基于科研单位档案管理创新的几点思考_董志梅.pdf

1772023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE析、研究，制定符合图书馆管理要求的档案管理制度，确保档案组织管理以及运行机制的稳步落实和逐步建立。形成针对性的档案管理制度文件，将档案收集、管理、鉴定、保管、利用工作融为一体，在档案管理规章制度的指导下主动调整自身的工作行为，严格按照档案管理规章制度落实好后期的保护环节，充分体现档案管理工作的规范性和标准性。图书馆档案管理人员需要注重不断总结工作经验，了解自身在档案管理工作中存在的问题，在全面总结以及改进的同时确保档案管理制度的有效落实和逐步完善，这对图书馆档案管理工作的改革创新有重要的促进作用。（三）提升档案管理水平图书馆档案资源的开发利用直接关乎档案管理工作的实质成效，是图书馆档案管理工作的终极目的。图书馆档案管理人员需要了解档案信息资源的使用要求，确保图书馆档案管理工作能够获得更多的活力以及生机。图书馆档案管理人员需要了解信息化建设的实质要求，逐步提升自身的管理水平，结合互联网时代背景下用户的信息需要来进行不断分析和完善，以准确性、方便性以及快捷性为衡量标准，灵活利用各种现代信息技术，在深层次开发档案的过程中真正实现高质量的管理和科学开发。另外，图书馆档案管理的宣传工作也不容忽略。图书馆档案管理人员需要主动接受领导层的决策引导，做好图书馆档案管理宣传工作，促进档案管理资源的合理配置利用，使图书馆内其他部门更多人真正意识到图书馆档案资料存在的重要价值和优势，进而主动参与其中，确保图书馆各项管理工作能够取得新的突破，充分凸显档案管理工作的重要价值。图书馆档案管理工作对整个图书馆组织的稳步建设及发展有非常重要的影响。图书馆档案管理人员要高瞻远瞩，了解不同的影响要素，树立良好的图书馆档案管理意识、理念，注重对档案管理策略的深入分析研究，以此来更好地应对时代发展的挑战和压力。参考文献 1 徐进.兰台探幽图书馆档案工作分析及对策研究J.图书馆工作与研究,2008(04).2 陆文慧.当前图书馆档案管理工作中存在的问题及对策分析 J.资治文摘,2015(08).责编：蒋立民 基于科研单位档案管理创新的几点思考董志梅（北京航天长征飞行器研究所，北京 100076）摘要：本文分析了科研单位档案管理工作特点、现状和存在的问题，提出了基于数字档案管理模式下提升科研单位档案管理工作新模式和创新意识、建立和规范档案管理制度、提高档案管理人员素质、建立科研档案管理奖惩制度和加强科研档案资源开发与利用等方面的意见建议，旨在进一步加强和改进科研单位的档案管理工作水平。关键词：科研单位档案；管理与创新；提升策略科研档案管理工作是科研单位档案管理工作的重要组成部分，在提高科研单位科研管理水平和科研能力服务水平等方面发挥着重要的作用。科研单位需要充分认识到科研档案管理工作的重要性、复杂性、系统性和长期性，不断实现科研档案管理理念、方法、机制、模式、开发利用手段等的创新和优化，提高科研档案管理的质量和水平，促进其更好地服务于科研能力提升、实践和管理水平。一、科研档案管理的现状科研档案是科研人员在从事研究与实践活动中形成的具有较高价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的真实记录和反映，是各类科学研究的第一手材料，一般包括以下内容：科研课题、科研成果，科研平台、学术论文论著、专利和科研统计管1782023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE理等。目前部分科研单位对科研档案的管理和使用多停留在封闭管理状态，管理工作中重保管轻利用现象突出，档案收集整理后往往束之高阁，科研档案的价值没有得到充分挖掘，科研档案内在作用发挥不突出，不能适应档案信息资源的共享、开发与利用的要求。（一）对科研档案的重视程度不够部分科研单位对科研项目在具体研究过程中实施的全周期资料收集、整理、立卷、归档、编研等档案管理重视程度不高，一是科研项目负责人、项目资料收集人员等科研工作者对科研项目资料的收集不完整、不规范；二是部分科研工作者认为科研项目资料是属于个人的研究成果，不主动不配合将科研项目资料交予科研处，对科研档案归档的认识不足。（二）科研档案管理机制不健全目前科研单位档案管理人员多以兼职身份从事档案管理工作，缺乏专业的档案知识和专业技能的支撑，档案管理工作多处于应付和被动状态；归档工作中科研人员与档案管理人员之间的相互协作、相互监督的机制不健全；部分档案管理人员没有认真履行岗位职责，无法指导和协助科研人员做好科研材料的收集、整理和归档工作，导致归档内容不齐全、不完善、不准确。（三）科研档案管理制度不完善科研单位制定的科研档案管理办法已不适用于现代科研项目管理的实际情况，影响了科研档案在单位管理工作和科研工作的作用发挥。数字化档案的管理标准规范，需要对科研档案管理人员、数字化设备的使用等进行具体的规定。同时，对于数字化的业务标准，主要是对业务的流程、数字化语言、电子档案管理的标准等进行规范。其次，在对科研档案的数字化管理中，需要一定的数字化技术，对其规范标准包含了数据的存储技术、网络的格式传输、数据的管理技术等技术标准，都需要制定严格管理制度和要求。（四）科研档案管理人员专业素质不高首先，档案人员的专业化水平不高。档案室专职档案人员对单位背景和科研项目的知识掌握不够，对科研项目的运作程序不熟悉，因此在对科研处科研项目资料的收集方面难以进行更加专业化的指导；科研处兼职档案人员虽然熟练掌握单位背景和科研知识，熟悉科研项目运作程序，但是对科研档案专业知识缺乏深入了解，导致科研项目资料的收集也不够准确完整。其次，科研档案人员的信息化水平不够。信息化时代的来临，致使在推动单位科研工作的进程中，形成了许多科研电子文件资料，科研档案种类和载体也越来越多样化，给科研档案管理工作者带来了新的挑战，科研档案管理工作者科研电子文件的收集、整理归档水平不足，档案信息化水平有待提高。二、创新科研数字档案管理的有效策略科研档案可以为科研管理工作提供参考指导。科研档案对于重启科研项目，项目申报管理，科研经费的分配有重要的指导价值，通过科研档案还可对所有科研项目进行对比，发挥每个科研项目的技术优势，从而指导科研工作项目的有效申报，对于深入研究优质的科研项目有重要价值。（一）加强科研档案重要性的认识要通过院报、科研单位官方网站和微信平台、OA 办公系统等多种渠道积极宣传国家档案法科学技术档案工作条例和科学技术档案管理规定等国家法律法规，进一步增强科研单位各级领导和全院科研人员自觉归档的意识和归档积极性，使其全体人员从思想上充分认识科研档案工作的重要性、必要性和严肃性，在行动上中树立档案资源的主人翁意识和科研服务观念。（二）建立健全科研档案管理协同工作机制按照科研单位工作实际制定统一规范的科研档案管理办法，建立由院所（分管领导）档案管理科（专职档案员）其他相关部门（兼职档案管理员）科研人员组成的科研档案管理体系，明确各级人员具体的档案管理工作责任，明确归档范围、保管期限和档案整理、立卷、移交、保管、借阅、统计等制度，将科研档案工作与科研活动纳入单位对部门的业务考核指标体系，同时建立由专、兼职档案管理人员参与的档案材料形成和积累的全过程管理机制。（三）创新科研档案管理模式科研单位存在科研项目繁多，科研资料庞大及信息迭代更新快速等特点，导致了科研档案管理工作难度随之增大，无法满足当前科研档案管理和科1792023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE研信息利用的要求，需要进一步创新和优化科研档案管理模式。一是创新和优化档案管理方法。需要对科研档案资料进行分类收集和追踪管理。对科研单位各项业务活动开展和实施、各项科研课题和活动所生成的档案资料，严格的依照相关的规范和要求进行全面收集、详细记录、分类归档；归档的时候进行严格细致的审查和验收，以保证归档资料信息的完整性；定期的做好档案资料的检查工作，保证档案信息资料记录无误、没有残缺和丢失。二是创新和优化档案管理技术。不断地完善与科研档案管理相关的技术手段和设备工具，进一步的加强信息化建设、数字化建设，合理的将计算机网络技术、大数据技术等先进技术运用到档案管理工作中，打造电子档案，扩大档案存储空间，以保证科研档案管理工作的标准化和系统化，提高科研档案管理和开发利用的水平。三是提高档案管理工作水平。科研单位需要充分的认识到科研档案管理工作是一项复杂性的工作，在提高档案工作人员专业化能力、管理手段和技巧的同时，要求各相关部门之间的相互沟通、合作协调和积极配合。四是切实做好科研档案安全管理。在做好档案资料信息收集、整理、归档、利用等工作的同时，做好档案信息的存储和安全管理工作，以保证科研文件资料的完整性和相关价值。（四）提升科研档案管理人员的综合素质科研单位档案管理是一项专业技术性工作，档案管理人员的素质直接影响档案管理水平。为确保档案管理工作的质量，要选派有较强责任心、熟悉档案业务知识或热爱档案管理工作人员担任本单位专兼职档案管理员，同时由综合档案科结合具体工作组织开展定期、不定期档案业务知识和计算机操作技能培训，不断提高专兼职档案管理人员的知识体系和掌握科研档案资料分类等业务管理能力。（五）创新数字档案开发利用新模式科研档案管理工作的开展和实施，其目的是有效地收集、整理、利用科研单位的各项科研资料信息，为科研单位的科研发展、科研时间提供依据和帮助，从而提高科研单位的科研能力和水平，推进科研单位的健康发展和科研能力事业的进步。在推进科研能力进步和发展过程中，要有意识的提高科研档案资料信息的开发利用效率，这就要求科研单位进一步的创新和优化档案资源开发利用模式。一是科学合理的将现代化信息技术应用到档案管理工作中，构建系统完善的科研档案资料数据库和信息化管理系统，以方便档案信息的收集、查阅、检索、调取和共享利用，以此提高科研单位科研文献资料的开发利用效率。二是拓宽档案信息资源的共享利用渠道，加强科研单位各部门、各科室之间的交流沟通，科研人员之间的学习和交流沟通，科研单位与科研单位之间的互动交流沟通，提高科研资料的共享利用效率，推进科研单位科研不断进步，提高科研单位的综合实力。（六）确保科研档案资料管理的安全性和保密性档案安全和保密工作属于是档案内容数字化之后的重要底线，不容打破的同时更要予以高度重视，一旦在某个环节当中出现了问题，致使信息资料出现破坏与丢失，就会产生难以预估的损失，特别是对于科研院所来讲，其中包含很多涉及国家、商业机密的重要资料，这些信息资料与党、国家的未来发展息息相关，甚至会对党与国家、人民的安全产生负面影响，对于档案管理工作来讲，要对其安全性、保密性予以保证，对管理工作相关制度进行持续完善，把安全责任追究到具体部门中的具体责任人身上。提升相关工作者的责任意识，强化提升监管工作力度，定期实施回顾检测，对既有风险进行评估，将潜在问题找出来及时进行有效解决。参考文献 1 钱毅,崔浩男.基于证用价值导向的通用档案信息系统体系架构研究 J.档案学研究,2021(04).2 刘东斌,吴雁平.基于主体实践的档案事业高质量发展方法与策略研究以市县档案局档案馆贯彻“十四五”全国档案事业发展规划为例 J.山西档案,2021(05).3 蔡盈芳.科研档案工作的原则科学技术研究档案管理规定解读之二 J.机电兵船档案,2021(05).4 常大伟,赵君航.科研驱动的档案学本科生创新能力培养模式探究以郑州大学档案学专业为例 J.山西档案,2021(04).责编：陈頔