城市建设档案信息化与数字化管理研究_徐海琴.pdf

/2023.4 未来城市设计与运营90Urban Archives 城市档案城市建设档案信息化与数字化管理研究 徐海琴 景德镇市住房和城乡建设档案馆 当前开展的城市建设档案管理工作在很多方面仍存在着不足，存在着归档资料成套性差、职责分布不清晰、对信息化技术应用能力不足、管理效率低等实际问题，这些问题都对管理及应用成果产生了一定的负面影响。借助创新现代化工作形式可以优化档案管理工作的路径，对具体的实施方式进行详尽地规划1。创新档案管理的工作形式，同时扩大工作范围，对城市未来发展有较大的促进作用。因此，需要城建档案管理部门积极创新发展工作形式，积极运用信息化技术分析与处理档案数据，大力提升档案管理人员的职业素质，建设专业团队，提升档案管理工作的专业性。一、城市建设档案信息化与数字化管理中的问题（一）管理模式陈旧既往开展的传统城建档案工作，管理观念上存在一定的偏差，在一定程度上缺失对档案管理工作的重视，也没有对档案管理人员进范，仅能提供最为基础的档案数据库查询的工作，档案管理数据库基本处于待开发的状态2-3。档案信息进入数据库中后，很少再有机会对其进行开发利用，导致数字化的档案管理工作效率并未得到切实提升。从管理部门的工作人员方面来看，部分档案管理人员素质水平不足，在新技术、新观念不断涌现的背景下，档案管理人员未能及时更新专业技能知识，导致其自身的专业技能不能适应时代的发展，在档案管理工作中面对出现的问题缺乏解决的能力，对整体档案管理工作的正常开展都造成了很大的不利影响。部分档案管理人员的网络技术水平有限，难以开展高效率信息化的档案管理工作。二、城市建设档案信息化与数字化管理对策（一）从管理制度与工作模式方面改进要想加强城市建设档案管理部门的实际工作，应在时代发展背行必要的信息化技能培训，导致管理人员综合素质水平未得到相应地提升。传统的档案管理模式，可能导致管理人员对实际工作的积极性下降，仅能做到按部就班地完成既定的工作内容，缺乏对档案管理的积极思考与创新。（二）工作流程、职责划分不明确部分地区的城市建设档案管理部门，在管理工作流程、职责划分方面不够明确，档案管理体系不够完善，档案管理工作较为分散，因而给管理部门领导统筹力量开展工作增加了难度，可能会出现重复采集档案、档案管理任务重复等实际问题，从而降低了档案管理的实际工作效率1。（三）信息化与数字化技术的应用能力不足部分地区的城建档案管理部门，并未紧跟时代步伐学习各类先进技术。例如对数字化技术的应用能力较低，档案资源在各部门之间较为分散。可能也尝试使用数字档案资源的建设方案，但因数字资源的管理不够规摘要：进入信息技术快速发展时期，城市建设档案的管理工作也进入了全新的阶段，提升档案管理工作的质量和水平的重要性逐渐突显。近年来，各地城市建设档案管理部门着手践行新的改革方案，通过信息化、数字化建设不断对原有的管理工作进行改进，以期提升城建档案管理及应用能力。本文针对当前城市建设档案管理工作中的不足，提出了运用现代化技术的建设性改进措施。关键词：城市建设档案信息化；档案信息资源；数字化管理未来城市设计与运营 2023.4/91Urban Archives城市档案景下对管理制度与工作模式进行改进。积极提升对信息化技术的应用能力，改变传统的管理工作方式。正式步入管理信息化新阶段后，借助信息化技术，能够整合城市建设档案的管理部门内部各项信息数据，达成管理效率的大大提升。档案管理工作在大数据技术的支持下，可以更加详细地了解各项管理工作的情况，也能在面对不同情况和特殊需求时给出更有价值的工作方案。城市建设档案管理部门应重视与当地发展息息相关的档案管理工作，规范档案管理，夯实管理基础。让城市建设相关的档案信息资源，为城市发展及各项活动提供有效的支持。城市建设档案的管理部门，应利用信息化、数字化技术重点从协同管理方面进行优化改进，从制度、技术、资源、内容和动力五大方面实现协同化的档案管理。在制度方面，中小型企业应将国家档案法规以及行业政策作为档案管理工作的基础，将企业的管理标准作为档案管理的补充，让城市建设档案管理工作能在统一化的管理标准下进行，为档案管理工作提供总体的发展方向和目标4，这将有助于在管理工作的各环节与细节中落实协同管理制度，通过操作手册、工作指南等具象化的指导来提升档案管理制度的可执行性。在技术协同方面，城市建设档案管理部门要积极提升对云计算、大数据、移动通信技术的应用能力，在各部门之间构建协同办公管理系统，促进档案管理过程的无纸化信息交流，提升文档管理的一站式、集约化处理与共享能力。同时强化信息化档案的安全防护能力，警惕计算机病毒和黑客攻击给档案数据带来的威胁。在资源协同方面，城市建设档案管理部门应组织一支具备更强专业能力的档案管理人员队伍，明确分工，协同合作，实现人力资源的协同。在档案管理的内容方面，应加强文件资料的前端控制，监督文件资料标准的执行情况。实施过程中及时接收和征集形成档案，明确全宗档案分类和整理组卷的方法，对案卷进行系统的排列和编目。在动力协同中，城市建设档案管理部门应提高档案管理人员的档案意识，让全体工作人员都能认识到档案管理工作的重要性。将档案管理人员的力量集中到一起，统筹协调参与主体之间的关系，制定切实可行协同管理方案，有助于达成更高的档案管理目标。（二）提升档案管理人员的职业素质提升档案管理人员的职业素质是从人才资源的角度来优化城市建设档案管理部门的管理工作。档案管理人员的技术能力、综合素质，对此项工作实际开展效果的影响是直接且巨大的。提升档案管理人员的再教育力度，让工作人员对协同办公等理念有更深入地理解，帮助城市建设档案管理部门快速实现转型升级，让档案管理部门参与其他管理活动的能力得到提升。做好人才队伍建设工作还能强化档案管理部门与其他部门间的联系，对提升管理部门工作效率起到积极的促进作用。（三）提升数字化技术的应用能力在信息技术快速发展的背景下，城市建设档案管理部门应保持敏锐的观察能力，及时发现具有时代特征的技术更新。大力学习信息化技术，提升对信息化设备的应用能力，让传统档案管理模式向信息化管理方式转变，提升档案管理的实际应用效果。另外，应用信息化技术还可以建立档案数据库，实现各部门之间的资源共享，减轻档案管理部门信息传递工作带来的负担，提升信息传递效率。网络与硬件维护、软件开发、档案处理、信息资源规范化建设、档案信息化管理系统操作等各个环节都需要专业化的档案管理人才，所以当务之急是打造复合型的人才队伍。在人才培养中可以坚持分类培养的原则，明确研究型、管理型与操作型人才缺一不可，而且要引导他们密切沟通配合，为档案信息化建设贡献力量。在城市建设档案管理工作中，借助数字化技术构建的管理模式，可以采用联合管理模式，将集中与分散管理方式有效结合、灵活运用。具体管理模式划分成三部分，即普通用户、档案管理部门、文件生成机构。其中，档案馆数据库是保存归档电子文件的载体，相当于信息集成中心，存储着所有档案资源。档案馆对数据库有高度控制权，具/2023.4 未来城市设计与运营92Urban Archives 城市档案有归档、检索、查阅、销毁的权利。而文件生成机构的归档电子文件分为电子文件、元数据。围绕电子档案开展的一系列工作，都需要计算机系统提供支持，才能在通讯设备、移动设备上传输5。因此，电子文件除了需要数字设备之外，还需要配套的数字环境，让归档电子文件时既能保存文件本身，也能保存背景信息元数据。文件生成机构开展的电子文件归档工作，本质上进行的是逻辑归档工作，规范化归档不仅规范了电子文件管理，更重要的是提高电子文件的可信性和真实性。数字化档案信息管理系统如图 1 所示。比如工作人员有查阅档案的需求，可以通过两种方式来获取目标档案资源。一种方式管理人员是直接提出获取档案资源的请求，在请求中标记清楚所需查阅的档案资源，档案管理部门接到请求后，由管理人员完成档案数据库的检索、目标档案数据的发送工作。另一种方式是普通用户提出借阅档案信息资源的请求，请求会直接传达至文件生成机构。为了配合数字化的新型档案管理模式，应从城市建设电子档案的收集、入库、整理、发布、归档、查询、借阅、销毁等方面进行全过程控制和管理，实现档案信息管理传输的自动化及档案资料一体化、标准化、规范化和共享化。这需要城市建设档案管理部门从三个方面做好模式体系的构建。一是要构建权限体系。让档案管理机构享有对档案数据的绝对控制权，让归档的电子档案更具安全性、真实性。二是要构建标准化体系。制定更加完善的档案接收和归档标准，编制电子文件著录项标准，规范电子文件长期储存的格式，对文本类、图片类、音频类、视频文件采用不同的管理办法。三是要构建安全体系。着重增强系统安全保障建设，提供制度规范化的保障，提升档案管理内容的完整性、真实性。参考文献：1 李姝熹,李潼,王建祥.论智慧城市框架下的档案管理服务平台建设 J.档案管理,2021(1):53-54.2 杨莉.城市化建设环境下城建档案管理分析 J.兰台内外,2021(5):34-36.3 胡雯瑄.基于智慧城市建设背景下的地下管线档案管理对策探讨 J.大众标准化,2022(15):125-127.4 于 亚 梅.探 析 信 息 化 条 件 下 城 市 建设 声 像 档 案 管 理 及 其 应 用 以 长 沙市城市建设档案馆为例 J.建筑设计管理,2021(9):49-52.5 张媛媛,付新航.城市轨道交通企业档案信息化建设的体系框架研究 J.北京档案,2021(12):34-36.图 1 数字化档案信息管理系统