大数据时代医院档案管理模式创新思考_赵华锋.pdf

2792023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE大数据时代医院档案管理模式创新思考赵华锋（单县中医医院，山东 单县 274300）摘要：大数据时代的到来，对医院档案管理提出了更高的要求。为了顺应时代发展需求，医院档案管理工作应积极进行工作模式的创新，结合医院档案管理现状，科学引入大数据技术、信息化技术，全面提升医院档案管理质量和效率，从而为医院发展计划、重要决策的制定提供参考和依据。关键词：大数据；医院档案管理；创新模式加强大数据与医院档案管理工作的整合，是新时代医院档案管理创新发展的主要趋势。医院领导层要重视档案管理模式创新中大数据的应用，通过制度、机制的完善明确大数据档案管理的重要性，从整体上引领医院各部门积极配合档案管理工作，为档案管理模式的创新创造更好的条件和环境。一、大数据时代医院档案管理工作的重要意义首先，可以使医院更符合当前社会发展的需求。在大数据时代的背景下，信息在传递速度方面不断提升，传递的范围也越来越大，档案信息的重要性日益凸显。医院档案信息管理部门属于独立部门的一种，在实际工作中要对工作体系不断完善，通过立卷制度的科学制定，使档案信息可以更好地分类管理以及保存。要将先进的技术优势发挥出来，利用智能化管理达到推动医院现代化发展的目的。其次，科学有效的档案管理工作有助于推动医疗行业的发展。在社会不断发展的过程中，医院务必要对自身工作的科学性进行重视，确保自身发展符合时代的需求。医院想要推动自身的可持续发展，就必须要将管理技术和现代信息技术结合在一起，实现信息数字化的档案管理，并对档案管理模式不断创新。二、大数据时代档案管理的原则和内容（一）管理原则在数字档案室建设的过程中，应充分遵守以下原则，从而保证统筹规划的合理性，推动各项工作的有序开展。首先，坚持资源为首要的原则。在建设数字档案室方面，要将资源建设放在首位，使各项档案可以及时完整的归档，并对数字档案资源建设的质量给予保障。其次，遵守标准规范的原则。要对文件管理、档案管理以及业务等方面工作的关系进行统筹协调，根据标准规范对档案室进行一体化的设计。再次，遵守整体推荐的原则。要将医院电子政务、信息化建设等进行结合，充分考虑档案室系统功能等方面的因素，整体推进实施方案。最后，遵守安全性的原则。通过科学的安全管理制度的建立，提高数字档案室信息安全的等级，结合安全技术以及重组的安全软硬件设施，并设置应急恢复制度，从而使数字档案室在安全的环境下运行。（二）管理内容数字档案室的建设属于系统性的工程，需要医院各个部门协调配合，共同建设基础设施、档案资源以及应用系统等。首先，按照数字档案室的基础网络构建、技术要求以及配置要求等对基础设施进行完善，使其符合数字化管理的要求。其次，在开发数字档案室的应用系统中，要确保该系统具有完善的功能以及安全可靠性，在使用上也要保证其便利性，在档案管理的整个过程中要融入网络化以及自动化。再次，按照标准规范将传统的档案载体依次转化为数字化，全面建设数字化档案资源。通过技术手段的有效利用，确保档案的真实性以及完整性，供用户共享。再次，要在数字档案室建设中将工作流程、电子档案归档范围等细则进行完善，加上严格的访问权限等方面的设置，推动该系统的运行。最后，重视人才的培养和引进。数字档案室建设对档案管理人员的专业性要求较高，不但要求其具备信息技术能力，还要求其具有对信息资源以及知识管理的有效性及时更新的能力。三、大数据时代医院档案管理工作存在的问题（一）部分数据收集存储具有很大难度在大数据时代的背景下，信息数量与日俱增，大数据技术具有数据类型多的特点，想要将数据信息更好地收集和录入就需要大量的人力资源和资金资源，对数据进行有效的处理，并对多样性的数据进行统计和识别，有效提升信息数据的准确性。与此同时，在医院档案管理工作中，应用大数据技术2802023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE获取更多的信息，需要利用多样化的信息统计方法以及数据处理方法，但是众多信息在解析以及储存上会大量占用医院的数据管理空间，从而增加数据信息储存的难度。（二）档案管理安全风险大大数据时代，医院档案管理部门对于传统的医疗业务档案以及科研档案等都转化为电子档案，有效提升了档案管理工作的效率。但是，依旧有很多医院缺少完善的电子档案安全管理体系，无法对档案进行有效防护，造成电子档案资料出现泄露、篡改等问题发生，对档案资料的安全性产生威胁，将会给病人、医生以及医院等方面造成严重的损失。（三）档案管理数字化建设滞后当前，医院的医疗卫生水平不断提升，医疗档案数量也在不断增长。医疗档案内容主要是医嘱、手术记录以及病理报告等内容，通常医疗卫生机构档案管理要求是对住院病历保存 30 年，门诊病例保存 15 年。但是随着档案储存数量不断增多，医院又没有将足够的资金以及物力投入到档案管理信息化建设中，这样就阻碍了档案管理效率的提升。（四）档案管理人员的能力有待提高针对医院档案管理人员来说，其在内部控制意识方面较为薄弱，忽视档案管理工作的重要性。特别是在档案管理人员招聘的过程中，在计算机技术方面要求相对较低，加上信息化培训的缺失，导致档案管理人员的素质能力无法满足档案管理的相关要求。在很多小型的医院中，还缺少专业的档案管理岗位人员。由于这些人员并没有掌握专业的档案管理知识，所以无法利用信息技术对档案进行整理、归纳和保存。四、大数据时代医院档案管理工作的创新策略（一）充分发挥信息资源的作用第一，在医院档案管理信息化建设的过程中，档案管理人员要确保档案能够提供有价值的服务。医院应该重视档案的智能化管理，为医院档案的可靠性、灵活性和时效性管理提供全方位的支持，达到医院内各部门信息资源共享的目标，全面提高医院为社会服务的水平。第二，强化档案管理工作的智能化和数据化。积极开发利用先进的大数据分析技术以及成果，在医院档案管理中应用大数据技术，全面提高档案信息数据处理和存储的能力，实现医院档案信息资源利用的智能化和数据化。（二）加强档案数据安全管理医院档案管理部门应高度重视档案数据安全管理工作，在以往档案安全管理制度的基础上，不断增强数据安全工作，制定数据档案信息的安全服务策略，为各项信息安全提供有力的保障。档案管理部门还应高度重视物防建设，保证档案存储的安全性，配备较为安全化的设施，避免物防不足的问题出现。此外，医院档案管理部门应该把技防建设做好，运用信息技术实现登陆访问控制、用户权限控制、网络端口和节点安全控制。（三）建设档案数字化管理平台第一，在建设医院档案数字化管理平台时，医院档案管理部门应该安排专业的技术人员进行设计和管理，以确保建立科学合理的档案数字化管理系统。第二，档案管理人员必须要及时更新医院档案资源库，积极开发有效的管理模式，把平台监督与平台的排查重视起来，从而对错误的数据进行及时修正。第三，负责技术的人员要重视管理系统智能化和操作的性能，保证平台的稳定高效运行，运用信息化管理对档案资料进行高效调取，通过档案数字化管理平台有效共享，为医疗档案的转入与迁出提供方便。档案数字化管理平台在构建时应该把握好四个方面：第一，构建医院局域网中的档案管理网络，有利于档案电子资源库的建立。所以要积极开展，促使管理能够实现从人工记录向数字化管理形式的转型。第二，实现医院内部信息平台与重点档案网络平台的对接，做好信息共享，利用平台筛选、分析、整合以及收集档案。第三，根据档案管理中文件的重要性对档案进行独立保存。比如，对管理试点、科研立项等内容需要实施所属档案分项的管理。第四，依据医院的实际情况适当开放医院档案。（四）推动传统档案管理工作与数字化的有效融合目前，很多医院数字化档案管理水平不高，主要是把原来人工手写方式转变成电子记录没有运用信息处理系统。所以，医院在数字化档案管理工作开展阶段，应该把档案管理工作的数据化、自动化形式应用重视起来。医院要在原来档案管理工作的基础上，使用数字化档案管理模式，依据医院工作的具体步骤推动传统档案管理工作与数字化的有效融合。（五）打造数字化档案管理团队医院档案开展数字化管理，除了需要大量资金的投入来购买各种硬件设备以外，还需要引入设施平台提高数字化档案管理能力。第一，医院要聘请专业档案管理人员，为医院工作人员做相关培训，帮助他们学会科学运用设施平台，进而让数字化档案管理团队能够有效建设。第二，聘请专业的数字化档案管理人员，让他们参与到档案管理团队建设2812023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE中，切实提高医院数字化操作水平和档案管理的预期效果。第三，掌握档案管理工作的流程和基本内容，学习借鉴其他医院的数字化档案管理成功经验，确立档案数字化管理的有效步骤，从而让医院档案数字化管理能够高效完成。（六）构建档案数据库1.档案分类。根据医院档案分类的现状为档案设置专门化的数据库，具体包括医疗设备、人力资源、会计信息、科技档案等数据库类型。比如，在医疗设备档案数据库当中，主要资产构成是医疗设备，工作人员就要将相关信息录入到对应的数据库，把各类医疗设备名称、设备型号、采购信息、折旧处理等内容录入进去，帮助管理人员直观清晰地了解医疗固定资产的情况，从而对医疗资源的优化配置起到辅助作用。针对医疗科技档案分析，一般科研价值和经济价值较高，所以实施数字化字管理要保证信息录入的准确性和严谨性。除此之外，医院科研活动的申报、科研活动记录审批等信息都要在数字化档案管理平台准确录入进来，同时要切实提高科研档案的访问权限。2.目录构建。类别丰富、内容庞大是医院档案的主要特点。在数字化资源开发过程中，可以运用著录标引的方式，将档案资料的档案号、分类号、关键词等信息全部提取出来，并对数据库目标加以构建，这样有利于运用数字化平台实施档案信息的有效查询和调取，为档案资源的有效利用提供支持。3.检索优化。为让医院档案管理和应用活动能够顺利进行，可以设置分级档案检索系统。依据医院档案的重要性，对档案进行等级划分，分别为院级档案、全宗级档案、案卷级档案以及文件级档案，这样有利于短时间内迅速找到需要的档案内容，同时依据级别的不同，对档案访问权限做不同的设置。需要注意的是，医院档案数字化资源开发工作在发展中不是一成不变的，可以优先把具有实用价值和储存价值的资源做数字化处理，从而让医院档案数字化转换逐渐实现。（七）加强网络环境监管数字化档案管理工作能够让档案资源开发有效利用，但是在档案管理中也存在相应的风险性。在医院档案管理数字化建设中可以发现，信息风险管理相对落后于档案数字化建设工作。所以档案管理数字化实现的同时要加强网络环境监管工作，对医院档案信息的安全做重点性维护，以此避免出现信息泄露和盗取的问题。1.确保数字化档案管理网络系统安全。数字化档案管理是基于医院内部网络环境开展的，需要把内网和外网进行隔离，利用数据加密技术、访问权限设置的方式保证档案信息的安全化。作为医院档案管理人员应该定期实施安全检查，重点检查网络环境和计算机系统。比如，杀毒软件的定期更新，防火墙要选择性能高的，这样才能让计算机系统避免被外界侵袭。2.做好档案信息备份工作。随着科学技术的发展，档案信息的存储越来越方便，但也不能只依靠一份网络端的电子存储，还要将档案信息的备份做好。档案管理系统自带备份功能，但是档案管理人员要把异地备份工作落实好，选择高性能的备份磁盘，定期对磁盘中备份信息的完整性进行有效检查。3.应将重要档案及其原件同步保存，确保档案形式的内容一致。外部风险防范其实很重要，但是数字化管理的内部信息安全同样重要，需要加强重视程度。把原始档案转化成数字化档案时，需要让数据、信息输入的准确性得到有效保证。比如，档案录入工作完成以后，应该做好相关核对工作，及时发现问题并进行迅速修改。档案扫描要求按项、按页分别进行，避免遗漏、扫描不清楚的问题出现。有的医院在平时的管理过程中，已经开始将信息化管理方式融入进来，比如建立了财务管理平台、人力资源管理平台等。在数字化档案管理平台构建的整个过程中，必须要注意各个平台的互通互联。在现有信息化系统中将档案信息全部提取出来，以此避免人工操作产生的诸多问题。在开展