关于加强人防工程档案管理现代化的几点思考_历娜.pdf

2022 年 第 6 期黑龙江档案70兰台论坛Lantai BBS关于加强人防工程档案管理现代化的几点思考历娜（辽宁省人防指挥中心，沈阳 110031）摘要：人防工程档案是国防建设中不可缺少的重要内容，与其他工程档案不同，人防工程档案管理在做好保密工作的同时，还需要加强其规范化、科学化管理。新时代，人防工程档案管理方法、管理模式需要进一步优化和改革。本文结合现代化的管理理念、管理技术，对新时代人防工程档案管理途径进行分析。关键词：人防工程；档案管理；现代化人防工程档案与国家安全、社会秩序联系密切，其管理保密性涉及我国危机状况。如此重要的档案管理工作，既需要一支高素质的管理队伍，又需要具备良好的管理机制与现代化管理系统。在社会发展、经济高速发展的新时代，城市化建设也进入了快速发展时期。在这样的大背景下，人防工程档案管理也必须与时俱进，以适应新时代人防事业发展的需要。一、人防工程档案的主要内容人防工程档案在人防工程中是一项十分重要的内容，人防工程档案中包括大量的工程立项文件等资料，这些文件对人防工程项目的审批、决策等有直接的影响，也是人防工程项目费用支出的参考和依据。比如，人防工程项目的预算编制、招投标实施，都需要以立项文件作为基础。人防工程项目正式开工前，会形成大量的人防工程档案资料，这些资料信息构成档案的框架。如果任何一个材料丢失，都会影响整个人防工程的建设。另外，在人防工程实际建设过程中，所有材料的变更都要归档。在人防工程档案实际管理过程中，所有的文件都要进行信息化归档管理，同时还要以纸质版文件作为参考，使得电子文件和纸质版文件的档案内容保持一致。人防工程电子档案中的文件类型比较多样，有文本文件、CAD 图样文件等。文本文件主要是人防工程的一些立项报告等内容；CAD 图样文件主要是一些人防工程施工设计时产生的图纸类文件，如施工图纸的变更、竣工工程的扫描件等。二、人防工程档案管理现代化的作用（一）有利于推动信息化发展在信息技术水平不断发展的背景下，传统的人防工程档案管理模式已经不能满足新时代的发展要求。因此，人防工程档案管理模式应该主动寻求发展，创新管理模式，实现现代化管理。人防工程档案管理提高现代化水平，能够拓展人防工程档案管理的范围，推动档案资料信息化发展，进而促进人防工程档案管理的系统化、规范化发展。另外，在人防工程档案管理过程中，还要不断提升现代化管理效率，使得人防工程档案管理模式变得更加科学。（二）为人防工程建设提供真实完整的资料人防工程档案管理不断优化管理模式，可以为其他相关部门提供更多的档案数据资料，为相关数据统计提供基础数据支持。在新时代，科技技术迅速发展，人防工程档案中内容比较多，种类比较复杂，这使得人防工程档案管理的难度大大增加，尤其是在档案的统计方面难度更大。所以，人防工程档案管理现代化建设势在必行。在现代化档案管理模式下，能够提高档案管理的效率，保证人防工程建设的资料完整，进而有效推动人防工程的建设。三、人防工程档案管理现代化的原则（一）安全保密原则 首先，因为人防工程具有一定的特殊性，并且保密性极强，所以人防工程建设的责任十分重大。现代战争一旦爆发，就会涉及海陆空三个维度，而空袭在战争中所带来的的破坏性和精准性十分大，会给人们带来较大的伤害，所以在人防工程建设时要秉持高标准、严要求的标准。现代城市在建设人防工程时，都是结合开发内容进行修建的，但是人防工程还会涉及到一些核心信息，这些信息必须要保密，不能泄露。为了保证人防工程档案信息的安全，即使采取数字化档案处理的方式，也不能对此类档案进行处理。其次，人防工程管理人员在开展数字化档案管理工作时，应该严格按照相关的标准2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S71兰台论坛Lantai BBS执行，保证所有形式存储的档案信息保持一致性，严格遵循档案的安全保密原则。最后，所有人防工程档案信息进行数字化处理之后，在存储和利用时都要加强安全保密防护，保证所有档案信息的安全。（二）简便实用原则 在人防工程档案数字化管理过程中，要坚持简便实用原则。人防工程档案数字化处理的主要目标是实现传统形式的档案数字化转型，转变存储的形式，进而构建人防工程数字档案信息库，针对档案管理系统和办公系统进行整合，这样不仅可以为本行业提供一些数据支持，还能为各个分级部门提供档案数据资源，为一些管理活动的开展提供参考数据，满足各行业的发展需求。人防档案简便实用的原则主要指的是从人防部门的需求出发，利用现代技术实现档案的数字化管理，进而可以满足人防管理部门档案利用的需求，提高档案的利用效率。另外，在简便实用原则之下，还要求人防管理部门摈弃“重建设轻管理”的档案管理观念，创新档案管理观念，从行业实际情况入手，构建档案数字化管理模式，实现人防工程档案的数字化管理的目标，有效提升档案管理的效率，为更多的部门提供档案数据服务，满足各个部门的个性化的档案服务需求。（三）经济效益原则 在人防工程档案数字化管理过程中，要坚持经济效益原则，这主要是在投入产出方面体现出来的。随着科技技术的不断发展，城市建设的速度也越来越快，传统的人防工程档案管理方式和现代海量数据信息之间的矛盾越来越突出。人防工程档案数字化处理工作的开展，能够对实体档案进行信息化处理，进而有效解决这一矛盾。档案以数字化的形式存在，可以对所有数字化处理的档案数据进行集中存储、统一管理，不仅可以节约大量的占地空间，减少维护费用的支出，还能无限延长档案的存储时间。人防工程档案数字化工作属于系统性工程，需要长期投入大量的人力、物力、财力，构建出一套数字信息查询体系，实现多端口、远距离的档案信息查询。为各层级的人防管理部门提高数据处理的权限，进而可以将档案数据内容转变为具有参考力的数据，大大提高档案的经济效益和社会效益。人防工程档案数字化管理要严格遵守经济型原则，做好各项成本分析，充分利用各项资源，提高档案资源的利用效率。四、加强人防工程档案管理现代化的途径（一）创新人防工程档案管理理念新时代，人防工程档案管理应该升级档案管理的模式，树立档案现代化管理的意识，充分发挥人防工作的作用。实现人防工程档案现代化管理的目标，应该改变传统的档案管理模式，不再采取“手写图描，装订成册，放箱入柜”的方式，而是要在此基础上构建新型档案管理模式，优化档案管理理念。另外，人防工程档案管理人员要具备专业化的档案管理技能，能够充分利用信息技术、网络工程等技术开展人防工程档案管理工作，提高档案管理的效率，实现最大化的档案开发和利用目标。（二）优化人防工程档案管理为了实现档案现代化管理的目标，应该做好人防工程档案资料收集和归档等基础工作，不断优化人防工程档案管理内容。首先，人防工程档案管理部门应该严格遵守国家档案局等部门发布的档案管理相关规定，结合人防工程部门的实际情况，设计出人防工程档案归档和验收的标准，并且要求不符合标准的档案资料不允许验收，保证档案的收集和归档验收工作的质量。要做到档案资料收集与人防工程建设工作的同步。人防工程从开始施工建设一直到竣工，都需要有专门的人员进行监督，并对施工过程中产生的资料进行收集和整合，按照档案归档的标准对文件资料进行整理，使得人防工程建设过程中产生的各类报告、图纸等档案资料按照档案分类标准进行分类管理，实现人防工程档案现代化管理的目标。（三）配备现代化设备在人防工程档案现代化管理过程中，利用计算机管理档案资料时，只需要将人防工程的资料全部存到电脑系统中，这样便可以在电脑中直接查询、统计人防档案的资料。还可以结合实际工程的情况，添加一些图像、音频等资料，丰富档案资料的内容，延长档案的存储时间。另外，在利用计算机管理人防工程档案数据时，只需要在电脑端操作几步就可以完成档案的整理、存储等工作，这样可以大大降低档案管理的费用投入，提高档案管理人员的工作效率，充分发挥人防工程档案管理的作用。此外，应重视档案管理设备的开发和利用，结合人防工程档案管理部门的实际情况，购买相关的现代化设备，引入先进的技术，为人防工程档案管理工作的有序推进奠定基础。（四）健全人防工程档案管理工作制度人防工程档案管理部门应结合实际情况，健全档案管理工作制度，规范档案管理标准。人防工程档案管理人员应该全面掌握人防工程建设的情况，按照人防工程档案现代化管理工作制度，做好档案2022 年 第 6 期黑龙江档案72兰台论坛Lantai BBS资料的收集、整理、分类、归档等工作，保证每个档案管理流程都按照标准执行。另外，人防工程档案管理部门还要规范档案管理的内容，将责任落实到人头上，一旦出现问题可以准确找到负责人，进而将损失降到最低。同时，还要将档案管理人员的待遇和工作挂钩，有效激发档案管理人员的工作积极性，不断推动人防工程档案管理现代化建设，实现档案现代化管理的目标。（五）实现人防工程档案管理信息化人防工程档案管理应该加速现代化管理模式的建设，利用现代信息技术提高人防工程档案管理的效率，降低档案管理成本，保证档案管理的质量，实现人防工程档案管理信息化的目标。人防工程档案管理部门应充分利用网络信息技术，构建档案网络管理平台，实现所有档案以电子化形式存储，这样不仅可以节约档案存储占用的空间，还能提高存储的便利性。档案管理人员只需要在电脑端操作，就可以完成档案的管理，做到档案管理的信息化、规范化。（六）加强人防工程档案服务人防工程档案管理的另一个目标就是提供档案服务，新时代要不断升级档案的服务。档案管理部门应该针对人防工程档案进行充分的分析和挖掘，设计出适合人防工程档案编辑的检索工具，提高档案服务的水平，增加档案服务的便利性。检索工具对于人防工程档案来讲，是一项十分重要且有效的手段，尤其是在当前人防工程资料海量增长的时代，检索工具的有效性十分重要。档案管理人员为了提高人防工程档案的服务水平，应该对档案进行分类管理、编辑目录，为高效科学管理人防工程档案奠定基础。人防工程档案管理的检索工具能够提高用户的档案查询效率，简化档案使用手续，在保证档案安全的基础上，提高档案管理的服务性。（七）建立高效安全的人防工程档案保密制度人防工程档案管理现代化建设时，会因为档案管理人员的失误，造成人防工程档案被泄露，进而带来安全隐患。如用户在借阅档案之后不能及时归还，造成档案的损毁等。人防工程档案管理部门应该结合实际情况，建立健全人防工程档案保密制度，保护档案的安全。首先，针对档案的保密等级对其进行划分，按照保密法的规定，将档案分为三个级别，分别是“秘密”“机密”“绝密”。针对不同等级的档案采取不同方式的管理，进而充分保护档案的安全。其次，要筛选所有参与机密档案管理的人员，保证其背景、个人素质等符合机密档案管理的要求，同时要选择有责任心的管理人员负责绝密档案的管理工作，进而为机密档案营造高效安全的保护环境。最后，加强对人防工程档案的日常管理，档案的所有处理工作都要由相关部门出具完善的手续，避免出现档案泄露的问题。（八）做好人防工程档案的监督工作为了不断提高档案管理的现代化水平，在日常档案管理过程中，要做好档案管理的监督工作。人防工程档案管理部门应该建立健全完善的监督管理机制，构建不同条件下的查询、复制档案的管理方法，针对不同级别的用户给出不同的访问权限。为了保证人防工程档案的监督工作的质量，应该做好监督制度的宣传，使得每个档案管理人员都了解监督机制，能够在自己权限范围内做好档案管理工作。实际开展监督管理工作时，要记录好每条监管内容，一旦发现人防工程档案管理中存在问题，要及时反馈给上级对口部门，使得问题及时得到解决，进而可以大大提高档案管理的效率。（九）加强人防工程档案管理人员的素质培养在人防工程档案管理现代化建设过程中，要不断提升人防工程档案管理人员的综合素质，做好人员素质和业务水平的提升工作，有效提高档案管理的效率。首先，应该选拔具有责任感、热爱档案管理事业的人员负责档案管理工作，档案管理人员必须要具备爱国主义精神，同时能够认真对待档案管理工作，这样才能保证档案管理的质量；其次，人防工程档案管理模式在不断更新，所以档案管理人员要具备较高的档案专业素质，同时