国有企业文书档案管理中存在的问题及优化措施_刘涛.pdf

纸业文化 2023 年 第 1 期 总第 214 期 造纸装备及材料184国有企业文书档案管理中存在的问题及优化措施刘 涛中海石油（中国）有限公司深圳分公司，广东 深圳 518067摘要：在国有企业的发展过程中，文书档案具有非常重要的作用。在信息技术和计算机技术快速发展的今天，国有企业的文书档案管理模式也在逐步创新改革，尽管部分企业面临一定的改革压力，但这种顺应时代潮流发展的变化对于提升工作效率具有非常重要的意义。基于此，文章将重点阐述国有企业文书档案管理中存在的问题及优化措施。关键词：国有企业；文书档案管理；信息化分类号：G271；F276.11 国有企业文书档案管理的意义第一，国有企业在发展过程中，文书档案会记录许多日常信息，尽管这些信息非常烦琐零碎，但依然具有使用价值。对此类信息进行精细化管理，能够更好地发挥信息的作用，为企业的战略发展提供重要的参考依据1。第二，在信息化背景下，将信息技术和计算机技术融入国有企业文书档案管理工作中，能够进一步提升档案数据的利用率，这对于提高管理工作效率也具有非常重要的意义。第三，规范国有企业的档案管理工作，有利于企业的深化改革。随着企业治理结构的不断优化，部分国有企业需要适应这一过程。在这一过程中以文书档案管理工作为基础，积极探索现代化管理模式，能够促使国有企业的改革变得更加顺利2。2 当前国有企业文书档案管理存在的主要问题2.1 国有企业管理人员不够重视随着我国经济体制改革的不断深入，越来越多的国有企业开始关注自身的业务工作，并在管理制度方面进行创新尝试。但大部分企业的管理层不够重视档案管理工作，忽视了档案管理在企业发展中的重要作用，导致投入精力较少。而从事档案管理的工作人员由于企业的不重视，导致其职业发展缺乏通畅的晋升渠道，这在很大程度上影响了档案管理工作人员的工作积极性，不利于国有企业档案管理水平的提升3。2.2 文书工作与档案工作的衔接不够紧密目前许多国有企业的文书和档案工作衔接不规范，甚至存在一定程度的脱节问题。在文书档案管理工作中，文书工作质量会影响文书档案的归档质量。实际上，大部分国有企业的文书工作人员只关注自身的文书处理工作，对于文书转为档案存在的问题关注度不够，导致文件归档时出现各类问题，具体包括文件纸张不符合规定、装订不符合要求、文书底稿不齐全等情况。档案管理工作人员在归档时如果操作不规范，不能及时纠正文书工作中的问题，也会影响总体工作质量。文书工作与档案管理工作联系紧密，需要相互配合，但目前国有企业存在的这种脱节问题在很大程度上制约了文书档案功能的发挥。2.3 各业务部门对文书档案管理工作的配合度不够在国有企业中，各个业务部门在开展日常工作的过程中，都会形成各种形式的文书档案资料。为保证企业文书档案管理工作的质量，需要从各个部门收集档案资料。当前，国家已经出台了相应的政策规范档案资料的留存，但有些部门为了自身的工作便利，加上国有企业管理层对文书档案管理工作的不重视，这些部门不愿将重要的文件资料交给档案管理部门统一保管。而从事档案管理的工作人员在开展具体工作的过程中，也容易遇到业务部门的不配合，长此以往，档案管理工作人员的积极性大大降低。另一方面，由于人事调动，留存在业务部门内的重要资料归档就变得更加困难，这对于企业而言也是一种损失，增加了企业档案资源的潜在风险4。作者简介：刘涛，女，本科，助理经济师，研究方向为文书档案管理。文章编号：2096-3092（2023）01-0184-03造纸装备及材料 第 52 卷 总第 214 期 2023 年 1 月 纸业文化1852.4 文书档案管理方式滞后当前，大部分国有企业依然采用人工操作的传统模式开展文书档案管理工作，在借阅档案时需要工作人员查找原件，不仅需要消耗时间和人力，同一份档案资料同一时间只能借阅一次，档案的利用率不高。并且传统的文书档案以纸质档案为主，年代久远的资料损坏的可能性较高。在信息技术和计算机技术快速发展的今天，尽管有些企业开始进行信息化档案管理的建设，但依然没有形成完整的信息化体系。只是简单地将纸质版的档案转化为电子版，在后期档案的调用、分析等工作开展时，依然存在一定的滞后性。对于国有企业而言，文书档案管理工作的滞后，不仅影响工作效率的提升，还会影响工作人员的工作积极性，制约文书档案管理工作的总体发展，不利于企业的创新改革5。2.5 档案管理人员素质问题大部分企业招聘档案管理人员时，存在唯学历论的情况，忽视对其专业技能与知识考察，加上档案管理人员岗位要求相对较低，造成实际中档案管理人员招聘质量参差不齐。实际中一些档案管理人员欠缺专业岗位知识，职业心理素质不足，入职后工作积极性不足，缺少完善的职业生涯规划。此外，档案管理人员日常工作烦琐内容较多，经常处于忙碌状态，欠缺时间与精力提升自身专业素质，专业能力发展存在限制，影响到日常工作开展。企业档案管理人员职业心理素质存在的另一个问题，就是消极怠业心态。与其他岗位相比，档案管理岗位专业性相对较低，大部分企业内存在对档案管理人员岗位职责定位不清的情况。加之其日常工作烦琐，部分档案管理人员仅将这一岗位作为职业跳板，日常工作时应付心理严重，缺乏岗位认同感。3 国有企业文书档案管理的优化措施3.1 完善文书档案管理制度制度是工作开展的重要依据，档案制度的完善程度在很大程度上会影响文书档案管理工作是否能够顺利进行。不断健全国有企业的档案管理制度，能够为国有企业文书档案管理工作的开展提供重要的准则和保障。对此，国有企业需要结合当前形势，在原有制度的基础上进一步优化工作流程和内容，完善档案管理制度的制定，使管理制度与时俱进。按照企业的发展需要，当前大部分企业都建立了自己的公文处理办公平台，在平台内可以设置统一的公文流程，使公文处理专业化规范化，大大提升文书档案管理的工作质量6。3.2 做好文书工作和档案整理的协调衔接为提升文书档案管理水平，国有企业应该重视文书工作和档案管理工作的协调和衔接工作。对于文书工作人员而言，需要具备良好的档案意识，并积极配合档案管理工作人员，做好资料的归档工作。对于在归档过程中档案管理工作人员指出的问题，文书工作人员需要虚心接受，及时整改，同时档案管理工作人员需要重视相关法律法规和档案专业制度的学习，不断提升自身的业务水平，提高文件收集的完整性和准确性。各地国有企业档案管理工作之所以无法顺利有效地开展，最重要的影响因素就是资金问题。因为缺乏足够的经费支持，导致很多工作无法正常、高效开展，有的地方甚至没有配备足够的电子设备，在进行档案查询时依靠人力翻找，费时费力；甚至有的纸质档案因为时间问题，发黄、发旧、破损，最终导致上面信息确实，无法有效利用。因此，相关部门一定要增加对国有企业档案管理的资金投入，确保其能够顺利、正常进入信息化模式运作，方便工作人员及时进行登记、查询以及信息传输等工作。最关键的是，相关部门在为档案管理部门配备先进设备的同时，还要为其配置专业的档案管理软件，确保档案管理工作人员都能利用专业设备和软件进行档案采集和检索，真正实现信息化管理，将档案的作用完全发挥出来7。3.3 档案管理部门需要加强与其他部门的沟通合作由于企业文书档案的范围较多、载体形式多样，企业各个业务部门会产生许多内部资料。而文书档案的收集归档需要企业各个部门的配合，对此，国有企业需要根据自身的实际情况，制定各个部门的工作职责，明确管理类文件归档范围清单，各个部门需要设立相应的档案管理专兼职人员，负责收集移交本部门的文书档案，配合档案管理工作人员开展具体工作。企业的管理层应该提升对文书档案管理工作的重视程度，由档案管理部门的负责人员对各个部门的文书档案移交工作进行专业指导，从而不断提升文书档案管理工作质量8。企业日常工作时增加档案管理人员与管理层沟通的渠道，方便档案管理人员针对工作提出相应建议，纸业文化 2023 年 第 1 期 总第 214 期 造纸装备及材料186构建完善的沟通渠道并形成良好沟通氛围，形成有效沟通，一定程度上缓解档案管理人员存在的工作压力与思想负担。此外，沟通渠道不应局限在传统渠道上，需要充分应用即时通信软件等进行沟通，形成多元化沟通渠道。还可以组织一些团建活动，利用团建活动培养与提升档案管理人员的归属感，增强工作积极性。3.4 进一步做好档案信息化管理的建设工作通过调查研究可以发现，造成当前我国大部分国有企业文书档案管理方法滞后的根本原因在于企业档案管理工作的信息化建设缓慢。为进一步提升国有企业档案管理的信息化水平，需要加大档案管理资金的投入，购买专业的设备。在购买设备的过程中，既要考虑先进性，也要考虑成本和实用性。之后，还需要做好以下两个方面的工作。3.4.1 分步实施文书档案的信息化建设首先，做好档案管理系统与企业办公平台的对接工作。利用企业的办公平台，规范文件起草、核稿、审批、登记编号等工作流程，为文书档案归档做好前期准备工作。待文件在平台流转办结后，自动进入档案管理系统，形成文书档案线上闭环管理。在管理工作开展过程中，需要使用纸质载体和电子文件的双轨制模式，保证资料归档的完整性和安全性。其次，积极开发符合企业实际情况的档案管理软件，在软件功能设计上，需要关注职能部门分类、档案保管期限等方面，从而进一步提升文书档案的归档效率。最后，对文书档案进行数字化加工。数字化加工的过程中，需要做好原始数据的备份，数字化处理之后，同一份档案能够同时被多人借阅，能够发挥档案的价值。3.4.2 高度关注数据、系统管理的安全问题首先，严格落实纸质档案和电子档案同时保存的原则，既要保护好纸质版原件，也要为后期的检索查阅提供便利。这种保存方式还能实现异地存储和异地查阅，有效避免人为失误和物理灾害带来的档案损坏和遗失风险。其次，加大网络安全防护力度，完善防火墙的设置，实时做好档案数据的监控工作，禁止恶意篡改、破坏档案数据，并严格监控用户的访问情况，一旦发现恶意入侵，及时发出警报，提高档案管理工作的安全性。最后，要做好电子档案的数据备份工作。3.5 开展档案管理人员培训企业应加大对档案管理人员的培训力度，拓宽培训途径，采取内部培训和外部培训相结合的方式，全面分析培训需求，结合企业发展目标准确定位企业各方面资源，对内外部环境进行分析，明确企业档案培训的重点。就当前情况来说，企业内档案管理人员中，青年工作人员占多数，他们有着极强的适应能力，企业应采取多种措施激发档案管理人员参加培训的主动性。首先，依据档案管理人员岗位分析培训需求。全面分析企业档案管理人员的岗位内容、明确岗位职责，确定各岗位需要具备的专业知识与技能。随着时代发展与进步，岗位任务会出现变化，尤其是随着新技术、新方法出现，需要对档案管理人员进行专业培训。其次，通过分析档案管理人员岗位工作，了解档案管理人员的实际需求，在培训内容体系中纳入信息化资源、企业资源等，形成特色化的培训体系。最后，重视培养档案管理人员实践技能，开展通识性教育、职业领域教育等，采取有效措施培养与提升档案管理人员专业实践技能，通过针对性培训提高档案管理人员责任感，增强岗位认同感，充分发挥档案管理人员在企业发展中的作用。4 结束语在国有企业中，文书档案管理工作非常重要。为进一步提升文书档案管理水平，企业需要提高对该工作的重视程度，并根据自身的实际情况，明确改革方向，加大投入，充分利用现代技术和设备的优势，提高工作效率。还要重视对文书档案管理工作人员的培训，不断提升其综合素质，让文书档案管理工作更好地为企业发展服务。参考文献1 徐拥军,张斌.我国科技档案管理体制机制的现存问题J.档案学研究,2016(2):14-21.2 吴雁平.市县级档案行政权力清单实证分析J.档案管理,2016(2):7-10.3 赵彩彩.国有企业档案管理数字化转型策略研究D.济南:山东大学,2021.4 张娜.CY市政府文书档案管理存在的问题及对策研究D.沈阳:沈阳师范大学,2022.5 曹胜伟.机关事业单位办公室主任角色定位困境及其对策研究D.上海:华东师范大学,2021.6 汪子璇.我国归档制度变迁及其规律研究(1949-2019)D.苏州:苏州大学,2