城建档案管理数字化建设的探索与思考_汪尚.pdf

未来城市设计与运营 2023.4/77Urban Archives城市档案城建档案管理数字化建设的探索与思考 汪 尚 陆史军 衢州市城市建设档案馆 随着我国城市化进程的不断加快，城建档案数量与日俱增，这给城建档案管理工作带来巨大挑战。在如今数字赋能时代背景下，加快城建档案数字化转型既是社会外部环境的客观要求，也是城建档案管理部门自身寻求突破的内在需要。一、城建档案管理数字化建设的迫切性 浙 江 省 档 案 事 业 发 展“十四五”规划提出，档案工作要加快数字赋能，统筹运用数字化技术、数字化思维、数字化认知推动档案工作全方位、系统性、重塑性变革，率先实现整体智治，到“十四五”末，各地新增电子档案占新增档案数量的 60%以上，馆（室）藏传统载体档案实现电子目录全覆盖，保管期限 30 年（长期）以上档案 100%数字化、50%数据化1。然而，现阶段衢州市各县（市、区）城建档案数字化率偏低，除市本级、衢江区、开化县达到城建档案数字化考核的标准外，其他县（市、区）虽已开展城建档案数字化工作，但进度偏慢，无法在规定时间达成数核、接收、查找和利用，有效提高城建档案管理工作效率；通过对增量电子城建档案实行在线接收，对建设工程项目工程资料的进度和质量及时在线审核并实时反馈，实现对工程档案质量全过程把控，可以有效压缩工作时限，显著提升办事效率。（二）有利于实现城建档案信息共享和高效检索现阶段，衢州市城市建设档案馆档案服务模式主要是通过线下人工查档的方式进行，档案利用者需要持身份证、介绍信等材料到馆内大厅进行查档，流程繁琐，费时费力。利用数字化城建档案管理模式，将数字化城建档案信息存储在云端服务器上，人们就可以打破时间和空间限制，随时随地查找调阅所需档案，大大提高了档案信息共享和管理利用效率。（三）有利于加强对城建档案原件保护传统纸质档案管理模式，需要人工翻阅大量的档案原件才能查阅到相关信息，加速了纸质档案的损毁程度，不利于纸质档案的保护。而采用 OCR、扫描等技术将纸质档字化率 100%目标。总体而言，衢州市城建档案数字化建设仍处于初级阶段，城建档案在线接收工作尚未全面推行，相对示范城市城建档案数字化建设仍有较大差距。住房和城乡建设部等部门多次提出，城建档案管理工作要与社会经济发展水平步伐相一致，实现数字化管理，建设现代化的城建档案管理模式，满足社会各个方面的需求。城建档案数字化建设，可以充分整合城市信息资源，有力支撑城建档案馆创新转型发展，进一步深化“最多跑一次改革”，满足人民群众日益增长的档案利用需求，实现城市的合理规划和发展。二、城建档案管理数字化建设的重要性（一）有利于提升城建档案管理工作效率传统纸质档案管理方式复杂，在档案接收、整理、登记、保管、利用等环节均需要耗费大量的人力和物力。通过对馆内存量纸质档案进行数字化处理，便可进行档案全网收集和整理，快速实现档案的审摘要：数字赋能时代背景下，如何采取合理有效的措施提高城建档案管理数字化水平，最大化发挥城建档案的作用，是现阶段城建档案工作者需要重点考虑的问题。本文从阐述城建档案管理数字化的意义入手，分析了城建档案数字化过程中存在的典型问题，并提出相应的解决策略，以期推进城建档案数字化建设发展的步伐，促进城建档案管理水平的提升。关键词：城建档案；数字化建设；档案管理/2023.4 未来城市设计与运营78Urban Archives 城市档案案信息进行数字化转换后，档案利用者通过数字化档案管理系统即可实现查询和调阅，能够大大减少档案原件调卷次数，降低原件遗失和损坏的风险，从而有效延长档案原件的保存期限。（四）有利于节约经费支出随着城市规模的持续扩大，需要进馆保存的城建档案资料数量也越来越庞大，这对库房空间形成了巨大压力，纸质档案需按照防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫的“八防”要求进行保管和保护，日益增长的馆藏量使得人工管理耗费巨大。数字化后的城建档案通常存储在网络信息系统、光盘、硬盘等载体上，占用空间小，存储容量大，大大减少了档案管理维护成本。另外，档案数字化建设还能够节约纸张及复印成本，现阶段衢州市城建档案馆通常是以原件复印加盖公章的方式对外提供利用服务，这会产生很多额外的成本，尤其是图纸类档案利用，打印成本较高，维护成本也较为昂贵。在对城建档案进行数字化管理后，可以通过向档案利用者直接提供电子档案的方式，有效减少因打印复印城建档案尤其是图纸类资料时产生的支出。三、城建档案管理数字化建设面临的问题（一）制度建设及落实亟需完善制度建设是保证城建档案管理顺利运行的重要保障，与传统城建档案管理模式相比，数字化城建档案管理在管理形式、管理方法上都有着较大差异，因此制定和执行城建档案数字化相关的管理制度就显得尤为必要。然而，在城建档案数字化实践的过程中，“重业务轻管理”的现象层见叠出，数字化相关制度或制定不全，或流于形式，城建档案管理部门更愿意将精力投入到具体数字化加工及成果产出上面，而对数字化建设的具体制度、标准规范和实施细则的建设和宣贯则不够重视。这就会导致数字化加工人员对相关制度、标准、规范不甚了解，对自身岗位职责也不够明晰。制度建设的匮乏及执行不畅导致档案数字化具体建设过程中漏洞百出，为后续的数字化管理埋下隐患。（二）资金投入不足，数字化建设软硬件水平落后作为全额拨款事业单位，城建档案馆开展城建档案数字化建设的主要资金来源为财政拨款，然而受制于地区之间经济发展水平的差异以及对城建档案管理数字化建设认识存在偏差和局限，很多地方的城建档案管理数字化建设经费投入不足。以衢州市市本级及区县级城建档案馆为例，经费不足是数字化建设过程中普遍存在的问题。资金投入不足导致现阶段城建档案馆的数字化设备设施较为落后，计算机和网络设备配置较低，软件系统未能及时更新迭代，现有档案管理系统响应慢、延迟高，无法满足城建档案管理数字化与智能化建设发展需求，最终导致数字化工作无法持续推进，对城建档案事业的综合发展极为不利。（三）城建档案数字化建设专业队伍不足后现代档案学的创建者特里 库克认为，档案管理工作人员在处理档案的过程中必须保证公正和客观的态度，针对所有档案的鉴定和整理都必须要求客观再客观2。由此可以看出，档案工作人员在档案管理工作中扮演着最重要的角色。在数字赋能新时代背景下，档案工作者正经历一个从接收保管纸质档案到接收保管档案电子数据，从手工操作到数字化、智能化操作，从档案资源分散利用到网络共享档案资源的变革过程。如何进行城建档案收、存、管、用的数字化转型，如何保证城建档案数字化建设的顺利推进和全过程安全，这些都对城建档案工作者提出了更高要求3。但在实际中不难发现，很多地区存在的普遍问题是：档案工作人员数量较少、专业素质单一、计算机应用能力不足。以衢州市为例，自2020 年机构改革后，部分县（市、区）城建档案管理部门被撤并，仅市本级及衢江区保留城建档案馆，随着城市化进程的推进，城建档案工作越来越受到上级部门的重视，但各县（市、区）人员短缺，无法做到专人专职管理。兼职人员业务不熟，管理水平较低，严重影响了档案的接收及利用工作。另外，相关城建部门由于档案数字化建设意识的缺乏和自身规模的限制，无法将太多的资源用于城建档案数字化建设上，这就造成档案人才的引进和培养都较为困难。（四）面临多样化的安全风险城建档案数字化建设能够有效提升档案管理效率和水平，但因为其自身性质，在实际建设过未来城市设计与运营 2023.4/79Urban Archives城市档案金的使用效率，避免出现重复购买的问题。在软件建设方面，应建立完善的城建档案数字化管理平台，对城建档案的接收、审核、加工、整理、保存、传递、利用进行有效管理，从而为城建档案管理数字化建设的实现提供保障。另外，要积极开展智慧档案馆建设研究，探索推进 BIM（建筑信息模型）、CIM（城市信息模型）等前端技术与城建档案的融合，将传统纸质档案影像化向数据化转型，有针对性地分类、分批进行 BIM 建模，对既有大型建（构）筑物利用 BIM 技术开展项目全生命周期无损化归档。通过软硬件设施的升级，有效促进城建档案工作向数字化、智慧化方向快速发展。（三）加快人才队伍建设，提升人员综合素质人才是城建档案事业发展的核心，离开了“人”这个核心因素，档案工作将无法进行。因此对于城建档案管理来说，必须结合自身实际，建立起一支专业素质过硬的人才队伍，并通过多样化的手段提升城建档案工作人员终身学习意识和能力，以此推动城建档案事业持续稳步发展。一方面，要“引得进来”，加大人才引进力度，在已有档案学和工程类人才基础上，进一步充实信息化技术相关人才。针对部分地区人员编制紧张的现状，可通过政府购买服务途径缓解城建档案数字化人才短缺等问题。另一方面，要“走得出去”，通过定期组织开展城建档案从业人员业务提升培训，使得他们能够充分运用数字化知识和技术开展城建档案管理工作。通过不定期开展外出参观、考察交流数程中也普遍存在着各种各样的安全风险。一是法律效力风险。数字化的档案数据很容易被篡改、伪造，很难辨别真伪，这样就很难保证档案内容的真实性，其法律效力也就无从谈起。二是存储载体稳定性风险。电子档案通常以硬盘、光盘、磁盘等载体保存，具有存储容量大、占地面积小的天然优势，但保管安全风险也随之骤增，保存技术难度更高，且对存储载体性能有着较高要求，如果保管条件不当，或是存储载体性能不高、寿命不长，一旦出了问题，就会造成不可估量的档案损失。三是网络安全风险。很多城建档案属于秘密甚至机密性质，而网络开放性的特点易造成秘密、机密城建档案信息的泄露，比如计算机病毒的入侵可能会导致档案管理信息系统陷入瘫痪、核心数据信息丢失，或是数字化系统本身稳定性出了问题，这些都会影响到数字化城建档案的安全。四是外包风险。城建档案馆巨大的馆藏量与屈指可数的工作人员的现状使得城建档案管理部门多采用项目外包的形式，将数字化具体工作交付给社会上的档案服务机构来完成，这种方式性价比和推进效率较高，但也存在着外包团队档案数字化素质参差不齐的弊端，且外包机构人员准入门槛较低、流动性较大，如果未能做好相关制度规范和人员培训，可能会导致部分外包人员工作态度不端、责任心不强，随之而来的便是高返工率、慢加工率，最终导致城建档案管理数字化建设无法如期推进。四、城建档案管理数字化建设的实践策略（一）健全各项制度，从严落实作为一种科技档案，城建档案包含大量的图纸、图表，其内容具有较强的专业性，在数字化加工环节也与一般的文书档案有所不同。笔者认为，一方面，应明确自身定位，以整体的档案管理制度为基准，结合城建档案自身特点和数字化工作实际需求，紧紧抓住档案的“收、管、存、用”四个中心环节，制定出详细的配套城建档案数字化管理制度，内容主要包含城建档案数字化加工岗位职责、人员管理规范、数字化加工流程、数字化场地管理制度、数字化加工设备管理制度、城建档案实体管理制度和安全管理制度等4；另一方面，应定期通过开会、培训、发文、编印制度手册等形式，使城建档案数字化工作人员明晰相关制度和标准规范，提高其责任意识，强化制度规范贯彻落实，提高城建档案管理数字化工作的科学性和合理性。（二）重视数字化资金投入，引进智慧软硬件设施城建档案管理数字化的顺利开展离不开相应的资金保障，在浙江省全方位推进数字化转型改革形势下，城建档案管理部门应对城建档案管理数字化建设进行科学预算，积极争取市政府和财政局的支持，进一步加大资金投入，配置高性能的服务器、计算机、打印机等基础设备设施，同时也应尽可能提高资/2023.4 未来城市设计与运营80Urban Archives 城市档案字赋能推进档案工作，借鉴先进的城建档案数字化管理经验，开拓工作思路，提升数字化认知。此外，城建档案从业者自身也要及时转变观念，主动适应数字时代的变革，增强主动学习数字化业务知识的意识和能力，以时不我待的精神、分秒必争的行动全力投入到城建档案管理数字化建设进程中。（四）做好全面规划，提升信息安全城建档案专业性强、利用性高的特点决定了其在开展数字化建设过程中可能会存在各种各样的风险，这就需要城建档案部门在数字化建设前期做好统筹