电子文件归档和电子档案管理模式优化探讨_陈令杰.pdf

922023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS电子文件归档和电子档案管理模式优化探讨陈令杰（湖北文理学院档案馆，湖北 襄阳 441053）摘要：在信息化时代背景下，电子文件归档以及电子档案管理模式需要不断优化创新，档案管理人员在优化电子文件归档方法与电子档案管理模式的同时，还需要关注电子档案信息的安全问题，在此前提下做好电子文件归档与电子档案管理。关键词：电子文件归档；电子档案管理；模式优化随着办公自动化、现代化的推进，电子设备逐渐替代了纸质办公，各种电子商务、电子政务飞速发展，电子文件归档与电子档案管理新模式的构建显得更加重要。电子文件长期保存在计算机设备中，存在一些安全性问题。从电子文件、电子档案的特点出发，做好电子文件归档与电子档案管理的优化完善，是新时代相关工作人员研究的重点。一、电子文件归档的要点（一）电子文件的收集范围电子文件指的是在某种特定的环境内所有生成的数字信息，这种信息在存储时以光盘、磁盘作为载体，利用计算机等数字设备完成文件的阅读、整合，同时能够通过通信网络在线上进行传输。电子文件的收集范围一般包括三个方面，具体是：一是单位内部利用电脑等设备打印、发布的电子公文或各类报表；二是一些重要的法律法规文件修改过程时产生的新文件；三是一些要求较高的技术含量电子文件，如存储设备驱动等。针对不同类型的方案，电子文件的收集范围也不相同。如果是文书档案，那么所有经过数字化处理的文件都要收集；如果是会计档案，那么在会计电算化过程中产生的所有数据都要记录到档案当中；如果是科技档案，那么在项目立项申请开始之后，所有进行数字化处理的文件都要收集。同时，电子文件也包括一些设备所配置的各类说明书；各类数码设备录制的电子文件、软件磁盘内存储的数据以及单位内部邮箱系统内的电子邮件等。所以，单位内部在无纸化办公模式下，所有电子文件都要构建一套系统的管理机制，同时可以将这些文件进行压缩保存，避免系统出现意外事故，造成文件丢失。（二）电子文件的整理电子文件的整理工作十分重要，是电子档案管理的基础。所有电子文件在收集之后，要将电子文件进行分类、著录、标引处理，便于后期进行电子文件的归档。在通常情况下，电子文件归档人员对一份或几份电子文件进行调整后，档案管理人员还要对所有电子档案进行检查和整理，保证电子档案的全面、完整存储。电子文件的整理主要是针对收集的电子文件进行分类、整合、排序，使得原本分散、杂乱的电子文件可以按照电子档案管理的标准有序完整地录入档案系统。比如：电子档案根据种类不同可以分为经营管理类、生产技术管理类、科学技术研究类、设备类、职工管理类等。在不同的系统运转过程中，会产生多种电子文件，所以在对电子文件进行整理时需要对文件的格式进行排列组合。为了保证电子文件的真实性、完整性，要对电子文件进行定期的维护，这也是档案管理人员的一项重要工作。针对电子文件应该构建电子档案数据库，对所有电子文件进行分类、编号，然后结合各个不同的工作实际分别编制档案的编号，使得每个电子文件都有一个唯一的编码。所有文件按照对应的规则编码完成之后，不仅便于查询，还有利于后续档案的科学管理和高效利用。（三）电子文件的归档电子文件的归档工作，指的是将有存储价值的电子文件移交给档案管理部门的过程，这是电子文件档案管理不断标准化、规范化管理的标志。针对所有电子文件，先由档案管理人员确定需要归档的电子文件范围，然后由相关部门将归档范围内的电子文件移交给档案管理部门，以此来保证电子档案932023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛的真实性和完整性。所有单位的档案管理都要严格遵守国家档案局发布的档案管理规则，各个单位也可以结合自身的实际情况，设计出一套完善的适合本单位的档案管理办法。由于电子文件需要依赖软件和硬件设备进程存储和识别，所以针对归档的电子文件，其所支持的文件格式以及电子文件内容都要进行归档。1.归档方式。当前，电子文件归档时，都是将属于归档范围内的电子文件进行分类排序，然后将这些电子文件制作成归档数据集，根据时间、保管期限不同，在专用网络中移交给档案管理部门。所有归档文件都要有著录信息、存储地址，这些信息都会和电子文档保存到数据库中。档案管理部门可以有效掌握所有归档的电子文件信息，便于后期查询和检索电子文件档案。2.归档要求。电子文件的归档工作主要是各个业务部门在前端进行收集、管理，收集处理完毕的电子文件由业务部门根据文件的重要程度确定机密等级以及保管期限，根据归档的要求将电子文件全部转入到档案管理部门。档案管理部门及时接受其他部门移交的档案，然后按照档案管理的标准对档案信息进行整理，为了保证所有电子文件档案规范化管理，档案管理部门在接受电子文件档案后，要对所有档案进行归类管理，分别存储到计算机网盘內。针对电子档案归档工作，需要对档案管理人员进行专业系统的培训。如果条件允许，可以邀请上级档案局（馆）专家进行指导，同时加强与同级部门的交流，有效解决电子文件归档过程中出现的问题。二、电子档案管理的有效策略（一）做好档案安全管理1.做好电子档案管理的宣传工作，制定电子档案归档制度。电子文件包括的内容比较多，并且来源渠道比较广，电子文件的经手人比较多，不仅包括业务相关承办人员，还有一些数据录入、管理等人员。所以，针对这些电子文件进行归档时，想要保证电子文件归档的完整性和真实性，需要采取一定的制度来约束和规范管理。在电子文件档案管理过程中，要严格执行各类档案管理的办法，结合自身的实际情况制定出符合所在单位实际情况的电子档案归档制度。另外，还要加强电子档案管理宣传工作，提高档案管理工作人员的归档意识，充分提升电子档案的归档质量，提高电子文件档案的利用效率。2.采取相应有利措施，保障电子档案及时归档。电子档案在归档时，主要可以选择两种归档方式，一种硬盘存储；另一种是外部载体保存。（1）采取硬盘直接保存的方式。硬盘在存储大量的电子档案之后，访问的速度就会降低，长此以往会造成一定的混乱。针对这种问题，可以将原本的档案移动到结构较好的文件夹中，这样可以提高利用者的访问效率，节约利用者的查询时间，使得电子档案可以及时全部归档，不会出现硬盘存储不够的问题。（2）采取外部载体保存的方式。在通常情况下，电子档案主要是采取双保存的方式进行存储，在硬盘保存时还要同步在光盘、磁盘中进行保存。针对所有软件下运行的电子档案，应当与其读取平台一起拷贝，避免应用软件升级后光盘载体中电子档案不能同步打开。比如：在网页档案上，建立网站镜像，可以使用一些额外的软件在本地计算机上建立一致的镜像，使得所有档案可以及时归档。3.确保电子档案的真实性。档案属于一种凭证，具有原始性的特点，在法律上具有一定的效应。所以，在电子档案存储时，应该保证电子档案的真实性和原始性，使其具有凭证的作用。纸质文件档案其内容是原始性的，是因为其内容和形式是统一的，所以，其原始性不会被怀疑，人们可以利用这一原始性内容确定档案内容的真实性。但电子文件的内容和形式却是相互独立的，电子文件的内容不仅很容易发生变化，还没有固定的形式。所以，在对电子文件进行原始性认定时存在较大的困难。随着现代信息技术的飞速发展，社会各方面对电子文件的需求日益增加，所以构建原始性电子档案十分重要，电子文件转变为电子档案形式存储，使其具备历史和记录的功能，这是电子档案作为凭证的一种基础。然而，电子档案的真实性、原始性在判断时存在一定的难度，也会涉及一些问题，所以应该构建专项的档案管理机制，充分利用信息技术提升档案管理的效率，保证电子档案的真实性。4.加强保密技术。在电子档案管理过程中，应该不断提升电子档案管理系统安全防护技术水平，利用保密技术做好电子档案的信息安全防护工作，充分发挥保密技术的防护作用。利用保密技术可以针对电子档案信息进行权限设置，然后结合电子档案的重要程度，分别设置阅读时间、人数，保护电子档案的安全。另外，在利用电子设备进行管理电子档案时，应根据电子设备的类型采取不同的管理模式。还要定期对电子设备进行维护，及时升级各942023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS类软件，保证电子档案的安全存储，实现电子档案的高效利用目标。5.加强安全防护病毒防控技术。在电子档案管理过程中，应加强安全防护病毒防控技术的应用，为电子档案存储提供一个安全的环境。在现代信息社会，一些不法分子利用科技手段攻击电子档案数据库，获取档案信息进而谋取不法利益。为了避免这一问题的出现，首先，要针对电子档案管理体系构建防火墙，及时发现潜在漏洞并进行修补，为电子档案构建出第一道安全防线；其次，档案管理人员要定期检查档案数据库的安全情况，升级安全防护系统，构建第二道安全防线；最后，档案管理人员应该主动对操作程序进行排查，构建电子档案的第三道安全防线。6.强化实体档案防护。档案管理部门应针对电子档案构建实体防护体系，做好日常的档案信息管理和维护工作，记录好电子档案的存放位置，以免出现信息管理不到位的问题。目前，虽然可以利用信息技术降低电子档案的管理成本，但是同时还要做好纸质版档案的存储，一旦电子档案出现问题时，可以有对应的档案资料进行查询，保证档案资料的安全性和真实性。7.网络信息安全措施的防护。电子档案管理人员在开展工作时，应该充分了解和掌握计算机网络安全防护措施，能够构建系统的电脑防入侵机制，有效控制病毒入侵程度。在日常进行管理时，管理人员应该具备基础的网络信息安全管理能力，对丢失的电子档案数据可以找回，利用软件技术对电子档案数据进行备份，以免数据丢失造成损失。档案管理部门还应构建信息安全防护网络，全面提升网络信息安全水平。（二）建立健全档案管理制度在电子档案管理过程中，为了保证电子档案管理的效率，应该建立健全档案管理制度。在信息技术时代，电子档案管理和防护工作应按照一定的标准进行，如果不按照相关标准执行，某个环节出现问题，就会出现档案管理效率低的问题，造成信息混乱。所以，应该构建完善的档案管理机制，使得所有人员可以严格按照档案管理制度开展档案管理工作，明确档案管理每个环节的标准，确定各个岗位的责任。针对档案管理人员设置专项管理机制，对于工作出色的档案管理人员要给予一定的物质、荣誉奖励；对于工作不到位的档案管理人员，给予一定的惩罚；如果造成的伤害比较严重，应该进行调岗。（三）提高档案管理人员的业务能力档案管理部门在对电子档案进行管理时，需要注意电子档案管理的特殊性，其和纸质版档案管理存在较大的区别。电子档案在管理过程中，要求档案管理人员具备较高的计算机操作能力，同时还要掌握档案管理专业知识，能够高效处理电子档案。档案管理部门应该提高电子档案管理人员的素质和服务水平，可以从下面三个方面入手：首先，应该重视档案管理人员的素质提升工作，针对档案管理人员开展定期的系统培训工作，使得档案管理人员可以掌握电子档案管理的基础专业技能，能够适应现代社会的发展。其次，还可以引入一些计算机专业人才，填充到档案管理人员的队伍当中，对这部分人群进行系统培训，使其可以掌握档案管理的基本理论和技术，为电子档案管理培养出一批专业的人才，进而可以丰富电子档案的服务内容，提高档案管理人员的服务水平。最后，从档案管理部门选拔出一批具有高素质的档案管理人员，对其进行计算机技术、数字通信技术等培训，使其掌握电子档案管理的基础技能，提高自身的档案管理素质，为更多的用户提供个性化的服务，促进电子档案管理的转型升级。（四）完善档案网站建设当前，很多档案管理部门在构建档案网站时，建设方面还存在一定的不足。例如，针对网站没有明确的定位，网站上的电子档案信息比较落后等。因此，档案管理部门要充分发挥档案网站的作用，明确档案网站的定位，确定档案服务的目标。及时更新网站中的电子档案信息，结合不同用户的需求，为其提供不同的线上服务内容，使得网站的利用效率大大提升，满足用户多元化的需求。参考文献 1 梁海云.新时代电子档案管理中的法律问题与对策 J.佛山科学技术学院学报(社会科学版),2022(02).2 毛羽.大数据背景下电子档案管理创新路径 J.黑龙江档案,2022(01).3 祝敏.电子档案管理的技术更新与制