两个例子，一反一正说明秘书应当如何把握好公务活动的相关细节。 五要跟牢领导的各项保障。秘书与领导的关系是干干净净的同志关系，但领导的年纪都比秘书要大，所以秘书要把领导当做长辈来看待，做好后勤服务工作。这与古代的太监是二回事。我做秘书的时候，领导的妻子对我说：”你与我老公在一起的时间，比我与他在一起的时间还要多。”我听了这话，深感当秘书要有人文情怀，要有同志感情，要贴心、用心、细心为领导提供各项服务。这与严格执行中央八项规定是不矛盾的。所谓贴心就是把领导当成最亲近、最知己的人来服务。这里举一个例子，某市领导有痛风等慢性病。秘书知道后，每逢出差下基层，都事先打电话给基层的同志，严格执行公务接待标准，领导不吃海鲜就不要上了。所谓用心，就是专心致志服务领导。举一个例子。某区委书记在星期五下午商量下周活动时，交代办公室主任和秘书下周的星期五去某海岛检查工作。秘书当即告诉书记，下周星期五有9级大风，航船不开，是不是换个时间？书记听了，对秘书工作的用心，露出赞许的神色。所谓细心，就是心思细密地服务领导。也举一个例子。有一次，我跟着领导到某乡镇调研。那是一个小岛，正值夏天。领导深入渔村现场，跑了一个多小时，全身都是汗。船靠码头上车时，乡镇办公室的秘书给某位同志送上了一块擦汗的小毛巾。我至今一直记着这个秘书的细心。 第三境界是跟牢领导之心。就是秘书对领导要能够心领神会，达成良好的默契，理解领导意图，做领导信得过、离不开的助手。心心相印是人世间最难的一件事，跟牢领导之心是难上加难的事。但却是做秘书的最高境界。如何跟牢领导之心？ 一要讨得欢心。领导认可秘书、喜欢秘书，这为秘书跟牢领导之心提供了有利条件。如果领导对你有想法，对你有戒备，就不可能在你面前放松，与你心心相印。秘书要让领导喜欢，最基本的是要跟牢领导之人、跟牢领导之事，也就是要为领导服务到家，让领导强烈地感受你的真心、真诚。绝大多数秘书是因为工作好、服务好，才讨得领导喜欢。当然也不排斥有些秘书服务领导的水平能力并不出众，性格也比较内向，但领导就是认可他、喜欢他、器重他，这就是人们在说的人与人之间的缘分。缘分有时是非常重要的，有些秘书让领导第一印象就很好，日子长久，相处会越来越好。 二要洞察内心。秘书要了解领导意图，要关注领导所思所想。最怕领导所想的，与你所想的是平行线，这就永远跟不牢领导之心。与领导心心相印，既是一件容易事，也是一件不易事。美国小布什总统有一名顾问叫休斯，小布什的重要文稿都交休斯润色修改，有时两人在没有通气的情况下，修改的观点居然是一致的，这就是心有灵犀一点通。作为秘书要学习休斯的这种跟牢领导之心的本领，善于理解领导意图，在任何情况下都能体察领导的心理，了解领导在不同场合会讲些什么，知道领导以何种方式表述出来。 三要将心比心。为什么有些秘书能够与领导能想到一块去，而有些秘书却总是不得要领？我在做秘书的时候，经常碰到安排领导日常活动时，我提出的建议，领导有时不采纳，而领导提出的活动安排，却常常给人感觉有高度、有深意。后来我分析原因，我的建议是一种常规性的想法，而领导思考问题是从大局出发，是从当地实际出发，是从领导分管工作的创新突破出发。秘书一定要关起门来当领导，要将心比心，用领导之心思考问题，开展各项服务工作，这样长此以往，就自然而然能与领导合拍，跟牢领导之心。