论审计沟通的基本方法与策略.docx

论审计沟通的基本方法与策略 论审计沟通的基本方法与策略 沟通，是从事管理活动的最基本手段，也是提高管理效率、实现管理目标的基本方法。就其沟通对象而言，包括与上级、同级、下级及其它关系等四类对象的沟通。审计工作的沟通当然也包括上述四种类型，更多的是指审计人员与被审计单位相关人员、特定社会关系人员的沟通。这里重点介绍审计人员与被审计单位及相关人员的沟通。做好沟通工作，对顺利地完成审计工作计划，提高工作效率及实现审计目标具有十分重要的意义。一、沟通的基本特征审计沟通与其它事项沟通相比，有明显的不同特征：1．沟通时间的过程性。审计沟通的过程性，是审计工作不可或缺的重要组成部分，贯穿于审计的全过程及审计的三个主要阶段。审计前调查阶段：包括调查了解被审计单位的基本情况、机构设置、内部管理、经济活动及政策落实等方面的沟通；审计实施阶段：包括召开进点会、审计调查取证、问题定性、工作配合等情况的沟通；审计处理阶段：包括审计报告征求意见、审计处理决定、审计建议及社会公告等事项的沟通。2．沟通活动的艺术性。审计沟通是一门艺术，具有鲜明的艺术形象性、主体性和审美性，是三者之间的有机统一。艺术形象性——是以具体生动地、感人的形象，反映社会生活与表现生活某些本质的思想情感。作为履行国家经济监督职责的审计人员，始终以“依法、独立、担当、清廉”等形象出现的，代表国家形象，展示执法者的丰采。这种形象与丰采，是通过与被审计单位相关人员的直接、间接沟通，或通过审计报告等形式体现出来的，并且保持着持续、旺盛的生命力。艺术主体性——包括艺术创作、艺术作品和艺术欣赏三个部分。审计活动包括创作（实施）、作品（成果）、欣赏（运用）三个基本部分。每一个审计项目就是一个团队创作活动（组长指挥、组员实施、依据程序、共同创作），形成审计报告，相关部门运用审计结果，整个过程中体现出来的一个个鲜活的主体，而沟通则是这一过程中最为精彩的音符与乐章。艺术审美性——“劳动创造了美”（恩格斯），是通过创造性的劳动，把现实生活中的真、善、美凝聚在艺术作品中。审计活动是一项创造性活动。是通过审计实施、审计报告、审计公告等形式，来集中表达真、善、美的创造性活动。审计过程的公开、透明、材料真实、沟通的坦诚等无不体现出审计的“真”；审计的目标明确、认识问题客观公正、及沟通的主动性无不体现出审计的“善”；通过大量富有成效的沟通活动，尤其是审计人员的主动沟通行为，帮助被审计单位分清是非，揭示管理活动中存在的问题、提高法纪意识，无不体现出审计的“美”。3．沟通方法的灵活性。是指具体问题具体分析在审计沟通中的具体运用，也是审计常用的基本策略之一。不同项目及沟通对象的差异性，必然导致沟通方法的灵活多样性。审计实践中，没有一成不变的沟通方法，必须根据具体问题、具体环境、具体对象、具体事项作具体分析。根据审计实践，主要有三种情况：一是常规事项的沟通。应采取随机性、非正规性的沟通方法。二是对非常规性事项的沟通。应注意分析研究沟通对象的性格特征、履职情况、工作特点，采取有针对性的沟通方法。三是重大事项的沟通。尤其是双方产生严重的事项，应拟定沟通方案、应急处置方案、设置沟通环境、分析对方的心理特征，采取特殊的沟通方式，实现沟通目的。4．沟通目标的多重性。审计沟通的最终目标是为整体工作服务，这是审计沟通的最基本特征。但在具体实践中，审计沟通的目标往往有多重性。可分为三种情况：一是日常性的沟通。如索取资料、工作要求、召开会议等，旨在形成共识，取得被审计单位的理解、支持与配合，从而实现某一具体目标，此类沟通事项较为零星、普遍。二是特殊事项的沟通。沟通是为了重点了解掌握审计人员不了解或不全面了解的情况，如对问题性质的认定、了解一些敏感性问题等，沟通的目的是了解某一特定事项的真相。三是特别重大事项的沟通。除了解重大事项的基本情况外，还包括与这一重大事项相关系的其它经济活动信息，以利用扩大信息来源渠道，提升对重大问题的职业判断，从而实现审计的多重目标。如单位对外巨额投资、重大决策活动、国有权益流失、领导干部可能存在的经济问题，通过分析判断，还可以从中了解财政、金融、税务、工商、土地等方面的信息。二、沟通协调的基本原则沟通的实质也是一种思想工作方法，在实践运用中应紧紧围绕审计目标，认真研究不同的沟通对象、特点及变化趋势，讲究策略、谋略，遵循一定的规则，否则，可能事与愿违。具体说应遵循以下原则：1．依法沟通原则。审计人员应注意坚持沟通的合法性。严格遵守宪法与法律法规，依照法定的职责、权限和程序进行沟通，坚持“问题导向”，准确把握沟通中出现的新情况与新问题，充分尊重和保障被审计单位、相关单位及个人的合法权益，提高审计效率，防范和规避可能出现的审计风险。坚持做到三点：一是保持审计工作的独立性。以审计法规、制度为基础，注意营造良好的沟通环境，有针对性地进行沟通，不得违反审计纪律与廉政纪律。二是沟通手段的合法性。应在法律规定的职责范围内沟通，不得采取欺骗、恐吓等非法手段进行强制性沟通。三是沟通内容的合法性。沟通内容属于审计工作的范畴，沟通中不能泄露保密内容，更不应暴露审计意图，切实做好已发现违法违纪线索的保密工作。2．平等互信原则。一是营造平等互信的环境。有意识地减轻对方的心理压力，做到平等待人、文明沟通、和谐沟通，有理有节有据。二是做好引导工作。在沟通过程中要虚心听取对方的陈述，循循善诱，始终把握沟通的主动权，使整个沟通朝着有利于实现审计目标的方向发展。三是坦诚沟通。以诚相待，用心、用情沟通，从而获取相关信息，实现预定目标。3．求同存异原则。审计与被审计是一种监督与被监督的关系，根本目标是一致的，但由于所处地位、利益、角度不同，客观上存着在一定的矛盾。审计人员在与对方沟通中，既要坚持从国家利益大局出发，又要充分考虑被审计单位的实际情况，既要坚持依法依规，又要坚持实事求是，力求原则性问题达成一致意见，非原则性问题适度让步，做到求同存异，不纠缠于问题的细枝末节。4．效率效果原则。沟通是实现审计整体目标的重要手段，具体实施中，应注意把握统筹兼顾、突出重点，注重实效的原则。一是沟通前，应预先拟定沟通主题，拟定沟通方案，明确沟通的重点、时间、范围、要求等；二是沟通实施中，注意做好记录，力求将复杂问题简单化提处理，围绕主要内容设置若干问题，根据不同对象也可以考虑设置干扰性问题，为获取更多的信息，针对某些特殊性问题可以反复提问、连续提问；三是沟通结束时，将沟通记录交对方阅示，没有异议时当场签字，存在争议的问题应当认真听取对方陈述意见，进行必要的修改，再履行签字手续，作为审计证据。三、沟通的基本类型1．口头沟通。是指审计人员以口头语言形式与被审计单位相关人员的沟通。通常通过询问的方式了解被审计单位的总体情况、配合情况、资料准备情况等，或通过解答对方提出问题、疑虑、意见等，达到思想认识的统一，实现求同存异、形成共识的目的。口头沟通的方法简便易行，操作方便，可以迅速了解对方的真实想法与意图。一般情况情况下，一些常规性的问题都是采取这种方式解决的，缺点是，口头沟通因缺少记录，不能作为审计的直接证据。2．书面沟通。是以书面文字形式与被审计单位相关人员进行沟通的一种方式。文字沟通主要包括：审计通知书、审计证据材料、审计报告征求意见稿、审计处理决定，以及与被审计单位相关的审计移送书、银行查询函、函证外调材料等文书。书面沟通具有文书相对规范、证据充分、法律性强、易于长期保存等特点，是各种审计证据中法律效力最有力的证据材料。缺点是沟通比较规范，日常性的问题往往不采取此种方式沟通。3．传媒沟通。利用现代信息技术手段与被审计单位相关人员沟通的一种方式。审计人员通常运用审计内部管理信息系统、或被审计单位内部管理信息系统、跨行业、跨专业、跨部门的联网信息系统等，并与之进行沟通的一种方式。此种沟通方式，最大优点是消除了时空限制，可以迅速快捷地进行沟通，有利于提高工作效率。缺点是不熟悉电子信息运行特点的人难于进行沟通，获取相关信息，此种方式在审计沟通中总体运用较少。4．非语言性沟通。是指运用形体、表情、其它非语言信号进行沟通的一种方式。巧妙的非语言沟通方式，不仅可以有助于增强双方的交流互动，而且有利于深化沟通效果。审计人员要善于运用此种交流方式，从对方发出的异常情绪、异常心理、异常变化中捕捉有价值的信息，同时也要防止自己不适当的非语言性举动带来负面影响。在实际沟通中，上述四种方法往往是交织在一起的，是多种沟通方法的综合运用。四、沟通内容与要点审计沟通方式与内容往往与审计的阶段相联系。不同的审计阶段沟通的重点与方式存在明显的差异性。审计人员应根据不同阶段的特点，及时、主动、有效地与被审计单位进行沟通，确保审计信息的准确传递与交流，为审计工作的顺利实施奠定良好的基础。1．审计前调查阶段的沟通。审计调查是整个审计工作的首要环节，良好的沟通往往是审计成功的一半。其沟通内容主要是：——送达审计通知书。使被审计单位提前了解本次审计的目的与基本要求，有利于被审计单位做些配合方面的准备工作。——审计前基本情况调查。审计人员通过座谈、询问、查阅资料等沟通方式，初步了解被审计单位机构设置、职能、经济管理活动，发展变化趋势、存在风险等方面的基本情况，为撰写审计方案提供必要条件。2．审计实施阶段的沟通。此阶段是沟通的主体环节，沟通工作的成功与否，一定程度上直接影响着审计的工作质量与效率。其要点包括：——组织召开进点见面会。向与会者说明审计的依据、内容、范围、重点、目标、审计纪律与相关要求。公布举报电话与办公地点，协商审计联系人员。同时，要求双方做出承诺，被审计单位对提供资料的真实性做出承诺，审计组严格执行审计纪律做出承诺。——建立定期沟通机制。一方面，审计组内部建立沟通制度，沟通协调审计进度，讨论解决审计中遇到的困难与问题，提出解决问题的思路与对策；另一方面，与被审计单位建立定期沟通机制。就审计出现的情况或问题进行必要的沟通，虚心听取对方有异议问题的看法及解释说明，深入查明事实真相，把审计风险控制在最低限度。3．审计报告阶段的沟通。为确保审计报告的客观公正，正式报告提交之前应征求被审计单位的意见与建议。同时要求被审计单位提出书面反馈意见。经济责任审计还要注意征求被审计对象的意见，对涉及同级管理部门的事项，可采取电话、座谈、会议等方式进行沟通。使相关部门全面了解存在问题类型、性质、原因、审计建议，保障沟通的顺利进行。4．审计后续阶段的沟通。为推动审计成果的运用，实现审计成果的最大化，审计人员应根据审计报告、审计决定、审计建议执行等情况，与被审计单位进行沟通，重点了解对方执行审计决定或审计建议过程中面临的困难，为不断改进审计工作、提升审计质量奠定基础。五、沟通的基本策略1．善于统筹谋划。兵法云：“不谋全局者，不足谋一域；不谋纵横者，不足谋一时；不谋万事者，不足谋一事”。审计沟通是围绕审计的整体目标而进行的一个个具体内容，或一个个具体步骤。因此，对一些重大事项的沟通应站在审计的全局高度进行思考与谋划，登高才能望远，胸阔才能把握大势。“知己知彼，百战不殆。”审计沟通之前，要注意对相关事项进行全方位的思考，要认真研究沟通双方的相关情况、历史背景、性格特征，围绕沟通目标拟定沟通提纲，明确沟通重点、难点、切入点，做到有的放矢。2．营造沟通环境。“良言一句三冬暖，恶语伤人三春寒”，“一句能把人说笑，一句话也能把人说跳”等讲的就是沟通艺术。良好的环境是实现沟通目标的重要因素。审计人员要营造一种沟通者愿意说、主动讲、积极谈的宽松、和谐、融洽的环境氛围。根据不同的沟通目标，选择不同的环境。了解被审计单位的总体情况时，应选择在单位会议室；了解业务流程时，应选择在对方工作的场所；了解舞弊者的相关情况时，应选择在单独的会议室或小型房间。沟通人员视情况而定，原则上审计人员不少于两人参加沟通。《孙子兵法》去：“兵者，诡道也。故能示知不能，用而示之不用；近而示之远，远而示之近。”（《孙子兵法》）熟练运用兵法谋略，在沟通中往往产生神奇的效果。3．注意语言表达艺术。围绕实现沟通目标，在坚持文明沟通的前提下，应注意把握