分类模式在妇幼保健院档案管理中的使用探析_王颖.pdf

1722023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE案管理能力。加强档案教育培训工作，更新档案知识，提高街道办事处档案管理工作整体水平。在开展街道办事处档案管理时，应注重人才的有效培养，定期对相关工作人员进行培训考核，加大人才培养投入力度，进而提高档案管理队伍的综合素质，为街道办事处档案管理工作有效运行奠定坚实基础。还应该建立健全完善的奖惩机制，以此提高档案管理人员的工作积极性，增强其对待工作的认真态度与工作归属感，为街道办事处档案管理工作顺利开展提供便利。（五）重视档案内容的全面、丰富、完整街道办事处的档案种类繁多，档案在促进经济发展和城市化进程中发挥着重要作用。街道办事处档案管理工作包含一系列无法由单个部门管理的主题。所以，街道办事处档案管理工作应该要做到全面、完整、内容丰富。只有这样，档案才能更好地发挥作用，促进城市经济的有序发展。（六）建立完善的档案管理体系针对街道办事处档案管理过程中存在的缺陷，应建立档案管理制度，完善档案管理模式，协调各部门，实现统一领导，优化领导班子，建立专业化领导队伍，提高档案管理者领导作用的发挥，逐步完善相关管理制度，使街道办事处档案管理科学化、专业化。在加强档案管理的过程中，要构建完善的管理职责秩序，合理分配工作内容，增强档案管理人员的责任意识，加强档案管理信息化建设，有效增强街道办事处档案管理的效率。参考文献 1 曲波.浅析街道办事处档案管理信息化建设工作思路J.信息记录材料,2021(06).2 余紫珊.街道办事处档案管理信息化建设工作措施分析 J.传媒论坛,2020(12).3 高红.街道办事处档案管理信息化建设工作思路探析J.才智,2019(20).4 李葛,徐长安.街道办事处档案管理信息化建设工作思考 J.电脑知识与技术,2019(10).责编：蒋立民 分类模式在妇幼保健院档案管理中的使用探析王颖1刘宸维2（1.牡丹江妇幼保健院，黑龙江 牡丹江 157000；2.青岛市第六人民医院，山东 青岛 266033）摘要：本文分析了分类模式在档案管理工作开展中的重要应用价值，探讨当前妇幼保健院档案管理分类模式的分类措施，包括构建病例档案、行政文书档案、纳进财务类信息、建立影像类文档和专业档案，以此构建新的档案管理模式与服务管理模式，提升档案管理工作的层次性，更好地促进妇幼保健院档案工作的高效进行，对妇幼保健院档案管理工作提供了一定参考。关键词：分类模式；妇幼保健院；档案管理在妇幼保健院运行过程中，档案管理发挥着重要作用。良好的档案管理方式有利于促进医院档案管理资料的有效利用，充分保证各项档案信息的真实性与全面性，从而提升对档案信息的搜索效率，实现对大量档案信息的管理与利用。及时、全面的档案信息能够为治疗的开展提供必要支持与助力。为此要求妇幼保健院针对档案管理工作构建有效的管理机制，优化档案管理方式，提升档案管理质量。加强分类模式在妇幼保健院档案管理工作的应用，从而为医院发展提供必要支持。一、分类模式在妇幼保健院档案管理中的应用价值妇幼保健院在运行中采用分类管理模式具有重要的现实意义，分类管理模式能够针对不同的档案资料进行分类管理，更好地保证档案管理资料的完整性与系统性。同时，档案管理资料的有效使用能1732023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE够提升档案信息搜索效率，充分发挥档案信息在医院管理中的作用，更好地促进医院临床治疗与护理，对医院的运行起到良好的促进作用。分类管理方式在医院运行过程中优势明显，由于妇幼保健院患者数量较多，信息处于不断的更新中，这为医院信息管理以及档案整理带来了较大的难度。采用分类管理方式能够提升整理速度，使得信息使用人员能够在较短的时间内获取所需要的各类信息，提高大量信息的处理与利用效率。同时，妇幼保健院历年的大量档案资料有待于进行统计与整合，利用分类管理方式可以改善传统档案管理中分类不足的问题与现象，按照不同的类型对医院内部的各项档案资料进行了统一整合，便于高效利用。二、分类模式在妇幼保健院档案管理中的分类方法开展妇幼保健院档案管理工作，应当构建有效的分类管理方式，对妇幼保健院内部各项信息进行系统性的分类管理。利用大数据以及专业的管理软件，结合不同档案的类型以及作用，对大量信息进行整理性分类，构建分类管理方式。档案管理人员按照科室、治疗方法、药物选用方式等不同的类型，对大量档案进行分类管理与编订等。对相应类别内的档案信息有效整理，构建纸质档案与电子档案两条同步推进的管理方式，并保证纸质档案与电子档案的信息一致。针对不同的类别的档案信息，对该类别及相似类别内的档案信息进行有效整合与吸收利用，提升档案的整合效率，优化档案信息管理；针对一些特定的档案信息进行重点标记与管理，便于后续使用过程中对该信息的查找。三、分类模式在妇幼保健院档案管理中的应用措施妇幼保健院在对大量的档案信息进行整合过程中，主要按照以下类别进行，以此提升对大量档案信息的有效利用，构建系统化的档案管理方式。（一）构建病例档案患者的档案资料管理是妇幼保健院档案管理的重要内容之一，要求运用标准的档案管理方式对门诊患者、住院患者的综合信息进行有效管理与统计，包括患者姓名、性别、年龄、家庭住址、联系人、疾病表现类型等。同时融入住院之后对患者的问诊情况、查体情况等，将患者的相关信息输入，纳入该患者的档案管理体系之中，以此掌握患者的临床疾病治疗情况，在诊治过程中使得治疗医师能够及时掌握患者多方面信息，包括患者当前的疾病表现以及以往病史等，为治疗医师对患者的诊治方案提供基本的资料支持。（二）构建行政文书档案在妇幼保健院运行过程中具有大量的行政文书，以此构建专门的行政文书档案。此类档案主要有以下几种类型，一是国家相关部门颁布的文档类资料，如国家相关部门针对妇幼保健院颁布的相关通知、指导以及下达的相关资料等、省市级对妇幼保健院用药层面的相关指导与通知、妇幼保健院上级部门针对该院的发展提出的指导资料。二是医院各项活动采取的活动布置情况、构建相应的文件档案，包括活动总体策划、活动前后相关的文件资料、医院领导部门对各类活动组织情况进行审批、妇幼保健院各个科室对各项活动开展情况进行综合审查与分析、组织活动形成的合格证书、院内周年庆及其他重大事件的相关文件等。三是会议所形成的各项文档资料，包括医院领导层会议情况、各科室以及医护人员进行的培训指导等。四是医院医生、护理人员的内部资料，包括医护人员的学历、工作经验、工作专项、职称评定、获得的奖励等，并对医院内部行政人员、技术人员、保洁保安人员等其他类型员工构建相应的档案体系。（三）纳入财务类信息医院治疗护理活动开展过程中具有大量的财务业务，要求对此构建财务管理方面的相关档案信息，包括财务管理方面的相关原始凭证、各项业务支出的账单以及财务管理中的其他相关管理凭证等。表现为患者药品购买以及治疗费用相关的账单以及各项设备购买所形成的账单等。妇幼保健院会计人员针对以上各项业务开展构建支出报表、财务支出报表、税收报表等，针对如此档案管理内容构建相应的档案管理方式。由专业管理人员对此类信息进行有效管理，在统一的类别之下进行相应管理。将妇幼保健院在各项基建设备购买、管理活动开展过程中所形成的各项数据纳入档案管理部门之中，针对各项设备的购买制作招标管理文件与标书，以此为项目招标提供文件支持，构建专门的管理档案。（四）建立影像类文档在妇幼保健院各类活动组织过程中往往形成各种类型的图像、视频资料，包括医院建院之后开展的各种活动资料，医院的一些重大研究项目的各项资料、著名医学类专家的题词、开展的一些课题研1742023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE究以及关于健康教育的宣传图片等；医院与同类型医疗机构往来中接收的物品，医院各个科室中的高技术医疗设备以及新开发的研究成果等，均以影像的方式进行记录。对妇幼保健院内专业医师发表的研究课题成果以及论文，按照年代以及类型进行拍照记录，形成电子类文档，进行统一整理。影像资料是妇幼保健院档案管理中的构成体系之一，利用信息技术对大量的影像资料进行有效整合，构建与文字档案不同的管理方式，由此实现大量影像资料的高效利用。（五）建立专业类档案妇幼保健院在运行过程中往往具有一些专业类工作，并形成了相应的档案管理资料，可以对此构建相应的专业管理档案。如院内开展的优秀专业医师向年轻医生进行医疗治疗与护理知识技能的教学培训工作，针对教学开展的目的以及所使用的教学材料构建相应的档案管理体系。刚进入医院的医护人员进行必要的培训，针对各项培训内容与学习资料形成相应的文件档案，对此种类型的专业性工作构建相应的专业类档案。针对妇幼保健院一些专业项目开发与建设情况构建专业的管理档案，如项目申请、项目开展情况、经费批准情况、设备购置情况、项目实施效果等，提升档案管理的针对性与有效性。四、妇幼保健院档案分类管理工作的注意事项为了更好地发挥分类管理模式在妇幼保健院中的应用效果，要在档案管理过程中不断引进档案管理模式，与妇幼保健院各项工作相结合，加强对特殊档案的开发，提升档案管理效率。（一）加强特殊档案的开发妇幼保健院工作开展过程中往往具有一些特殊性工作内容，要在档案分类管理过程中构建专业类管理档案。如针对产妇以及新生儿，构建专门的档案管理体系和管理方式。针对新生儿生命健康构建特殊的安全管理档案，以此促进专业领域开发，不断拓展档案管理的相关内容。再如设立针对女性身体检查的试点项目，对育龄女性提供相应的筛查检查服务，重点筛查乳腺癌以及宫颈癌，对此构建疾病筛查指标，以此促进对各个项目的检查，优化妇幼保健院专业项目管理，并在医院内部构建新的档案管理模式与服务管理模式，将此类工作内容反映在医院专业档案管理体系之中，提升档案管理工作的丰富性。（二）优化档案资料收集工作为了促进医院档案管理工作，要求在医院内部不断优化各类档案资料的收集与整理，构建有效的档案管理与信息分析方式，尤其是一些比较琐碎的档案资料，要求结合具体的实际情况进行管理，避免出现由于时间过长导致大量信息流失的现象，信息内容在确定具备档案管理价值的情况下，尽早进行信息收集与分析。针对已经形成的档案资料进行统一整理与归类，按一定的类别进行归类，构建系统化的管理档案，便于后续档案的查询与使用。制定年初汇总工作，对医院内部各项工作进行统一管理，按照不同的类别进行汇总分析，特别是将一些不常使用的档案资料放置到相应的管理位置之中，加强对常用资料的有效整合与利用。利用大数据以及先进软件加强对妇幼保健院档案资料的有效收集与分析，实现对大量文献资料的高效整理，优化纸质档案管理记录，实现纸质档案与电子档案之间的有效对接，对大量文献资料构建专业化、系统化的管理方式。在妇幼保健院档案管理过程中，为了提升对大量档案信息的有效处理，采用分类管理方式提升档案信息管理效率，通过分类管理方式提升档案管理的合理性与有效性，充分发挥档案管理在妇幼保健院管理中的应用价值，提升档案管理的科学化。构建病例档案，对患者诊治方案提供基本的资料支持；构建行政文书档，了解国家相关部门颁布的文档类资料以及当前医院各项活动的布置情况；纳进财务类信息、建立影像类文档、建立专业档案类，促进医院更好地进行信息存储，保证各类档案信息清晰、明确，由此充分发挥档案资料在医院管理中的应用价值。参考文献 1 李娜.妇幼保健院干部人事档案管理队伍建设问题及对策 J.办公室业务,2020(22).2 陈燕燕.“一动力三循环”在医院文书档案管理中的应用以福建省妇幼保健院为例 J.办公室业务,2020(22).3 张娟.浅谈妇幼保健机构档案管理体系创建路径选 择 以 海 南 省 妇 幼 保 健 院 为 例 J.山 东 档案,2020(04).4 薛影.“互联网+”时代妇幼保健院档案管理面临的机遇和挑战 J.黑龙江档案,2020(02).责编：陈頔