工程项目档案全过程管控策略探析_高晓娟.pdf

2612023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE工程项目档案全过程管控策略探析高晓娟（航天神舟科技发展有限公司，天津 300000）摘要：本文对工程项目档案全过程管控的重要性加以明确，对当前工程项目档案全过程管控的现状展开深入分析。在此基础上，提出工程项目档案全过程管控的具体措施。关键词：工程项目档案；档案管理；全过程管控工程项目档案主要是指经过鉴定、整理后并展开归档处理的项目文件，其中重点包括工程项目在招投标、立项、审批、设计、施工以及竣工验收等阶段中所形成的视频、图像、声音以及文字等全部文件形式。因此，必须要进一步对工程项目档案展开全过程的管理控制，这是保证工程项目完整性以及齐全性的关键所在，也是建设单位后期改建、后期扩建以及大小装修等工作的主要依据。一、工程项目档案全过程管控的重要性工程项目档案是整体建筑工程质量的关键保证材料，必须要保证工程项目档案自身的齐全性、完整性以及真实性，才可以为后续专项验收工作以及工程竣工验收工作的开展提供必要的理论基础，使得档案管理工作可以更好地融入到建设项目的生产运营之中，将原本那些“死档案”变成企业能够灵活运用的一种财富。如果在实际工程项目档案的全过程管理控制工作中出现问题，容易引发项目文件不健全、文件内容不符合实际等情况。特别是在工程项目的收尾阶段中，随着参建单位内部技术人员的岗位调离等情况，项目文件的整改以及收集会更加困难、复杂，并且后续的档案补做行为也不符合工程项目档案在真实性方面的基本要求。二、工程项目档案全过程管控的现状尽管在多年的发展进程中，政府以及相关部门对于工程项目档案管理工作的重视程度在不断提升，然而在部分项目的参建单位中仍然存在着重视工程进度、轻视档案管理控制的现象。再加上涉及到的部分项目档案管理人员业务水平相对有限，对于各类项目档案的实际管理控制工作缺乏管理经验，导致工程项目档案的全过程管理控制存在着一些严重问题。其具体体现在以下几个方面：首先，在项目档案的前期阶段，建设单位没有建立起专业的档案管理机构以及档案管理部门，具体的档案管理职责与权限方面的划分不够清晰，导致工程项目档案管理的各个责任部门呈现出一种各自为政的状态，导致前期的管理文件很容易丢失。其次，在工程项目具体施工建设阶段，各个参建单位都会按照自身的工作经验制定相应的表格形式及填报内容，忽略了当前行业中的全新规范性文件以及文件格式要求。最后，在工程项目的施工过程中，各个参建单位对于档案管理分类以及归档整理规范之间的理解不够明确，很容易产生分类不准确的问题。一些参建单位为了节约成本，招聘来的资料员仅仅只负责文件的收发、流转、分类以及移交工作。并且建设单位内部的档案管理部门所展开的业务指导工作也仅停留在初级参建单位资料层面上，导致后续的档案整理总体质量相对较低。此外，大多数工程项目参建方对于档案管理工作的重视程度比较低，缺乏必要的档案管理意识，忽略了档案管理对工程项目开展的重要性，使得档案资料在管理与形成方面出现了较为严重的不足之处。比如，造价资料以及施工记录滞后，项目资料的真实性与准确性无法得到保证等。部分项目工程的参建单位工程项目文件与具体的施工进度没有保持一致，引发这一问题的主要原因就在于档案管理人员数量较少，再加上缺乏对应工作经验等，这些都会影响到工程项目档案的全过程管理。并且一些档案管理人员属于兼职人员，工作流动性比较大，这会引发工作不到位以及工作无法持续开展等问题的出现。三、工程项目档案全过程管控的具体措施站在宏观的角度上来看，工程项目档案全过程管控覆盖的内容十分广泛，涉及到建设、投资以及2622023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE开发等多样化的项目类型。比如，工程项目档案的全过程管控工作，其内部所采用的各类工作模式具备较为显著的现代化特征，这种模式下档案管理的核心内容就在于项目法人，通过合同进行管理工作，采用监理控制的方式对档案展开全面管理。同时，在进行工程项目档案全过程管控中需要专业主管部门、项目设计部门、档案管理部门以及施工部门等多个工作部门展开合作，使得档案工作人员可以从多个角度上参与其中。档案全过程管控工作不仅需要事前进行接入，还要在项目的实际开展进程中做好事中控制以及调整优化，从而为相关工作部门的项目验收与核查等工作环节提供必要的依据。工程项目档案全过程的实时管理控制模式，能够稳步提升建设项目档案管理管理工作的科学性与合理性，并且项目的各个工作阶段与工作环节都可以记录在档案当中，稳步提高工程项目档案的精确性与完整性。（一）建立健全项目管理制度在建立工程项目档案全过程管控制度的过程中，应当进一步将工程价值链当中管理工作的各个环节加以细化，制定出明细费用的具体管理措施，在根本上提升工程的整体管理控制水平。同时，还要明确基本的权限范围以及职责分工，科学合理地对人员以及机构方面进行设置，通过正向测算以及逆向测算这两种内容，以资金安全为前提，保证工程项目管理与工程实际施工情况保持协调统一，并以全面的项目管理制度作为基础，保证工程项目档案的管理效率、质量能够稳步提升。（二）建立工程项目的档案管理体系在工程项目档案管理的前期阶段，应当进一步确定好档案管理职责部门以及职责机构，并根据不同部门之间的具体职责建立起与之对应的档案管理小组以及领导小组，确定各个部门以及参建单位档案管理的三级网络体系以及人员名单，并依据实际情况进行科学合理的调整。同时，要及时建立工程项目档案管理人员的工作群，可以利用各种现代化媒体平台，比如微信群或是 QQ 群等，保持管理人员之间数据信息的流动性以及畅通性。要进一步细化档案管理的具体职责划分，确定好文件的收集范围以及归档要求，并参与到工程项目合同档案条款内容当中，更好地完成编制工作，设立专门的参建单位档案保证进度，制定档案管理的考核制度以及突发事件的应急处理措施，进一步督促监理单位根据行业内部的具体规范制定出相应的单位工程汇总表、监理典表，保证后续的档案管理工作能够正常稳定的开展。（三）充实档案管理人员队伍根据各个部门以及参建单位的实际情况，建立相应的档案管理人员队伍，及时进行更新以及调整，明确各个参建单位项目档案管理的基本流程。要进一步提升对工程项目档案管理的重视程度，加大档案管理人员的福利待遇，从而吸引更多社会中的优秀人才进入到工程项目档案管理工作中。同时，还要积极组织参建单位内部的专业资料人员参与到档案管理专业培训工作当中，及时了解档案管理行业中的全新规范以及动态，进一步提升工程项目档案管理人员的综合素质和业务水平，保证档案管理工作不会出现问题，为相应的建设项目带来更加优质的经济效益以及社会效益。（四）加大档案经费投入力度在建设工程项目施工的初期阶段，参建单位通常利用各种彩板房作为临时的办公场所，在办公用房相对紧张的条件下，应当优先满足档案库房方面的基本储存需求。保证建设工程中所涉及到的各种工程项目文件不会出现乱堆乱放、遗失丢失等问题，并且还要积极做好针对档案库房的防护工作。在档案信息化建设方面，应当进一步完善档案管理系统与基建 MIS 系统之间的对接工作，为档案管理工作的正常开展奠定坚实的基础。特别是在档案培训工作中，要加大培训经费的投入力度，组织各个参建单位的档案资料员开展互查互学活动，组织行业内部的档案专家来为档案资料员展开培训以及指导，为后续工程竣工验收档案管理工作的开展奠定坚实基础。因此，为了更好地完成以上几点内容，就必须要适当提升经费方面的投入力度，从根本上保证各项档案管理工作能够顺利进行。（五）强化对项目文件的过程管控工作在工程项目的档案管理过程中，为了保证基本的工程质量以及工程建设效率，档案管理人员必须要积极组织工程周例会，以便实时了解工程建设的具体施工进度，充分调动起各个参建单位对于档案管理工作的重视程度。同时，还要定期组织档案管理人员开展大规模的学习活动，针对在施工建设过程中形成的不符合标准的档案文件，要在第一时间组织各个参建单位进行整改。如果要求后参建单位2632023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE仍未进行整改，就要拒付基本的工程进度款。在工程的收尾阶段中，要及时跟进参建单位的档案收集和整理情况，保证档案收集的完整性、齐全性。（六）工程项目档案的全过程管理控制1.做好前期的准备工作。在工程项目确定过后，涉及到的建设单位应当将档案工作置于工程项目中的核心地位，相关档案管理部门应当积极收集建设文件、项目资料等多方面内容，做好必要的分类与整理工作。首先，在工程项目立项的初级阶段中，相关单位要根据工程项目的主要特点、工程分布等多种内容来制定项目内容，以此为基础制定与之对因的项目档案工作计划，落实好档案工作制度、工作进度要求以及档案质量要求等内容。工程项目档案管理机构自身要具备较强的工作能力，采取更加完善的档案管理制度促进项目档案实现分类存放与归档，确保监理机构与施工单位等部门在进行档案工作时能够做到有章可依，全面提升文件资料的清晰度。2.施工建设前统一标准内容。在工程项目正式开工前，工程项目的主导单位要及时将制定完毕的档案管理标准内容传递至各大参建单位与参建机构当中，使得档案管理人员自身具备较强的档案管理意识以和理念，全面提高整体业务能力。例如，建设单位可以采用召开档案管理会议、开展培训工作等方式，强化档案管理人员自身的管理意识，在多元化的活动中提高管理人员的业务能力，为档案管理工作质量以及工作效率的提升奠定坚实基础。简单来说，在工程项目正式进行开工建设之前，其内部的档案管理工作应当遵循统一化以及标准化的基本原则，这样才能够确保施工建设过程中可以对相应的文件展开收集归档，为工程项目的顺利运转起到良好的促进作用。3.实时监控监督。在工程项目的具体实施阶段中，必须要保证工程的各大施工环节能够与档案管理工作之间有效结合在一起，使得两者有着同等地位，以便在开展工程项目质量检查过程中，对档案的形成情况与管理情况展开同步检查。建设项目中的不同环节在监控细节方面存在着一定程度的差异，档案资料的管理情况也会随着管理现状产生与之对应的转变。例如，单项工程项目的档案验收工作，其中应对归档资料与文件展开同时验收，需要重点关注档案资料的整体质量与完整性。首先，在工程项目条件允许的情况下，要通过计算机技术以及互联网技术等信息化技术的应用，对施工单位与监理机构展开全面监测，使得档案资料可以得到及时回收并进行归档处理。其次，各大监理单位与施工单位也要将监理资料与施工资料等内容有效融入到工作计划当中，保证这些内容可以成为后续施工考核与施工管理工作的核心内容。最后，档案管理工作要进一步划入到领导人员与技术人员的岗位职能中，稳步提高相应人员的档案管理能力与管理意识。4.后续的总结完善。在工程项目施工建设完毕后，档案管理单位要积极收集归档项目过程中存在的各类档案资料，以此为基础展开整理优化，完成对应的检查环节。如果发现资料或是文件出现问题时，应当在第一时间通知相关人员展开调整优化。在初步检查工作完成过后，要派出专业化的档案机构对形成的档案内容进行验收处理。通常情况下，验收机构大多由两个部分所组成，分别为档案行政管理部门和行业主管相关部门。通过专项验收工作内容能够有效提高整体档案质量，并对存在的各种问题进行针对性整改。这种涉及多程序与多层次的项目建设档案验收工作，能够在最大程度上保证资料的完整性与准确性，全面提升工程项目的档案管理水平与管理质量。随着城市化建设的持续深入，建设工程项目得到了社会各界的重点关注，工程项目档案的管理控制作为关键工作内容，不仅能够为后续的建设施工提供关键的指导，还可以在最大程度上降低各类安全问题的发生几率。因此，必须要积极转变原本的管控模式，通过多种方式来提升工程项目档案的管控质量，保证工程项目能够取得预期中的收益。参考文献 1 曹孟君,张锡田.建设工程档案前端控制研究 J.中国档案,2020(05).2 武大方.浅谈对工程项目档案全过程管控的几点见解J.办公室业务,2017(22).3 刘淑燕.工程档案助力项目全过程管控的思考 J.农村电工,2016(01).4 田超.浅谈建筑工程档案资料有效管理措施