多元管理模式下基建档案管理工作创新_邓哲.pdf

712023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛多元管理模式下基建档案管理工作创新邓哲（江苏经贸职业技术学院，南京 211168）摘要：在档案管理技术不断创新的今天，基建档案管理工作也迎来了新的挑战。这就要求基建档案管理部门以及工作人员要加强多元管理模式的搭建，能够更好应对新时代基建档案管理工作面临的挑战，实现基建档案管理工作的创新。本文从几个方面对多元管理模式下的基建档案管理进行讨论，旨在更好助力我国基建档案管理工作的创新与发展。关键词：多元管理；基建档案；档案管理作为各行业基础建设的原始记录信息，基建档案不仅涉及各类重要信息和文件，还包括各类基建项目可行性研究方案、设计方案与各种文件材料等。尤其是进入到 21 世纪之后互联网时代的到来，基建档案工作管理模式、管理方法发生了诸多变化，基建档案工作人员需要从当前实际需求出发，综合多元管理模式，全面促进基建档案管理水平的提升。一、基建档案的重要性（一）基建档案是一笔无形财富基建档案记录了基建活动中形成的各类文件资料，要经历上属部门、基建部门的审批，中间所形成的重要数据信息都会被记录在案，每一张前期调研文件报告、计划提案、审核文件等对于单位来说都是一笔无形的财富和宝贵的资源。（二）基建档案具有指导、参考作用基建工作中形成的审批文件、设计思路文件以及各类材料文件等，都属于基建档案的重要组成部分，能够为日后单位的房屋整改、物业维修等工作的开展提供参考服务作用。如果单位没有做好基建信息收集、管理工作，那么后期将无法有效对档案信息进行整理、鉴定和保护，也无法充分发挥基建档案的重要价值。单位后期开展物业管理、房屋修缮以及扩建等工作需要借鉴和使用基建档案，这些档案都是一线工作者结合自身经验总结的精华，对未来的基建工作是大有裨益的。二、多元管理模式下基建档案管理存在的问题（一）多元管理缺乏系统性、专业性由于管理主体的多元，使得基建档案在管理过程中存在缺乏系统性、专业性等问题。在高校工程管理中，涉及到多个主体，如校方、代建方、施工方、监理方等，各方主体在进行档案管理时，管理档案人员的素质各有不同，这使得工程项目档案缺乏系统性管理。当前，各个主体在实际管理基建档案时，为了有效控制工作的成本，会从单位内部选择人员兼职完成档案管理工作。但是基建档案管理人员需要保持较高的专业性，档案管理人员并不具备档案管理专业性，进而会影响档案的管理专业性。整个档案管理队伍能力不协调，使得后期的基建档案管理工作存在很多问题。虽然目前有些档案管理人员具备一定的专业能力，但是对于基建档案管理中的一些系统性和结构性问题，并不能良好的解决。（二）缺乏基建档案管理意识一些单位的管理人员缺乏基建档案的管理意识，在开展档案管理工作时，都是以自身经验为准，并没有结合基建档案的管理标准，利用现代化信息技术进行系统立卷、科学分类，只是按照传统的档案管理方式完成档案的收集和整理工作。在遇到突发问题时，档案管理人员不能结合自身的经验解决问题，这样就会影响基建档案解决的时效。在工程建设过程中，对于一些有重要证据价值的基建档案，应该及时收集、完整存档；在存档后要定期进行更新和整理，确保档案的真实性和完整性；针对一些失效文档要及时销毁。这些都是档案管理工作的基础。只有这样，才能保证档案管理工作高效、规范开展，否则将会影响档案管理的效率和质量，影响档案的利用。（三）多元主体缺乏协调性多元主体采取多元化的管理技术手段，造成在工程项目档案管理过程中存在缺乏统一性、协调性、衔接性的问题。一些单位在进行基建档案管理时，722023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS仍采取传统的人力管理纸质版档案的模式，并不能充分利用信息技术提高档案管理的效率；有些档案管理单位虽然引入现代化的档案管理设备，但是因为档案管理人员的技术落后，不能良好地发挥档案设备的作用，影响了档案的管理效率；各个管理主体使用的档案管理信息手段和软件都不同，使得整个工程项目档案管理工作变得十分零散，造成基建档案管理缺乏系统性，影响档案的使用效率。各个主体在档案管理过程中，一味坚持传统的基建档案管理原则，缺乏创新思维，使得基建档案管理工作受到限制和影响。三、多元化管理模式下基建档案管理的有效措施（一）全面提升档案管理人员的专业素养1.全面了解掌握基建档案管理人员的专业素质。在正式进行基建档案系统管理工作前，应该充分了解各个基建档案管理主体中档案管理人员的各项信息，包括年龄、兴趣、能力、素养等，在掌握这些信息之后，可以对基建档案管理人员的综合素质有一个初步的了解，可以知道这些人在开展工作时具备的优势和劣势。结合基建档案管理的要求，利用传统媒体和新媒体扩大档案系统多元管理模式的宣传，使得每个档案管理人员都能够认真开展档案管理工作，形成系统化的档案管理思想。同时，结合基建档案管理的周期性和实际工作，按照不同阶段的档案管理重点，聘请专业的档案管理专家辅导档案管理人员，以此来提高档案管理人员的专业素质。也可以组织档案管理人员定期开展座谈会，针对档案管理工作中遇到的问题进行分析，通过座谈相互帮助解决问题。2.各个基建档案管理主体要积极与相关培训机构合作。各个基建档案管理主体应主动和城建档案行政管理部门等相关培训机构合作，结合档案管理人员的实际情况，设计出个性化的专业技能培训方案，在培训内容中加入相关的政治、经济、法律、设计、信息技术、行业规范、从业规范等内容，通过系统的培训提高档案管理人员的专业素质和能力。各个基建档案管理主体还要增加对档案管理人员应具备的能力和素养的考核，在培训内容中加入一些职业素养、责任、专业精神等内容，从多个角度培养基建档案管理人员，使其可以满足新时代档案管理的要求，具备多元管理模式下基建档案管理的素养。各个管理主体可以从社会或学校中招聘一些基建档案管理专业的人员，不断扩大档案管理人员的队伍，提高档案管理队伍的综合素质。对所有从事档案管理专业的人员要进行定期和不定期的考核，使得档案管理人员可以满足各类工程项目的基建档案管理要求，保证各个管理主体管理档案的质量。（二）加强档案信息化建设1.借助现代化信息技术，构建基建档案管理信息系统，实现基建档案的数字化管理。档案数字化是档案信息化管理的基础，多元的管理主体应该结合基建档案管理内容，设计出一个标准化、统一化、规范化的档案管理信息系统。各方主体都要加大对基建档案管理的投入，重视信息化建设的设备和技术引进，结合基建档案管理的实际情况购置对应的管理设备，不断优化基建档案管理的环境。借助数字化和现代化的扫描设备，将原来的纸质基建档案文件转变为统一格式的数字化档案，将原来不同存储形式的数字档案转变为统一格式、规范化的数字化档案，将所有数字档案集中保存和管理，全部存储到统一的基建档案管理信息系统之中。按照基建档案管理需求，设置不同的管理模块，针对性地开展档案管理，保证基建档案管理的实效性、真实性、完整性。2.使用大数据技术等信息技术构建基建档案管理的“区域小数据”。首先，各个基建管理主体应针对工程项目的立项、设计、造价、资金支付等基础档案信息，做全面的收集和分析，然后利用大数据技术提高档案信息的获取效率，使得所有信息经过有效处理后上传到基建档案管理信息系统，形成管理方的“区域小数据”，构建一个大数据支持决策系统，为各方提供基建档案基础数据。其次，引入数字加密和认证技术，确保数字基建档案的安全。档案具有一定的凭证性和证据性，具有不可更改的特点以及证据的价值，这也是其作为档案的重要原因。随着信息技术的不断进步，数字基建档案要保证安全性，保证其凭证属性。利用数字加密技术完成数字基建档案的收集、整理和归档工作，使得数字基建档案能够保证最初的属性；结合基建档案的实际管理情况进行等级评估，确定基建档案的使用效率和安全等级；结合数字档案管理人员的工作内容和范畴，设置有权限的访问。数字认证技术在用户访问数字基建档案时，可以直接获取用户的合法性和安全性，如果遇到有风险的用户会禁止用户登录。还可以对基建档案进行数字化加密，使其和系统的网络安全相联系。针对所有访问基建档案的主体，按照数字化基建档案的浏览、下载等行为进行监督，一旦发现档案管理中存在风险，就可以及时将风险进行解决，利用安全系统联动的手段有效控制风险，保证整个基建档案信息化系统的安全。732023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛3.充分利用工程管理 BIM 专业技术，助力基建档案管理工作。收集工程项目各个环节的基建档案数字信息，并对这些数字信息进行全面整合处理，使得产生的原始数字基建档案信息可以用于处理基建施工中各类模型中出现的问题。利用基建数字信息构建一个完整的数据库系统，以 BIM 技术为基础搭建信息共享和交换平台，使得参与基建工程的所有部门、团队都能利用基建档案信息开展多元化的管理工作，充分挖掘数字化档案信息中的价值。对基建档案项目风险进行评估，找到引发基建档案风险的问题和源头，采取有效的方式对档案的风险进行管理和控制，保证基建档案管理的安全。（三）建立多元主体基建档案管理制度基于多元管理主体下的基建档案管理，需要完善的管理制度作为支持。多元管理主体要充分掌握和了解基建相关规范、方针政策，从当地实际情况入手，综合考虑社会、经济、建筑、科技等发展趋势与总体规划进行相关管理制度的制定。多元管理模式的基建档案管理要建立全新的制度，具体要做到如下几个方面：1.分层管理、明确职责。为了能够确保基建档案管理到位，避免多元主体存在相互推诿的情况，要进行分层管理，明确各方管理主体的权责，将责任具体落实到人头。要将基建档案管理工作贯穿于整个项目管理规划之中，加强基建档案信息收集、归档的意识，一旦管理出现问题，能够根据权责分层找到涉事主体，并能够快速进行处理。2.贯穿周期，优化制度。在基建档案管理中要从全周期切入，全面优化立项报批档案管理制度、竣工档案管理制度、基建财务档案管理制度、声像档案管理制度等。通过多元管理主体的协调，对相关档案信息进行收集、分类、整理、归档，并进行数字化处理，形成系统的管理模式，实现档案信息的数据化、共享化。能够随时根据基建档案管理反馈情况，对管理制度的细则进行优化和修改，并能够对每个环节的工作进行定量、定性，这样能够为日后的基建档案制度构建提供数据支持。（四）全面构建基建档案数字化管理模式1.深入挖掘基建档案数据信息。针对基建档案数据信息的完整度进行考察，不断优化管理办法，拓宽信息获取渠道，对有价值的档案信息进行分类和保存。在现代网络信息的背景下，不断优化基建档案管理流程，满足档案管理要求，使整体管理效率得到提升。对档案信息的价值进一步挖掘。比如：对于某些重要的数据信息，先进行基本内容的整理和优化，之后发掘其隐藏价值。要根据现代信息的处理模式，利用更专业的软件进行价值评定。在开展档案数据管理工作中，可以根据不同数据类别做有效存储和分类，并按照基建档案信息分析条例对有价值的信息进行筛选，让更多信息辅助完成各类基建档案信息的调配，为基建工作的全面开展提供可靠的数据支撑。2.构建大数据安全管理体系。在基建档案收集时，要保证档案内容的真实、完整。在档案信息收集过程中，可以在档案数据中加入 MAC 码，保证档案信息的认证完整和真实性。利用电子密码技术可以增强档案信息的保密安全性，有效避免电子档案信息在传输过程中遇到破坏性的风险。另外，还可以构建信息源和目的端的安全信息通道，以此保证信息收集的安全性和有效性。基建档案管理部门应该利用安全防范控制技术做好安全防护工作，设置安全防火墙，档案管理人员要定期进行检验和查杀，保证互联网安全。在基建数字化档案管理过程中，主要的风险是档案信息归纳整理时的非授权访问等问题。因此，应针对这些风险，采取访问把控和权限管理等方式丰富身份认证。在大数据视域下，档案安全管理体系可以引入一些指纹、人脸识别等技术增强身份认证的强度。在访问时不仅要进行自助访问，还应该设计角色访问，以此来掌握账号和角色之间的关系，进行科学的管理，大大提升档案管理系统的安全性。一般情况下，基建档案存储的磁盘、网络空间都会构建对应的防火墙、设置杀毒软件以及异地备份等安全防控形式，