大数据背景下档案管理现代化探究_付贺.pdf

2023 NO.4 探 索 与 争 鸣SCIENCE&TECHNOLOGY INFORMATION科技资讯科技资讯SCIENCE&TECHNOLOGY INFORMATION大数据背景下档案管理现代化探究付贺 1 石新英 2 吴园园 1 关建辉 1 姜旭 1(1.衡水学院;2.中裕铁信交通科技股份有限公司 河北衡水 053000)摘要：围绕档案管理体制机制改革要求，完善档案管理体系，提高档案管理人员素养，引进现代信息技术，搭建档案信息资源共享平台与维护数据库的安全。通过系统的研究，建立健全档案管理现代化模式，解决海量档案资料的管理使用问题，以便提高档案现代化管理水平，促进产品和服务创新，满足档案事业发展需要。关键词：大数据 档案管理 现代化 信息技术 数据库 资源共享平台中图分类号：G279.2文献标识码：A 文章编号：1672-3791(2023)04-0228-04Exploration on the Modernization of Archives Management under the Background of Big DataFU He1 SHI Xinying2 WU Yuanyuan1 GUAN Jianhui1 JIANG Xu1(1.Hengshui University;2.Zhongyu Tiexin Transportation Technology Co.,Ltd.,Hengshui,Hebei Province,053000 China)Abstract:It is necessary to center on the requirements of the reform of the archives management system and mechanism to improve the archives management system,improve the quality of the archives management personnel,introduce modern information technology,build the sharing platform of archives information resources and maintain the security of the database.Through systematic research,it is necessary to establish and improve the modernization mode of archives management and solve the problem of management and use of massive archives,so as to improve the level of modern management of archives,promote the innovation of products and services and meet the needs of the development of archives.Key Words:Big data;Archives management;Modernization;Information technology;Database;Resource sharing platform档案管理现代化是档案管理人员充分利用先进的信息技术，按照规则要求对数字化档案的管理过程。大数据又称为巨量资料，数字化档案作为大数据的重要组成部分，采用大数据技术更能充分实现档案管理的价值。现阶段，人们通过使用云计算、分布式处理技术、存储技术和感知技术来展示大数据从采集、处理、存储到形成结果的整个过程。随着大数据技术的创新、应用，档案现代化管理水平的显著提高，档案信息利用效率也越来越高，因此档案管理人员要重视档案一体化网络的构建，通过信息平台完成资源的传递，突出档案数据上的优势，更好地了解人才发展情况，为经济增长提供基础数据参考，真实、准确、完整地为社会发展提供资源上的使用便利。1 时代背景分析2016年9月，全国档案馆工作会议上，国家档案局局长李明华指出，档案工作必须紧密结合社会需求来深化体制机制改革，以更好地满足社会公众对档案需求的多元化和个性化的特点，进而更好地服务于经济社会发展，发挥出应有的载体作用。DOI：10.16661/ki.1672-3791.2204-5042-9941基金项目：2022年度衡水市社会科学研究课题 大数据背景下档案管理现代化探究（项目编号：2022174）；2022年度河北省人力资源和社会保障课题 信息技术支持下的档案管理工作探究（项目编号：JRS-2022-3309）。作者简介：付贺（1983），女，本科，经济师，研究方向为档案管理、人力资源管理。228探 索 与 争 鸣 2023 NO.4 SCIENCE&TECHNOLOGY INFORMATIONSCIENCE&TECHNOLOGY INFORMATION科技资讯科技资讯社会资本的加入为档案管理部门进行现代化管理提供了有力的经济保障，一些社会组织能够在软硬件方面提供保障，后期还可与档案管理部门加强合作，承担一部分新的档案工作内容，开辟新的服务内容和形式，以弥补一直以来档案部门在财政和体制上存在的不足。具体来看，一方面，社会资本的加入能够充分发挥其在融资和运营等方面的优势，提供充足的资金保障，快速解决建设成本问题，减轻档案部门财政压力，保证项目保质保量顺利开展；另一方面，能够充分利用社会资源做好沟通协调，维护好各方利益，增强资金利用效率，减少项目风险。由此，既实现了充分结合二者的优势，又为经济社会发展提供助力1-2。目前，档案管理部门所拥有的档案资源相对较为充足，近年来，档案管理部门的档案资源规模一直处于上升趋势，面对规模更大的档案管理，采用科技创新方法进行管理已是大大势所趋。因地制宜，积极应用互联网、大数据、人工智能等先进的技术手段，以此推进档案数据化建设，建立档案数据库，完善档案搜检程序，对各类档案资料进行细致的收集、分类，及时更新数据库；对档案的管理设备和软件做到定期维护，快速有效地解决设备中出现的故障，实现管理软件的高速运行，以便对海量的档案资料进行专业而细化的现代化管理3-4。职业人才培养方面。近年来，各地区档案管理部门都对档案管理人才培养方面予以高度重视，并积极采取措施开展人才培养。各地档案管理人员数量已明显增加，且规模上已经较为客观。档案管理人员的素养和责任意识的提高，各级部门有针对性地把日常档案管理作为一项重点工作常抓常讲常落实，根据现有档案管理人员培训需求，有针对性地组织培训，并采取了一系列措施对培训内容的吸收、应用等情况进行监督、考核，这就为现代化档案管理和科技创新提供了人力资源上的保障。2 大数据背景下档案现代化管理的意义档案数据详细准确地记录着各种活动和事件的成长历程，包含着文化价值，能更加全面、多角度地考量、评价社会的发展情况。因此，要重视档案一体化网络的构建，通过档案信息资源共享平台完成资源的传递，突出档案数据上的优势，更好地了解人才发展情况，真实、准确、完整地为社会发展提供资源上的使用便利。该举措有助于进一步丰富档案部门体制机制改革的相关理论，从而更好地指导档案管理部门着力开展综合性的改革和实践，以推进我国档案管理部门的工作能力水平得到显著提升，更好地满足社会发展的实际需求5-7。从理论意义上来看，大数据背景下档案现代化管理的科技创新，能够让档案管理部门实现更为高效的供给，这也是适应当前我国经济社会发展新常态的必然要求。档案管理部门的科技管理创新，就是要从自身开始，对各环节的工作进行调整，以优化供给效率和质量，为社会公众提供数量更多和质量更好的产品和服务，以充分发挥档案管理工作的重要价值。显然，对这方面的研究，能够逐步完善现有的档案管理部门改革创新相关的理论研究内容，并为后续的研究提供参考。从现实意义来看，大数据背景下档案现代化管理的科技创新是基于当前档案工作现状的根本要求，也是应对当前档案管理工作所面临的挑战做出有效举措，这就需要档案管理工作者结合档案日常工作，对档案产品和服务进行优化创新，以实现更高效率的档案供给，最终满足社会公众在档案方面的实际需求，让档案管理工作在服务经济社会发展中发挥更大的作用。3 现代化档案管理面临的挑战3.1 制度保障体系不完善，直接制约档案管理体系的搭建规章制度缺失，未能紧跟档案信息化建设步伐，无法为档案现代化管理保驾护航；档案资料不能及时做到存量的信息化和增量的数字化；档案数字化过程中各单位操作规范不统一，数字化档案无法导入数据库，造成资源浪费；所购入采用的各种技术软件不兼容，档案数字化价值无法充分体现。3.2 人员配备和基础设施无法满足档案现代化管理需求档案管理人员素质较低，与先进的管理理念、技术设备不匹配，严重阻碍了档案事业的发展；档案信息化技术落后，档案信息化录入不完整、索引功能不完善，引进的应用程序不配套，应用起来费时费力；档案信息分散、孤立，很难发现挖掘档案信息深层次的关系，等等。4 大数据背景下档案管理现代化模式的研究4.1 完善档案管理体制，促进档案管理部门科技创新档案管理体制与我国的经济、政治与文化体制的改革有着十分紧密的联系，围绕国家体制改革的目的和要求而进行的档案管理体制改革，紧密结合社会需求来深化体制机制改革，引入先进的管理理念、采用先进的技术设备，培育专业的人员队伍，提高工作的积极性，推动管理模式创新。各区域在工作开展的过程中因地制宜，注重对各类档案资料进行细致的收集和分类，及时更新数据库，完善档案搜检程序，积极采用互联网、大数据、人工智能等先进的技术手段，以便更好地满足社会公众对档案服务的多元化和个性化229 2023 NO.4科技资讯SCIENCE&TECHNOLOGY INFORMATION 探 索 与 争 鸣SCIENCE&TECHNOLOGY INFORMATION科技资讯需求8-9。4.2 档案管理机构统筹规划，加强顶层设计完善档案管理体系是我国档案事业发展过程中必须重视的问题，成立档案信息化工作领导小组，进行统一部署，完善现有机构框架，明确岗位职责，规范业务流程，实行从上而下管理层级清晰、权责明确的直线业务的监督与指导，为档案管理工作奠定坚实的基础。加强地方行政管理部门与档案主管部门工作的协调统一，在统筹谋划、任务分工、工作进度、工作要求等方面同步建设，确保各部门形成的档案信息被准确、高效地录入档案数据库。在信息技术的应用过程中，加强与办公自动化、电子商务、电子政务的匹配衔接，加快档案管理现代化建设的智能升级10-11。4.3 培育档案管理专业人员，满足现代化管理需求档案管理人员的专业能力和职业素养直接影响了档案信息化水平，档案管理机构要加强档案管理人员的选拔、培育工作。首先，改变档案管理人员落后的管理理念，提高专业技术人员信息化能力，结合实际情况，根据培训需求有针对性地制订专业的培训计划，如档案管理基础知识、信息化操作、网络安全等。其次，培训效果与奖惩制度挂钩，加强培训效果的监督考核，提高档案管理人员的综合素质。最后，引导、帮助档案管理人员进行职业规划，增强档案管理人员工作的积极性，促进科技创新，以便满足庞大的数据资源、繁多的数据种类、复杂的操作流程以及多元化服务的需求12-13。4.4 完善档案信息化管理制度，规范操作，保障大数据背景下档案信息化建设完善档案管理制度保障体系，实行规范化管理，加强档案信息化建设。建立并完善电子档案的搜集、整理、录入、存储、转换、输出、信息安全等制度，为档案工作的开展提供有力的法律保障和制度支持。明确目标，规范操作，严控流程，重视验收与信息反馈，落实奖惩，确保档案管理工作的规范性、有效性。从源头规范档案收集、移交工作，建立和实行“办公室归口管理、业务职能部门立卷、档案室集中统一管理、全员共同参与”的全方位、多层次档案收集方法。同时，还要充分