大数据背景下电力档案创新管理研究_吴冬梅.pdf

1952023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE大数据背景下电力档案创新管理研究吴冬梅（云南电网有限责任公司，昆明 650011）摘要：本文对电力档案管理现状进行了深入的分析，阐述了大数据背景下电力档案的相关概述，探析了电力档案发展的制约因素，并就目前存在的问题提出了创新方法。关键词：大数据；电力档案；档案管理随着电力事业科技和管理创新的不断进步，我国电力事业已经处在世界领先水平。为了与电力事业的快速发展相适应，我国电力档案管理工作也发展到了新阶段。在大数据背景下，做好电力档案信息化建设是主要的发展方向。电力档案真实地记录了电力企业发展的过程，具有原始记录性，对于电力企业而言是一笔无形的资产，支撑着未来电力企业的可持续发展，具有着不可替代的作用。为了更加有效支撑电力企业可持续发展，充分发挥电力档案价值，需要借助互联网、大数据等现代化的手段，构建一套适应新时代发展的智慧化档案管理体系，推动电力企业朝着高质量的方向发展。一、电力档案管理的现状当前，我国社会处在信息化、大数据高速发展的时代，信息涵盖的内容广泛，图书、情报、档案等信息在大数据浪潮的影响下，在产生、传播与搜索的过程中发生了巨大的变化。在这种变化的影响下，档案的开发利用工作步入了一个新的阶段，档案管理工作朝着多元化的方向发展。电力企业受到信息化和大数据时代的影响，正在逐步利用大数据对档案进行现代化的管理。从事物发展的角度看，要想让电力企业走可持续发展的道路，就要在挖掘电力档案的价值上多下功夫，充分把大数据技术融入到电力档案信息化的建设过程中，构建一套适应新时代发展的智慧档案管理体系。但是就电力档案管理现状和实际情况而言，档案利用价值受到了一定的制约，其中不规范管理是制约电力档案利用价值的重要因素之一。电力企业在电力档案管理工作中已经形成了完整的管理制度，有了规范的制度才可以更好地指导实践工作。但是档案管理人员在实际的管理过程中只是注重归档材料的完整性，并未对材料的质量进行有效把关和筛选，这会大大降低电力档案后期的开发价值。目前，电力档案管理更加偏重对文书档案及部分数据信息的收集和整理，对视频、音频、图片资料的收集不够重视，忽略了它们的价值。这些类型的档案分散储存在各专业部门的内部，专人专管，专业性较强。从电力档案管理的整体性来说，破坏了电力档案归档的完整性，也降低了电力档案的价值。在电力档案信息化建设过程中，大量的电子档案处于一个高密集的存储状态，电子存储不同与纸质存储，这种存储方式对空间的要求不是很高，可以有效地提升档案的管理效率。但是目前有些电力企业对电力档案的硬件设备投入不足，存在着一定的安全隐患，存储设备一旦损坏会导致大量的档案资料的损失。信息化时代，电力企业在不断地发展，在此过程中涉及多个环节：运维、检修、营销、建设等多个业务总量。随着经济的不断发展，业务总量在不断地扩大，电力企业运行管理信息化水平也在不断地提升，电力档案信息化建设成为电力企业档案管理的必然趋势。从电力档案的管理现状来看，一是建设、营销、运检、物资等多个专业通过“大、云、物、移、智、链”的系统化应用，数字化、智能化水平得到大幅提升，但是档案管理信息化建设还处在基础阶段，重点还是放在档案的收集和保管；二是电力企业对于电力档案信息化建设并未给予足够的投入，尤其是在智慧档案管理体系方面缺乏资金投入，造成档案信息化建设不足，无法有效满足档案利用的多元化需求。二、大数据背景下电力档案的相关概述在大数据背景下，电力档案管理工作可以借助大数据技术有效提高电力档案数字化发展水平，对1962023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE电力档案信息化建设起到了推动作用。通过“互联网+”平台对电力档案进行数据分析和资源整合，有效转变传统电力档案管理模式，对电力档案数据资源进行深度挖掘，通过大数据的自动化信息处理技术，将整合的电力档案资源进行科学配置，为电力行业的发展提供高效的信息保障。本文中研究的电力档案，并不是电力企业档案，主要指的是专业档案，即在电力工程施工建设过程中形成的电子文件和档案，这些文件和档案是构成电力档案的主要部分。对于电力档案本身来说，可以将其细分为设备仪器档案、专业档案、通用档案三种类别，这三种档案类型的组成使得电力档案具备多样性、周期性、专业性的特点。电力档案的多样性特点的出现主要是由于电力档案涉及专业较多、涉及的单位类型较多；而对于电力档案的周期性特点来说，其具备此特点的主要原因是，电力档案必须以时间为跨度进行归档；电力档案专业性特点的形成是由于电力档案对各专业存在较高的要求。传统的档案管理工作主要载体是纸质档案，以整理纸质的方式开展。而在大数据时代，纸质档案的管理模式已不能满足档案管理工作的实际需求，电子档案信息化建设成为主流的档案管理方式。即便如此，在管理档案的过程中也不能完全脱离纸质管理模式，要把电子与纸质档案管理模式相结合，形成双轨管理模式。随着信息化的发展，数据资源共享成为未来的发展趋势，电力档案资源的共享也会在电力企业工作中频繁地出现。因此，要深入了解和探析电力档案管理的发展趋势，是做好电力档案信息化建设的重中之重。（一）数字化是电力档案信息化建设的首要趋势在国家建设“具有中国特色国际领先的能源互联网企业”的号召下，国家电网公司的步伐不断加快，电力企业在日常的运行过程中产生了海量的数据信息资源。现有的档案管理模式很难满足现实需求，难以对如此庞杂的数据信息资源进行分类整合，建设大数据时代的数据信息管理系统已经成为未来有效收集电力信息资源和处理电力信息数据的重要途径。随着大数据、人工智能和区块链技术的不断发展，电力数据档案管理系统也在不断地完善和改进，有利于进一步挖掘电力档案信息资源的价值。（二）电力档案管理进入人工智能技术时代人工智能技术时代，电力档案智能化体现在“智能+档案管理”上，即电力档案信息化管理工作借助人工智能的信息抽取和分析处理、语音及图像识别和文本挖掘等信息技术，对电力企业中产生的电力档案进行系统整合，从而实现电子文档、数据的自动归档及智能审核，快速地对信息资源进行分析存储。同时根据档案的实际内容对档案进行属性分类和定义专属标签，形成电力档案知识图谱，在功能层面上实现“智能+档案检索”，为数字化档案编研和价值挖掘奠定了基础。（三）电力档案系统化资源整合是未来的发展趋势电力档案进行系统化的资源整合分为两个层面，即文件资料收存和电力档案信息化系统。一方面，实现了电力档案对电力企业在运行过程中的纸质、电子文档及音视频等所有材料的全面系统化整合，避免因人员变动导致的材料缺失情况的出现；另一方面，通过与电力企业各生产系统及数据档案的全面整合，实现各专业部门、生产信息和经营成果的快速归档。通过对电力档案系统化的整合提升了档案的利用价值。三、大数据背景下电力档案管理的制约因素（一）库藏档案结构不合理在电力企业的长期发展过程中，档案管理工作还是遵循以文书、科技档案等纸质载体的方式进行管理，侧重于对文书档案的收集和整理，形成的文书档案内容较丰富，而忽略了对其他载体档案的收集归档。例如，声像档案和实体档案等特殊形式的档案比较匮乏。从档案的库藏结构来看，这样的分布并不合理，造成了库藏档案结构上的失衡。特殊载体形式的档案匮乏给后期档案管理工作带来了极大的限制。在传统的档案整理工作中，纸质档案的弊端主要体现在信息资源陈旧，无法做到实时更新，更重要的是，纸质档案不易于长期保存，在对档案的利用过程中受到了极大的限制。（二）存在着重藏轻用的弊端大数据给电力档案管理工作带来了很多便捷，但是在数据的收集和处理过程中，许多电力企业仍然只是一味地追求文件资料的收集，而对文件资料的实际使用率非常低。这也就是所谓的“重藏轻用”。这种做法限制了档案的利用率，对档案的开发利用产生了很大的影响。主要体现在大量的电力档案信息得不到合理利用，不能把电力档案信息的价值很好地体现出来。另外，还制约了电力档案文件资料的收集管理，对于电力档案的借阅还是停留在对纸质档案的借阅，对于特殊化电力档案载体的借阅使用还有着一定的限制。除此之外，在电力档1972023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE案的借阅制度上还存在不足，资料的安全性得不到保障，随时都存在丢失和泄密的风险。（三）面临信息安全风险在信息化高速运转的条件下，电力档案管理选择了便捷的电子存储方式。这种存储方式降低了档案对空间的需求，可以实现更大的空间存储，提高了电力档案管理的效率。但同时这种高密度的存储方式也带来了信息安全等一系列的问题。随着现代科学技术的不断发展，看似体积不大的硬盘就可以存储大约 1T 左右的内容，这种高密度的存储方式为档案的存储节省了空间。但是保证信息的安全不泄露也是至关重要的，对于信息的安全性有了更高的要求，对存储设备的质量也有了新的要求，存储设备如有损坏就会导致大批量的档案资料的损坏与丢失。在这种背景下，要求电力档案管理部门要做好存储设备的维护工作。更重要的是，在电力档案信息化建设的过程中，对各类软硬件设备有着极高的依赖性。例如：信息的传输、内容的整理、二次开发和档案服务，都需要与之相匹配的软硬件设备。随着大数据时代信息化技术水平的不断推进，档案管理的重点从人工识别转移到机器识别。另外，档案信息识别和存储方法并不是一成不变的，会随着技术的更新不断地更新，这都需要档案信息化建设要随之更新，紧跟时代的步伐。四、大数据背景下电力档案管理工作的创新方法（一）加快电力档案信息化建设针对目前电力档案管理的现状，要改善库藏结构，建立电力档案信息资源保障体系，不断丰富电力档案资料的库藏，加快电力档案资料的信息化建设，既是顺应时代发展的需要，也是完善电力档案管理工作的重要步骤。在实际的操作过程中，要在资金上加大投入，引进先进的电力档案存储设备和管理技术，强化现代化技术，从而更好地实现电力档案管理工作的信息化和数字化。要充分利用现代化的信息技术和网络技术，建立科学合理的电力档案管理体系。在管理体系中开发新的电力档案数据库，通过数据库对电力档案资料进行实时管理。此外，还要有备份措施，以免电力档案资料数据的丢失和泄露。为了方便电力档案资料的利用，还要设置一个搜索系统，进一步对电力档案信息资源进行整合，提高电力档案资料的利用率，促进电力档案信息的增值。（二）健全电力档案管理制度电力档案的发展要适应时代的潮流，制定完善的档案管理制度。遵循档案管理流程是做好电力档案管理的基础，也是确保电力档案管理工作顺利进行的重要前提。在电力档案管理工作中，档案管理人员要根据制度对电力档案进行管理。根据相关的要求开展档案管理工作，对电力档案进行归类，建立详细的电力档案工作网络表，对相关的档案管理工作进行分析和研判，把具体的工作加以细化和分配，对管理工作中的各个环节的操作流程进行规范，推动电力档案管理工作科学有序地进行。（三）对电力档案价值实现多元化开发在大数据环境下，对档案价值的开发更多的是倾向于开发电力档案中具有时代意义的数据价值。为了实现电力档案价值的深度挖掘，要充分利用人工智能、大数据等现代化的技术，顺应档案管理数字化、智能化及专业化的发展趋势，不断地对档案管理系统进行优化，在此基础上挖掘适应当前发展的电力档案利用价值。对电力档案价值实现多元化开发。通过信息资源系统化的整合及智能化档案信息系统的开发利用，使电力档案管理部门全面掌握企业内各专业文件资料、图片视频、音频等各种载体的档案，广泛收集各种数据提升档案数据的完整性和多样性。电力档案数据库的建立可以使数据快速地得到收集、分析，提升了电力档案及数据分析的实效性，为后期的电力档案管理工作提供了数据支撑，促进了电力档案服务工作的发展，进一步增强了档案的第一价值属性。电力档案管理部门要借助智能化的档案管理系统做好后期数据信息资源的维护，确保电力档案数据库内的档案资料信息完整。在相关权限允许的前提下，根据实际工作需要精准地匹配到电力档案信息资源，充分挖掘电力档案的第二价值。参考文献 1 姜静.大数据时代电力企业档案开发利用探讨 J.中国电力企业管理,2017(15).2 陈文静.探讨电力档案管理