大数据背景下事业单位档案管理创新策略探讨_田晓光.pdf

2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S227实践纵横Best Practice大数据背景下事业单位档案管理创新策略探讨田晓光（通榆县医疗保险经办中心,吉林 通榆 137200）摘要：随着互联网技术突飞猛进的发展，档案管理的信息化也逐渐提上了日程，只有大力推进档案管理的现代化，才能有效地迎合我国目前的发展要求，通过实现档案管理的信息化，可以更好的促进我国经济社会获得快速的发展，也会使我国事业单位的档案管理工作效率得到进一步的提升。本文主要分析了我国目前事业单位档案管理存在的问题，具体探讨了事业单位如何采取有效的措施，创新档案管理的方法。关键词：大数据；事业单位；档案管理；创新策略众所周知，人事的档案管理在事业单位的人力资源以及社会保障局中有着十分重要的地位。同时，对于事业单位的工作也起着很重要的决定性作用。但是就目前的调查研究显示，事业单位在档案管理的过程中，档案管理工作人员受到传统档案管理制度以及档案管理模式的影响，时常会遇到各种各样的难题，不能从根本上提高事业单位档案管理的质量以及效率，还会给事业单位的档案管理工作人员带来一定压力，使档案管理工作人员失去对于档案管理工作的积极性和主动性。在这种情况下，通过将大数据技术应用到事业单位的档案管理工作中，对传统的档案管理模式进行全方面的综合优化和创新，让其具备更强的档案管理、处理问题以及档案储存的能力，减轻档案管理工作人员的工作压力，提高自身的工作水准和效率，全面推进事业单位档案管理工作的有效开展。一、大数据背景下事业单位档案创新管理的意义（一）有利于改变传统的档案管理模式为了更好地提高事业单位档案管理的工作效率，就必须要积极地将档案管理的职责进行综合性的调整和优化。在事业单位的实际档案管理工作中，可以发现事业单位内部档案管理工作人员的工作仍然存在着很多的问题，尤其是一些传统的档案管理模式不能全方面的提高、工作人员的工作能力和水平不高等。同时，对于事业单位今后是否可以获得稳定性的发展也有着一定的影响。通过将大数据应用到事业单位的档案管理工作过程中，可以将传统的档案管理工作模式进行简单的优化和创新，使事业单位的档案管理工作可以紧紧的朝着时代发展的步伐迈进，将每一项事业单位的工作彻底的落到实处。（二）有利于提高事业单位档案管理工作人员的工作效率随着我国经济社会的不断发展，事业单位的档案管理工作也在不断的增多，但是在进行事业单位档案管理工作的过程中，由于受到传统的档案管理模式的影响，事业单位的档案管理工作人员工作量逐渐增多，给档案管理工作人员增加了一定的压力，不利于档案管理工作人员提高工作积极性。同时，对于事业单位档案管理工作人员的工作质量和工作效率也造成了一定的影响。在进行事业单位档案管理的过程中，由于一部分的事业单位档案管理工作人员的工作年龄较长，不能熟练的掌握和应用计算机有关的技术，在大数据背景下进行档案的管理工作会遇到很多的问题，不能有效地提高自身的工作效率，同时也会影响到事业单位档案管理工作的顺利开展。通过将大数据技术应用到事业单位的档案管理工作过程中，可以更加方便快捷帮助事业单位档案管理工作人员进行档案的管理。同时，还可以有效地帮助事业单位档案管理工作人员提供一个更加强大的档案储存空间，使事业单位档案的工作可以进行综合性的发展，既帮助事业单位档案管理工作人员节省了工作时间，又帮助他们提高了自身的工作效率。（三）有利于满足新时代社会发展对人才资源的利用需求要想真正的实现事业单位的可持续发展，那么事业单位就必须要加强对人才的挖掘、管理和应用。就目前来看，社会上的人才需求量在不断的增加，所以事业单位需要对人才的资源进行有效的应用和管理。事业单位的档案管理工作人员需要创新档案2022 年 第 6 期黑龙江档案228实践纵横Best Practice管理工作的方法，有效的降低事业单位档案管理工作的压力和负担，优化事业单位内部的工作组织架构。档案在工作员工的入职、在职以及离职等不同的工作时间范围内，都发挥着记录过程、实时更新信息的价值作用。同时，这也是人力资源部门对事业单位档案管理工作考核的主要内容。因此，在这种情况下，事业单位需要积极响应大数据时代的号召，不断的创新档案管理工作的方法，从而满足社会发展对人才的需求。二、当前事业单位档案管理的现状（一）档案管理的认识不充分就目前的事业单位档案管理水平来看，绝大多数的事业单位档案管理工作人员仍然采用原先传统的档案管理方式，没有认识到大数据背景下档案管理信息化的重要性，档案管理工作人员对于档案管理工作信息化的开展不是特别重视，这些落后的档案管理方式在一定程度上制约着事业单位的发展，影响了档案的价值发挥。（二）信息化基础薄弱在事业单位档案管理的过程中，由于事业单位档案管理工作人员对于档案管理的信息化不是特别重视，缺乏相关的创新意识，不能有效地进行信息化技术的应用，甚至不会主动的将计算机网络技术、数字化技术以及互联网技术进行整合，应用到档案管理工作当中，使事业单位的档案管理效率提高不起来。除此之外，事业单位档案管理工作的领导人员对于档案管理信息化不够重视，同样也会影响到档案管理工作，不利于事业单位在大数据背景下有效的开展档案管理工作。（三）管理模式不利于人才的流动众所周知，人才在进行流动的过程中，势必会应用到档案的调动，并且需要及时的更新档案中相应的信息，而一部分事业单位往往会将内部员工的求职信息以及学历信息用纸质的方法来进行记录，而员工在流动的过程中，只需要在原有的档案基础之上进行修改就可以了。在这种传统的档案管理工作方法的影响下，既浪费了档案管理工作人员的工作时间和工作经历。同时，还很容易导致档案信息出现丢失或者遗漏的情况，不利于提高档案管理的质量和效率。除此之外，还有一部分的事业单位在进行档案管理的过程中，偶尔会应用一些开放性比较强的电子设备来记录以及保管内部员工的工作信息，这样一来，由于电子设备的开放性比较强，所以就很容易忽视掉电子设备的安全性强弱问题，进而就会产生信息的泄露以及信息真实性比较低的情况，不利于事业单位内部人员的调动。（四）档案管理缺乏安全性就目前的调查研究显示，一些事业单位在进行档案管理工作的过程中，往往会依托互联网平台来进行档案资料的备份以及保存，但是由于我国的互联网技术发展起步比较晚，所以我国的信息管理平台各方面还存在着一定的缺点和不足，安全性能还存在着一定的问题，所以很容易就会产生病毒破坏或者黑客入侵的情况，严重影响到事业单位档案管理的完整性。不仅如此，这种情况的存在对于事业单位保管内部员工的工作信息是十分不利的，可能会对事业单位信息安全造成一定的风险隐患，必须要加强对信息安全平台的质量监管。（五）档案管理机制不健全众所周知，事业单位的档案管理工作一直以来都是单位管理体系的重要组成部分。事业单位的档案管理工作内容主要包括单位的档案信息收集、工作整理、工作分类工作、存储工作以及统计工作。对于事业单位的档案管理工作制度有着比较高的要求。传统的档案管理工作制度已经不能满足我国新时代社会发展的基本需要。事业单位需要建立和创新管理机制，对事业单位的各个档案管理工作流程进行有效的制约和监督，提供工作形式上的新思路。但是就目前来看，一部分的事业单位档案管理工作人员由于缺乏对创新的认知，导致事业单位在进行档案管理工作的过程中缺少监督工作。一部分的事业单位档案管理机制由于忽视了各个工作的细节，导致档案管理工作人员不能明确自身的工作价值，在工作的过程中很容易就会出现偷懒、懈怠的情况，解决档案管理工作问题的效率比较低下，最终影响到了事业单位的整体发展。三、大数据背景下事业单位档案管理的创新策略（一）提高事业单位档案管理工作人员的综合素质就目前来看，虽然事业单位的档案管理工作已经初步的实现了智能化和自动化的发展，但是要想确保事业单位的档案管理工作得到长远的发展，那么就必须要依靠档案管理工作人员。只有档案管理工作人员提高了自身的工作能力和业务能力，才能在本质上实现事业单位档案管理工作的可持续发展。在事业单位档案管理工作人员进行实际工作的过程中，事业单位必须要对这些档案管理工作人员进行充分的支持和帮助，对其进行相关的培训，运用有2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S229实践纵横Best Practice效的培训手段提高事业单位档案管理工作人员的计算机技能素养以及操作能力。除此之外，事业单位还可以招聘相关的档案管理专业高素质人才，给予这些档案管理人才充分的待遇，为事业单位档案管理工作部门注入新鲜的血液，加强事业单位档案管理团队的凝聚力和综合实力，提高事业单位档案管理的质量和效率，实现事业单位档案管理工作的创新。（二）配备档案基础设施近年来，虽然事业单位档案管理信息化的基础设施投入在不断加大，但是由于事业单位工作人员的增加，这些投入的力度仍然不能支持事业单位进行有效的信息化管理，事业单位档案管理的信息化水平与档案的基础设施投入相差很大。因此，在这种情况下，国家有关部门必须要全方面的加强对于事业单位档案管理信息化的基础设施建设投资力度，建立健全相关的基础设施投入准则，需要专门的核心科技硬件以及档案管理容量设备，不断的提高事业单位投入基础设施的安全性能，对事业单位投入的基础设施建设不断的进行优化、升级、更新，全方面的确保事业单位档案管理信息化工作可以安全开展。（三）加强档案信息化建设在大数据时代的背景下，事业单位要想有效地提高档案管理的质量和效率，就必须要加强档案的信息化建设，不能将事业单位的档案管理眼光局限于目前的建设规模。首先，事业单位需要加强对档案管理工作的资金和设备投入，结合事业单位的档案管理需求，积极的引入一些高科技的档案管理设备，同时加强对档案管理工作人员的专业技能以及技术上的培训，确保事业单位的档案管理工作人员真正的推动事业单位档案管理工作的顺利向前。其次，事业单位还需要结合我国新时代社会发展的基本趋势，及时调整档案的管理模式，在相关人才管理的方面以及工作贯彻落实的方面都需要积极的创新相应的档案管理工作制度，发挥好事业单位档案管理工作的真实价值，推动事业单位档案管理工作的顺利实施。（四）打造专业档案管理团队在大数据环境的影响下，事业单位档案管理工作团队的综合素质水平直接影响单位档案管理工作顺利开展的质量。所以在这种情况下，事业单位的领导层需要及时为档案管理工作团队注入新鲜的活力，不断的创新档案管理工作方法。首先，事业单位的领导层可以在档案的管理团队当中设立内部的考核机制，从而成立专门的监督小组制定出相应的档案管理制度。其次，领导层需要加强对员工思想上的引导，并且及时为他们召开思想上的交流会，引入一些专家、学者培养事业单位工作员工的整体工作素质，从而尽可能的提升事业单位整体的人力资源管理水平。最后，事业单位内部的档案管理工作人员需要在日常的工作过程中，严格的要求自己，积极履行自己的责任和义务，培养自己形成良好的思想道德品质，坚决杜绝徇私舞弊现象的发生，从而确保事业单位档案管理工作的安全性。（五）提高档案利用效率为了更好地提升事业单位对于档案资料管理的工作质量和效率，要及时地构建出信息的局域网，将信息技术有效地融入到事业单位的档案管理工作当中，既可以有效的缓解档案管理工作人员的工作压力和工作负担，还可以快速查找到自己所需要的档案信息。事业单位的档案管理工作人员要在自己的工作实践当中自觉地维护档案的保密工作，强化责任化管理，从而确保整个档案管理局域网系统可以得到正常的运营。对于事业单位档案信息网站以及数字化的扫描系统进行全方面的病毒检查以及黑客查杀，确保事业单位档案信息管理的安全性和可靠性。简而言之，当前事业单位档案管理工作仍然存在着很大的问题，为了更好地促进事业单位档案管理工作得到有效地开展，必须要加强档案管理改革工作，建立起相关的档案管理制度，加强对于档案管理工作人员的培训，全方面提高事业单位档案管理工作人员的工作素质，提高档案管理工作人员的工作意识。参考文献 1 车兴.大数据背景下科研事业单位档案管理现状 J.办公室业务,2020(