文稿工作提前量里的门道.docx

文稿工作提前量里的门道 文稿工作提前量里的门道 好久不做梦了！ 今天一大早，我突然从梦中惊醒——做了个怪梦也是噩梦，梦境如下： 领导第二天早上要出席一个大学生英文演讲比赛，赛前要致辞，用汉语做，专门安排有翻译。致辞稿由我负责起草，头天晚上挺晚了才新鲜出炉。写完稿子，上床休息前，我先调好闹钟，保证自己睡醒之后，能赶在赛前把稿子送到领导手上。没想到，因为连日赶稿子，实在太疲倦了，闹钟根本闹不醒。等到醒过来，比赛已经开始了…… 这时候，我也被吓醒了。 俗话说：“日有所思，夜有所梦。”可这几天正是假期，我根本没思考赶稿子的问题啊！更何况，梦中的情形，应该是十几二十年前我还在高校工作时的事情。我离开学校、走进机关已经那么久了，怎么突然“梦回”了呢？而且这个梦，不仅有情节，还有细节，就像真的一样。 我这个人并不迷信，也不打算去找高人解梦。但转念一想，梦中的情形反映出的问题是写稿子、交稿子的提前量预得不足，这是“材料人”经常会遇到的事情。在“公文课”里，我多次提到过这类事情，但还没有专门就此讲一堂课。借着这个梦，那就补上一课吧！ 无论写材料还是做事情，都要打好提前量。提前量就是计划性、预见性，提前量就是主动权、安全阀。这一点，一般人都知道。但是，打好提前量，要旨在“前”，要害在“量”，要领在“好”，“好”的实质在于“度”的把握，这里面就大有学问、大有玄机、大有讲究了，并不是每个人都把握得好。所以，还是有一探究竟的必要。在我看来，“好”是个弹性区间，需要从以下3个方面把握好区分度。 第一，不同类型的文稿要有所区分 从工作节奏和写作时机的把握上，我们可以把机关文稿分为周期性文稿、常规性文稿、随机性文稿。 周期性文稿，指的是每隔一段时间往往要准备的文稿。这个周期可长可短，长则三五年，短则一年半载。比如，地方党委每隔5年要召开一次党代会进行换届，党代会报告的起草是换届准备工作的重头戏；各地每年要召开一次人大政协两会，各部门每年要召开一次年度工作会，哪个会要准备哪些稿子，都是有惯例的，也是可以“预则立”的。 常规性文稿，指的是日常工作中可以预见的文稿。比如，每年年初都要制定工作计划，年底都要撰写工作总结，重大活动、重要工作往往要制定专门方案。有经验的写手，什么时候该准备什么材料，心里都有一张任务书和时间表，无需领导下任务，自会“不待扬鞭自奋蹄”。 随机性文稿，则是根据工作需要，临时布置、即时安排起草的文稿，往往以急稿居多。 相对来说，前两类文稿的提前量比较容易“打”，“预”得也要足一些；越是大稿重稿，准备稿子需要投入的时间、精力以至人力、物力越多，需要打的提前量也越多。急稿虽急，但也未必一点儿可以灵活掌握的时间都没有，只不过相对于周期性文稿、常规性文稿的提前量以“月”“周”为单位来计算，急稿所打的提前量可能需要以“日”“时”来计算而已。 根据我的经历和经验，不同层级的机关单位，工作的覆盖面不一样，管理水平不一样，对文稿质量的要求也不一样。往往层级越高，文稿质量标准也越高，而且需要走的审核程序越复杂，相应地，起草文稿需要预的提前量也越大。特别是党代会和两会这类重要会议使用的“大报告”，除了要数易其稿，往往还要几上几下，广泛征求意见，反复修改完善，没有一两个月的提前量是不行的。 第二，办文的不同环节要有所区分 机关文稿的拟制，实际包含着起草、修改、审核等环节，制发“红头文件”还要经过签批、复核、登记、印制、核发，印发领导讲话稿可能还要根据录音、现场记录进行整理并重新报批。所以，不仅整个过程要打好提前量，每个环节也要打好提前量。这里，我着重聚焦起草、修改、审核3个基本环节，适当展开来谈一谈。 一要预够“写”的时间。有经验、有水平的写手，都能对自己写材料的速度和所需要的时间做出比较准确的预判。写材料的经验越丰富，水平越高，这种预判就越精准。尽管如此，我们写材料的时候，有很多影响因素是难以预见的。比如，身体突然不适，领导突然有新的想法，或者一篇稿子还没写完，又有新的任务叠加上来。所以，有经验的写手不会把提前量抠得很紧，一定会留有一些可以松动的时间，否则一旦出现不可预见的因素，就会使自己陷入被动。 二要预够“改”的时间。文章不厌来回改，无论改多少遍，都还有可以改进的空间。特别是放放再改，效果往往会更好。所以，在预提前量的时候，要把修改的时间、放放再改的时间计算在内。当然，“放”的时间可长可短，而机关文稿是有一定时效性的，不可能放得太久，一般以一两天为宜。 需要说明的是，无论写稿还是改稿，都是没有最好，只有更好，一个基本原则是先保完成、再求完美。在打提前量的时候，也要贯彻这一原则，先打“保完成”的提前量，在此基础上再留“求完美”的提前量。当二者确实无法兼顾的时候，重心应落在“保完成”上。这样，当完成的速度超过预期的时候，“前量”就可以自动转为“后量”。 三要预够“审”的时间。报审文稿，最有“智慧”的地方，在于把握“报”的时机。有经验的写手都知道，材料绝不是报得越早越快就越好。如果报得过早，别人主动，自己反倒被动了。个中玄机只可意会、不可言传，我就不挑明了。 很多单位特别是大机关，对文稿报审包括报审的时间都有明确规定。比如，需要上会研究的，要提前10天以上报审；需要呈送上级领导审定的，要提前5天以上报审。对提前量有明文规定的，我们准备稿子的时候，要尽可能在规定的提前量基础上，再往前适当提几天——这个几天又包含两部分时间：一部分是留给自己的，时间可以稍长一些，这是为了未雨绸缪，确保出现不可预见因素的时候，有相对充裕的时间去应对；另一部分是“送”给办文机构和有关领导的，以体现自己为他人着想，工作主动效率高，这部分时间有个一两天就够了。往上报送材料，尽量不要踩着点报、掐着时间送，一点儿余地都不留。 现实中，有的同志患有“拖延症”，什么事情都要拖到最后一刻、拖到不能再拖；也有的同志故意耍“小聪明”，觉得稿子交得晚一些，领导感到时间紧，就不会大改或是推倒重来。这样做，看起来自己有了更多的时间，但却挤占了领导审改稿子的时间，而且还有逼迫领导对你的稿子非用不可之嫌，不仅会陷自己于被动，还可能陷领导于更大的被动，可以说是有百害而无一利。我们写稿子，谁都希望“一稿过”，但“过”充其量是结果而不是效果，更不能作为目的和目标，真正的目的在于对领导有帮助、对工作有推动，必须是怎样有助于达到这个目的就怎样做。任何自以为是的“小聪明”都是要不得的，很有可能搬起石头砸自己的脚。 至于对文稿工作提前量没有明文规定的，领导下任务时往往会对交稿时间提出明确要求。这种情况，处理原则同上。如果领导没有提出明确的时限要求，总的来说动作要快，赶早不赶迟，以体现自己具有较强的执行力，这也是尊重领导的具体体现。但这个“快”，也绝不是越快越好。“过快”了，领导可能会觉得你是在敷衍了事，至少重视程度不高，没有认真对待，没有下足功夫。 当然，给领导准备材料，任何时候任何情况下都要打好提前量，早准备永远比晚准备好，让事等人总比让人等事好，前紧后松总比前松后紧好。无论任务多急、时间多紧，材料决不能迟报。否则，就像我梦见的情形一样，材料写得再好也没有用，弄不好还会酿成“事故”。 第三，对待不同的领导要有所区分 不同的领导有不同的性格，这在催稿子上也有所反映。有的领导是急性子，说好3天交稿，可能第二天就开始催了；有的领导是慢性子，不到非催不可的时候，不会催你交稿子；还有的领导比较较真，说什么时候要稿子就什么时候要。所以，为不同的领导提供文稿服务，要尽可能把握领导习惯、适应领导风格，不仅在写什么上有所区别，在提前量上也要有所区别，做到因人而异、一人一策。越是急性子的领导，提前量要预得越多，尽可能不要让领导催稿子，而是主动送稿子，想领导所想，急领导所急。 还需注意的是，提前量是个“预备量”，就像保险绳一样，目的是有备无患，不是说非要尽“量”使用。如果预了3天的提前量，最终只提前了2天，这也比不提前要好。当然，出现这种情况，我们要认真总结反思，看是不是存在提前量预得不合理的现象。很多时候，提前量是变量不是常量，没有绝对值、固定值，只有相对值、经验值，需要在不断积累经验中才能打得更好。 《菜根谭》里说：“文章做到极处，无有他奇，只是恰好。”从文稿工作的角度看，这个“恰好”，也包括提前量打得恰到好处。怎样是恰到好处？就是不多不少刚刚好。这个“好”，是个主观与客观相统一、对事与对人相统一的评价，并没有统一标准。从根本上说，既能给文稿用户以方便，又有利于文稿发挥作用、推动工作，就是真的好。