怎样当好办公室主任？.docx

怎样当好办公室主任？ 怎样当好办公室主任？ 主任无大小，同是办公室主任，不同部门的办公室主任，是有着天壤之别的。以县一级为例，县直部门的办公室主任，实际上就是办事人员，一般都没有级别。但是县委办、政府办的办公室主任，就是领导级别，与县直部门的办公室主任完全是两个概念。领导该怎么做才是最好，这不是我们能讨论清楚的。我结合个人工作，以县直部门的办公室主任为例，谈一谈办公室主任的应具备哪些能力素质。 一、具备过硬的业务素质 一是文字处理能力。简单地说就是要会写材料，不管大小、不管类型，只要有要求，你就要能写出来。常用的方案、计划、总结、通知、述职报告、经验材料、对照检查材料、整改落实报告、领导讲话，这些都要会写，而且要有一定的章法。也就是对每种材料大概怎么写，要做到心中有数，一旦领导安排或者工作需要，要能及时拿得出来。 当然，这需要有一个慢慢积累的过程。还记得在以前单位，每个月都要上台分享发言，看着其他处室同事写的材料真是高大上，而自己每次都要提前好几天准备，憋出来的自己都看不下去。后来转业换单位，我就一个条件，不从事办公室工作。但是天不遂人愿，三年前我还是被调到了办公室工作。 面对现实，我只有光脚上阵，不会就学就抄。我对自己立下一个规矩，就是所有的材料，不管大小，不管重要不重要，我都坚持一字一字的自己写出来，哪怕是抄别人的，我也要换个自己的说法。当时有领导和同事，说我这样太笨了，要多借鉴，有些不重要的没必要一字一字的写，抄一抄，用一用之前的就行了。但我还是坚持自己的规矩，这样熬过了一年后，在材料上进步还是很明显的。后来慢慢揣摩，向行家请教，现在对基本的材料都能应付过去，虽说谈不上什么质量，但是应付工作已经没有问题，我自己也是很满足了。 当然，这其中少不了坚持学习，学习政策法规、上级文件、上级精神，只有把这些掌握消化，变成自己的东西，在写材料的时候才能切中要害，有的放矢，真正发挥以文辅政的作用。 二是业务工作能力。办公室工作很繁杂，除了业务工作，其余的工作基本都落脚在办公室。比如党建、党风廉政建设、意识形态、文明创建、综治、档案、财务、人事等等，这些是又多又杂。虽然这些工作会分配不同的具体工作人员，但是作为办公室主任，必须对每项工作的要求、流程、重点都聊熟于胸。作为办公室主任，对这些工作要起到把关、督促的作用。如果对这些工作都不了解，对基本业务不熟悉，那怎么来把关和督促呢？ 业务能力提升，最简单的办法就是从事具体工作，只有这样才能真正了解这项工作，具备承担这项工作的能力。我到办公室工作的这几年，由于办公室人员少，除了人事和财务，其余的工作都负责过。从年初谋划到年终考核，都至少经历过一遍。也正是这些经历，让我现在对办公室的工作基本都能承担得起来。 三是常用技能技巧。比如，文档的排版，文件的制作，打印机、传真机的使用，简单的电脑和网络故障处理等。这些看似非常不起眼的技能技巧，你掌握了觉得没有什么，但是不掌握，就会在关键时刻让你很难受。 比如文档的排版，一般单位都会有打印室，由打印室来排版，制作文件，但是不可能事事都由打印室来给你排版打印呀。记得有一次晚上，一个科室有个专业上的紧急情况，需要送给县领导。但是他们平时不重视文件排版，结果就按照自己的习惯直接打印出来，送给了县领导的秘书。领导秘书看后委婉地说，这样的排版不是很美观，如果这样送去怕领导不高兴。没办法，他们又给我打电话，我过来给他们按照正式文件要求排版后，他们才再次送过去。有很多未从事过办公室工作的同志，是非常不注意这方面的细节的。文件排版看似是小事，却可以影响一个单位的对外形象。作为办公室主任，在这方面要有绝对的把关能力。 当然其他的常用技能，只有自己掌握了，在遇到具体问题时，才不至于举手无措。要知道事事求人，真不如事事求己。 二、具备较强的协调能力 都说办公室是一个单位的中枢，所有的人员和科室都要围着办公室转。那办公室主任就是这个中枢的中心，只有具备了较强的协调能力，才能保证单位运转的顺畅。 一是上传下达。这个看似很简单的工作，要做好真是不容易。比如今天上级来了一个会议通知，需要单位领导第二天下午去参加一个会议，那你该怎么通知呢？有人可能收到通知以后，就直接送给领导或者给领导电话通知一下就了事。但是领导的事多，有时候时间一长可能就忘记了。细心的人就会在收到通知后，第一时间先向领导汇报，好让领导对明天的工作有计划地安排。然后在第二天中午要下班的时候，再次给领导提醒，下午要开会，以免领导因事忘记，造成误会或迟到。 再比如，收到一份文件要求两个月后上报单位落实情况，文件送给具体办理人员后，有可能时间一长办理人员就忘记了。细心的人就会在收到文件后，将什么时间需要报送情况登记起来，到上报情况的前几天，就会提醒一下办理人员，需要什么时间上报情况，这样就不会误事。 二是左右沟通。就是要居中协调，加强信息传输，实现信息共享，消除信息壁垒。比如某个科室需要组织一次下级单位的业务培训会，向办公室申报以后，办公室就应该征询申报科室意见后，及时征求其他科室意见，有没有需要举办类似培训会的。如果有，单位就可以统筹开展，避免造成多次组织，给基层增加负担。 再比如，某科室有一项工作，需要另外一个科室协助配合。一般来讲办公室在签约文件的时候，就会明确下来。但有时候事先没有预料到，在工作进行中发现需要另外一个科室配合一下。那么办公室就要及时出面，向另外一个科室讲明原由，安排工作，明确责任，确保工作能顺利进行。 三是化解矛盾。根据以往的经验，主要涉及领导之间。有时候领导之间，会对某些工作意见不一致，但是又没有到当面讨论的时候。这时候，办公室，尤其是办公室主任就要灵活处理，两边汇报请示，从中传话，尽力化解。 记得有一次主要领导和分管领导，为谁签署一份协议的问题，两个都说需要对方签。我作为办事人员在中间被推来推去，不知道怎么办才好。最后我就咨询了律师，分别向两位领导进行了汇报。如果是法人，就需要主要领导签；如果未明确为法人，在班子会议定后，可以由分管领导签。为此领导在班子会上，就签署合同协议的事项进行了明确，避免了领导之间的矛盾。 三、具备强大的心理素质 办公室一直都是单位的是非之地，因为办公室要服务单位的一切工作，因此不可能做到尽善尽美，让每个人都满意。当有的事情不如大家的意，有的做法没有达到大家的预期的时候，就会出现各种意见和矛盾。面对这些矛盾和意见，作为办公室主任，首先要受着，还不能反驳。这也是为什么现在大家都不愿意从事办公室工作的一个重要原因。作为办公室主任，就要有强大的心里承受能力，否则就会工作的非常痛苦。 主要是要能承受各方面真实或不真实的批评意见。 这几年我是深有体会。我们办公室一直只有三个人，一个老同志，我到办公室的时候她只有不到3年就要退休了，一个聘请的同志，但是聘请的人员一直在换，三年换了三个。面对这种情况，这几年来，平时在安排工作的时候，老同志主要是完成本职工作，基本没有安排额外的工作。聘请的人员，由于一直在换，都是新手，一般都是安排一些简单直接的工作。因此，我自己也要承担很多业务工作，说实话也经常是忙得灰头土脸的。 但是在有的同志看来，这样子就是非常大的问题。主要是我统筹能力差，办公室工作没有安排好，认为一个办公室主任应该是只管大局，不应做具体的事；对办公室人员没有用好，对年轻同志培养也不够，使他们进步很慢；同时，基于上述原因，导致办公室工作职能没有发挥好。这几名同志很执着，每年都在组织生活会、年终总结会上给我提相同的意见。 听到这些意见，我是心里有苦但口中难言，感觉是人吃了苦但是戏唱得不好看。因为办公室情况摆在这，老同志要退休了，能完成本职工作已经很不错了。一个年轻的同志还总是换来换去，刚教会一点又走了。而且有些工作一开始就交给年轻的同志，也确实是为难了他，还完成不好。但是办公室的工作还是需要继续呀，我就只有自己多做一点。 而且这些同志这样一说，感觉就是办公室的工作多是我做了，而其他的同志就像在玩一样，这让办公室其余的同志心里也很不好受。事实上，他们也很辛苦，只不过平时做的事大家都没有看到。所以听到这样的意见，我反驳也不是，不反驳也不是，让我开始一段时间真的很痛苦。我也多次找到领导，说自己确实能力有限，不想再从事办公室工作。但是领导都没有答应，就这样一直到现在。 后来，我慢慢也就习惯了，我想只要我无愧于内心，无论他们怎么评价我都不要紧。这只是其中的一件事，实际工作中要面临的还有很多。比如说有时候做会议记录，现场发言比较乱，我们会记到个人笔记本上，会后再整理。这时候就有人会提建议，说会议记录完全可以当场记录，没必要会后整理，这样不是无形浪费时间吗？同时还上升到一个高度，说办公室的工作方式方法不好。诸如此类，因此作为办公室主任，有一个强大的心里素质真的很重要，关键是要能承受的住负面的评价和说辞。 四、具备吃苦的奉献精神 一是要经常加班。加班是常态，不加班是例外，这是办公室人员自己的总结办公室工作状态。像两办的经常是没有周末没有假期没有下班的概念，我经常在工作群中看到他们在晚上10点多、周末休息的时候还在发通知。 县直部门还稍微好一点，但也要经常加班。比如年底考核的时候，主要任务都在办公室，其他科室的人员是不愿帮忙的。这时候要写材料，要整理考核资料，要准备考核现场，基本上那一段时间也没有周末没有下班的概念。因为考核涉及每个人的年终奖金，办公室不敢怠慢。 再比如，有时候上面安排工作很急，要结果也很急。有时候甚至下午或者晚上安排第二天就要结果，周末安排下周一就要结果。面对这样的工作，作为办公室主任，只有自觉地到办公室加班，不然就算是在家休息，心里也不踏实。 二是要经常费脑。因为办公室主任需要考虑的事情很多，哪一件都错不得，再加上还有众多材料需要起草，因此真的是一个非常费脑的工作。 我一个人有工作群50多个，长期活跃的有20多个。现在大家都形成了习惯，有什么工作都在工作群里布置。无论是上班还是下班，我就一直把手机拿在手里，一有消息就要及时看一下，就生怕错过了什么重要通知。还有些工作，需要每天汇报情况，节假日也不例外。这样的看起来是小事，但是非常牵扯一个人的精力，真正能放松安心过一个周末的时候很少很少。 都说写材料的人头发白得快，掉得快。我们这县委办研究室的几位笔杆子，真的头发全都白了，但年龄都在40左右，和他们同龄的人相比真的是看起来老很多。到办公室后的有一段时间，办公室只有我和另外一名同志，那时候真的很忙，加上家里事情也多。那段时间，我经常下楼都不记得车停在什么地方，有时候想好久才能想起来。不过这也可能是我自己能力欠缺导致的，但我想与办公室事多费脑应该也还是有一定的关系^-^ 三是要以私济公。作为办公室主任，在日常工作中，经常会有临时需要垫钱办事的时候。而这种时候，因为很突然，有些钱花的也不正规，但又不得不花，就只有自己掏腰包。 总之，要做好办公室主任，既要自身能力素质过硬，也要心理素质强大，还需要能吃苦愿奉献。 都说办公室主任是单位培养的重点对象，我倒在提拔重用上没有什么奢求。只希望我们从事办公室工作的同志，在把工作做好的同时，能拥有一个健康的身体和心理。虽然办公室对单位重要，但是你对家人更重要。只有身体好心情好，才能给家人带来真正幸福美好的生活。