档案数据化管理实践中的问题及对策研究_焦海勤.pdf

档案信息化 ARCHIVES INFORMATION-147-档案数据化管理实践中的问题及对策研究*焦海勤（驻马店市卫生计生监督局 驻马店 463000）摘 要：数据化时代，档案的数据化管理已经成较为普遍的时代课题。档案数据化管理是回应档案治理环境变化的必然要求，也是改进档案服务质量的必然要求。本文围绕档案数据管理实践中出现的问题，提出相应优化对策，旨在为档案工作实践提供有益借鉴。关键词：云服务；信息资源；审核取证；信息设备中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编码：1005-9652(2022)04-0147-004档案数据化主要是指利用数字化设备（如：扫描仪、数码相机等），对纸质档案进行数字化处理，实现数字化储存，进而通过计算机处理图像或者文本，达到快速检索的效果。数据化时代，为有效应对档案管理工作面临着的新挑战，档案管理相关部门应该立足自身，改进原来的工作模式，在掌握大数据技术发展脉络的基础上，积极有效利用大数据技术，促进档案管理事业的不断提升，提高档案数据化管理的执行力，促进档案管理工作的智能化、时代化发展。1 档案数据化管理的现实意义1.1 回应档案治理环境变化的必然要求网络信息技术为不仅影响人们的档案数据收集方式，也是对档案管理到档案数据治理变革要求的积极回应。档案管理的信息化发展是时代的要求，也是结合时代的发展特点，档案工作者所做出的重大变革。虽然档案数据治理面临诸多难题，但是无论是任何技术，都需要经历曲折发展的阶段。档案数据治理要求我们需要应用新型的数据管理思维，深层挖掘新型管理技术，研究新型的档案管理方式，不断改善档案管理工作的水平，积极推动档案事业进步。1.2 提供多元化的档案信息资源供给网络信息技术的应用场景已遍布人们的工作和生活之中。以往频繁出现的纸质档案信息资料，现已逐步转变为数据档案信息，这是近年来档案管理工作中最具革命性的变化。档案数据化管理，不仅涉及信息技术、人工智能技术的技术革新，也直接影响档案信息收集的全面性和多样化。比如，基于 OA 无纸形式的办公体系，形成的多种电子文件；领导人员处理电子文件时，需要审核查阅、批准等。通过对档案文档优化管理，以数据化档案管理的思路去处理多样化的档案数据，不仅可以使得档案数据与档案管理的模式匹配度更高，而且也可以使应用人员更便捷地获取档案信息，进而促进档案管理工作的高水平发展。1.3 改进档案服务质量的必然要求社会经济的快速变化，人们需求水平的逐渐提高，使得档案服务工作的价值更加突显，而档案服务需求也呈现多样性特征。因此，加强档案服务能力，实行档案数据化管理，面向定制式、精确性的档案服务需求应运而生。与原始的应用管理形式相比，实行档案数据管理不必须依靠档案查询人员，人们可*【作者简介】焦海勤（1974-），汉族，河南汝南人，馆员，研究方向：档案管理。2022 年第 4 期 总第 264 期-148-SHANXI ARCHIVES以在大规模的档案信息中，查询、检索单独的信息然后自主整合分析的档案信息。比如，将多媒体信息技术应用到档案信息整合中，通过展开批量编辑，可以为档案应用人员提供便捷的应用服务。档案数据化管理使得档案数据的检索模式发生改变，不仅可以进行全文、全库检索，而且在关联信息方面，也支持推荐功能。即：通过掌握用户的现实需求，形成定制形式的、准确的数据信息。同时，档案数据化管理可以实现档案数据载体与信息的独立、安全存放，既实现了人力等资源的节约，又提升了服务成效。2 档案数据管理实践中的主要问题2.1 档案数据化管理认知相对缺乏部分部门在应用档案的数据化管理时，时间相对较晚，很多基层单位尚不能意识到数据化管理工作的关键作用。由于档案工作管理人力资源等方面的匮乏，特别是财力支持力度的不足，促使档案工作管理人员长期处于超负荷状态，并未对数据化管理的体现足够关注，这直接影响了档案数据化管理的应用以及质量的提升，甚至某方面阻碍了档案数据化管理的发展。因此，需要从思想方面提升对档案数据管理的认知水平。2.2 档案数据化管理人员的专业素质不够档案数据的管理工作必须依靠专业化档案从业人员，如果不能够很好将专业能力融入到实际档案管理工作中，或者专业档案素质人员的执行力不够，都会影响档案数据化管理的顺利开展。当前档案数据化管理工作中，较多的档案管理人员的素质水平尚未达到信息化的发展要求，与现实的档案管理需要存在着较为严重的差距，这都是制约档案事业又好又快发展的关键性因素。2.3 档案数据化管理安全保障落实不够在档案数据化管理中，档案网络安全成为了一项重要的内容。档案管理人员需要根据档案数据信息，提升其安全性。比如由于信息传输问题，受到不良网络的攻击，导致数据信息逐渐失真，严重影响档案的数据安全。网络设备的级别提升，信息技术的维护不及时，也是造成档案数据安全的重要环节，这不仅不符合时代的需要，更会制约档案管理工作的效果。3 档案数据化管理的应对策略3.1 持续更新档案数据管理的理念应该及时更新管理的理念，保证整体管理工作具备良好的思想指导。在档案数据的存量化方面，可以构建一系列标准，凭借人工录入或语音、图像的识别等方式处理纸质档案，或者数字形式的副本，展开数据化处理，进而改变被动检索的状态，转变智能服务形式，使其达到可读水平。在增量管理的层面，档案数据的收集和处理要细致分析，合理利用，特别应该关注信息的来源，增加档案应用的频率，及时完成归档工作，提高数据化管理的执行力。3.2 提升档案数据的收集、整理能力档案数据的有效利用亟需从档案信息来源入手，实现档案数据资料的全面性、真实性。例如：电子文件的收集和获取，应该尽量做到没有疏漏。目前，档案信息数据的大规模增长，类型也变得更加丰富。在数字档案中，加大档案数据的归档操作，制定出相应的档案数据管理制度，除了可以保证档案数据的信息明确外，也可以促进档案资源得到更加全面的覆盖，促进档案管理结构的优化。比如，大数据技术应用到证券企业的数字化档案管理中，不仅可以丰富数据化档案管理的模式，也可以增强证券数据化档案管理的精准性。3.3 加强档案管理人员素养培育实行档案的数据化管理，有利于促进人才队伍的完善。档案管理人员不仅需要提升专业技能，参加档案信息化 ARCHIVES INFORMATION-149-相关知识培训，还需要不断更新档案的信息化知识，构建较为完善的知识素养。比如，国网山东省电力公司，早在 2014 年就已经开展数据化培训工作，组织人员举行统一培训，在企业的培训计划中，将档案管理培训日常加入到了计划当中，保证层次清晰，开展专业培训内容，实行业务的轮流培训，打造“明白人”培训机制，提升了档案管理人员的水平。总结档案管理的业务态势，提升档案数据化管理人员的创新能力，促进内部的公平竞争，可以为档案数据化管理工作的发展注入动力、活力。促进档案管理理念的创新档案数据化管理并不是短期结果，需要组建高质量的团队。平时的档案管理工作中，应该搭建创新发展格局，深层推进治理，形成全面的档案资源体系，不断增加数字水平，向着标准化的水平发展。对于管理人员而言，应该将数据化管理放在首要位置，不断提升档案管理工作的质量。与此同时，档案管理人员不应该拘泥于自己的思想，应该勇敢创新，增加管理工作的实际效应，便于展现出优良的档案服务。3.4 优化档案数据化管理的服务水平注重档案数据信息的应用，做好档案数据化的“收集、管理、存储”工作。通过了解、掌握档案信息利用人员的需求，给予对应的档案服务，协助档案信息应用人员的工作，保证在规范权益的限制范围里，让他们获取到完整的数据信息。与此同时，档案数据化管理对获得的数据呈现多样化特征，档案数据化管理人员应该利用档案数据信息的优良内容，提供相应服务。比如，乐山市邀请和聘用专业的机构，建设了 OA 平台，通过联合市档案馆进行验收，加强了档案信息化管理，实行了档案数据化整合；依照档案整理的流程要求，利用电子设备，实现了档案的分类排序，在将完整的内容录入到系统基础上，实现了档案管理质量的提升；在部机关的办公区域，构建查阅应用窗口，为外来查阅人员提供良好的一站式查档服务。3.5 促进档案数据的安全存储 实行档案数据化管理工作，不能脱离计算机网络技术的支持，所以，信息的安全程度成为了一项重视的内容。信息技术发展的速度比较快，如果安全处理举措不够准时，就很有可能带来档案数据的丢失、泄露问题。在计算机网络应用期间，假如做不到安全工作的保障，就会导致数据化管理白白浪费。基于档案数据化管理，应该保证信息设备安全，提升信息技术的安全性。比如，国网山东省电力公司在开展数据化管理工作之后，构建了对安全管理具有扶持效果的管理制度，保证在 24 小时中，随时关注信息化软件的安全状态，制定时间规划，每 3 到 6 个月，开展一次软件的级别提升，增强档案数据化管理的防护能力，在漏洞出现时，可以及时的采取对应的防御处理，降低数据泄露等不良安全问题的出现。促进档案实现数据化管理，合理应用大数据技术，展开云计算技术的有效分配，档案管理人员应该保持积极的态度，改进以往档案管理工作中的不足，推动云存储、服务的发展。注释与参考文献1 苏永芬,吕晨曦.大数据背景下档案数据化管理 助力企事业单位发展的策略探讨 J.四川档案,2022(03):34-35.2张慧颖,曹玉.国家综合档案馆档案数据资源智慧化管理路径及其实现机制研究J.北京档案,2022(06):11-15.3 徐钦梅,戴敏.档案数据化管理的实现路径研究 J.浙江档案,2021(12):32-35.4 张苗.数字时代档案数据化管理优化措施分析 J.城建档案,2020(08):26-27.5 马千贺.大数据环境下档案数据保全的体系架构研究 J.山西档案,2022(02):106-113.6 孙向阳,杨智勇.大数据时代档案数据安全治理模型构建 J.山西档案,2022(02):98-105.2022 年第 4 期 总第 264 期-150-SHANXI ARCHIVES7 陈媛媛,林安洁.高校图书馆科研数据管理服务模式搭建和应用 J/OL.情报理论与实践:1-102022-12-06.http:/ 张卫东,张乐莹,赵红颖.我国档案治理研究内容与特征识别 J.情报科学,2021,39(08):60-66+85.Research on Problems and Countermeasures in the Practice of Archives Data-based ManagementJIAO Hai-qin(Zhumadian Municipal Bureau of Health and Family Planning Supervision,Zhumadian 463000)Absrtact:In the era of data,the data management of archives has become a relatively common topic of the era.Archives data management is an inevitable requirement to respond to changes in the archives governance environment,and also to improve the quality of archives service.This paper focuses on the problems in the practice of archival data management and puts forward corresponding optimization measures,aiming at providing useful reference for the practice of archival work.Keywords:cloud service;information resources;audit and evidence collection;information equi