大数据环境下不动产登记档案信息资源整合解析_韩萍.pdf

2492023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE大数据环境下不动产登记档案信息资源整合解析韩萍（临沂市不动产登记交易中心，山东 临沂 276000）摘要：大数据时代，需要利用大数据收集优势，加强不动产登记档案信息资源的有效整合，推动工作流程不断优化，为提高不动产登记档案管理部门的工作水平奠定基础。本文通过分析不动产登记档案信息资源整合存在的问题，提出不动产登记档案信息资源整合的有效策略。关键词：大数据环境；不动产登记档案；资源整合目前，不动产信息登记意识在我国已经广泛普及，越来越多的人选择了不动产登记。在较长的数据期内，不动产登记资料越来越系统化，并采用不同的技术进行信息化，提高了工作效率，解决了很多运作上的问题，为用户提供了更理想的服务。负责保存不动产登记档案的部门，必须利用好现代化技术手段，确定发展方向和实施阶段，有效提高不动产登记档案信息资源的整合。一、不动产登记档案信息资源的特点不动产登记是根据有关不动产权利的有关法例，在不动产登记档案上进行的登记。其中不仅有土地、房屋，还有海域、林区等不动产种类。全面、准确、规范的不动产登记是不动产所有人认定和相关利益保障的主要依据，是城市建设和规划不可或缺的工具，能够集中反映城市住房和土地使用状况。不动产档案在土地保护、地籍调查、家庭安全、诉讼、政府税收、居住管理等领域发挥着重要作用。不动产登记档案信息资源的特点有以下几点：一是专业证据。能直接反映当前不动产权利的分配情况，登记不动产权属及新变化，具有较高的专业水平。二是复杂性和多样性。虽然不动产的构成非常复杂，但大致可以分为五个板块：土地、住房、牧场、森林和海洋，这也导致了信息的复杂性和多样性。三是动态连续性。不动产档案中最重要的公钥是住房和土地。在现代经济中，房地产市场的销售量逐年增长。四是流通量增加。不动产档案通常因房地产市场交易而发生变化。随着时间的推移，不动产信息记录的标准范围逐渐扩大，促进了跨区域房地产开发，有效地促进了社会经济的发展。二、大数据时代不动产登记档案管理工作的变化（一）不动产登记档案管理模式的改变在互联网环境下，以大数据技术为代表的现代信息技术在不动产登记档案管理工作逐步得到了应用，推进了档案管理模式的变革与创新。通过应用这些技术可以动态化地记录相关档案信息，并为用户进行档案信息查阅提供了诸多便利。同时，随着现代信息技术在档案管理领域应用深度的不断拓展，远程档案管理、综合管理等日渐实现。随着大数据技术的应用，不动产登记档案管理不断地形成了海量数据。为此，不动产登记部门必须要形成大数据意识，高度重视运用大数据技术进行档案数据的收集、整理和分析，发展数据和资料交换的概念，探索和创新档案管理信息化的新模式，从而切实有效地提升档案管理工作的水平和效率。（二）搭建档案资源管理系统随着信息科技的飞速发展，对不动产登记部门来讲，必须顺应互联网时代的发展趋势，及时将大数据技术等引入到工作中，搭建档案资源管理系统，实现对复杂繁琐的档案资料和数据高效率、智能化管理，促进档案管理工作的科学化、规范化。同时，依赖于档案资源系统还可以实现档案信息和数据资源的有效集成、合理分类和综合管理。三、大数据环境下不动产登记档案管理的重要性首先，有助于促进不动产登记档案管理的标准化。不动产登记档案管理是一项非常复杂和费时的工作，以往不动产登记档案管理主要是以纸张档案及人工服务为主，这不仅使管理更加困难，而且增加了文件丢失和损坏的可能性。依托大数据平台管2502023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE理不动产登记档案，有利于规范档案管理，有助于提高档案的完整性，避免档案管理过程中的错误和缺陷。其次，有助于节省资源。传统的不动产登记档案管理方法，主要是手工制作、整理及安装文件，然后放入特别档案。随着社会的发展和市民生活水平的提高，不动产登记的工作越来越多，这必然会增加管理人员在档案管理过程中的工作量，导致档案管理的成本不断上升。由纸张形式的不动产档案转为更方便管理的电子档案，可有效节省人力和财力，降低不动产登记档案的管理成本。最后，可以更有效地交换和实时更新信息。传统的不动产档案登记，不但增加了跨部门流动的当事人的负担，浪费了大量的纸张资料，也妨碍了部门之间的档案资料交流和发放。以大数据为基础对不动产登记档案进行电子信息管理，可以实现跨部门信息共享，加快不动产档案信息的更新，节约档案管理成本。四、不动产登记档案管理存在的问题（一）历史档案数据整合问题基于大数据的新数据库需要重新整合档案信息资源。在将这些资源合并到新数据库时，输入不同的历史替换版本或过时的纸质档案数据可能会导致出现问题，从而导致某些信息的丢失。由于存储不当或纸张本身变质等原因导致数据不足，数据信息整合难度很大。可能涉及不动产重新验证，这可能会降低工作效率。由于数据量巨大，实际整合不动产登记档案信息资源的过程比预想的要长很多，同时要保证更新数据的真实性和有效性，验证所有与历史记录数据整合相关的问题，都将是不动产登记档案进入大数据新时代的艰难起点。（二）不动产登记档案整理规范缺乏统一标准目前，不同地区的不动产登记档案信息资源整合的标准化和统一性存在一定偏差，会影响整合平台的数据变化、实时跟踪记录，进而产生数据更新不及时的问题。为实现不动产登记档案信息标准化，有关部门应尽快规范不动产档案整理规范，实现统一。在新的数据库中设置模式，确保不动产登记档案中的信息资源统一运作。创造更多的不动产登记档案信息资源链接，方便不同地区之间的房地产交易，提供新的交易平台和交易标准。（三）档案资源管理体制分散化信息量大、分散化、重要性信息多等是不动产档案的主要特征。在大数据环境下，为了及时有效地发现档案资源中存在的重要信息，必须要注重利用信息技术实现档案资源整合，加强档案信息的及时更新。现阶段采用的文件资源管理系统存在的不足主要体现在分散化。不同部门在登记过程中形成了分散化的信息，造成了档案资源的积压，不利于档案资源的有效收集、整理、查询和利用。传统行政思想影响下造成的部门高度分散进一步引发了档案信息资源的分散化，造成部门间合作不紧密等问题，无法满足档案集中化管理的实际需求。（四）档案管理人员的专业水平有待加强目前，不动产登记档案管理人员自身工作理念及专业能力普遍较差，造成部分单位在管理、查阅档案资料的方法方面有困难。同时，信息素养不足、信息能力欠缺也成为影响档案管理人员开展不动产登记及提高档案管理工作效率和质量的重要因素。五、大数据环境下不动产登记档案信息资源整合的优化策略（一）优化档案管理流程建立不动产登记备案与档案信息资源整合的相关标准和规范，需要确立档案业务的核心，不断优化档案管理流程，提高部门工作效率。明确档案分类标准和不动产登记格式，以不动产单位为登记基本单位，以唯一编码形式记录不动产信息。编码格式的统一和房地产单位制度的建立，有助于提高房屋登记、土地登记、海域使用权等不动产资源管理的规范化。同时，通过制定统一的编码格式，增强档案信息资源管理的科学性，提高档案信息资源的整合效率。为明确不动产档案的范围，需要保证分类标准的科学合理性，为档案资源的持续利用提供依据。（二）搭建信息化管理平台通过借助现代信息技术，推进档案信息资源的电子化，形成完备的电子档案，不仅可以有效提升档案管理工作效率和质量，还可以满足档案信息建设背景下不动产登记档案信息资源整合的现实需要。根据部门的业务需求，合理规划和管理软件系统，建立高效的电子政务档案，完善电子档案管理体系，推进信息化部门建设。与各部门共同制定档案信息资源管理标准和电子档案管理，拓展职能部门之间的工作渠道，充分利用信息管理平台的整合能力，实现对档案资源的有效利用。推进信息资源的内部整合和横向共享，优化联合管理模式，整合按年代、2512023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE类别和异构体划分的空间信息资源，完成数据库的综合存储和管理。（三）确保不动产登记档案资源的安全首先，作为不动产登记册的重要文件资源，不动产登记册副本必须永久保存。但其作为纸质文件易受到损伤，保存时间相对较短。因此，必须要不断开发新技术、新方法、新设备，实现对重要性档案信息资源的及时有效管理。为确保档案资源的安全性，必须建立完善的管理体系。其次，不动产登记信息安全在各部工作中占有重要地位，扩大不动产登记信息管理服务与国家保密信息规划密切相关。不动产档案信息安全管理要严格执行国家信息安全政策，按照国家安全部门关于档案信息安全管理的指导意见，确保服务与安全保护同步。（四）创建特色化的档案服务模式档案需要工作人员进行注册和登记，必要时由员工提取和阅读。为了使档案管理人员能够更好地记录档案资料，有必要建立专门的档案服务模式，其前提和基础是应用广泛的数据收集工具和平台。随着现代信息技术的不断发展，多数人在多个平台都有自己的新媒体账户。档案管理部门应利用这些平台的媒体，通过微博、抖音、公众号或档案管理网站传播有用信息，提高档案管理人员工作效率，提高广大公众对不动产登记档案服务的满意度。（五）培养档案专业管理人员管理人员在开展不动产档案信息登记工作之前必须接受专业化、系统化和规范化的理论培训和实践训练，加强信息科技专业的培训，提高档案从业人员的整体技能、工作水平及管理技巧。此外，需要特别培训部分业务能力较高的专业人员，主要负责档案管理工作中的专业管理任务。例如，可以成立专业精英小组，从而有效地实现档案管理部门队伍整体专业水平的有效提升。同时，亦可契合实际地借鉴发达国家的先进经验，合理更新和优化档案管理工作理念，提升不动产档案管理体系专业技能，结合国家的长远发展，提高不动产信息登记管理效果，有效发展档案管理体系，以满足大数据时代网上登记档案管理的需要。（六）确保档案信息安全在信息时代的大背景下，基于电子信息的档案管理可以提高信息处理效率，加快与各部门的信息共享。但同时资料和数据的安全性又构成另一个严重的危险，如果不能做到档案安全，数据可能会被不法分子利用。因此，有关技术人员需要进一步完善和更新档案管理系统，实时保护档案管理安全系统和数据的安全性，在常规数据传输过程中和提前备份数据时，提供防木马、病毒等保护措施。此外，还需要提升不动产档案管理人员的经验和相关技能，要求档案管理人员定期接受培训，接受专家的技术意见，提升大数据环境下的档案管理的实操与管理能力，确保档案管理工作稳步有序的推进。（七）创新不动产登记档案管理模式高度集中式管理是指将不动产登记过程中形成的各类档案信息资源建立档案，并根据不同类别进行综合保管，实现对档案的综合管理，使工作条件符合有关规定。在我国，不动产档案信息资源管理是集中保存不动产登记结果和原始数据，包括房屋、土地等。这种管理模式的主要优势在于信息资源较为集中，安全且完整。创新不动产登记档案管理模式，具体应该做到如下几点：一是完善和建立不动产登记档案信息资源管理机制，主要包括库房管理、定期销毁、实时识别和及时提交文件，规范管理方式。二是实现不动产登记档案信息资源管理的现代化，通过运用现代信息管理方法，促进从数据管理向知识管理的转变。三是提高管理人员的工作效率和工作质量，不断地拓展员工知识面，优化员工知识结构，全面掌握档案信息资源管理的相关知识，有效运用现代信息管理技术。随着数据采集时代的到来，房地产登记档案信息资源整合越来越复杂，涉及社会各界，对不动产登记档案管理人员的要求也越来越高。针对现阶段中存在的问题，不动产登记档案管理人员应及时对档案管理流程予以合理优化，及时增加档案相关服务，并利用现代信息技术建设档案信息资源管理平台，逐步提高不动产登记档案管理效率和服务水平。参考文献 1 胡梅娟.大数据环境下的不动产登记档案信息资源整合策略 J.办公室业务,2018(17).2 梁连高，何英昌.新形势下不动产登记档案管理探索以南宁市不动产登记档案管理为例 J.城建档案,2018(05).责编：蒋立民