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单位里，一切事务性工作，都是在做人的工作 单位里，一切事务性工作，都是在做人的工作 工作其实分两种。一种叫业务性工作，也就是我们所说的“干业务”。另一种叫事务性工作，也就是我们所说的“办事”。在我看来，事务性工作，最基础的就是沟通协调。 一、沟通协调的场合 沟通协调通常会发生在哪些情境之下，哪些场合之下？总的来讲是两个场合，一个是工作的场合，也就是正式的上班时间，我们一般都在办公室里面，通常你都看到做沟通协调类工作的人就是不断的打电话发微信。另一种场合是非上班时间。打个最简单的比方，一些饭局也好、应酬也好，大家为什么要花时间在这个上面？本质上也是在沟通协调。你吃一顿饭，如果啥也没听到没了解到，那这顿饭就白吃了。除此之外，沟通协调还会发生于很多非正式场合。总之，哪怕不是工作中，但凡只要能交换信息的场合，就是沟通协调的场合。 二、沟通协调的对象 我们沟通协调的过程中，要跟方方面面的人打交道。跟领导打交道，跟同事打交道。这个不需要多说。拿具体工作来说，有两个维度，一个是横向的，一个是纵向的。横向的维度就是与你同级的一个平行部门或者叫做兄弟单位，你们单位的级别是一样的，但是分管的领导有时候可能是同一位领导。 举个例子来说，你在一个省政府办公厅工作，它内部可能设有很多个处室，比如说有秘书处，有综合一处、二处、三处、四处、政务信息处这些处室。它都是平行部门，他的主要领导都是处长，但是分管秘书处的办公厅副主任，他可能是李主任，然后分管综合一处三处的可能是另一位刘主任。那么在这种情况下，综合一处和三处之间的沟通，它相对来说会比较的容易，因为他们属于是同一个领导分管。而综合一处和秘书处的协调工作中推诿扯皮的事情就会多一些，毕竟一个娘胎里的。这是横向的一个维度，也就是和你平级的这些单位。 那么纵向的维度，一个是向上的方向，也就是跟你的上级单位的沟通，通常都是你的直属上级，比如说你是市委政研室的，那么你经常会沟通的部门可能就是省委的政策研究室。一般也不会找到去找省委总值班室去沟通，人家未必认同你，所以同一条线上的工作的沟通协调比较常见，这是向上的一个维度。 那么向下的维度就是你的下属单位，这有两种情况，一种也是直接对口的，比如说市民政局和县民政局的沟通，一种是没有直属关系的，比如说前面举到的例子，省政府办公厅的秘书处他可以和市县相关的部门沟通。 三、沟通协调的关键点是什么？ 我们在沟通协调的时候，首先会想到的是我有什么要传递给对方的内容，或者说要接收对方的哪些信息。要对沟通协调的事情掌握透彻，对于新手来说，一开始要做的比较顺溜的话是比较难的。所以凡事都要预先做好功课，要吃透自己的情况，要了解别人的情况，最关键的是不要对自己的事情一问三不知，这样的沟通你才能保证它是一个有效的沟通。 那么在信息的传递沟通和协调当中要抓住的关键因素是什么？是人。 比如说你打电话去通知对方一件事情，一般接通以后我们都会自报家门说您好，我是民政局办公室小林。对方通常回复说你好，请问有什么事情？你就会接着顺着他的话，就开始说事了。到了最后挂电话的时候，对方通常就是说好的，这件事情我们会尽快的落实的。 这样一个沟通当中，问题出在哪里？对于你来说，整场你都不知道对方是谁，回头出了问题领导可能会问起，当时你这个事你都通知了谁？你答不上来，你只能说我就拨了哪个固定号码，对方是一个一个女的接的电话。同样的对方也有这个问题，他虽然知道你是哪里的，叫小林，但你具体叫什么名字，你是什么职务，你的手机号码是多少，这些信息他也没有打听到，他领导问起他或者说有其他的问题需要再回过头来问你的时候，他也一样是蒙圈找不到人的。所以说这个联络人双方都必须是清楚的，而且要留下手机号码，通常因为我们都是用办公电话来联络的，先打办公电话，但同时也需要留下手机号码，方便能够随时的联络。 再比如说你是市政府办公室秘书科的同志，你接到下面这个市水利局办公室的电话，说下周二有一个河流治理的会议，想要请分管的副市长参加，那么围绕副市长关键的人物，你至少要有三个反应。一是除了副市长，它这条线的分管的副秘书长副主任，就是协助副市长分管水利工作的这些人，他们要不要参加，因为你首先要了解市水利局有没有要邀请他们，你才能够拿着去请示这些领导。 第二个反应是为什么要邀请副市长，因为副市长不是每个会他都一定要去的。去不去，最终确实是副市长他来做决定，但是你的任务就是要把来龙去脉帮他摸清楚，并且能够给他提供一定的建议，这是你要做的一个作用。 对方你问他这个问题，对方他可能会回复你这样几种原因。比如说，他会说因为省里刚刚开了这个会，省里是副省长去的，参考省里的规格标准，我们市里开这个会就需要请副市长。在这种情况下，你要对方提供省里开会的有关的情况材料，来确保的确有这么一回事儿。 再比如说他可能会说这个原因是什么？是每年都开河流治理的会，以前分管副市长都是会去的，在这种情况下，你也需要对方提供过去相关的公文或者新闻报道之类的，这是对你自己的保护，你要确保他给你的消息是准确无误的。 第三种他也可能给你一个什么答复，他可能会说因为我们局长之前就跟副市长沟通了，领导他是答应了会去的。这种情况下，你还要进一步的去追问，什么时间在什么情境下，可能是领导答应了去，那有没有具体的书面材料，比如说你们这个局长当时有没有给领导拿一个请示件，然后领导在上面批说可以参加，有没有这样的书面材料？ 当然除了这三种情况，还有很多对方可能会给你的一些反馈。这里举这几个例子，就是让大家要形成这样的一种思维反应，当你得到这个消息的时候，你要尽量的排除一些雷，要保证它的全面和准确。 那么第三个反应就是副市长去了之后，他有什么样的动作，这个也是你要事先了解清楚的。一方面是因为现在有些动作是八项规定，明文规明文说了不允许的，比如说房屋的奠基，什么启动仪式，就是照片上领导拿个铲子去铲土的，这些都是规定了明文说了不行的。另一方面，如果说需要领导讲话的话，你也可以提早的去通知有关的单位早做准备，这是对自己对这项工作的一个负责。 总的来说，沟通协调工作它是一门艺术。有沟通才能够有交流，有交流才能够交心，有交心才能够有交易......某种意义上这倒也是存在的。对我们体制内的同仁来说，掌握好沟通协调的本领，做好“人的工作”，是十分必要的。