2023年信用评级档案管理制度.docx

信用评级档案管理制度 （试行） 第一章总那么 第一条为标准信用评级档案管理工作，充分发挥档案在公司信用评级工作中的作用，做好信用评级的信息管理和信息保密工作，为企业信用数据库建立和开展提供有效根底，根据中华人民共和国档案法和企业档案管理方法，结合本公司实际情况，特制定本方法。 第二条信用评级档案管理的主导责任部门是公司综合部。综合部应当催促和监督业务部门按规定程序和标准，标准日常操作过程中的资料信息建档工作，指导和检查业务部门和人员的资料信息归档工作。 第三条公司设立专门的档案存放、保管场所和设施；综合部配备专人管理档案，确保档案的平安。 第四条公司信用评级部门和人员是信用评级档案管理的第一资料信息提供者和保密者，应当严格执行信用评级资料信息的采集、整理、移交、使用、补充、保密的规定，并在评级过程中将获得的任何评级资料先办理资料归档记录手续，然后再办理档案使用记录手续使用评级资料。 第五条公司全体人员有协助采集或补充完善信用评级资料信息、资料归档的义务和资料保护责任。在评级过程中任何人随时采集或者收到或者获得相关评级资料时，都必须及时办理资料归档记录手续，将资料移交综合部。 第二章信用评级的建档范围 第六条信用评级资料按照评级程序确定建档范围。 第七条信用评级合同档案资料，包括但不限于评级委托协议等合同类资料。 第八条信用评级对象信息档案资料，包括但不限于： （一）评级对象填写的信用评级资料报告书； （二）评级对象提供的原始资料； （三）评级对象签署的信用评价初评结果反响意见函； （四）评级小组查询的评级对象的信用监管记录。至少应当有XX省信用中心“信用浙江〞网的信用提示记录； （五）评级小组采集的受评对象的信用相关信息资料； （六）评级小组所作的尽职调查方案、提纲和记录等。 第九条信用评级分析信息档案资料，包括但不限于： （一）评级小组的信用评级报告； （二）评级小组的信用评级测算与分析结果； （三）信用报告审核单； （四）相关的信用评级评审资料等。 第十条信用评级发布信息档案资料，包括但不限于： （一）信用等级通知书； （二）信用等级证书； （三）评级结果公示资料； （四）评级结果公告资料等。 第十一条信用跟踪评级信息档案资料，包括但不限于： （一）跟踪期间的补充资料； （二）跟踪评级报告等。 第十二条涉及信用评级的其他具有利用和保存价值的资料信息。 第十三条建立档案的资料信息介质包括： （一）纸质资料； （二）电子（包括光盘、移动硬盘）资料； （三）音像资料； （四）其他可以收集存放的介质资料等。 第三章建档分类和编号 第十四条信用评级档案分为评级工作档案和评级对象档案两大类 第十五条评级工作档案包括以下信息资料： （一）信用评级和信用效劳的收文和发文；按照公司文件档案管理的规定执行档案管理，不列入评级档案管理范围； （二）信用评级和信用效劳的外部会议、培训、交流等活动的资料，按照公司工作档案管理的规定执行，不列入评级档案管理范围。 （三）公司内部的评审会议资料以及与评审会议相关的资料作为评级工作档案，按照会议届次单独建册立卷 （四）评级合同作为工作档案，按照季度单独建册立卷后移交公司财务部。 第十六条评级对象档案 （一）评级对象档案由本制度第八条至第十二条的资料范围组成。 （二）评级对象档案是评级档案的重要和根本档案，按照评级对象分别立卷，一企一卷。 （三）评级对象明确指示为商业机密的信息资料须另行单独立卷。 第十七条评级对象档案的编号由总号和序号组成 （一）总号，按照公司评级业务的顺序进行累计编号，以其位阿拉伯数字表示，从第0000001号开始编制；表示档案和评级业务的延续数量 （二）序号，由公司代号加年度顺序号编列，表示当年档案和评级业务的数量。 1.公司代号为hxp； 2.年度顺序号由当年年号加当年顺序号码组成，如202223001； 3.评级对象档案的完整编号格式如：“hxp202223001〞； 4.续评（同一评级对象进行第二次、第三次等等评级）的档案，应当在该档案总号后缀评级的次数。如某企业进行第二次评级，其总号格式为第0000036-2，表示该评级档案为第36个评级业务，该企业是第2次评级。 第十八条档案编号置于档案卷册封面的右上方和卷宗外部的侧立面。 第四章建档的根本规定 第十九条评级小组应当在信用评级报告（建议稿）完成后的十个工作内做好评级资料整理，编制资料目录，并将整理完成的纸质和电子版资料交由综合部准备建档 第二十条综合部的建档责任是： （一）收到评级小组移交的资料，在五个工作日内完成评级对象档案的立卷装订和目录汇总； （二）在评审会议完成的五个工作日内，完成评审资料的建档； （三）在评级结果公告后的五个工作日内，完成发布资料的建档。 第二十一条评级对象档案除纸质建档外，同时将相应的电子版档案按一企一卷的原那么建档，与纸质档案别离保存； 第二十二条电子版档案一式二份，一份由综合部保管；一份由公司档案库保管；必要时应当刻录为光盘备份保存。 第二十三条档案立卷的卷内目录（每卷档案的内容目录）应当复印一式二份，一份存于档案库备阅；一份交公司备查。 第二十四条跟踪评级的资料单独建档，建档程序和方法与上述规定相同。 第五章档案的使用维护 第二十五条信用评级档案长期保管。 第三十六条信用评级档案一般在公司内部现场使用，须借离公司使用时，由公司领导批准。 第三十七条属于商业机密单独立卷的档案，须经公司领导批准方可查阅。 第三十八条档案借阅者不得涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁档案，如发现档案损失或污染时，应及时上报并追查。 第三十九条综合部每年对档案进行一次检查。 （一）做好档案存放设施的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等维护； （二）对破损和褪色的材料进行修补和复制。 第六章附那么 第三十条公司逐步完善档案信息化管理系统，提高管理效率。 第三十一条本方法经总经理批准颁行，由综合部解释。 第二篇：信用档案管理制度信用档案管理制度 1.目的 为了标准公司信用档案管理工作，保证档案的完整性、平安性及保密性，并通过提供档案信息为公司运营效劳，特制定本制度。 2.适用范围 本方法适用于公司所有的信用档案。 3.职责 信用管理小组负责信用档案管理。 4.管理制度 4.1公司档案实行二级管理，一级管理是指公司档案室的统筹管理：由专职档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，建立公司档案台账（电子档），建立 年度归档台账，做到帐物相符；对存档的各类证书在接近证书有效期一个月前应通知相关负责人；监督指导各部门档案的管理工作；二级管理是指各部门自己形成的，反映本部门职能活动的文件资料的管理工作：兼职档案管理员负责整理、编目本部门记录表单、执行文件、业务往来资料等，部门负责人为本部门档案管理工作第一责任人。 4.2档案归档 4.2.1归档范围。但凡能反映公司各项业务活动的具有查考利用价值的文件、声像、报表等均属归档范围，均应及时归档。公司档案分为13大类，详见附录公司档案分类目录，各部门文件归档范围可参照档案类别执行。 4.2.2归档要求。档案必须具有真实性，所有资料应为原件，原件用于报批不能归档或其它不可抗原因无法提供的，档案室保存复印件；档案应具有价值性；档案应具有完整性，每个案卷力求资料齐全；档案应便于利用，防止杂乱无章，做到分类、分目清晰，方便查询。 4.2.3除部门业务执行的记录表单外，各部门以公司名义发出的函件、处理的业务往来等，当工作一结束，应将所有的相关原始资料送至档案室进行归档，任何部门或个人不得为自己使用方便，将重要档案隐留不交或擅自留存。 4.2.4各部门兼职档案管理员每月5号前应将本部门上月的执行记录整理成册，存放于本部门资料室。一般记录资料保存期限为3年，各部门根据需要需长期保存的记录文件应每年移交公司档案室保存（如ma产品生产过程中各种记录资料）。 4.2.5各部门兼职档案管理员应在每月5号前将本部门的存件明细电子档发档案室备案。各部门电子记录应分门别类，实物件存放于资料室相应标识类别的档案盒或档案袋中，确保资料类别、资料存放位置、电子台账目录协调一致。 4.2.6技术部、质量部、生产部、采购部重要业务资料（如合同）应最少每年移交一次档案室；销售业务资料应根据资料的性质和部门需要，最少每两年移交一次档案室；财务、人事业务资料应根据资料的性质和部门需要，最少每三年移交一次档案室；各部门必须保存的尽量留复印件，原件交档案室统一保存。 4.2.7如归档的为数字化档案，文字材料统一采用pdf格式，图纸采用cad的dwg格式，文字扫描分辨率不小于200，图纸不小于300，并且数字化档案应以文件内容或主要文件命名并标识归档日期。 4.2.8技术研发资料由技术部负责人每月进行硬盘备份并于每月5号前归档到公司档案室，由档案管理员存放于档案室保险柜内。 4.3档案借阅 4.3.1因工作需要借阅文件时，应填写文件借阅审批表，经部门负责人审核，综合部负责人批准后，在档案管理员处借阅，借阅人应在一周内归还文件，原版文件一律不外借。假设特殊需要需将原版文件借出，应由副总经理或总经理批准后执行。 4.3.2档案属于公司秘密，借阅档案者必须妥善保管，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，因保管不慎丧失时，要及时追查，归还时保证档案材料完整无损，否那么，追究当事人责任。 4.4档案保管与销毁 4.4.1公司设有档案室，各部门配有资料室及存放档案的箱柜，具备防火、防潮、防虫、防盗等平安整洁条件。档案资料室是保管档案的机要重地，非档案管理人员不得随意进入库房。 4.4.2各部门归存到档案室的档案，档案管理员根据档案类别建立电子台账，实物件存放于档案室相应标识类别的档案柜中，确保档案类别、档案存放位置、计算机台账目录协调一致，以便于查找使用。 4.4.3各部门记录文件以便于追溯为原那么，做到分类清晰、放置有序，便于查阅。应统一使用公司申购的档案盒或档案袋进行标准化整理：在档案盒脊处或档案袋封面左上角用标签备注档号、归存年月、文件名称、保管期限等，并附文件整理说明及清单一同放入每个档案盒或档案袋中最尾处，需长期保存的记录文件应使用档案盒归存。 4.4.4档案管理员根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，需销毁的档案编造销毁清册，填写文件删除/销毁申请表经公司领导及有关人员会审批准后销毁，销毁的档案清单由档案室永久保存。 4.4.5各部门记录文件的销毁，由部门档案管理员编造销毁清册，填写记录销毁申请表，经部门负责人审核，副总经理或总经理批准后给予销毁。