大数据背景下事业单位档案信息化管理研究_冯丽丽.pdf

2022 年 第 6 期黑龙江档案218实践纵横Best Practice大数据背景下事业单位档案信息化管理研究冯丽丽（四平市社会福利企业服务中心，吉林 四平 136000）摘要：大数据时代，档案管理模式革新已经成为档案管理行业的必行之策。对于事业单位来说，实行更全面、更安全的信息化档案管理模式对于减轻档案管理人员的工作量、提高工作效率、保障档案内容的安全完整有着重要的作用。关键词：大数据；事业单位档案；信息化管理随着事业单位的不断发展，每年招聘与退休的人员变动数量也在不断变化，过去的纸质化档案管理已经有了诸多不便之处，工作效率与管理水平亟待优化改善。在科学技术水平飞速发展的今天，事业单位积极引入信息化管理新模式，在很大程度上改善了事业单位的档案管理工作效率与工作水平，降低了纸质档案造成的纸张浪费，提升了档案调取、转交工作的准确性和速度，对于事业单位的档案管理工作有着不容忽视的重要作用。但是，档案信息化管理工作在事业单位的运行中依然存在一些问题，可能会对档案的信息化管理工作造成不利影响。因此，作为事业单位中的档案管理人员，还需要对当前的档案管理工作继续深化探究，以提升档案信息化的管理水平。一、大数据的基本概念大数据是计算机技术发展中重要的研究成果之一，在各个领域的工作中都有着极为重要的作用。大数据的概念可以理解为具有数据流量大、种类多、价值高并且容量大等特点的复杂数据的集合。大数据技术是由大数据概念中延伸出的一种能够在各式各样的庞大数量的数据之中，用最快的速度进行数据信息收集整合并从中寻找到最有代表性与最有价值的信息的一种基于互联网计算机信息技术的新兴技术手段。大数据技术具有以下四个主要特点：第一，数据具有庞大的体量。目前的大数据技术中需要处理的数据量已经由 TB 数量级升级到了 PB 数量级；第二，数据具有繁多的种类。除了基本的文字信息，大数据技术还可以对图片视频、网络日志以及地理位置等信息进行收集整理；第三，处理数据的速度极快。大数据技术处理的数据种类与数量之多，对其自身的数据处理能力有着很高的要求；第四，数据处理结果的准确性。在专业技术领域中，大数据技术的特点被概括为 4 个 V，即 Velocity（高速）、Variety（多 样）、Value（价 值）、Volume（大量）。二、大数据背景下事业单位档案信息化管理的作用与意义（一）大数据背景下事业单位档案信息化管理的作用在大数据时代的背景下，事业单位中对于档案管理的相关工作都有了跨越式的技术升级与管理模式的发展，各种档案中包含的庞大数据量可以为大数据技术发挥技术优势提供数据基础支持。大数据技术的引进与推广应用实现了事业单位档案管理的相关工作的技术升级与创新，对于事业单位中各种档案的管理工作模式进行了颠覆式的改变。大数据技术能够为档案管理提供科学有效的全面服务模式，同时也对新技术背景下的档案管理工作提出了更高的技术要求。事业单位的有效运行发展与档案管理模式及管理水平高低有着重要的联系。对于新时代的档案管理工作有着新的立体化的工作要求。所以，事业单位的档案管理工作也需要建立一套完善科学的数据库系统，以此来实现对各类数据的高效统一管理。另外，事业单位的工作性质较为特殊，很多数据档案本身具有一定的机密性，并且有着清晰的权限等级分别。所以，在事业单位进行信息化档案管理制度改革过程中，必须要着重建立一套安全性极强的保密档案管理系统，保障机密数据的安全不被破坏，并且要不断更新数据以保证档案的完整性。（二）大数据背景下事业单位档案信息化管理的意义在新时代的科学技术发展水平下，利用大数据技术进行的档案管理信息化革新属于一种崭新的数2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S219实践纵横Best Practice据管理维护手段。我国的社会经济发展在近年来有着飞速的进步，各行各业的竞争也愈加激烈。事业单位要想在激烈的市场竞争中占据一席之地，必须要不断提升自身的专业水平与管理能力。因此，在档案管理的工作之中，事业单位要不断采取科学有效的激励手段激发档案管理人员的积极性和工作热情，将传统的档案管理模式进行优化与升级。结合大数据的技术优势，既减轻事业单位中档案管理人员的工作压力，提升工作效率与水平，又可以为事业单位向深层次发展提供重要的技术保障。在实际的事业单位档案管理工作中，档案的管理会受到多方面因素的限制，使得档案管理的工作无法向更优化、更深入的方向上发展。这些因素多是来自于事业单位中复杂的财力、物力与人力资源分配不均衡等导致的。因此，作为事业单位中的档案管理人员，要想提升档案管理水平，首先要从实际情况出发，结合在档案管理中遇到的现实困难与问题进行探讨分析，找到最理想的问题解决措施。三、大数据背景下事业单位档案信息化管理存在的问题（一）档案管理人员职业素养与专业水平有待提高在新时代，事业单位要不断完善自身，提高竞争力。但是在某些事业单位中，却存在着部门间发展与竞争意识不平衡的现象。在一些一线的工作部门中，早已完成了对工作人员的竞争意识的培养。但是在一些不直接参与事业单位经济效益生产的部门，比如档案管理部门内，工作人员依然沉浸在传统意义的“铁饭碗”的思想之中。对于档案管理工作态度就是“当一天和尚撞一天钟”，对于与时俱进的新的档案管理技术并没有产生应有的学习兴趣。在进行档案数据信息化改革的过程中，很多老员工的学习积极性远没有跟上年轻人员的脚步，甚至某些入职多年的档案管理人员对于新的档案管理技术始终抱有消极抵制的态度。这样的问题导致事业单位中的档案管理信息化改革推进困难，原有的档案管理问题不仅得不到有效解决，还要积累下更多的工作矛盾。如果不能对档案管理人员的专业技术能力和职业道德素养进行及时有效干预提升，将会让暴露出的问题更加难以解决，不利于事业单位的档案管理工作向着更加科学高效的方向上发展。（二）电子档案数据安全性存在风险当今时代，社会人才有着更多的就业机会和选择，所以在很多的企业与单位中都表现人才流动性大的特点。因此，对于事业单位来说，如何做好人才引进与管理工作、加强对优秀人才的培养成为当前事业单位必须面对的课题。衡量事业单位的人力资源管理工作情况好坏的重要依据之一，就是通过对事业单位中的档案管理的水平来体现的。信息化的电子档案能够节省档案管理工作的人力、物力成本，节约单位的档案室面积，提高档案管理的工作效率，是有着多重优势的现代化档案管理手段。但是电子化的档案管理趋势也会带来档案的安全性问题。如果事业单位不重视对档案资料的安全性保障，没有引入更加完善的防火墙机制，严格限制人员接触到档案资料的权限，那么就很容易造成重要机密档案资料遭受外界黑客的攻击，还可能受到内部人员的泄密风险，对于事业单位的资料安全造成极为不利的威胁。（三）档案管理手段落后大数据技术本身的特点决定了该技术在运用于档案管理工作时，不仅要强调档案管理人员的操作技术水平，也对事业单位的软、硬件水平提出了新的要求，需要事业单位积极引进最新的大数据档案管理技术与相应的管理系统设备。但是在实际的工作中，很多事业单位并没有意识到提高档案管理技术与设备的重要性，只是出于成本与效益的考量，抱陈守旧，依然坚持旧的档案管理模式。即使档案管理人员有心提高自身的管理水平，改善本单位的档案保管与处理工作模式，也有心无力不能实现档案管理的手段更新。还有些事业单位虽然引进了新的电子档案系统，但是很难在短时间内完成档案管理工作的更新升级，因此在这些事业单位中就同时存在着两种档案管理模式。这样的后果就是，两者都不能完全发挥工作效率，对于档案管理中的各种问题也难以找到有效的解决办法，不利于事业单位的进一步发展。（四）缺档案管理工作意识大数据时代，事业单位的档案管理工作有了更高的要求。对于档案管理人员来说，对其档案管理专业技术水平提出了新的要求。但是在一些事业单位中，管理层的领导者对于单位里的档案管理工作并不会多加重视，认为这一科室属于单位中的“边缘科室”，对于单位中的档案管理水平也不甚了解，不愿意在档案管理工作中投入太大的成本来更新档案管理技术、引进大数据技术等。领导的不重视将会间接导致档案管理人员的工作积极性大打折扣，档案管理人员如果工作意识薄弱，就极容易造成档2022 年 第 6 期黑龙江档案220实践纵横Best Practice案的丢失和管理混乱等问题。在大数据背景下的档案管理信息化改革中，将纸质的档案文件进行电子化处理是很多事业单位中档案管理人员的重要工作内容，如果缺少正确的管理意识，就会影响电子化档案工作的全面性与正确性，导致后续的大数据处理难以获取到最真实有效的数据结果，造成不必要的资源浪费，也无法发挥出现代档案管理工作的高效科学性。四、大数据背景下事业单位档案信息化管理的有效对策（一）加强档案管理信息化改革的重要性认识事业单位的特殊管理体制模式使得单位中的领导有着绝对的话语权和决定权，对于单位中的其他工作人员的工作意识有着重要的引导作用。所以，要深化大数据技术指导下的档案信息管理模式改革创新工作，就必须要提升单位中领导对于档案管理工作重要性的认识，转变其旧有的档案管理工作的态度和观念，使其认识到档案管理工作对于事业单位发展的重要作用，看到引入大数据技术后对于档案管理工作和单位的发展能够产生的巨大推动力，从而在事业单位内部需要自上而下地提高对电子档案管理工作的重要性认识。对于档案管理人员来说，要开展相应的信息化档案管理工作讲座，邀请其他先进单位的管理人员进行管理方法、管理意识、职业素养方面的交流。还可以制定相应的奖励惩罚机制，将工作态度、技术水平的学习和应用成果进行评价，进一步激发档案管理人员的工作积极性，提高其专业技术水平，实现大数据背景下事业单位的档案信息化管理工作能够朝着更加科学积极的方向发展。（二）提升档案管理工作要求与标准随着事业单位的不断发展，其对档案管理的要求也越来越严格。随着时代的发展，事业单位的组织结构等也在不断变化，相应的对职员档案管理的标准也在提高。目前，事业单位对职员档案的管理，需要对档案当中的信息进行分门别类的归纳与管理。在进行事业单位档案管理工作当中，一定要重视档案管理的实质就是知识管理。现阶段，事业单位对档案管理的要求不仅局限于确保档案的完整性，更重要的是对其中所包含的信息进行管理。作为事业单位而言，需要为档案管理人员提供学习的机会；作为档案管理人员而言，需要在日常工作中多加学习，利用先进的科学文化知识进行档案管理工作。（三）做好人才引进与人才培养的相关工作 事业单位想要做好档案管理工作，就一定要有专业的人才支撑，加强电子档案信息管理人才的培养。第一，利用内部竞聘的方式，从单位内部选拔出一些责任心比较强，同时本身具备计算机专业技术能力的人才，专门负责档案的管理。第二，在对外招聘的时候，对招聘人才的技术能力更加侧重，应该招进来一些更加优秀的信息技术人员，并且在平常的工作当中还要重视员工的培训，让他们通过岗前培训学习，可以更好地适应档案管理的工作。此外，事业单位还可以从外部邀请一些信息技术方面的专业人员，为档案管理从传统模式走向电子信息化模式献计献策。（四）加强档案信息化建设为了能够建立健全档案信息知识库，需要把原来传统的档案管理经验与知识融合在一块，更好地推动事业单位档案管理的信息化建设工作。将原来纸质的档案进行电子化的转变，充实事业单位的档案信息知识库，并且还需要把单位原本的数据进行一定的整合，扩大信息数据的来源，保证事业单位的档案信息知识库能够逐渐建立起来。另外，要重视对信息库的防火墙建设，保证事业单位中的各项档案数据的安全性不受威胁。尽管事业单位目前的信息化档案管理模式在实际推广应用中还存在着这样或那样的问题，但是相信经过广大档案管理人员的共同努力，一定可以寻找到更加完善有效的解决措施，为事业单位的发展保驾护航。参考文献 1 夏玉梅.大数据背景下事业单位电子档案信息化管理研究 J.中国科技纵横,2020(02).2 于利梅.大数据背景下档案信息化发展的困境与出路J.兰台世界,2022(02).3 任浩.基于大数据背景的事业单位电子档案信息化管理研究 J.兰台