大数据治理标准体系对档案利用服务体系的影响研究_李海艳.pdf

|兰台纵横|2023.2 下兰台内外48摘 要：伴着“互联网+”时代的到来，特别是大数据时代的到来，大数据技术越来越多地应用到经济社会的方方面面，对人们的生活和工作产生深远影响。如何运用大数据技术提高档案管理水平，提高档案利用效率，让档案工作更好地为经济社会发展服务，进一步促进档案事业发展，是近年来学术理论界和档案实务界的热点问题之一。笔者结合自己多年的档案馆工作经验，特别是档案利用工作经验，对大数据治理标准体系对档案管理利用服务体系的影响进行了研究，从大数据治理标准体系的概念与地位出发，深入分析大数据治理标准体系建设带来的广泛影响，阐明了大数据治理标准体系对档案管理利用服务体系带来的服务对象之变、服务内容之变、服务方式之变和服务目的之变。关键词：大数据；治理标准体系；档案管理；利用服务；影响档案利用体系建设是档案工作的重中之重，也是所有档案工作者必须放在优先位置的永恒课题。伴着“互联网+”时代的到来，特别是大数据时代的到来，如何运用大数据技术提高档案管理水平，提高档案利用效率，让档案工作更好地为经济社会发展服务，进一步促进档案事业发展，是近年来学术理论界和档案实务界的热点问题之一1。1 大数据治理标准体系概述大数据技术越来越多地应用到经济社会的方方面面，对人们的生活和工作产生深远影响。档案工作是为经济社会发展服务的基础性工作之一，也必然要紧跟时代步伐，深入研究大数据技术发展给档案管理工作带来的影响2。大数据治理标准体系对档案管理利用服务体系的影响，是发挥档案“记录历史、传承文明”和为经济社会发展服务作用必须要做的工作之一3。1.1大数据治理标准体系的概念与地位当前，理论界的学者和实务界工作人员并未能对“什么是大数据治理标准体系”形成统一意见，也没有形成统一的概念，但是对大数据治理标准体系的认识日益深刻，并形成了一定的共识4。标准体系具体指什么呢？通常，在某一范围内，按照标准之间的内在的联系进而形成有机的科学整体就叫标准体系。之前，结合国内外大数据标准制定的情况和发展现状，全国信息标准委员会负责大数据研究的小组进行了研究并发布了大数据标准的体系框架5。多数人认为，作为一项系统工程，大数据治理体系的建设并不是只针对某一具体的个体、组织、领域，而是针对一个完整的生态，包括建设平台，制定政策，改革组织，重组流程，甚至是管理元数据、整合主数据、治理个性化的数据以及行业应用而言的6。梅宏院士强调，要加快大数据治理体系的建设，大数据治理体系标准化极具重要性。为了更好地实施国家大数据战略，必须治理好大数据，这样才能够发挥大数据在国民经济建设中的作用，做强大数据产业。尽管现在很多的行业都使用了大数据技术，但是对于大数据的治理还处于起步阶段，随着时间和技术的进步，我们应该不断地完善和改进大数据标准体系框架7。大数据在为实体经济服务方面具有独特的价值。大数据治理体系的建设，是十分重要的，它能够帮助公民、法人和其他组织解决在大数据应用过程中所遇到的数据的管理机制、开放共享、安全保障等难题，能够释放巨大的经济价值8。1.2大数据治理标准体系建设带来的广泛影响1.2.1多元共治。大数据治理体系的建设将从国家、行业、组织这三个层面共同发力。在国家的统一部署下，大数据治理的标准化工作的开展已经成为各主管部门和行业组织应用大数据技术的切入点9。各地的信息技术主管部门、行业组织正在深入推进大数据治理与相关产业的结合，按照国家大数据治理标准指导实践工作，不断对解决大数据治理的方案进行完善。目前，大数据技术在应用的过程中，正在不断地提高数据质量、优化管理机制、扩大数据共享、提高安全保障。因此，档案部门应该积极参与其中，发挥档案部门独有的服务作用，促进大数据治理体系不断完善，达到大数据应用全面覆盖的目的10。1.2.2夯实基础。任何事业发展到一定程度之后，都要进行体制机制的建设。大数据治理标准体系的建设也是如此，同样离不开健全的管理机制的保障。大数据治理标准体系建设，在政策上离不开国家的支持，环境上离不开市场的培养。这些都促进大数据技术应用必备的客观条件11。当前，国家标准的制定已经完成，并进入大数据治理标准体系对档案利用服务体系的影响研究文/李海艳|兰台纵横|2023.2 下兰台内外49了实质性推广的阶段。档案部门应该抓住这个时机，积极参与大数据治理标准体系国家标准的推广和服务，为利用大数据技术发展档案事业发展做好准备，不断提高各级档案部门的数据管理能力，加快数字化步伐，为应用大数据技术奠定坚实基础，同时也为大数据产业在档案领域的蓬勃发展助力12。1.2.3标准先行。大数据治理的一项重要工作内容就是数据的开放共享。这不仅需要为数据在不同的领域建立统一的开放标准，同时要对其开放边界进行定义。大数据的应用体系、服务体系、产业创新体系都是建立在数据开放的基础上的13。各个领域按照开放标准的指导对数据开放的策略和计划加以不断的完善，同时在此基础上对其制度和流程进行制定，从而构建数据开放的技术体系和服务平台，以便能够高效、便捷地使用数据14。档案部门要制定数据的共享标准，促使数据能够在不同的行业、组织、场景中自由应用，冲破档案数据壁垒，提升档案行业的整体服务水平。1.2.4紧跟需求。受我国信息技术发展时间短、起步晚因素影响，大数据治理属于新兴领域，理论建设、产业发展的研究都还不十分深入。但随着我国在互联网技术领域取得新突破，我国对大数据治理的认知不断深入，这进一步加快了大数据治理标准体系建设的发展。城市建设、金融理财、高端制造、新能源等领域，已经成为运用大数据技术的热点领域15。档案部门要持续跟进，以大数据国家标准为指导，不断提升产业环境，为产业升级添砖加瓦，加快城建档案、金融档案和科技档案等领域的大数据应用研究服务。2 大数据治理标准体系对档案管理利用服务体系的影响2.1影响之一：服务对象以前，党和政府的相关部门是档案部门服务的主要对象，企事业单位、公务员、职工是档案服务最大的受益者。新时期，国家对民生档案资源的收集给予更多的重视，档案服务要面向广大人民群众，为智慧城市建设服务、为特色小镇建设服务。档案服务还有一个显著变化，就是线下服务延伸到线上服务。随着网络通信技术的快速发展，网络数据传输速度越来越快，百兆网速已经得到普及，移动通信方面5G网开始普及。网络的畅通为数据资源的极大丰富提供了物质基础，也为档案管理的网络化建设提供了技术支持16。于是，更多的网络用户成为档案服务的新客源。档案利用者在查找档案的时候，不再需要像以往那样带着身份证件亲自来到档案馆的查询利用大厅，而是拿起手机通过互联网进入到档案馆的网站，浏览和查阅自己需要的档案信息。他们的需求和咨询行为使他们成为档案用户和档案潜在用户17。2.2影响之二：服务内容很长一段时期，档案馆都是按照“用户到馆查询，档案馆为其查找”的模式开展服务的。档案馆的服务范围只针对馆内的资源；馆外的档案资源，由于档案馆不掌握，自然不在提供查询利用服务的范围之内。造成这种情况，主要原因是档案馆库房面积不足，容纳档案空间有限，无法满足接收所有档案的需要，只能退而求其次，选择性接收一些价值比较大的档案，一部分的档案被“拒之馆外”。大数据背景下，档案馆应该把馆外资源，特别是互联网资源纳入档案服务内容，使档案服务内容更加的丰富。过去那种“用户需要什么，档案员就提供什么”的服务模式只是浅层次的档案服务，已经无法满足当前的档案利用需要。在大数据时代，档案服务要把心思放在关注用户个体行为上，通过分析用户的身份信息、搜索方式、查询记录、利用结果等数据，描绘出用户的利用需求和利用习惯，为满足社会个体诉求为目的的档案大服务的开展提供数据支持18。针对档案用户的个性化需求制定出相应的查询与解决办法，使档案服务内容突出差异、精准到位。2.3影响之三：服务方式档案服务的实体机构是各级各类的档案馆和各部门的档案室。大量的档案资源存放在档案库房里档案密集架上，馆藏或者室藏档案是传统意义上档案服务的物质基础。档案用户只有在提供了合法的身份证明后，才能够到档案馆查询需要的档案资料。大数据背景下，档案用户则无须经历这个烦琐的过程，借助互联网，通过档案远程服务方式，便可以轻松地解决档案查询的相关问题19。档案工作者在收到用户诉求之后，可以通过互联网、快递或其他方式将档案提供给用户。有了大数据技术的支持，档案利用服务方式开始向个性定制、智能推送的方向发展。档案工作人员也不用再像过去那样，在利用窗口等着利用者前来查询档案，而是利用互联网向任何需要档案服务的用户展开网上询问、答疑服务，记录他们的诉求、分析他们的需求，判断出他们的需求趋势和利用偏好，积极挖掘他们潜在的查询需求，并利用人工智能向他们推送自己感兴趣的内容和服务20。2.4影响之四：服务目的管是手段，用是目的。能够最大限度地满足档案用户的信息需求，是档案服务的最高目的。大数据时代背景下，用户对于档案的需要已经不再停留在档案资料的表层，而是要结合自身的知识储备和个性化的理解来筛选和捕捉信息内容，把看起来毫无规律的信息整理成为可以用来解决特定问题的答案或者方法21。大数据时|兰台纵横|2023.2 下兰台内外50代，用户需求是档案部门档案利用服务工作的出发点。与此同时，档案部门还要精准地掌握档案用户的深层需求，把相关的知识传递给他们，从而实现档案信息资源的利用服务同知识服务的双赢22。结语伴着“互联网+”时代的到来，特别是大数据时代的到来，国家对大数据技术尤为重视，鼓励和支持经济社会的方方面面越来越多地应用大数据技术。档案管理工作作为促进经济社会发展的基础性工作，也必然要受到经济社会发展进步的促进，必然要适应大数据技术的发展。如何运用大数据技术提高档案管理水平，提高档案利用效率，让档案工作更好地为经济社会发展服务，进一步促进档案事业发展呢？笔者结合自己多年的档案馆工作经验，特别是对档案利用工作的深入观察，对大数据治理标准体系对档案管理利用服务体系的影响进行了研究，从大数据治理标准体系的概念与地位出发，深入分析大数据治理标准体系建设带来的广泛影响，阐明了大数据治理标准体系对档案管理利用服务体系带来的服务对象之变、服务内容之变、服务方式之变和服务目的之变，希望能够对于发挥档案“记录历史、传承文明”和为经济社会发展服务作用贡献一份力量。参考文献：1倪代川,金波.论数字档案资源数据化发展J.档案学研究,2021(05):17-22.DOI:10.16065/ki.issn1002-1620.2021.05.003.2杨智勇,谢雨欣.数字档案馆的“数字数智数治”演进之路基于“十四五”全国档案事业发展规划的分析J.档案与建设,2021(08):57-61+71.3何玲,邢琳悦.我国档案数据管理研究综述J.山西档案,2021(02):155-163.4刘越男.数据治理:大数据时代档案管理的新视角和新职能J.档案学研究,2020(05):50-57.DOI:10.16065/ki.issn1002-1620.2020.05.007.5金波,杨鹏.大数据时代档案数据治理研究J.档案学研究,2020(04):29-37.DOI:10.16065/ki.issn1002-1620.2020.04.004.6马仁杰,潘文珂.新冠肺炎疫情排查背景下中国流动人员档案管理的若干思考J.档案学通讯,2020(03):68-73.DOI:10.16113/ki.daxtx.2020.03.009.7金波,添志鹏.档案数据内涵与特征探析J.档案学通讯,2020(03):4-11.DOI:10.16113/ki.daxtx.2020.03.001.8徐松.数字时代档案数据化管理问题研究J.山西档案,2020(02):142-144+186.9伏春鹏.大数据背景下的信用档案数据建设流程及策略J.山西档案,2020(03):134-141.10张鸿艳.大数据背景下人事档案信息资源建设的现状与进路研究基于档案数据管理视角J.山西档案,2020(01):81-86.11陈雪燕,于英香.从档案管理走向档案数据管理：大数据时代下的档案管理范式转型J.山西档