基于财务共享服务中心的新型财务内控体系建设策略_李雨蓉.pdf

7878投资与创业Investment and EntrepreneurshipApr.2023Vol.34,No.72023 年 4 月第 34 卷第 7 期基于财务共享服务中心的新型财务内控体系建设策略李雨蓉（南京航空航天大学金城学院，江苏 南京 211156）摘 要：与传统模式相比，基于财务共享服务中心的新型财务管理体系可以打破时空障碍，提高财务管理效率，并能为企业探索和创新业财融合管理工作提供支持。但以财务共享服务中心为基础的新型财务管理体系中包含大量新技术，且该体系的运行需要对原财务管理流程进行调整，这可能会给财务管理工作制造新的风险，企业应针对性地调整财务内控策略，以规避或控制新的财务风险。本文主要探讨财务共享改革对企业财务内控工作的影响，提出有效利用财务共享中心资源、优化组织结构、调整内控规范与方案、加强信息安全管理等建议，为企业开展配套内控改革提供参考。关键词：财务共享服务中心；财务风险；内部控制；信息安全财务共享服务中心是企业财务共享改革后的财务管理组织，既是财务人员的工作空间，也是新财务工作的载体，财务共享服务是其核心所在。财务共享服务是新型的企业财务管理模式，通过该服务，企业可将内部所有基础财务管理工作及部分与之相关的工作集中起来，建立更为统一的财务信息标准和管理标准，整合后的标准化信息更便于在企业内各职能部门间共享。虽然财务共享服务模式有诸多优势，但其会在一定程度上改变企业财务管理体系，给企业带来新的财务风险和管理风险，因此，企业应当结合财务共享服务模式的特点建立新型财务内控体系，以便有效预防和控制相应风险。一、财务共享服务中心的功能与价值财务共享服务中心能够聚合财务管理领域的各类职权和工作流程，将散在企业分支机构中的会计业务和多数财务工作集中到财务共享服务中心进行统一处理，由此提高财务管理的统一性、规范性。这种管理模式通常适用于分支机构较多、跨区域经营的一般企业或集团性企业，对于规模偏小的企业而言适用性并不高。财务共享服务中心本质上不改变基础财务工作内容和会计工作准则，只对跨级别的协同性工作进行优化，主要通过标准化、网络化和智能化来提高财务工作效率和质量，其中，标准化是将企业内部财务管理标准进行统一，所有部门采用同一套标准处理会计凭证和信息，可以有效控制核算不准确等风险；网络化是指将大部分财务管理中的互动性流程（如提交凭证材料、申请与审核等）置入网络信息系统中，提高财务管理的运行效率和响应效率；智能化是指以自动化数据采集、自动处理部分会计实务、自动分析和智能提醒等功能来提高财务管理的总体效率1。二、企业财务共享改革对财务内控工作的影响（一）财务工作组织结构变化对财务内控工作的影响在财务共享改革过程中，企业需要对原有的财务管理组织结构进行调整，这可能会制造新的财务管理风险。其一，在财务共享改革后，企业应将原本分散在各分支机构的财务工作人员重新整合，人力资源部门根据新的财务管理制度和管理内容等重新分配岗位和人员，如果前期的岗位责任分配不明确、不稳定，就会对财务管理工作造成影响。例如，部分责任未明确到人、关键管理环节无法顺利进行，进而影响企业财务工作的效率。其二，在财务共享改革后，企业会面临裁撤部分财务人员或组织财务人员转岗的情况，仍在财务体系内工作的员工需要适应新环境、新岗位。受此影响，企业不能直接将原财务工作人员直接分配到新的岗位上，而要根据新的岗位需求开展专项培训，或招聘新的人才。新成立的财务工作小组内部成员需要一作者简介：李雨蓉（1995），女，江苏徐州人，硕士，中级讲师。研究方向：财务管理。79财会论坛段时间适应新工作、新环境，小组内部在适应和磨合的过程中可能出现工作协同不佳、对接不顺畅等问题，进而对财务管理工作产生不利影响。（二）财务工作流程变化对财务内控工作的影响财务共享服务模式并不会改变基础财务工作内容和方法，但会改变部分跨级别的财务管理工作流程，财务管理人员在对新工作流程不熟悉的情况下可能会出现工作失误，如部分（内部核对与检查）业务环节缺漏，也有可能出现财务人员利用流程漏洞牟取私利等风险，因此，内控部门应针对工作流程变化科学调整内控工作思路。其一，任何业务流程的变更过程都会存在一定风险。企业在建成财务共享服务中心后需要同步调整财务管理的部分流程，但部分流程的调整可能未充分考虑企业实际情况、财务管理的实际要求，导致新流程运行效果欠佳，引发财务风险或内控风险，对企业发展造成阻碍。其二，财务共享改革后，新业务流程本身存在一定风险。在企业建成财务共享服务中心后，会出现服务中心承揽绝大多数管理责任的情况2，分支机构内的基层财务部门人员可能出现责任意识下滑、工作资源缺失等问题，这可能会导致财务管理质量下降。例如，在服务中心建成后，部分原始会计凭证采集和审核工作转至线上，在引入新的信息化审核技术前，远程凭证采集和审核可能无法完全确定凭证的真实性、完整性，进而出现财务风险。（三）财务信息共享及信息系统本身的变化对财务内控工作的影响财务共享服务中心的一大特色就是基于信息化技术建设的一体化财务管理系统和信息共享体系，这使财务部门可以为企业其他部门提供更多支持，但也会带来一些新的信息安全风险。其一，财务信息共享本身存在一定风险。企业在建成财务共享服务中心后，通常会进一步推进财务会计和管理会计分离与专业化建设，同时推进业财融合，以提高企业业务发展相关决策质量。这需要财务部门从其他部门使用的业务管理信息系统中获取部分财务信息，并按上级管理者要求向其他部门共享财务信息甚至原始数据，这种信息共享虽然有利于推进业财融合，但是可能导致信息失真，或同一条信息出现多个不同版本，这都会对会计核算等工作造成一定阻碍。其二，财务管理的全面信息化带来风险。财务共享服务中心通常运行在互联网中而非企业内部网络中，这就意味着财务共享中心中运行的系统遭遇网络攻击、外部窃取和破坏的潜在风险更高，因此，需要内控部门加强对财务中心信息安全风险的控制。三、基于财务共享服务中心的财务内控体系建设策略（一）运用新型管理工具和信息资源提升内控效能财务共享改革本身能够为企业财务内控提供支持，财务内控需要将财务共享中心的信息资源、技术条件应用到内控工作中，先行构建更高效、更全面的内控体系。企业财务内控部门可优先利用财务共享中心的以下三类资源。其一，运用服务中心的信息采集、信息整合、远程管理等技术，对财务管理职能落实情况进行监督。在传统财务管理体系中，责任监督、会计稽核等基础内控工作的效率偏低，内控人员需要到基层部门进行检查，这种监督检查的效率相对偏低。在企业建成财务共享服务中心后，财务内控部门可对整合后的信息资源开展监督检查，提高自身识别和提前控制财务风险的能力。其二，利用服务中心的系统软件、技术工具等对财务内控工作中采集的数据进行深层次分析，识别潜在的财务风险。在企业建成财务共享服务中心后，财务内控部门可利用服务中心系统的大数据资源、大数据挖掘技术等对财务数据进行深入分析，这有利于发现潜在的财务风险，提高内控工作质量。其三，利用财务共享服务中心的高效沟通平台，开展动态化财务内控工作。传统财务内控工作在发现问题后解决问题的耗时较长，其主要原因在于事后处理流程较长。在财务共享服务模式下，财务管理工作向服务中心集中，内控部门在发现问题后可直接对服务中心的部门、责任人提出处理意见3；如果需要企业分支机构财务管理或业务管理部门整改，也可直接通过财务共享服务中心下达指令，从而提高内控决策的落实效率。（二）优化财务工作组织结构与人才队伍针对在企业建成财务共享服务中心后组织结构调整和人才发展不及时引发的财务风险问题，内控部门应在财务共享中心服务改革后及时与财务部门、人力资源部门合作，对财务管理组织结构和人才队伍进行优化，规避相应风险。其一，内控部门应要求财务部门做好组织结构调整工作。重点做好新旧职能对照，在设计新组织结80财会论坛构时应反复检查是否出现职能缺漏、责任不清晰等问题。服务中心管理部门应及时收回企业分支机构财务部门的部分权限，从而便于内控部门对财务管理相关责任部门进行监督。其二，内控部门应要求财务部门及时组织内部培训和教育，使财务管理人员及时适应新环境、掌握新技术、了解新的工作内容和工作方法。财务部门管理者应关注财务共享领域的成熟理论和方法，向财务管理人员说明新工作流程，开展新工作方法的培训，提高财务管理人员的业务能力，保障新管理制度和流程稳定、高效地运行。（三）基于新财务管理流程调整内控工作规范和内控方案在企业建成财务共享服务中心后，财务内控部门应针对新的财务管理模式、体系、流程等对原有内控工作规范和工作方案进行优化，以有效规避财务管理流程调整后可能出现的新型财务问题。其一，内控部门应要求财务部门细化财务管理流程，并严格落实新的财务工作规范。财务部门在对财务管理流程、管理规范进行重新设计后，应将设计方案交予财务内控部门进行审核，保证流程和规范不存在缺漏、模糊的情况，使之能够准确指导财务共享服务中心的各项工作。其二，内控部门应针对财务共享改革期间和改革后运行期间的典型问题设计新的内控规范和方案。首先是建立分层内控规范，将多数内控工作资源投到对财务共享服务中心的监督上，重点围绕新型财务管理模式分析财务运行状况、识别财务风险和财务管理风险、制定应对和处理策略，同时，向基层分支机构财务部门分配一定的监督资源，重点监督和审核会计数据、业务信息及其他信息源的真实性和有效性。其次是针对财务共享服务特征增加内控工作内容，重点是对会计凭证、收付款、对账的审核方案进行调整，由于基于财务共享服务中心的会计凭证传递方式、收费款流程、对账方式与传统财务管理模式有一定差异，财务内控部门可选择将凭证审核前移、要求基层部门完善收付款事项说明、禁止财务共享服务中心对账人员以“容差钩稽”等方式处理对账业务等方式来规避财务共享改革后的新型财务管理问题4。（四）优选财务共享模式并加强信息安全管理信息技术是财务共享服务中心的核心特色之一，其为财务管理提供了较大便利，也使财务管理产生了一定风险，财务内控部门应正视此类问题，在充分利用信息技术的前提下有效控制其带来的安全风险。其一，内控部门应要求财务共享中心对信息共享内容、对象等进行一定限制，避免其对企业财务运行造成风险。首先，应要求技术部门做好数据一致性管理，业务管理系统和财务管理系统的数据标准应统一5，存在多版本记录时应同时保存记录变更时间。其次，技术部门应针对信息共享和网络环境下可能出现的各类信息风险做好权限管理以及配套的信息安全管理，向业务部门等基层部门开放的数据应以分析结果和决策建议为主，且需要在授权下访问，如业务部门等基层部门需要访问原始数据，则需要向内控部门或财务部门提交申请，确认后方可共享财务信息。再次，引入去中心化共享网络，即在企业财务管理系统、业务管理系统的应用服务器间分别保存关联数据，避免将所有业财融合分析数据集中存于一处，以此保证数据安全。上述策略旨在保护企业财务信息安全，避免其泄露，从而保护企业财务信息和商业机密。其二，内控部门可借助财务共享服务中心的技术条件对内部控制手段进行创新。例如，依托财务共享中心动态跟踪采集企业资产流动、商品销售、现金流变动、财务报表更新等信息，利用系统中的大数据分析等功能建设专门用于识别企业资产风险、财务风险要素的智能监控模块，由系统自动识别并向内控部门提醒企业存在的潜在财务风险，使内控部门可在事前做好风险评估和应对准备。四、结语企业建设财务共享服务中心能够为财务内控工作创造新的条件、提供新的方法，但是会带来新的问题。鉴于此，企业财务内控部门应充分利用财务共享服务中心的资源和技术，做好对财务管理体系中人的控制、制度的控制、信息安全的控制，以此提高内控工作质量。参考文献1 刘明威.企业内控体系在财务共享模式下的优化研究：以 H公司为例 J.租售情报,2022(9):79-81.2 宋红.内控视角下国企改革中的财务管理问题研究 J.企业改革与管理,2021(13):170-171.3 王卓芃.财务共享服务中心内控体系特点及设计建议 J.财务与会计,2022(10):83-84.4 蒋盛煌.基