机关干部如何在学习中提升文字表达能力.docx

机关干部如何在学习中提升文字表达能力 机关干部如何在学习中提升文字表达能力 毛主席曾经说过：“干革命不仅靠枪杆子，还要靠笔杆子”。小平同志也曾说：“实现领导最广泛的方法是用笔杆子”。对于机关干部特别是我们省直机关干部，手中的笔杆子就是我们的枪杆子。从“学、研、读”活动到这次的能力素质培训，X主任到任后一直非常重视抓省直机关的增智强能，多次利用会议、谈心等时机，为大家传授经验、梳理思路、确立目标，尤其对表单位领导的指示要求、对照机关岗位需要，突出强调了践行“三好”、争当“五手”的目标要求，鲜明标定了省直机关干部应有的样子，为每名同志明确了努力方向。 作为省直机关干部，要想“出好注意、写好文章、办好事情”、成为“政策好手、谋划强手、文字高手、办事能手、应急快手”，必须练好材料写作这个基本功，才能确保以文辅政的职能作用有效发挥。所谓写作能力，实际泛指以文字形式，把理论、观点、政策、规定、指示、要求、经验、做法或事实展现给他人的能力，是一个人理论修养、认识能力、实践经验、文字水平等素质的综合体现。写作的过程，实际也是训练和提高综合素质的过程，大家要重视写作，敬畏写作，绝不能看单了、看浅了、看偏了。关于如何提升文字表达能力、写好文字材料，同志们当中不乏真正的材料高手，既有厚实的理论素养，也有扎实的文字功底，更有实战实践的经验，都是我们学习的榜样。今天，我主要结合工作体会，围绕公文写作的基本流程、基本要求、易犯毛病和方法途径四个方面，同大家交流一些粗浅认识，不妥之处请大家批评指正。 一、掌握科学方法 熟悉拟稿基本流程国学大师王国维说过：“为文如造屋”。写文章和造房子一样，必须讲究章法，按照基本流程实施。盖房子如果不管用途，不预先准备材料、设计图纸、确定结构样式，只管下脚砌墙，砌多高算多高，感觉不够就再加一层，势必很难造出布局合理、令人满意的房子。同样道理，写文章如果主旨不明、提笔就写，思路不清、无序堆积，结果只能是杂乱无章、形神俱散。我觉得，大到领导的汇报、报告、讲话，小到一篇要讯、新闻、主持词，都有一个“准备－起草－送审－定稿”的基本流程，只有按照基本流程走，才能把文字材料写好。 （一）准备——准备工作要充分。写材料最忌讳的，就是一受领任务，拿起笔就写。这是初学者常犯的错误，本想尽快完成，但往往适得其反，枉费时间和功夫。以起草汇报材料为例，动笔前至少要做好以下准备工作：①明确具体要求。要了解上级指示和通知精神，掌握有关要求，明确汇报什么工作？是哪一个时间段的工作？需要汇报多长时间？完成起草材料的时限？等等。②领会上级意图。如果给领导起草汇报材料，还应主动征求领导的意见（如果是写自己的汇报，建议也征询一下直接领导的意见），看看领导对汇报材料有哪些具体要求。③收集资料素材。写文章有料没料是不一样的。如果平时有备无患，一篇文章构思好了，就可以是直接施工；如果准备不足、库存不够，还得临阵磨枪、急用现找。收集资料素材，不是单纯的将业务工作、事实数据、事理佐证等材料收集储备起来，还要认真检验、精心选择和适当加工。比如，对引文进行核对，对数据进行统计，对别人的观点进行改造，等等。实践证明，“磨刀不误砍柴功”，在时间、条件允许的情况下，建议大家花尽可能多的时间做准备，免受因仓促上阵可能导致的“推倒重来”之苦。 （二）起草－－基本环节要走实。准备工作做好后，就要转入施工阶段。要认真把握好以下几个环节：①理清思路，拟定提纲。受领拟稿任务后，第一件要做的事情就是理思路。理思路的过程，既是对材料主题进行研究、思考、深化的过程，也是对材料的框架结构进行权衡设计使之条理化的过程。列出提纲，就是要提炼出写作的标题，包括一级、二级、甚至三级以上的标题。这一过程，就好比艺术家作画，先勾画出人的轮廓，然后再按照头、胸、腹、腿、脚一步步画下去，这样，既不会走样、跑题，也有利于集中精力分段完成，既可减轻写作压力，又能增加写作信心。②精心选材，对号入座。提纲拟定后，接下来的工作就是，把收集好的资料素材放在相应的框架内。当然，不能不加选择地一股脑都放，还必须精心挑选，把最合适、最典型、最能体现效果的素材挑出来，否则，材料就会堆砌；对于表达含义、体现效果几乎相同的事例、数据，要舍得“忍痛割爱”（具体要求后面再讲）。另外，素材选定后，一定要把握整体效果，用过度语言衔接好，确保文字材料语句通顺、合乎逻辑。③严谨细致，反复修改。文章不厌千遍改。好文章是改出来的、推敲出来的。鲁迅先生也说：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。宁可将可作小说的材料缩成速写，决不将速写材料拉成小说。”所以，初稿形成后，如果时间允许，还需要有一点吃苦的精神，要甘于加班、熬夜认真修改，这是提高材料质量的关键一环，同时也体现了对自己，对领导，对组织高度负责的精神。一要反复推敲。要力求达到语言表述准确、恰当、新颖。准确，就是确保文中用词用语、立场观点等准确明晰，与上级精神、法规文件等保持一致；恰当，就是标题与内容要对得上；新颖，就是尽量避免陈词滥调，给人庸俗之感。二是要反复核实。运用的材料要真实，不要有出入；列举的数据要准确，不能有差错（当领导提出疑问时，要做到心中有数、胸有成竹）。三是要反复校对。不要出现错别字和用错标点符号，否则，写得最好，效果都会大打折扣！ （三）送审－－材料送审要及时。起草材料要有非常严格的时间观念，必须打好提前量，如果一直拖到时间后墙才将材料送审，领导就没有时间审阅，势必会耽误时间、影响工作。一定不能有“时间到、任务完”“行不行就这样了”的侥幸心理和懈怠情绪，否则，不仅工作没有成效，还会在领导心目中印象大打折扣。如果是遇有临时性紧急任务时，材料形成后，必须要在第一时间送审，哪怕是深夜完稿，也要放在领导第二天一早就能看到的醒目位置；必要时，甚至还要敲门报告，打断领导休息，确保不影响后续工作推进。 （四）定稿－一打印装订要精细。俗话说，编筐编楼、重在收口。这个环节看似简单，却最容易出纰漏，最终导致工作白干、辛苦白费。具体讲，就是要认真装订、反复检查，杜绝缺页、顺序颠倒，避免万一领导没时间看，汇报的时候出洋相。 二、扭住关键要点 遵循写作基本要求机关文字材料写作的共性要求很多，具体可以概括为“四性”，即准确性、简明性、时效性和生动性。其中，准确是就内容讲的，简明是就形式讲的，时效是就时间讲的，生动是就表达效果讲的。 一是准确性。机关工作传递的信息、表述的内容必须准确无误、分寸恰当，不能模棱两可、含糊其辞，不能主观臆断，更不能随便裁剪实施、编造数据。文稿中阐述的观点、运用的材料、摆的事实、提的问题、出的主意，必须符合党、国家和军队的大政方针，符合上级的指示精神，符合单位领导的意图和机关领导的安排，符合单位实际情况和工作特点规律。准确性既是技术性要求，也是作风方面的要求。周主任在部门年终总结会议上就对大家提出了“严、准、实、正”的要求。我理解，除了“准”字直接讲准确性外，“严“实”“正”也跟准确有关。没有严谨细致的工作作风，工作就容易出差错，掌握的情况就容易失真。为提高表达的准确性，一是要熟悉有关方针政策、条令条例、法规制度和上级指示要求，准确理解其精神实质；二是要搞清事实，并据实表达；三是要熟练掌握表达技能，准确用语、恰当修饰；四是要有严谨细致、实事求是的作风，不主观臆断、妄下结论，不随意拼凑、移花接木，不为迎合取悦而歪曲事实、弄虚作假。实践证明，公文写作中的差错，不仅有损文件和材料的质量，而且有损领导机关的形象，对工作指导产生负面影响。要把准确作为公文写作的生命线，树立“标准第一”的意识，认真，认真，再认真。尤其要在以下几个方面严格把关：①倡导或反对的东西，要符合党的路线方针政策和军队条令条例及各项制度规定，不能因局部利益而损害全局利益，不借口创造性地开展工作而搞“上有政策、下有对策”。②引用习主席的论述和部委省委的指示，要对照原文，防止间接转引、“以讹传讹”；引用古人的文章、诗词、名言、警句，要认真核对，防止张冠李戴。③评价一个单位、一项工作，要中肯贴切、一分为二、留有余地，不要把话说得太满，防止片面性、绝对化、走极端。例如，对先进典型，不能一俊遮百丑，任意拔高；对发生案件、事故的单位，不能全盘否定，等等。④运用事例、数据要准确无误。对“第二手资料”要认真核实，对揭露性、批评性素材要搞得很准，引用反面事例、数据，要格外慎重，决不能与事实有出入。⑤对专业性很强或自己不大熟悉的事例和数据，要认真核查、虚心请教，必要时请专业人员把关，不能凭想当然落笔。二是简明性。语言表达的简明性，是指表达要简洁、明确，使对方方便理解材料所表达的内容。简洁，即文字篇幅简短，用语简练；明确，即主旨鲜明，层次分明，结构完整，表意确切。要做到简明，一方面要熟悉所表达的事物。任何人都不可能把自己不懂的东西告诉别人，真知、真懂、真会是简明表达的前提和关键，也就是通常所说的“功夫在诗外”。刻意在表达技巧上下功夫，可能效果不佳；下功夫把事物的来龙去脉、主干层次、细枝末节搞清楚，表达起来就不那么困难了。另一方面要搞清内在联系和逻辑结构。这样才能抓住主旨，突出主线，分清层次，做到主题突出、层次清楚，环环紧扣、前后照应。对事物了解不深不透，就很难看清楚、讲明白。有的同志写材料拉拉杂杂、含糊其辞，抓不住要领，让人“不听还倒好，越听越糊涂”，一个重要原因就是对所表达的事物缺乏深入的分析研究。所以，想综合，综合不起来；想概括，不知道怎么概括；理不清主线，抓不住本质，得不出正确的结论。 三是时效性。通常情况下，机关文字材料都具有时间紧、要求高的特点。如果说质量指标是弹性指标的话，时间指标则是刚性指标，提高文字材料质量没有止境，但完成材料的最后时限是没有任何商量的余地，不误事是“底线”。当然，讲时效也不能“萝卜快了不洗泥”。有的同志受领写作任务后交活倒是挺快，但质量太差，连修改的基础也没有，反倒耽误很多时间，导致后面工作十分被动。写作的时效性来于平时的刻苦训练和持续积累。要想写得快，至少要从三个方面下功夫。一是要苦练基本功。很多时候不是大家不想快，而是想快快不起来。问题在于功力不够。要坚持主动锻炼，不放弃每次实践机会，在勤学苦练、多写多思中积攒写作的本钱。具备了过硬的写作基本功，材料要求再高再急也能应付。二是要增强预见性。对单位工作的中心重心、阶段性重点、倾向性问题以及单位领导关注的问题，要主动思考、有所预见。否则，任务来了就会感到突然，工作就会被动。没有预见性和主动性，既不会有高质量，更不会有高效率。要学会预见工作进程，预先占有资料、掌握情况，基础数据要烂熟于心，新的情况要随时掌握、随时更新、不断积累，以便用时随手可取。三是要砥砺好作风。一有任务要迅速作出反应，立即进入情况，争分夺秒、加班加点、保质保量地争取提前完成任务。所有工作往前赶，为后面的修改甚至返工留有余地。切记：要为领导的修改审定预留时间，以免修改量太大，超过了规定时限。 四是生动性。这里所说的生动，不是说把公文写得向文学作品那样生动有趣，而是指文字材料的语言不要那么机械、呆板，不要陈词滥调、老生常谈，不要居高临下，板着面孔说话，不要千篇一律，像一个模子“克隆”出来的。机关文字材料追求的生动，是在规范化的基础上的生动，准确性基础上的生动，并不是把公文写得像散文。我们常常讲要杜绝“文山会海”，而语言生硬、机械呆板的公文语言和言之无物、内容空泛的各种讲话，就容易加深各级对“文山会海”的反感。官话，空话，套话，废话，阅读这样的文字味同嚼蜡、苦不堪言，效果可想而知。增强材料的生动性，一是起好标题。标题是文章的眼睛，可传出内在之“神”。有一个鲜明、生动、形象的标题，不用看内容，材料就“出彩”不少。文字材料的二级标题可长可短，样式各异、变化多端，对材料的生动性影响很大，要在标题的提炼和推敲上多下些功夫。二是选好素材。要增强文章的活力，精选素材至关重要。光有思想，没有素材，必然空