基于数据资产管理的企业档案数字化转型_王昱.pdf

档案信息化 ARCHIVES INFORMATION-119-基于数据资产管理的企业档案数字化转型*王昱（国电电力发展股份有限公司 北京 100020）摘 要：近些年随着数字经济的快速发展，数字产业化和产业数字化已成为新时代的经济新常态。自数据被国家正式列为“土地、劳动力、资本、技术”后的第五种生产要素，其成为企业各项经营活动的主要驱动力和核心资产之一。该业态背景下，本文基于数据资产管理的相关理念对企业档案的数字化转型展开分析。在分析相关概念和内容之后，本文肯定了企业方案数字化转型已有的发展成就并提出其目前在资源、安全性、业务流程、信息共享等方面存在的问题，并针对性地提出加快完善档案资源体系、平台体系和管理体系的建议。关键词：数据资产；资产管理；企业档案；数字化中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编码：1005-9652(2022)04-0119-0080 引言2020 年 4 月 10 日，中共中央国务院关于构建更加完善的要素市场化配置体制机制的意见作为中央第一份关于要素市场化配置的文件提出，数据被国家正式列为“土地、劳动力、资本、技术”后的第五种生产要素，成为企业各项经营活动的主要驱动力和核心资产之一。自 2017 年政府工作报告首次写入“数字经济”，至 2022 年其经济规模已然从 27 万亿元增长至超 45 万亿元，可见，我国数字经济正在蓬勃发展。1数字化转型已然成为时代趋势，企业亟需加快数字化转型的步伐，以期在数字时代不断增强核心优势。企业档案工作作为企业生产经营管理活动的基础性工作，恰逢新时代，新机遇，新挑战，企业要把握主动以实现档案工作数字化转型，也要勇于革新将数据资产管理理念融入到档案管理工作。1 背景1.1 数字化转型是企业档案工作的必然趋势2004 年，国家档案局中央档案馆发布关于加强档案信息资源开发利用工作的意见，首次提出档案信息化改革。随着互联网+、大数据、人工智能等新一代信息技术的深入应用，文件数据化、电子化趋势日渐明显，电子文件和电子档案的数量迅猛增多，传统纸质档案和电子档案交汇，档案数据庞大复杂。面对这一变化，很多企业对档案的应用依然停留在提供简单的查询、证明和材料支撑。因此，数字经济新时代对当代档案工作提出新要求、对档案工作人员提出新使命，即保障电子档案的真实与完整，创新电子档案的应用与管理。2020 年 6 月，中央档案馆馆长、国家档案局局长陆国强在区块链专题讲座会议上要求，要加快厘清运用新一代信息技术实现档案管理现代化的思路举措。在“十四五”时期实现以信息化为核心的档案管理现代化必须取得突破。2021 年 6 月，中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发“十四五”全国档案*【作者简介】王昱（1973-），女，国电电力发展股份有限公司综合管理部副经理，研究方向：企业档案数据资产管理，档案信息化。2022 年第 4 期 总第 264 期-120-SHANXI ARCHIVES事业发展规划，明确了我国档案事业发展面临的形势和挑战、总体要求、主要任务和保障措施。值得注意的是，规划提及“以数字转型为主线，深化档案信息化战略转型，着力推动档案动作走向依法治理、走向开放、走向现代化”等。由此可见，数字化转型是“十四五”时期企业档案工作的重点任务。1.2 数据资产管理与企业档案工作关系紧密国家相关职能部门将“数据”被列为一种生产要素，标志着以数据为关键要素的数字经济进入新时代。数字时代对企业生产、管理和运营等全流程所涉及的资源进行优化配置时，数据作为企业资源的数字化表现形式已渗透其中。2020 年 9 月，国务院国资委办公厅下发关于加快推进过于企业数字化转型工作的通知，要求国有企业加快集团数据治理体系建设，并要求“明确数据归口管理部门”“强化业务场景数据建模，深入挖掘数据价值，提升数据洞察能力”，以此提升数据服务水平。企业档案部门作为企业知识资产和信息资源的重要组成部门，在企业数据治理过程中更是担任重要角色。近年来，信息资产、数字资产、数据资产等逐渐得到关注，一些政府和机构开始重视数字资产的管理，并实现了一系列工具和方法的开发利用。数字环境中，数据、信息、档案三者密不可分，三者既有区别、又相互联系。将信息、数据和档案三者紧密融合促进企业档案数字化转型，不仅符合国家发展趋势，更是适应档案工作自身发展的需要。数字经济时代，企业档案工作在诸多方面迎来挑战，例如管理理念、管理能力、服务质量、管理范畴等。很多企业积极采取措施来应对当下困境，成立相关组织以发布数据管理、数字资产管理等相关规定、办法，避免电子档案管理权不再归属档案部门的事情发生。但机遇与挑战并存，企业通过档案工作数字化转型同样可以在扩展档案服务功能、提升档案工作技术含量、实现数字档案直接归档等方面有新作为。2 2 企业档案数字化与数据资产管理的相关理论2.1 企业档案数字化的概念及其转型逻辑内容企业档案保存并记录了其发展历程中的突出成就和管理经验，能为企业长远健康发展提供一手资料。在大数据时代，企业各部门基本实现数字化办公，更是在日常工作中产出海量数据，这些数据管理运用得当是可以为企业可持续发展提供必要的信息支持。而现代企业档案工作亟需管理人员刮垢磨光力求创新，结合数据资产管理的理念来运营、管理企业数据，梳理、沉淀内在知识，为企业重大决策提供依据。档案数字化转型是档案未来发展的重要趋势，企业档案数字化是指企业将档案工作的管理对象、管理手段等由传统向数字化转变并以此提升档案管理水平和效益的过程。3其包含多个方面的转变，即管理对象从纸质档案向数字档案转变，管理方式由手工管理向系统管理的转变，以及利用方式由被动提供向知识服务的转变等。企业档案转型要明确主题、理清逻辑，才能更快更稳地走好数字化转型之路。梳理可知其逻辑有二：一是化被动为主动，向主动服务转型，企业管理者需鉴往知来，迎合发展趋势，积极采用数字技术赋能企业档案工作，并结合数据资产管理的相关理念，对档案服务的方式、内容和手段进行创新，提升企业档案管理效率，以期更好服务企业；二是变单一为多元，向档案信息资源多元化服务转型，以此提高档案信息的服务效率，并借助大数据、元计算等技术对档案管理系统进行升级改造，构建完备的企业档案数据库，并合理开发与利用档案信息资源。此外，不仅要理清逻辑，更要准确把握企业档案数字化转型的内容，才能措置裕如。转型内容主要有以下五个方面：一是完善档案基础业务，为后续数字化转型夯实根基。企业档案管理体制机制合理、管理制度完备、业务流程有序，是企业顺利开展档案数字化转型的重要基础。因此，为尽快实现档案管理的科学、有序、规范，满足数字化转型的需要，企业管理者要大刀阔斧改革创新传统的档案管理制度与组织机制等。二是实现纸质档案的数字化，即存量档案数字化。着手开展纸质档案数字化工作，建立相应的档案档案信息化 ARCHIVES INFORMATION-121-目录与数字图像，实现纸质档案与数字档案的一一对应，方便溯源查询。三是要实现增量档案电子化，即新增电子文件直接归档。首先，这样可以增强档案管理过程中的数字化转型效果，假若管理对象尚未实现数字化，其转型效果将会大打折扣；其次，可以应对业务信息化过程中出现的问题，大数据时代下企业在日常管理经营生产中产生大量电子文件，数据长期保存问题较多。因此，在档案部门与业务部门之间搭建畅通的交流渠道，已然成为企业的必然选择。此外，业务系统电子文件的标准要尽早实现统一，以方便电子文件快速归档，并方便后续查询调用。四是要实现管理过程数字化，即档案管理过程由传统手工向数字化转变。企业要尽快实现电子档案管理系统的开发与应用，这一步是为了将档案管理流程通过软件开发固化在系统中，从而实现档案工作的流程驱动。4五是要促进主营业务转型发展。随着档案信息利用水平与质量的提高，可以帮助解决企业日常经营管理过程中遇到的困难，譬如通过企业档案的知识管理，为企业研发部门提供信息支持。此外，企业档案数字化转型也能推动企业信息化发展，电子文件直接归档可以帮助企业腾退传统、老旧系统，抛却冗余，实现长久发展。2.2 数据资产管理的内涵与架构“数据资产”这一概念最早由理查德彼得斯（Richard Peters）于 1974 年提出。数据资产管理(Data Asset Management)是规划、控制和提供数据及信息资产的一组业务职能，包括开发、执行和监督有关数据的计划、政策、方案、项目、流程、方法和程序，用于控制、保护、交付和提高数据资产的价值。5其利用资产管理的理念来管理数据并推动数据使用，是目前提升企业数据管理水平、指引数据应用、实现向数据化运营转型的重要途径，在企业档案数字化转型的过程中意义重大。英国数据管理中心(Digtial Curation Center，DCC)就科学数据管理提出了数据资产理论框架(Data Asset Framework，DAF)理论。6此理论由多种方法组合而成，构成一个完整的框架结构，数据资产理论框架的逻辑结构如下图:图 1 数据资产理论框架的逻辑功能结构7数据资产管理理论主要包括制定计划、资产识别与分类、数据资产管理评估和报告与建议四个部分。企业在实践中可基于数据资产理论的相关内容，并结合企业档案化管理的现状问题，从加快完善档案资2022 年第 4 期 总第 264 期-122-SHANXI ARCHIVES源体系、档案平台体系和档案管理体系三个方面入手。以此，进一步挖掘档案数据资产价值，促进企业档案的数字化转型。3 企业档案数字化转型的现状我国企业档案工作进入快速发展时期，企业档案工作发展步伐加快，服务和支撑国家经济发展能力进一步提高，围绕中心、服务大局取得显著成就。3.1 企业电子文件归档工作实现突破2015 年 12 月，中华人民共和国财政部、国家档案局发布修订后的会计档案管理办法，打破传统观念，改革会计档案双套制管理制度。之后，2018 年国家档案局联合海关总署、财政部、国家税务总局制定发布关于进行海关专用缴款书打印改革试点的公告；2020 年 3 月，国家档案局联合财政部出台了关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知；同年 4 月，联合交通运输部、财政部、国家税务总局制定发布 关于收费公路通行费电子票据开具汇总等有关事项的公告。上述制度的颁布与实施，实现电子会计档案单套制管理，会计档案的电子化管理程度加深，促进企业电子档案单套制管理工作的推进。2019 年，国家档案局会同相关部门开展电子发票电子化报销、入账、归档试点工作以来，已有 21家试点单位分两批于 2020 年 1 月和 12 月通过验收，成为示范单位。通过试点在电子商务等领域积极推行电子发票，带动和促进海关、税务、银行、保险、铁路等领域多种电子票据的应用，大大提高了行政管理效率，降低了企业经营成本，节约了社会资源。此外，国家档案局近年来持续推进企业电子文件归档和电子档案管理试点工作，2019 年国家档案局公布了第一批通过企业电子文件归档的 13 家企业名单，截至 2021 年，第二批、第三批试点企业，共 34家完成试点工作并通过验收。在试点企业的带动下，中央企业总部对 29 种业务系统形成的电子文件归档和电子档案管理进行了尝试和探索。这次试点工作有力支撑了公务电子邮件管理规范PDM 系统电子文件归档和电子档案管理规范等标准规范的制（修）订工作。3.2 企业数字档案馆（室）建设取得重要进展近年来，我国企业数字档案馆（室）建设迈上新台阶。2017 年 9 月，国家档案局办公室印发企业数字档案馆（室）建设指南，并开展试点工作。根据国家档案局公布的数据，截至 2021 年 11 月，一共有 37 家企业分两批完成试点并通过验收，其中包括国家电网有限公司、交通银行股份有限公司、太平人寿保险有限公司、中国长江三峡集团有限公司等不同行业和领域的企业。试点工作也积极推动了所在企业的发展，有的企业通过试点建成的数字档案馆有效实现了对企业运营车辆的全生命周期管理；有的企业在三维模型数据归档管理、专题编研知识管理等方面实现创新突破。尤其是新冠肺炎疫情发生以来，数字档案馆（室）在助力企业及时复工复产、