大数据背景下档案管理与利用服务创新途径_张艳文.pdf

1582023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS大数据背景下档案管理与利用服务创新途径张艳文（西安高新技术产业开发区党政办公室档案室，西安 710065）摘要：大数据技术的到来创新了我国档案管理机构原有的管理工作与利用服务模式，虽然能够一定程度上提高管理与服务效率，但是也为档案管理机构与相关工作人员带来了严峻的挑战。因此，本文结合大数据背景分析当前我国档案管理与利用服务面临的问题以及创新优化途径。关键词：大数据；档案管理与利用；创新途径大数据技术可以辅助档案工作者对海量数据进行深度分析，挖掘数据间内在联系，为用户提供更加个性化、精准化的服务。大数据背景下探索档案管理与利用服务创新的具体路径对提升档案管理和利用能力，实现传统档案管理模式向现代档案管理模式的转变，促进档案管理工作的提质增效等具有重要的意义。一、大数据背景下档案管理体系的变化大数据时代下，档案管理机构要想良好发展并为民众提供服务，需要面对海量的数据信息，并从这些数据信息中找到有利于自身长久发展的各种资讯，以此做出科学合理的决策。但是由于档案数据量的增加，不仅需要相关人员具有较高的服务水平，还需要具备较强的大数据应用能力。档案工作者对于档案管理的认知不能停留在传统管理观念上。大数据时代用到的各类数据不再是抽样数据，而是全数据，工作人员需要利用多种数据挖掘数据分析技术构建各种模型。随着信息技术的高速发展，数据处理工具以及数据处理技术不断升级，计算机的存储空间以及处理能力也在显著提高。如何能够科学有效地利用大数据技术提高档案管理效率，是每一位档案工作者需要重点考虑的事情。因此，在大数据背景下，我国档案管理正在朝着大平台化发展。也就是说，工作人员需要全面拓宽档案归档的范围，将社会产生一切具有利用价值的信息都视作为档案。尤其是针对互联网的即时信息，需要及时地进行抓取。由于网络每时每刻都在产生各类数据信息，倘若工作人员能够进行及时收集，那么就会在人们需要的时候可供其检索利用，发挥应用的价值。同时，档案服务还会朝着社会化以及多元化的方向发展。社会化是指档案部门需要切实地将民生利益作为档案管理工作开展的重要方向。大数据技术能够帮助档案管理部门将隐藏的海量数据进行科学合理的分析，针对用户的习惯以及兴趣趋向针对性地提供，档案管理能力的提高能够更好地服务我国社会民众。二、大数据背景下档案管理与利用服务创新的重要意义（一）有助于推进档案管理与利用模式的变革大数据技术在档案管理与利用中的应用，促进业务流程的变革与优化。传统业务流程主要围绕纸质档案开展，包括档案资源收集、记录、归档和利用等环节。而通过大数据技术的应用则形成了集数据收集、分析、归档、处理、存储、运用以及挖掘等各环节的一体化的档案管理与利用模式，可以显著提升档案管理与利用工作的效率和质量，促进业务流程的信息化、数据化和系统化。（二）有助于提升档案资源整合与管理效率大数据技术为档案资源的整合、存储、共享和利用提供了技术支持。通过建设档案大数据库可以实现档案资源的数字化云存储。同时，通过云计算等技术可以实现对档案资源的高效率分析处理和利用。大数据技术也可以促进档案资源的共享，实现单位部门之间、单位与单位之间档案信息资源的高效率传递和安全管理，精准地为单位的发展提供助力。（三）有助于提升单位的档案管理与利用服务能力通过运用大数据技术可以实现对多部门实际工作情况的动态分析，及时记录各部门档案工作开展情况以及档案资源利用情况，进而形成针对性的优化和改进方案。同时，通过大数据技术可以高效率的进行档案资源的获取、收集并进行安全存储。此外，基于大数据技术可以为用户提供更加个性化的服务方式，利于促进档案资源价值的充分发挥，从而有效提升单位的档案管理与利用服务能力。（四）可以为用户提供多样化的档案服务形式传统档案信息服务方式受时间、空间的影响，1592023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛无法随时为用户提供服务。这种情况下，当用户有档案检索需求时不得不耗费时间、精力奔走于工作地点、生活地点与档案部门之间，给用户带来了很多不必要的麻烦。通过应用大数据技术对档案管理与利用服务进行创新，可以辅助档案管理人员优化服务形式，为用户提供多样化的服务。首先，大数据技术有效地辅助档案管理人员开展档案管理和利用相关工作。档案管理人员可以通过大数据技术与移动互联网的结合使用，为用户提供快捷、动态、交互、多样化的档案服务方式。通过大数据技术和移动互联网的应用可以实现高层次的互联互通，满足跨时空档案信息获取的需要。同时，通过基于大数据技术提供的多样化服务方式可以满足不同用户、不同访问终端的档案检索和利用需求。其次，大数据时代下用户享受更加个性化、精准化和多样化的档案服务。用户可以通过智能手机、平板电脑等移动设备，随时随地地进行档案信息的检索和获取，享受便捷的档案信息服务。档案资源形式不再局限于传统的纸版形式，可以以文字、图表、照片、音频、视频等各种形态和载体予以呈现，便于用户直观地了解档案信息。同时，个性化、多样化、精准化的档案服务为用户提供了高质量的人本服务，满足了用户个性化、全方位、智能性、便捷性的需求。而场景式的服务、数字化展览、移动自助服务等各类技术为用户提供了更加优质的体验。三、大数据背景下档案管理与利用服务面临的挑战（一）档案服务意识和利用意识的变化在传统档案管理过程中，主要需要存储个人、社会组织具有保存价值的文字、图表等。大数据时代下各类数据形式的不同创新了档案管理工作方式。例如，工作人员需要保存一切具有价值的视频、图片、文字甚至是实物。此外，由于我国传统档案主要以纸质为主，因此针对纸质档案的整理归档和管理工作并不需要相关工作人员利用较多的技术，管理方式相对简单。大数据背景下，随着电子档案的增多，管理人员不仅需要考虑如何储存这些海量的数据信息，还需要保障档案因安全漏洞或黑客攻击的影响，不会导致档案缺失或被盗取。传统的观念中人们对于档案馆总是具有一定的刻板印象。例如，人民群众认为档案馆存储的档案数据信息较为神秘，与日常生活几乎毫无关联。而在大数据背景下，人们获取信息的渠道更多。但是，倘若人们需要在海量的数据信息中找到最为科学合理的资讯，就需要通过多元化的方式与档案馆建立信息沟通交流渠道。因此，这一现象也为档案工作人员创新了原有的工作方式，档案馆需要考虑如何能够结合大数据技术建立各种数据信息沟通与交流渠道，为民众提供档案服务。（二）大数据技术对档案服务人员基本理论素养的挑战大数据背景下，档案服务人员不仅需要具有较强的服务意识，还需要具备坚守原则、遵纪守法的服务态度。由于大数据技术与档案管理领域的融合创新了档案管理与服务模式。因此，档案服务人员在原有的档案基础知识上还需要具备较高的数学知识储备。能够基于海量的数据信息构建数据模型并对数据资源进行深入分析，同时还应具备一定的职业敏感性。例如，如何能够根据已有信息发掘与其他信息之间的联系，从而能够最大限度地发挥档案部门的作用。大数据时代的到来创新了档案服务的原有观念，档案服务人员需要考虑社会以及相关用户的个性化需求，只有树立主动服务的观念才能够提供更高效的服务。（三）大数据冗杂性对档案信息资源建设的挑战大数据对档案信息资源建设的挑战主要有以下两个方面：一方面，是档案工作人员需考虑如何能够从海量的数据信息中采集具有长期保存价值的档案；另一方面，在于档案馆需要考虑如何能够从海量数据信息中提供有针对性的服务。由于大数据时代下各类数据信息都是呈爆炸式的增长，同样具有长期保存价值的文件信息也在不断积累，当前档案管理工作的开展不仅需要考虑如何能够更好地利用大数据技术进行工作，还需要考虑如何能够在保障档案信息存储安全的前提下提高数据的存储容量。同样，档案服务机构也需要在海量的数据信息中结合用户的实际需求更加精准地挖掘具有价值的信息资源。（四）档案数据安全的挑战档案数据安全问题主要取决于两方面：首先是网络安全问题，其次是档案数据所处环境的安全问题。以网络安全问题为例，由于大数据技术下档案管理工作以及服务模式都需要基于互联网平台开展，需具备一定的网络安全意识，因此需要档案管理机构提高风险防范能力，避免档案数据被盗用或出现泄漏的现象发生。以档案数据所处环境安全问题为例，由于大数据环境下电子信息电子档案通常会存储在计算机的存储器或数据中心当中。如何能够保障这些数据存储设备不会因温度过高或不可抗力因素影响需要档案管理机构重点关注。因此，无论是计算机病毒、黑客攻击还是环境因素影响，都需要档案管理者以及相关工作人员具备较强的工作意识，这样才能够防患于未然，保障档案信息的完整性。四、大数据背景下档案管理与利用服务的创新策略（一）拓宽档案资源收集类别档案管理人员在实际工作中应有意识地收集更1602023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS多类别的数据资源。例如，除了文本、图片、表格、图像等资源，还需要搜集超媒体、影视、声音以及半结构化数据资源等。（二）注重分析用户档案利用行为和需求档案部门需要与档案的利用者进行合作，观察其利用档案的行为以及所留下的痕迹。如若能够利用大数据技术对这些使用痕迹进行整合处理，就能够找到信息与用户之间的关系，以此来更精准地为用户提供服务。档案部门应以用户为导向，以档案服务人员为纽带，以档案信息内容为基础，以档案管理与利用服务工作为保障开展各项工作。在服务过程中，依靠基于大数据技术构建的档案管理系统，可以将用户的利用需求和问题及时传达给档案管理人员，方便档案管理人员动态感知用户需求，围绕用户需求对档案资源进行有效的加工和处理，进而为用户呈现出符合其需求的有价值的档案信息内容。新时代，档案用户类型以及用户需求呈现多样化的趋势。通过大数据技术记录和分析用户检索和利用记录，可以了解用户性格、偏好和意愿，继而借助大数据技术进行分析和可视化呈现，帮助档案部门了解用户需求和趋势变化，继而为用户提供更加个性化、精准化的档案数据服务。（三）改变档案资源的采集方式大数据背景下，档案部门需要利用网络资源开展主动抓取，由于网络资源数量过多、更新频率较快，无论是重要信息还是垃圾信息都是一闪而过。因此，档案部门应实时监控网络动态信息，采取主动出击的策略，对重要网络资源进行归档处理。其次，大数据时代下，我国党政机关部门并不需要根据过去的工作要求完成档案归档的相关工作，而是通过档案管理平台系统就可以将各类文件材料推送到平台。档案工作人员接收到推送消息后就可以实时地将文件数据进行归档保存。这一环节相比于传统的档案管理方式不受时空间限制的影响，极大地提高了归档质量。（四）利用数据分析技术推进档案网站建设档案工作人员需要利用先进的数据分析技术调查用户信息查询行为，再用模型算法预测用户的信息需求。从实际工作角度来看，这种工作方式首先应坚持以用户需求为导向的原则，也就是指相关人员应主动分析用户的需求与行为，不仅需要结合原始档案信息，还需要从用户分析内容，预测结果以及辅助决策等多个方面开展综合考量。例如，人们在日常浏览网站后，倘若搜寻了某些关键词，那么网站的页面就会自动推送相关的内容。因此，档案管理工作人员也应结合这一理念，利用大数据技术的数据分析功能，更好地观察用户的信息行为。其次，档案管理机构应创新原有的技术，不断完善检索工具。我国档案检索系统一直处于发展过程中，能否为用户提供多样化的检索工具，满足用户多样化的需求，是当今档案管理机构需要重点考虑的事情。同时，由于不同用户的信息需求与查询习惯各不相同，档案管理机构也应尽量满足不同用户的多元化需求。（五）利用可视知识挖掘推动新型媒体建设大数据时代下数据量存在庞大的特点，想要挖掘各类数据信息之间的关联相对复杂，而数据可视化能够结合海量的数据资源构建数据立方图、标签云等多种分析过程与分析结果。同用户之间进行交互，结合用户的特定需求帮助用户更好的理解相关内容。因此，可视化的知识挖掘技术需要档案管理机构重点考虑。此外，随着我国社交软件以及短视频网站的兴起，档案管理机构也应开通例如微博以及微信等社交媒体软件。由于这些软件具有传播速度快、互动性强的特点，因此档案机构应充分利用其优势，及时地