基于精细化管理下公立医院档案开发利用研究_黎达.pdf

1102023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS基于精细化管理下公立医院档案开发利用研究黎达（海南西部中心医院，海南 儋州 571700）摘要：基于精细化管理下的档案开发利用有助于实现医院高质量发展。本文分析医院档案开发利用的现状和问题，提出了加强思想认识、构建管理模式、完善工作职责、建立健全制度、建设信息系统等方面的对策和建议，以期公立医院通过档案开发利用助力高质量发展。关键词：精细化管理；公立医院档案；开发利用精细化管理是一种理念，一种文化。对公立医院而言，精细化管理主要是使原本复杂的、粗放的医院管理模式精细化，运用科学的手段、程序和方法使其条理化、定量化，优化流程、整合资源、提升效能，构建统一领导、分工明确、配合紧密、运作高效的工作模式。一、精细化管理下公立医院档案开发利用的重要性（一）精细化管理是高质量发展的明确要求和必然趋势国务院办公厅关于推动公立医院高质量发展的意见中明确指出“力争通过 5 年努力，公立医院发展方式从规模扩张转向提质增效，运行模式从粗放管理转向精细化管理，资源配置从注重物质要素转向更加注重人才技术要素，为更好提供优质高效医疗卫生服务、防范化解重大疫情和突发公共卫生风险、建设健康中国提供有力支撑。”这一文件的出台，标志着公立医院的发展模式发生了深刻的变化，将高质量发 展放在更加突出的位置，为公立医院的改革创新指明了方向和道 路，充分体现了精细化管理在公立医院改革发展中的重要地位，使其成为公立医院实现高质量发展的必经之路。（二）档案开发利用在医院高质量发展中的重要意义将精细化管理理念运用于医院档案的开发利用中，能够挖掘档案工作的潜能，通过信息化技术的支持，研究和掌握档案数据的内涵，助力实现就医患者的精准识别、精准医疗，提高医疗能力与服务水平；能够发挥档案工作的功能，对开展各项活动和运营管理工作起到以史鉴今的指导性、启发性作用，有助于稳步提升医院管理能力；能够提升档案工作的效能，细化分解档案管理的各项工作流程及环节，提炼出最佳的工作模式和手段，以促进档案管理的质量和水平。二、公立医院档案开发利用的现状（一）复杂的内外环境引起的思想认识不足长期以来，医院的管理者在经营过程中面临着错综复杂、千头万绪的问题和挑战。一方面，面临疾病谱的不断更新、就医患者需求层次的提升、政府指令性任务的持续加重以及各项改革发展要求的拓展延伸等外部管理问题。另一方面，面临专业医疗人才紧缺、技术创新能力不足、经营管理模式滞后、特色专科发展缓慢等内部管理难题。这就使得医院管理者在多重复杂的内外环境中，不得不将主要的时间和精力投入到解决上述问题中去，加上档案工作本身具有周期长、见效慢且不易受到上级行政部门重视的特点，导致医院的管理者难以兼顾到档案工作的发展，以至于认识不到档案管理工作的重要性和基于精细化管理下档案开发利用的必要性。（二）分散粗放的管理模式形成工作体系空缺管理模式是是衡量档案管理水平的重要标准。随着公立医院规模扩张步伐加快，随之产生的档案资源也在阶梯式的增长，但仍然有许多医院沿用分散粗放的档案管理模式。简单地将档案资源模块化、分散化管理，使得档案资源分布散乱，各类专业档案归 口到相关部门存放管理，各部门间的档案资源相对独立，缺乏资源的衔接和联动能力。因其固化的管理模式，造成各部门的档案管理人员仅局限于做好与本部门专业相关的档案存放，在更高的医院层面没有统一的档案管理部门和专业人员对医院档案资源进行有效链接和整合以及实现档案内涵的挖掘和开发利用，档案工作体系在医院层面出现了空1112023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛缺，阻碍和影响了档案工作的发展。（三）模糊不清的工作职责导致专业能力缺陷医院档案管理人员专业能力的强弱决定着档案管理水平的高低。在分散粗放的档案管理模式下，各部门工作人员通常以兼职的方式从事档案管理工作，未制定明确清晰的工作职责，这带来了以下三点影响：第一，使得工作人员对档案管理的目标、需求、方法以及衡量标准等处于认识模糊阶段，加上工作人员还承担许多档案以外的工作任务，时间精力较为分散难以做到专一，限制了主观能动性、创造性的发挥；第二，档案管理工作仅停留在简单地对档案的收集和存放上，缺少规范的全过程管理，特别是难以实现档案的深入研究和开发利用，难以发挥档案的价值和效用；第三，医院与档案管理人员未意识到专业知识和技巧在实际档案管理中的重要性，未组织参加系统化和具有针对性的档案管理培训，错失了档案管理人员学习专业知识和提升工作技能的机会，间接地导致档案管理人员专业能力的缺陷和不足。（四）制度缺失造成档案开发利用困境档案开发利用是一个挖掘档案内涵、发挥档案价值的重要环节。目前，许多医院的档案开发利用工作处于被动式的保守管理阶段，体现在遇到问题才会去查档案,平时侧重于档案的保管，忽视了档案内涵和价值，较少对档案进行开发利用，“重保管、轻利用”成为档案管理的常态，为档案开发利用带来了诸多的问题和困难：一是档案开发效能低。在档案开发利用过程中缺少行之有效的程序、方法和技巧，工作人员对档案开发利用无从下手。二是协作能力不足，资源整合困难。档案的开发利用经常会涉及多个专业的档案，会与多个部门沟通调取档案，在实际工作中往往因多部门协作意识和能力不够，使档案资源的链接和整合面临层层阻力。三是开发利用与安全保密之间存在矛盾。一方面，安全保密是档案工作的硬性要求。另一方面，档案的开发利用难免会公开部分档案内容。两者间的矛盾经常为档案的开发利用造成困难。问题的原因，归根结底在于未建立一个健全的档案开发利用制度。制度的欠缺使得档案的开发利用无从下手，多部门协作机制明显缺失，档案的安全保密难以保障。（五）尚未建立的信息系统带来资源管理难度信息系统是信息处理的现代化手段，是实现档案高效管理的重要平台和必要措施。在档案管理中，信息系统的缺失会造成 一系列的档案资源管理难度，主要体现在以下三个方面：一是档案收集难。医院的档案涉及医疗、护理、科研、基建、人力等多个专业，不仅范围广且体量大，特别是病历档案作为记录医疗行为的重要依据，是各项医疗检查的必查内容。随着医院业务发展逐年递增，仅依靠人工进行收集归档，会造成极大的人力成本负担。档案的收集是一项严谨、细致的基础性工作，它需要完成对档案进行登记、编号、分类、归档等系列工序，复杂的工序和规范的标准为档案收集工作增加了现实的难度。大量的人工操作 难免会有工作失误的风险，这也成为档案收集的一个隐患。二是档案管理难。由于缺乏信息系统，档案仅能以纸质版为主的形式 存放。纸质的档案存放需要适合的场所，而大量的档案存放占据了宝贵的医疗空间资源，使医院原本紧张的医疗空间 捉襟见肘。档案管理是一个庞大的系统工程，仅通过人工对成千上万的档案进行管理显得任务重、难度大，在管理的过程中还容易出现档案丢失和档案年久破损等难题。三是档案利用难。对比信息系统，纸质档案存在检索慢、数据提取效率低的问题，档案开发利用效率有待提高。纸质档案的查阅受到时间和空间的限制，档案的共享也只能同一时间对某个对象开放，如某一重要的文件借出后，其他人就无法使用。三、公立医院档案开发利用的有效对策（一）加强思想认识，重视档案价值档案是一个宝贵的资源库，具有内在价值和无限潜能。同时，它也是一本生动的历史书，可以总结经验、指导未来。档案不仅能够在重大事件决策中发挥作用，而且还能够在医院的运营管理中提供帮助。医院的管理者应当提高对档案的重视程度，充分认识医院在精细化管理过程中做好档案开发利用的重要性和必要性，深刻认识档案资源的内在价值和无限潜能，立足实际、精心谋划，将档案资源与医院运营管理有机结合，帮助医院在减轻运营成本、统筹学科布局、规范医疗行为、科学作出决策等方面有所发展和进步，使医院更好地应对多重复杂的内外环境所带来的问题和挑战。（二）构建管理模式，完善体系空缺原本分散粗放的档案管理模式，限制和阻碍了档案资源的开 发利用，既与医院精细化管理的理念相悖，又难以满足医院高质 量发展的需求。因此，对档案管理模式的改革发展势在必行。一是着力打造集中统一的新管理模式。医院成立专门的档案管理部门，将原先档案资源模块化、分散化管理转变成为集中化、整合化管理，医院各部门所有的档案资源集中到专门的档案管理部门进行统一管理，做1122023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS到集中存放、规范管理、充分利用，逐步实现档案资源间的互联互通、快速链接和有效整合，为档案开发利用奠定良好的基础。在新管理模式下，原先各部门的档案 管理人员不再承担档案的管理工作，有助于减轻其工作负担，更好地集中时间精力投入到其部门业务工作。二是成立医院档案管理工作领导小组。构建党政主要领导牵头、档案管理部门主导、相关职能部门参与的工作体系，由党政主要领导担任组长，切实加强档案工作的组织领导，为档案资源的收集、管理及开发利用提供统一领导、分工明确的组织保障。同时将档案的开发利用作为一项重要任务纳入到领导小组工作中去，运用领导力高效推动和有力落实，促进档案开发利用工作的发展。（三）完善工作职责，提升专业能力专业能力的不足，是由于工作职责模糊不清导致的问题，所以应从制定完整、清晰、明确的工作职责入手。医院在建立专门的档案管理部门的基础上，要制定其部门工作人员岗位职责，应当具备“三要素”：第一，专业要素。要在档案业务范围中明确档案管理的目标、程序、内容及工作要求，让工作人员清楚地认识到自身岗位职责，使其成为专职的档案管理工作人员，不再兼任其他部门的工作。集中时间精力，专一投入到档案工作上，充分发挥工作人员主观能动性、创造性。第二，目标要素。开发利用是实现档案价值的桥梁，将档案开发利用纳入工作职责当中，是挖掘档案潜能、发挥档案价值的需要，是推动档案工作发展和进步的需要。将档案开发利用的目标和要求作为档案管理人员的工作 职责，有助于推动档案开发利用的持续发展。第三，学习要素。要求档案管理人员每年至少参加 1 次市级以上档案局举办的培训会或其他档案专业学术会议，认真学习档案管理的专业知识和工作技能，特别是重点掌握档案资源开发利用的思路、步骤和方法，努力提升档案开发利用的专业能力和业务水平。（四）建立健全制度，化解工作困境随着医院精细化管理的不断推进和拓展，对档案管理的需求层次也不断提高，原本“重保管、轻利用”的旧常态现无法满足日益增长的档案工作需要，使其要从被动式的保守管理阶段转变 成为主动式的开发利用阶段，不仅要做好档案的保管查阅，更要 做好其内涵的挖掘和价值的利用，逐步形成“重利用、重保管”的新常态。为此，需要建立档案开发利用制度。要以制度建设为抓手，建立一个内容健全、协同合作、保守机密的档案开发利用制度。一是在制度中明确档案开发利用中完整的程序、方法和技巧，发挥制度在档案管理中的指导性、规范性作用，帮助档案管理人员运用正确的程序和方法开展档案开发利用工作，逐步提升档案管理效能。二是在制度中明确各部门在档案开发利用的责任 分工，压实各部门开发利用其专业档案的主体责任，增强协作意识，建立良好的协调联动机制，在档案集中统一管理的基础上，形成多方开发、协同合作的工作格局，共同做好档案资源的开发利用。三是建立一个档案保密库的电子存储和现实存放空间，让档案管理人员对所有的涉密档案进行检查和筛选，并集中存放入保密库，实现保密档案与开发档案的有效区分，保障保密档案的安全，化解档案开发利用与安全保密的矛盾。（五）建设信息系统，破解三大难题因医院档案涉及多个部门、专业，范围广且体量大，需要建设一个信息系统支撑档案工作的管理，实现对大量档案资源的开发利用，逐步破解档案收集难、管理难、开发难等三大难题。运用程序化、自动化、准确化的信息技术手段，加强档案的导入、存储、处理、导出和控制管理，提高档案管理效率，减轻人力成本负担。对档案的编号、分类、归档等工序进行自动化处理，把档案管理人员从繁重的收集、归档工作中解放出来，使得人工操作变得简易，降低档案收集工作的难度。信息系统准确地完成每项归档工作，避免人工操作的失误和存在的隐患。信息系统的建立加快了档案的电子化进程，将档案的存储模式由线下主导转变