电子政务环境下如何提高档案利用服务水平_杨礼婧.pdf

622023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS电子政务环境下如何提高档案利用服务水平杨礼婧（辽宁省朝阳市固定资产投资审计中心，辽宁 朝阳 122000）摘要：某种意义上说，电子政务是办公自动化功能与范围的延伸，是面向社会提供的政府自动化办公。在政务电子化环境下，档案具有重要的信息供给价值。提高档案利用率，选择适宜的档案供给方式，是新时代电子政务平台建设应当关注的重要问题。本文在把握档案利用服务趋势基础上，探索电子政务背景下的档案利用服务创新策略，全面提高电子政务档案利用服务质量。关键词：电子政务；档案利用；优化策略档案利用服务是政务工作的重要组成部分，在政务工作中具有重要价值和发展前景。为提升政务服务有效性，满足人民群众档案查询需要，要高度重视并开展好档案利用服务工作。但是，近年来受主客观因素的影响，档案利用服务模式较单一，专业技术人才与软硬件设备有待更新，还需要把握电子政务的发展方向，构建档案利用服务工作的先进体系，提高相关工作的总体效能。一、电子政务环境下档案利用服务的发展趋势（一）电子政务转变档案服务方式电子政务增强了档案管理的开放性，推动了档案供给的公开化、透明化与高效化。在管理型政府转变为服务型政府趋势下，档案利用服务越发具有服务意识，着力使档案适应人们的使用需求。一是实现档案利用服务渠道的多元化，在丰富服务内容的同时，充分发挥各种搜索引擎、自媒体网站和移动互联网终端的作用，保证用户可以轻松获得海量档案信息。二是信息技术转变了用户获得档案信息的习惯，用户的需求也从粗放式向整合型资源供给的方向发展，档案服务的内容与途径也发生了深刻的变化，更好满足服务客体的档案供给需求，成为档案管理的重要课题。（二）电子政务助推档案资源增加电子政务要求加强档案利用服务立法，推动基层部门更好履行档案管理中的责任义务。为了使电子政务平台有效运行，需要对现有的档案信息资源进行整合，积极开展纸质档案电子化，深度挖掘档案信息，做好电子档案保护等工作。这些工作措施极大地提高了当前的档案收集存储能力，实现了对原始老旧档案的深度整理，从而在一定时间内积聚了海量信息资源，有力地支持了电子政务工作的开展。目前，电子政务系统已经从传统的档案中心模式发展成为多节点扁平管理模式，集成了各种档案管理渠道，简化了档案管理的中间业务流程，不仅缓解了档案管理负荷，而且将信息收集与服务工作分配到各个部门。电子政务领域的档案处理更加灵活，资源体系可以满足不同方面的使用需求。（三）档案服务的细分项不断增加电子政务为档案利用服务指明了工作的方向，以往的老旧档案在电子政务开放环境中焕发了新机，更多的原始档案被充分重视起来。此背景下，政府加大了对电子档案建设的投入力度，细化了档案管理的标准，强调从档案使用角度对档案进行精细化分类管理。一方面，从用户的个性化和多元化使用需求出发，要求档案管理体现档案的参考与凭证价值基于学术、生活和文化等角度细分档案的类别，以利于档案的快速查询检索。另一方面，电子政务环境中的档案类型更加模糊，以往仅能提供的文字档案逐步被数据、视频或图片档案分散，业务结构单一的档案系统被可以存储使用多类型档案的平台所取代。随着技术的不断突破，档案利用服务成本持续走低，服务创新将更多考虑用户的需求，强调从用户的个性化检索角度实现档案的进一步分类优化。二、电子政务对档案利用服务的主要影响（一）建立开放式档案服务理念电子政务的深放发展，使得网络信息技术、办公自动化技术和智能化数据处理技术广泛普及，全社会必须建立与信息需求相适应的全新的档案供给工作模式。一方面，档案管理被高度重视，精细化和专业化开展档案管理氛围日渐浓重。另一方面，档案部门的馆藏优势有所削弱，用户可以通过搜索引擎获得更多档案，需要电子政务档案信息服务提632023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛高服务质量，从供给侧开展改革。（二）营造良好的档案法制环境虽然档案信息资源更加丰富，但是档案使用环境越发复杂。随着公众档案技术水平的不断提高，档案法制建设落后的问题被突显出来。要加强档案信息资源的规范化管理，细化档案管理工作标准，解决以往档案管理中的漏洞，化解档案信息使用中存在的风险，降低档案管理的成本，在满足各方面档案信息需求同时降低档案损毁丢失的可能，保证档案管理的持续健康发展。从用户层面看，营造良好的法制环境，规范具体的使用行为，可以提升用户的信息素养，提高用户的档案检索效率，更好满足用户个性化的档案信息使用需求。（三）加快档案服务技术的更新电子政务是新时代公共服务的代表，是当下最主要的政务信息服务与供给平台。电子政务的发展离不开信息的高速流转，离不开信息的持续有效供给。这就要求档案管理部门瞄准档案信息技术前沿，积极进行现有档案信息技术更新，加强专业技术与人才的配置，持续推动档案的智能化、全覆盖和实时化供给，从而体现档案信息的实用价值。当下，应当从电子政务的需求出发，把档案技术改革的重点放在适应移动互联网环境方面，基于自动媒体环境提高档案供给的有效性，从而满足人们实时、广域和灵活查询档案信息的需求。三、电子政务环境下档案利用服务存在的主要问题（一）档案管理技术水平待提高随着电子政务系统的广泛使用，政务工作水平与质量的提高，对档案利用服务提出了更高要素。但因技术更新、人才储备和资金支持等因素的限制，我国档案服务主体的专业性有待提高，技术设备急需更新，现有技术设备还难以全面满足电子政务建设的需求。这主要是因为长期以来机关行政事业单位习惯了传统的档案管理方式，电子档案管理的基础不足，档案信息化建设还处在初级阶段，一些技术设备的更新速度待提高。（二）档案管理工作理念待完善在我国社会经济向高质量转型发展的背景下，档案管理领域同样经历着巨大的变革。长期以来，受传统档案管理思维模式的影响，档案管理工作的主动服务意识不强，未能充分研究区域性、主题性和有时间节点性质的档案利用服务需求。还有些单位缺乏法制建设意识，未能按照国家档案法及相关部门的要求开展档案利用服务不断创新。各级领导及基层员工对时代涌现出的多样化、个性化和实时化档案利用服务需求的重视不足，未能积极夯实档案利用服务的基础性工作，严重影响了档案利用服务的效率。具体包括未能合理明确责任分工，档案利用服务工作的规范较窄。（三）档案安全隐患风险较大只有加强档案管理才能满足政务平台的档案使用需要。但是，有些档案管理软硬件已经不适应大数据环境要求，一些部门的档案管理缺乏必要的安全防护措施，易引发档案安全方面的风险隐患。例如，有些部门的档案管理软件缺少防火墙，没能安装使用先进的密钥技术，杀毒软件水平较低，易发生病毒感染的情况。而且，电子政务档案被改动、窃取和损坏往往与档案技术不过关、档案管理规范意识低、档案日常寻查监督不到位有关。（四）档案管理人员的专业能力较差档案管理人员的专业素养对于政务电子档案的整理、开发和利用具有重要的影响。在技术创新、设备更新和档案资源优化中更是离不开有较高技术水平的专业档案人才。但是，各单位在缺乏对档案信息化、电子化和政务公开化深层次认识的情况下，没能充分重视档案管理人员的培训和日常管理工作，没能促进档案管理人员积极提升自身业务水平。部分档案管理人员的自主学习意识有待提高，需要与时俱进地研究电子政务环境下档案管理工作新要求。加上单位缺乏相关的绩效考核，使得一些档案管理人员得过且过。四、电子政务环境下加强档案利用服务的相关策略（一）加强档案利用服务体系建设电子政务环境下，档案管理工作出现了许多新情况，档案利用服务正经历着深刻的变革。为此，应当构建新的档案管理工作体系，全面加强档案利用服务平台的建设工作。具体由主要领导负总责，由分管领导监督实施，由专职部门组织协调，形成其它部门紧密配合的运行体系。例如，职能部门应当设置专职档案管理人员，负责对接电子政务机构，充分整合内部资源，发挥各部门的档案服务优势。高度重视提高内部沟通的有效性，根据电子政务的标准开展档案管理系统建设工作，积极在内部推广档案利用服务标准，强化档案的规范化建设水平。未来，应加强统一的档案管理平台建设工作，基于统一平台开展集成化、精细化和专业化的日常档案管理工作，既让各层级人员了解档案资源在电子政务中的重要性，又能贯彻好相关法规的要求，从而推动档案利用服务的发展。在档案服务体系建设中还要考虑合理下放权限，形成扁平化管理模式，促642023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS进各方面积极实现档案信息的高度整合，提高档案利用服务的效率。（二）加大力度开展档案收集工作为保证档案符合电子政务的实际需求，促进各项工作顺利进行，地方政务部门应当围绕不同的档案使用需要，合理划分管理人员的职责范围，进一步拓展档案利用服务的覆盖性，真正以服务大众理念为引导，不断夯实档案收集管理工作。首先，扩大档案收集工作的范围，根据政府部门、个人和社会企事业单位需要明确档案收集的主要目标和具体任务。其次，对档案信息资源进行合理分类，积极健全档案信息类别，重视根据社会需求进行档案的细化工作，从而确保档案利用服务工作的有序开展。第三，新时代还要依托大数据技术进行档案数据信息资源的挖掘，重视提高档案数据信息资源的整理水平，充分将档案信息的实用价值发挥出来。重点在原有档案资源的基础上围绕电子政务的重点服务领域整合民生档案、社会治理档案，促进关键档案的精准升级。未来，档案部门应根据电子政务需求逐步扩大档案收集整理的范围，提高馆藏资源的灵活性，以创新思维提升档案数据信息收集的高效性和低成本性。（三）不断拓展档案利用服务方式电子政务环境下，档案利用服务已经从坐等用户上门查询档案到开展定制化、个性化和时实化服务的方向转型。强调根据重大工程项目、乡村振兴工程、社会福利保障等主题开展主动式的档案服务。例如，档案利用服务可以从大数据技术出发，对现有电子档案进行检索，从而找寻促进社会经济发展质量的信息。充分发挥互联网的作用，保持档案服务部门与用户的在线实时沟通，帮助用户清晰描述档案使用的需求，并向其提供针对性信息，以达到提高档案服务质量的目标。未来，还要持续优化档案服流程，缩短不必要的等待时限，积极开展定制化和主动推送式的档案服务，将移动互联网技术与现有 PC 终端有效衔接，大力提高档案服务的智能化特征，借助智慧终端的发展建设满足用户的档案使用需求。主动开展好专题性、专业性和特殊性档案数据信息的编研工作，以彰显档案服务的公益属性，推动档案服务的高质量进行。（四）建立档案信息保密审查机制电子政务环境构建了由封闭向开放模式转型的档案管理工作模式，档案管理部门必须在大数据、云存储和智能化技术影响下构建开放、高效、主动的档案服务体系。因此，以平台为基础的档案检索查询服务模式对档案保密性提出了更高的要求。档案利用与服务的高效率运行同样要求开展好保密工作，能够在完善保密审查机制的基础上，给予电子政务信息系统必要的安全支持，保证档案被高效、安全和有序使用。首先，构建面向电子政务系统环境的档案数据信息流转监督分析模块，基于标准化、规范化和专业化软件分析电子政务平台是否存在安全漏洞。其次，搭建主动审核的档案管理监督运行机制，凡是涉及到保密档案使用，或者频繁调阅档案的情况应当给予必要监控和分析，以防范档案使用过程中的风险。最后，档案管理部门还要开展好档案管理的前端控制工作，实现档案审查的超前谋划，督促各部门在档案制作与形式时就严格履行相关标准，基于以往工作经验和现实情况确定监督审核的重点，加强档案管理信息安全标准规范的建设工作，并强调由专业技术人员主持档案安全保密工作，在保证档案科学化基础上更充分发挥档案的实用价值。（五）提高档案管理人员的专业素养为了提高电子政务服务效能，满足新时代人民群众对电子政务平台提出的使用需求，需要各方面全面加强档案技术人才培养，从根本上纠正档案管理人员的错误认知，鼓励档案管理人员主动投身到以服务电子政务系统为目标的档案技术学习实践当中。例如，基于电子政务系统对档案管理提出的新要求，出台针对性的绩效考核方案，有序安排全员接受与档案管理或服务工作相关的技术技能培训。激发档案管理人员的干事创业积极性，营造档案技术更