办公室老主任的十条军规.docx

办公室老主任的十条军规 办公室老主任的十条军规 春节上班后，各机关和各单位的办公室同志又将投入紧张的工作之中。我从事办公室工作三十余年，担任设区市市委办公室主任十年，对于大家的甘苦感同身受。春节期间，我整理了在XXX选修课的讲稿，理出办公室工作方法——十条军规。敬请大家批评指正。 第一条、精益求精法 就是说在办公室工作，无论是办文办会办事，还是其他各项工作，不但要完成任务，而且要完成得很好。说白了，就是在不错的基础上，要以更加好的姿态、精准地做好工作。 精益求精，出于先秦·孔子《论语·学而》。《论语·学而》：“《诗》云：‘如切如磋，如琢如磨。’宋·朱熹注：‘言治骨角者，既切之而复磋之；治玉石者，既琢之而复磨之，治之已精，而益求其精也。” 精益求精就是要求办公室工作定位要高，要好上加好，用现在一句时髦的话，要有品质的味道，像特朗普说的：“要做一个交易，首先要把目标定得高高的，然后再让人家讨价还价”。 办公室工作，如果目标定得很低，如起草一个文稿，目标定得很低，只满足于把句子写通顺，那这个文稿，质量肯定达不到精益求精的要求。如办一个会议，杯子的摆放、席位牌的摆放没有标准，那你想要让领导肯定、让领导眼睛一亮、让领导满意，那是不可能的。 现在一些办公室工作中的有些不足，说错嘛，应该不算错，但从精益求精的要求来看，从精品的要求来看，不少工作中的缺点和错误就暴露出来了。以日常的办文收文为例，有些不该收的文件不要收，如送给领导个人的文件、群众来信等，可以直接送领导。以领导活动方案为例，做活动方案都有一个时间顺序，以前也没有具体到几点几分到哪里，现在要求高了，到每一个点的时间都要相对比较精确，这就要求我们在做方案的时候，要提前到现场去查看一下，看看每个点上的时间安排是不是合理，是不是我们坐在办公室里拍脑袋想出来的。以向领导报告客人到达时间为例，某市委办公室的有一位联络员向领导报告：“客人马上要到了”，领导听了就下电梯到一楼去等候，结果过了10分钟客人还没到，这其中就是没有对接好。以向领导汇报工作为例，向领导汇报活动方案之前，要对整个活动的来龙去脉非常清楚。我有一次与某市委办主任交流工作体会。他告诉我一件事，某市的市领导参加省政府举办的宴请中外客商活动。到了以后，领导问随行人员：“我身边坐的是什么人？他的简历有没有？给我看一下。”随行人员说答上来，连办公室主任也说不上来。办公室主任与我交流这件事时说，这实际上是我们工作做得还不够精细，还不够精益求精，如果我们考虑到细一点，就不会出现回答不出来这样的问题。作为办公室同志领导问你活动方案，一定要非常清楚，第一个活动干什么，第二个活动干什么，在哪里逗留，逗留多久，以及班子哪些领导参加，对这些都要心中有数，从精益求精的要求讲，回答不出来，那肯定是工作还不够科学、还不够规范。办公室工作一定要精准办，不能大概、可能、也许，包括我们反映问题，也是同样的道理。 第二条、雷厉风行法 就是说在办公室工作，无论是办文办会办事，还是其他各项工作，就要像雷那样猛烈，像风那样迅疾，令出即行、马上办。 雷厉风行，出自唐·韩愈《潮州刺史谢上表》：“陛下即位以来，躬亲听断，旋乾转坤，关机阖开，雷厉风行。” 办公室和其他部门不一样，有些事情，领导很着急，要马上办。雷厉风行，对办公室来说，非常重要。办公室一个很重要的职责就是要只争朝夕，马上就办、办就办好，办公室是最不允许拖泥带水的部门。任何办公室都要有雷厉风行、马上就办的节奏。只有这样，才能履行好办公室的职责，才能既快又好地做好各项工作，才能让领导肯定、让群众满意。 作为办公室的工作人员要时时反思，我们的工作有没有存在不够快、不够及时、拖泥带水的现象？比如文件传送、处理等方面程序要到位，但是传送过程的速度是不是快捷？比如公文稿件的起草，领导任务交办以后，是不是存在拖拖拉拉的现象，是不是非得等领导催了之后才上交？又比如领导的指示传达是不是很迅速，落实是不是很快等等。 雷厉风行要做到以下几条：一是领导的要求立即办，不打折扣，不讨价还价。办好以后立即报告领导。二是紧急的事首先办，常规的事、次要的事缓一缓。三是当日事当日办，尽量做到事不过夜。急事、要事，加班加点在所不惜。 第三条、轻重缓急法 就是说在办公室工作，无论是办文办会办事，还是其他各项工作，既要统筹兼顾，又要抓住工作重点，各种事情有主要、有次要、有紧急要办的、有可以缓一缓再办的。 轻重缓急，出自《管子·国蓄》：“岁有凶穰，故谷有贵贱，令有缓急，故物有轻重。” 习近平总书记在福建工作期间，写了一篇《秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心》，他提出要权衡大事小事、急事缓事，抓大事不放，抓急事先办。分清轻重缓急，对办公室非常重要。办公室每天面对大量繁重的任务，不能胡子眉毛一把抓，一定要分清轻重缓急，哪些事情要立即办理，哪些事情可以缓一缓，决不能不分轻重、齐头并进。 轻重缓急实际上也是哲学中讲到的处理问题要分清主要矛盾和次要矛盾，以及矛盾的主要方面和次要方面。在办公室工作，一定要掌握好统筹兼顾和重点突破。比如说这个月市委的工作重点是召开党代会，那么作为办公室要围绕这一工作重点来安排工作，必要的话，还要打破分工，抽调人员组织专班，做好党代会各项保障工作。再比如领导工作任务比较忙，就不能组织办公室的同志去搞疗休养、去搞各种工会活动，而是应该把主要精力放在服务领导上。领导外出考察、培训去了，则可以抽出精力来进行业务培训等等。 第四条、小处着手法 就是说在办公室工作，无论是办文办会办事，还是其他各项工作，都要做到从大处着眼、从小处着手，就是说视野、视角高度要高、要看得远，目标要大、定位要高，但是做事情的时候要从小事、具体的事情做起。 小处着手，出自清·文康《儿女英雄传》第二十五回，“小处不渗漏，暗处不欺隐，末路不怠荒，才是个真正英雄。”意为从大的目标去观察，从小的地方去动手。比喻既要从全局和长远的观点出发去考虑问题，也要在具体事情上一件件地做好。 对于办公室来说，主要职责就是做辅助性、服务性的工作，是处理具体的事情，因此要从一件一件的小事做起，千万不能眼高手低，不肯做小事。比如一个会议通知的准备，一个标点符号的书写，一张纸、一支笔的保障等都是小事，要把这些小事做精致，做到极致，同样会得到领导的肯定。 我长期从事办公室工作，一个很深的体会，办公室工作很多事情都是由于小事没有做好，被领导批评。领导经常强调，细节决定成败，一具体就深入。办公室的同志都是绿叶，我们是衬托红花的，如果大家都不肯做绿叶，那么怎么来彰显红花呢？《老子》第六十四章:“合抱之木，生于毫末；九层之台，起于累土；千里之行，始于足下。”《道德经·第六十三章》：“天下难事必作于易，天下大事必作于细。”讲的都是这个道理。 这里举几个例子，说明从小处着手的重要性。1、市委办起草书记在某大学讲稿背景材料时，把某市的区域面积2.22万平方公里中的万字漏掉了，书记在大学讲课时发现了，虽及时纠正，同学们还是有小声议论。2、某市委办秘书处在起草市委议事协调机构的调整文件中，把委员会的主任、副主任写成组长、副组长，领导发现后，才改正，给工作造成了被动。3、某市委办信息处在编好《工作交流信息》在送领导栏目里，依旧写着送某书记、某市长、某副书记，而实际上某副书记已经调离了。 办公室工作出现差错，就其主观上来说，都是因为小事不认真、不仔细引起的。志大才疏，眼高手低，都是在批评小事做得不够到位。 第五条、求真务实法 就是说在办公室工作，无论是办文办会办事，还是其他各项工作，既要正确认识事物的本来面目、探求事物发展变化的客观规律，又脚踏实地、实事求是地按照客观规律行事。 求真务实，出自《汉书·河间献王刘德传》：“修学好古，实事求是。” 从实际对象出发，探求事物的内部联系及其发展的规律性，认识事物的本质。通常指按照事物的实际情况办事。求真务实是我们党的基本思想路线，是我们思想建设的重要内容。 在办公室工作，从世界观、方法论上来说，就是要做到实事求是。办公室工作一些规律性的业务工作应该做到不以领导人的变更而变更，不以领导人意志的改变而改变。要讲真话，不能糊弄领导，要讲真情，不能为了迎合领导而报虚情。领导不喜欢听你的真话怎么办？你可以保持沉默，但你千万不能讲假话。要办实事，不能脚踩西瓜皮，油腔滑调，不能脚踏两只船，投机取巧。小到值一次班、送一份电报、办一次会议，都要扎实做。 有人的地方就有风波。办公室身处台风眼，是各种矛盾的交汇处，有这样、那样的考验是在所难免的。做老实人、说老实话，办老实事，也许进步可能不是很大，但最终会帮你躲过不知从何处、何地、何人射来的明枪暗箭，会帮你躲过各种意想不到的困难与厄运。 第六条、同舟共济法 就是说在办公室工作，无论是办文办会办事，还是其他各项工作，都要团结互助，同心协力，战胜困难。 同舟共济，出自《孙子·九地》：“夫吴人与越人相恶也，当其同舟而济，遇风，其相救也如左右手。”本意是坐一条船，共同渡河，也比喻利害相同。 同舟共济是海洋文化的重要方面。比如一艘船上，有9个人，在海上就是一个家庭，如果心不齐，遇到风浪时，就难以把控。办公室就如一艘船，如果有几个人心不齐，经常搞一些小动作，工作将难以正常开展，战斗堡垒作用就发挥不好。比如办公室人员在工作中边界不可能分得很清。文书、秘书，办文、办会，相互之间都有很紧密的联系，分工不分家，如果互相扯皮，既会影响工作，也会给领导留下不好印象。只有同心协力，才能共同将办公室这艘船驶得更稳、驶得更好。 举一个很小的例子。有一年，我在当办公室主任期间，提出文稿工作要做到零差错。有一次，一位装订人员在装订文件时发现一个错字，就拿着文件来对我说，这个字可能错了。我一看，真的是错了。我马上对她进行了表扬，并在一次会议上肯定了这种齐心协力的精神。 第七条、借势借力法 就是说在办公室工作，无论是办文办会办事，还是其他各项工作，要学会借势借力，做好统筹各方工作。 借势借力，出自曹雪芹《红楼梦》中的一首诗《临江仙·柳絮》“好风凭借力，送我上青云。” “借力者强，借势者智”。借势即借全局之大势，借力即借领导之力、部门之力、基层之力。办公室既没有独立的管理权力，又没有能够让人信服的专业权威，如果离开了领导，势和力就要小很多。办公室这个机构最大的权力就是服务，借领导之力，才成为枢纽机构。所以，要借党委中心工作之势，借党委组织之力，最大限度地发挥办公室的作用。借到势，借到力，办公室的工作就会得心应手。 文稿起草要借力，由部门起草之后，文字方面由办公室把关修改，体现领导意图。会议、活动等方案安排要借力，应当由相关部门、单位办理的任务，要布置下去，不要大包大揽。各类事务处理要借力，充分履行办公室综合办事机构的职责，善于协调，落实谁主管、谁负责，属地管理的责任。 不管怎么借力借势，都要避免籍虎威以慑兽，都要避免挟天子以令诸侯。 第八条、推陈出新法 就是说在办公室工作，无论是办文办会办事，还是其他各项工作，都要把继承与创新有机地结合起来，做到“苟日新，日日新，又日新”。 推陈出新，出自《梁溪漫志·张文潜粥记》引东坡帖：“吴子野劝食白粥，云能推陈致新，利膈养胃。”是指去掉旧事物的糟粕，取其精华，并使它向新的方向发展。 对于办公室来说，任何工作都要有创新