秘书参谋六忌.docx

秘书参谋六忌 秘书参谋六忌 虽然广大秘书人员及其所服务的领导已认识到了秘书参谋的重要性，但是秘书参谋的实际效果总是不尽如人意，有时甚至事与愿违。出现这种结果的原因是比较复杂的，其中很重要的一点就是秘书在参谋过程中没有把握好可为与不可为的界限，没有注意到参谋活动的禁忌。秘书不是处理和解决问题的责任人，而仅仅是“参与”人，所以秘书参谋的禁忌主要是“说话”的禁忌，而非“思想”和“行为”的禁忌。 一忌妄自出谋划策 秘书不是专职参谋人员，而是在具体事务处理上为领导提供服务的人员。因此，秘书的参谋职能要通过各种各样的服务来体现，其实现的基本方式是间接的，是与其他服务活动相伴相生的。例如，可以渗透到拟制计划方案中，融进起草领导讲话稿中，体现在向领导请示汇报工作中，揉进工作日程的安排中，等等。这些方式都是许多秘书经常采用的，而且常常是有效的。它们的共同特点是包含在具体工作任务的完成过程之中，因而是被动的。秘书参谋的性质是主动的，但这种主动是在完成具体工作任务之中的主动，即被动状态下的主动。这是秘书参谋的重要特点。如果忽略了这一点，忽略了秘书参谋的被动本质去主动参谋，那就是妄出主意了。 决策是领导最重要的职责。决策需要从宏观上高屋建瓴地把握局势，需要审时度势地体察情况，需要谨慎入微地分析判断，更需要当机立断的勇气和魄力。秘书之所以为秘书，是因为他们不具备领导的这些职责和素质。秘书在决策中的主要任务是把领导的思路细化、完善化，起到拾遗补阙的作用，这是秘书的职责所限定的。如果秘书背离了这种被动性要求，不合时宜地向领导提建议、出主意，就超越了自身的职责，就是“越位”。虽然领导并非时时事事高明，秘书的意见、建议也并非件件不含真知灼见，但是领导认识问题的高度和角度常有其独特性，秘书的主意有时会对领导的决心产生一定的干扰，也可能误导领导决策的方向，所以秘书是不能不择时机地主动提意见建议的。倘若领导气量狭小或性情刚愎，秘书主动提意见建议就有指手画脚之嫌，会被领导误会，因而秘书是不应该妄自出谋划策的。 二忌传讲待行决策 秘书贴近领导，知密早、涉密广，这是秘书岗位的一个重要特点。通常情况下，领导重要的决策活动秘书都会参与其中，秘书不但最先了解决策的内容，也往往最先了解决策的动向。而任何一项决策都有一个萌发、初成、完善、定型、公布的过程，在正式公布实施之前任何决策都有可能更改甚至取消实施。即使那些已经非常成熟完善的决策，其公布及实施也要选择恰当的时机，这样才能保证收到最佳效果。许多决策在公布之前属于秘密，保守秘密是秘书重要的职责和工作纪律，所以秘书绝不能传讲还没有公布实施的决策内容。 秘书在决策公布实施前传讲决策内容，往往出于自卑心理。秘书因地位特殊，即使深得领导信任也要受到严格约束，挨批评受委屈是常事，被群众误会更是不可避免。于是，有的秘书为了树立和维护自己在群众中的形象就常常不由自主地传讲待实施的决策，把自己打扮成“先知先觉”的角色，在他人羡慕的眼神中求得心态的平衡。现实中，许多决策内容的过早泄漏都与参与决策的秘书有关。秘书的这种泄密行为通常并无直接功利目的，只是为了哗众取宠，只有极少数人有不可告人的目的，那就是“出卖”性质了。不管哪种性质的泄密，其后果几乎是相同的，轻者有损领导威信，重者造成麻烦甚至混乱。秘书绝不能用“早晚都要公布的，我只不过说早了点而已”来原谅自己，因为即使早说了没有明显的不良后果你也会失去领导的信任。 三忌炫耀参谋成果 秘书是直接为领导服务的，可以利用各种机会和方式为领导提供参谋性服务。秘书的参谋意见之所以常常被领导采纳，是因为其与领导的想法恰好吻合，所以说在许多时候秘书的参谋意见其实就是领导的意图，是不能算作秘书的创见的。况且秘书的参谋意见一般都仅作决策参考，是形成决策内容的原始素材之一，当它演变为决策时已经被领导作了加工改造，已经与秘书原来的参谋意见有了许许多多的不同。所以，决策是领导工作的成果而不是秘书参谋的成果，起码不是直接成果。秘书不能把采用了自己参谋意见的决策视为自己参谋的成果，对外炫耀更是错误的。 秘书工作的服务性决定了其工作成果具有潜隐性特点，也就是说秘书的工作成果往往隐匿在领导工作的成果、组织发展建设的成就之中。秘书炫耀自己参谋的成果，其实就是把领导工作的成果当作自己的参谋成果来炫耀，其结果只会丑化自己的形象，而不会给自己增光添彩。更为严重的是，秘书的这种行为还会损害领导对自己的印象，恶化自己与领导的关系，使领导对自己参谋的动机产生怀疑，既影响秘书工作也影响领导工作。 四忌显示先见之明 秘书的工作性质使其获得信息比较早、比较多、比较全，有可能了解领导尚未了解的情况，发现领导尚未发现的问题。秘书对存在的各种问题并不承担直接的责任，因此占有“旁观者清”的优势，可以对“当事者迷”的领导进行事先提示、提醒，这并非秘书有先见之明，而是因领导与秘书各自职责不同所致。况且在秘书提示、提醒之前，领导不一定对存在的问题没有察觉，也许秘书见到想到之时领导早已见到想到，只是并未表露而已。在这种情况下，秘书所谓的“先见”其实是“后见”，因此秘书向领导显示自己的“先见之明”就颇有“班门弄斧”之嫌。 秘书向领导显示自己的“先见之明”，目的是想得到领导的重视和肯定，并没有鄙视领导的动机。但是，这种显示在客观上会让人觉得秘书有傲视他人（包括领导）、突出自己的想法，这肯定会招致妒嫉和反感，会使领导觉得这样的秘书太过饶舌而不予重用。秘书向他人显示自己的“先见之明”，就等于贬低了领导。当然，秘书遇事装聋作哑，不履行自己提示、提醒的义务也是不对的。如果秘书的“先见”是正确的有益的，就一定要设法达于领导，使其发挥应有的效用。这里要强调的是，秘书一定要通过恰当的方式方法、用谦虚谨慎的态度向领导传递自己的“先见”，决不能有炫耀的意思，这才是正确的参谋之道。 五忌简单询问请示 秘书的从属性地位和秘书工作的被动性特点决定了秘书在重要问题上不能擅自做主，一定要通过请示获得领导授权才能采取应对措施。领导授权有原则性授权和具体授权两类。原则性授权就是授予秘书“便宜行事”、“相机处理”的权力，获得领导原则性授权后秘书应该在不违背领导所规定的基本原则并能保证组织目的得以实现的基础上采取适宜的方式方法，灵活地处理一些事务。具体授权则是领导对事务处理的细节做出明确规定，秘书只是按程序执行。原则性授权往往针对的是普通的日常事务，这种授权一经获得非遇特殊变故秘书一般不必再请示，只注意做好汇报即可。具体性授权则往往是针对某一特定事务的，这种事务一般比较重要，影响比较重大，如果处理不当就会产生严重后果，因而秘书对具体的授权更要重视。即使领导授予了变通办理的权力，秘书也不能持“将在外君命有所不受”的态度自行决断处理，一定要适时请示汇报。 表面上看请示似乎与参谋无关，其实不然，请示秘书是履行参谋职能的一种常用方式。秘书通过请示提出自己的倾向性意见，把若干不同方案提交给领导选择，这就是在履行参谋职责。但是有些秘书不懂这一点，他们在向领导请示时只是简单地询问“怎么办”或“做什么”，要求领导对每一个细节都作具体的指示，这样的秘书其实是不称职的。一个称职的秘书常常是在请示领导时进行参谋，把自己的几种参谋方案提供给领导选择。 六忌执行错误指示 秘书只简单询问而不提出备选方案是不尽职、无主见的表现，而如果明知领导的指示是错误的还去执行则是无立场、不道德的表现。秘书一般不必为领导的错误指示所造成的后果承担实际责任，但是应当也必须承担道义上的责任。尽管秘书对领导的错误所能起到的匡正作用有限，但由于秘书发觉领导指示的错误往往是最早的，提出不同意见也是最方便的，或者说秘书指出领导意见错误的过程最具私密性因而也较容易让领导收回成命，所以秘书有劝阻领导停止实施错误指示的责任和条件。人们通常把这种行为叫做进谏。进谏是秘书履行参谋职能的一种重要方式。假如秘书只从正面提出参谋意见，对领导的错误意见从不提出不同看法，就不能算是完全履行了参谋的职责。明知领导的意见是错误的而不闻不问，明哲保身，这是不厚道的；明知领导的意见是错误的还要去执行，扩大其不良后果，这就有些龌龊了。 秘书的进谏是有一定风险的，因此进谏需要一定的勇气，更需要相应的技巧，对进谏的时机场合、角度分寸、方式方法等都要精心选择。秘书进谏实际操作起来难度较大，但是难度大并不能成为秘书不履行进谏职责的理由。