地质档案数字化建设措施分析_刘钧.pdf

2042023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE地质档案数字化建设措施分析刘钧（陕西省一九四煤田地质有限公司，陕西 铜川 727000）摘要：地质档案作为建设我国地质工作活动的记录和成果，是地质调查研究与矿产勘探等活动开展的重要依据，其数字化与信息化的转变促进了我国档案建设的科学化与高效化，为地质探勘与资源的开发工作提供了有利的条件。基于此，本文对地质档案数字化的意义及安全保密措施进行了深入的研究与分析。关键词：地质档案；数字化建设；保密措施地质档案资料是以原始地质资料、成果地质资料和实物地质资料为主进行的整合，记录所运用的载体较为多元化，由于大量资料的收集、整理与累积，传统的地质档案管理模式已经逐渐无法满足信息化社会的发展需求。因此，新时代地质档案管理工作应对传统的档案管理模式进行转变，加快数字化档案的建设步伐，提升地质档案管理的工作效率。一、地质档案管理概述自上个世纪 80 年代开始，我国对地质档案资料进行了详细的整理与优化工作，该项工作有序进行是我国地质档案管理精细化、规范化和制度化的开端。在当时，绝大多数的档案资料都是通过纸质档案进行记录与保存，规整化、系统化的纸质档案资料代表着那个年代地质档案管理工作的建设成果。由于纸质档案资料的特殊性质，导致了其存放期限与使用寿命受到限制。在存放期间，档案资料会被人翻阅、查看，使得档案资料除了要面对保管时可能存在的环境、虫蛀、遗失等问题的影响，还会受到如复印、摘抄或者翻阅不当等操作时所产生的损坏问题。在以上问题都能进行有效避免的情况下，随着封存时间的变化，纸质档案也会发生变质，产生发黄、变脆、老化等不可避免的问题出现。而进入地质档案数字化改革以来，使用计算机、互联网、共享云端等操作对信息资料进行保存，不仅可以有效避免上述问题，在查找、使用及信息共享方便更是具备了便捷化、人性化的使用体验，大大提高了地质档案的储存安全与使用效率。地质档案的数字化主要是指通过计算机、互联网、大数据信息及云计算等现代化的前沿技术手段，将传统档案中所运用的纸质信息、照片、影像等档案及资料进行数字化的处理，将其上传到内部云端、U 盘等载体中的处理过程，然后通过互联网将档案内容的相关信息发送到内部的局域网、Internet 网中，通过设置的互联接口，实现数字档案的网络化管理与信息资源的共享。局域网的建立是为了单位内部可以利用局域互联的形式对地质信息资源进行快速的查阅、检索与运用，同时也可以通过局域互联的方式对地质档案相关的信息进行传递与发布，以更加便捷的方式完成档案目录的索引、原文交换以及信息传递的工作。通过使用权限后，操作级别较高的用户甚至可以对档案的管理项目、修改目录、统计表等信息自行增加或者删减，在工作需求紧急的时候，可以及时完成档案的修改与相关信息的发布工作。而 Internet 网的运用是将档案资料通过转出、拷贝到 WEB 服务器上。WEB（World Wide Web）全球广域网，俗称万维网，它的存在是一种基于超文本和 HTTP 的全球性动态交互的跨平台分布式地图信息系统。与地质档案进行数字化的连接，可以使浏览者在使用 Internet 网进行相关信息的浏览与查找时提供图形化、易访问的直观界面,使数字化的地质档案资料与超级链接能够在 Internet 网的信息节点上组织成为一个互为关联的网状结构。用户通过身份验证后，可以随时在网上查阅相关信息，“互联网+地质档案”的管理方式对于地质档案的开发、利用都有着重要的意义。二、地质档案数字化建设存在的问题（一）管理观念落后，相关制度不完善在传统的地质档案管理中，其工作性质缺乏主动性，管理手段较为陈旧、落后，这也使得绝大部分资料在整理、使用、归档的过程中，并没有按照规定的分类、分级标准进行相应的规范化处理。这些问题严重影响对档案的查阅、利用，对于加强地2052023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE质档案管理工作也带了许多困扰。仅陈旧档案的系统化整理这一项工作，就有着极为庞大的工作量，更不用说每日的管理、借阅、归档与资料的收集、入档工作，都使得档案系统化管理工作举步维艰。目前，档案管理工作缺少相应的监督力度，没有较为统一的管理要求，没有一系列完整的档案管理模式和制度。（二）原始的地质资料档案存在缺失在传统的纸质档案资料管理中，因记录材料的原因使其容易造成遗失或者损坏，这也导致了地勘单位只能在能力范围内保护档案资料的健全性与安全性，档案资料仅限于内部之间的交流与共享。与此同时，部分收集到的地质资料还存在着不能及时汇交的现象，使得档案馆中的资料无法进行相应的更新。而部分汇交的资料存在着一定的特殊性，处于无限期的保护状态等，这些问题的出现都使得地质档案资料处于相互封闭的状态，资源利用率较低。（三）资金、技术投入力度不足在地质档案数字化的管理工作中，最为重要的任务环节就是将档案资料进行数字化信息资源的加工，数字化档案管理平台的建设是一项长期性、系统性、战略性且具有时代意义的创新改革工作。数字化档案的管理不仅需要对传统档案资料中的信息进行数字化的聚类、重组与融合，更要将其结合为一个全新的整体。在这一过程中，所需投入的人力、物力、资金等消耗极大，并且建设的周期性较长，这也使得部分地勘单位在前期进行了大量资金与精力的投入，并获得了一定的成就，但是在后期的完善工作中，随着相关生产经营类工作的增加，没有足够的资金、技术支撑，最终只能不了了之。三、地质档案数字化建设的可行路径（一）开展规范化数字建设，构建数字化地质档案管理体系在数字化地质档案管理工作的建设中，领导阶层与档案管理人员首先应根据实际情况，以数字化档案的建设为出发点，在传统的档案管理部门中建立数字化档案的管理机构，以逐渐转变的方式将以往资料和新入档资料的整理，将档案管理分成文档类的封存和数字化的信息上传。在数字化档案管理机构的建设中，应做好人员、设备的配套工作，在开展过程中务必保持管理资金充足、智能化设备齐全，管理人员经考核具备优秀的技术水平与良好的职业素养，为档案的数字化建设奠定坚实的基础。在进行地质档案数字化建设的同时，应根据档案管理工作的建设要求制定出符合标准的保密条例。应根据档案内容将地质档案分类。1.划分为普通资料信息档案，如已进行的公开化地质勘探工作的资料收集、管理等。2.保密型档案，此类档案可分为：绝密档案、机密档案以及秘密档案。绝密档案：作为国家战略用途的矿产、地质资源信息；机密档案：稀有矿产地质资源信息；秘密档案：已发现或尚未进行公开的地质资源信息。保密档案的管理条例应引用保密法作为标准和政策规定，在信息查阅时设定安全等级与查阅等级。保密档案的管理人员必须以身作则，严格遵守、执行党和国家现行规定的保密规范与相关制度，保证档案的绝对安全。严格把控档案的查阅手续，查阅人需持有效手续并经领导同意时才可进行查阅，且档案不得离开阅档室，应在管理人员监控范围内进行档案查阅，期间不得出现摘抄、复制、拍照、翻印等情况。对于违规人员需依照国家法律法规进行严肃处置。档案管理部门还需引荐专业的数字化管理人才，为地质档案管理建立起资料上传、运用、共享的数字化平台，加强对档案管理资料软件的优化配置，使用大数据平台与档案信息进行对接管理，提高档案的储存管理效率与利用率。在数字化档案管理工作中，档案资料的存放方式从纸质档案变为了U盘、光盘等相对体积小、信息容量大、便于携带的保存方式，相对应的档案存放方式也有着更高的要求。比如，光盘与磁盘等刻录形式的信息存储需要用防磁柜进行防潮、防电，阻止数据的丢失。光盘资料在使用光驱或 CD 机进行查看时，随着使用次数的增加，卡带、坏道等也是在所难免的问题。U 盘的使用更是增加了资料泄露与系统病毒侵入的风险。部分不法分子会在 U 盘中进行木马病毒的种植，病毒分为离线和在线的形式。离线病毒会在 U 盘插入的同时进入电脑系统中，对电脑资料进行清洗；而在线病毒在下载和传阅资料时并不会发作，但当电脑连接网络之后，就会自动将资料内容进行上传，从而造成资料的泄密。数字化的档案管理模式可以很好地规避这一问题的出现，只需将档案在局域网中进行资料的上传与权限设置，即可完成档案资料的规整、编排、储存及共享等处理。内部局域网的使用，能够有效防止资料信息从网络端口泄露的可能，没有连接端口权限的计算机终端，甚至连进入局域网的权限都没有。（二）更新档案管理理念，完善档案管理制度进一步完善地质档案的管理制度，使数字化的2062023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE档案管理可以有效推进。首先，档案管理人员应加强对地质档案管理知识的深入学习与研究，通过丰富自己的学识来提升档案的管理意识。只有意识到管理工作的重要性，明确岗位责任和自身的职业道德素养，才能在进行各种档案分类整理工作时全身心投入。其次，进一步完善地质档案的管理制度，应从档案的数字化建设开始做起，包括档案资料的收集、储存、查阅、使用等各项环节，都需要设立相关的制度对其进行约束。最后，需要强化档案管理人员的责任意识，对电子档案的授权及审查流程进行严格管理。数字化档案与传统的纸质档案在本质上存在着区别，数字化电子档案的调取、查阅有着极为简易的操作流程，不需要复杂繁琐的翻阅资料，在档案便利化的同时，也是对管理人员责任意识上的一次考验。地质单位需要设立相关的监督制度，要确保档案管理人员在工作过程中能够严格按照地质资料管理条例中的相关规定，不做逾越之事，保障地质档案资料的安全和妥善管理。（三）加强资料信息聚集，构建数字化平台构建地质档案数字化的管理平台，不仅需要搭建局部的云端，更需要在云端平台中建立档案资料的数据库。数据库的建设需要有大量的数据作为支撑，而这部分数据主要来源于原始的地质资料，在数据库的打造过程中应对资料的汇交制度进行严格把控，确保地质档案资料的数量与质量。加强资料的汇交管理，实现原始地质资料、成果地质资料和实物地质资料的全面汇交与集体式保管，强化地质资料信息的二次开发与利用。根据资料的信息属性，作用于相类似专题的部署、地质信息的综合研究以及平台数据库中地质资料的收集、累积和建设，在构建过程中逐步完善资料的齐全性，形成大数据平台的基础。地质档案的数字化平台建设，是一项需要耗费大量人力、物力的系统性工作。数字化的档案管理系统是利用计算机技术、网络技术、信息采集、云计算及大数据等一系列先端科技的结合，通过数字化的信息处理为地质勘探单位的档案管理提供数字化的技术手段。为了保证系统的构建与研发，需要大量的资金、人力及技术投入。为了进一步完善数据信息和系统的运行，地勘单位需要购置、引进相关的专业地质档案管理软件，聘请专业人才对系统进行实时的维护与升级工作，加强档案系统的安全管理，建立 HIPS（Host Intrusion Prevent System）主机入侵防御系统、防病毒软件和防火墙等防护软件的设置，规范操作流程与管理系统的优化和监督管理。在后期的维护过程中，技术人员应不断推动软件的更新工作，对数据库资料的完善工作进行实时更新，全面反映地质档案资料的相关内容，为资源共享服务的开展做好坚实的铺垫。（四）加强技能培训，培养数字化档案管理的专业人才在地质档案数字化的建设中，建设的成效与否极大程度上依赖于技术人员的业务水平。例如，在进行数字化档案的起步建设阶段时，技术人员对于之前档案内容进行的校对、整理以及注释说明工作，是对之后相关人员阅览、使用档案时的重要依证，对部分档案内容所产生的误解与偏差起着加强解析的作用。在加强地质档案管理人员巩固相关专业知识技能的同时，还需加强其计算机管理的相关操作技巧与专业技术知识的技能培训工作。因此，档案管理人员在熟练掌握电子档案文件的规范化管理后，还需要加强现代化技术运用的培训，通过学习使档案管理人员能够准确掌握地质档案数字化的计算机录入、检索与权属之间的关系。与此同时，在培训的过程中，单位管理层还需深化档案管理人员职业道德的培养与保密意识的提升，不断加强数字化档案信息的安全保护措施，可以采取人才引进和交流学习的方式，将专业的老师请进来进行知识的培训传授；让档案管理人员走出去，到一些先