构建医院“一站式”档案数字化服务平台的探索与实践_梁华甜.pdf

2022 年 第 6 期黑龙江档案156兰台论坛Lantai BBS构建医院“一站式”档案数字化服务平台的探索与实践 梁华甜（中山市大涌医院，广东 中山 528400）摘要：当前，医院治理结构从“管理型”逐步走向“服务型”，医院治理方式的数字化也要求档案治理的数字化，智慧医院社区建设内在地也要求建设“一站式”档案服务中心。本文从搭建高位推动的“一站式”档案数字化服务平台领导小组、建立“在线整合”的档案数据库、加强在线客户关系管理等方面进行研究分析。关键词：医院档案；“一站式”；档案数字化服务平台当前，我国医院治理结构、管理体制正在经历着一场深刻的变革，这个变革过程既包括制度层面、体制机制层面、微观运行层面，也包括医院文化、数字治理等方面。医院档案资源作为一种极具治理意义和知识价值的宝贵资源，在当前的变革过程中需要借助于互联网、大数据等科技革命成果进行一定程度的数字化整合，以达到彻底提升档案资源的社会化价值的目的。“一站式”档案数字化服务平台代表着未来科技革命条件下医院档案管理的主要方向和趋势，按照特定的步骤和技术开展“一站式”档案数字化服务平台建设有助于系统性优化医院档案管理流程。一、医院“一站式”档案数字化服务平台的主要构成（一）基础管理板块基础管理板块指的是医院基于现代标准化管理规范、档案分类管理规范等将业务部门档案归集、分类、存档的物质载体及其配套的标准化流程等体系。为了实现“一站式”服务的目标，医院基础管理板块需要建立起一个以“人制度档案档案馆动态审批”为核心的基础管理板块，确保凡是医院在实践中产生的各类档案资料（纸质资料、图片、视频、技术、无形资产等）都能及时入馆入档。（二）科技赋能管理板块科技赋能管理板块主要指的是“智慧型档案管理信息化系统”及其附属的先进扫描设施设备、物联网设备、定位设备等，我们可以统称其为“医院档案信息化管理平台”。无论是医院档案前期的分类、征集、归档、扫描上传还是后期档案资源的借阅、复制、开发、利用等环节，全部实现线上线下同步运行，且该档案信息化管理平台必须与医院内部 OA 办公系统、在线招投标系统、财务一体化报销系统等可兼容、可联网，杜绝出现“信息孤岛”“业务孤岛”“数据孤岛”等新问题。（三）客户关系管理板块医院档案“一站式”服务平台的实践本质上是医院从对档案资源的“管理”向“为档案客户服务”进行转变的过程。因此，“一站式”服务平台中一个重要的管理板块就是“客户关系管理”。例如，我们所熟知的 CRM 管理系统、微信公众号、云桌面系统等都是典型的客户关系管理板块内容。在这里，医院“一站式”档案服务平台的“云桌面”指的是依托现代化云计算技术，将大量用网络连接的计算资源统一管理和调度，构成一个计算资源池向用户提供服务的桌面客户端，具有操作简单、易行、高效、亲和的特点。二、构建医院“一站式”档案数字化服务平台的实践路径（一）明确“一站式”档案数字化服务平台的建设目标在管理信息化建设的背景下，医院内部已形成了包括办公自动化系统、财务管理系统等各种子系统，不同系统为医院日常运营管理提供的功能不一，但系统的子模块之间可能存在复杂关联，尤其是在医院档案管理层面，各类数据、信息之间的紧密联系会增加资源整合的难度，影响到数字化服务平台的搭建。为从根本上解决医院的管理问题，缓解上述矛盾，医院在构建“一站式”服务平台时需要制定明确的目标，并将现有资源的整合、基础与赋能板块的衔接等纳入考虑范畴。2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S157兰台论坛Lantai BBS信息化的实现核心是完成纸质档案向电子档案的转变，档案信息的采集与归档、各部门的数据统计与分析等工作都将随着这一转变而呈现出新的局面。信息化对档案管理的积极影响是提高工作效率，但要实现信息化目标，发挥数字化服务平台的价值，还需要从系统视角出发，对整个档案数据的业务流程进行分析。如各科室、各部门档案数据的采集，相关资料的整理与归档，关键数据的统计、编研与鉴定，历史数据的查阅，无效数据的销毁等。在确定各个环节的管理流程以及既往管理工作受限因素的基础之上，梳理、制定档案信息管理中各项业务的实施标准与具体规范，为档案数字化服务的规范化发展提供必要依据。除信息化、规范化要求外，“一站式”愿景的实现，还需要业务系统的集成化与共享化提供支持。集成化的关键在于医院现有业务系统的有效衔接，档案数字化服务需要将现有业务系统与医院档案服务需求之间的联系性进行客观研判，基于前端控制的思想集成医院档案资料中具有价值的电子文件，并按照一定的规则自动录入到数字化服务平台。共享化旨在方便医院档案数据的使用，但数据共享也会带来新的困境。如数据共享的全面规划，档案信息的综合利用，档案信息与调取权限的控制，数据应用过程的有效监督等。在明确医院数字化服务平台建设目标的基础之上，围绕各个模块的建设与实现，制定具体的措施，是服务平台构建必须慎重思考的课题。（二）搭建高位推动的“一站式”档案数字化服务平台领导小组从表面来看，构建医院“一站式”档案数字化服务平台是一个“技术问题”，但是本质上是一个“领导与整合问题”，是高位推进的领导组织对档案资源、知识资源、人力资源、财政资金资源、制度资源、技术资源、战略资源进行整合化、“一站式”的过程。在这方面，医院应当在战略层面成立由主要领导担任组长的档案数字化治理小组，实行“全员参与、全过程管控”的原则，将医院系统内各二级单位、三级单位负责人或业务分管负责人纳入领导小组，建章立制，对档案资源的全寿命周期管理及其实施细则进行明确，确保档案资源实现一种全过程的数字化。以数字化服务平台建设的有效领导为出发点，针对档案服务过程中的安全风险与效率问题，医院有必要分别成立领导小组、工作小组。结合不同组织机构的分工以及数字化服务开展过程中的业务能力分析，领导小组可从医院内部的党政班子中选取有能力、有意愿参与数字化平台建设的优秀人才，主要围绕数字化服务平台建设过程的统筹规划以及实际问题的决策开展工作。领导小组内明确分工，组长是数字化服务平台建设的第一负责人，在档案管理领域，组长的权限最高，起带头、领导作用，负责推进服务平台建设的各项工作；组内成员根据其所从事的日常工作进行分工，分别承担对应板块的数字化平台建设的领导工作，其权限为对应板块档案信息的审批、调用等，跨板块权限受到一定的限制。工作小组的职责是按照领导小组制定的规划、实施方案，有序落实数字化平台的建设工作，其成员可以从各职能部门的主要负责人以及医院档案部门的工作人员中选取。在确定组内成员的权限与工作职责时，需要结合岗位日常工作内容以及对应板块档案管理的需求等进行确定。（三）建立在线整合的档案数据库从数据整合的视角出发，医院档案的数据库设计需要持续关注数据的有效性、系统性以及共享性。针对结构化数据，数据库技术将医院内部的档案信息进行数字化处理，并以“二维表”的形式进行存储、管理，再按照实体特征，以一定的次序存放于对应的物理存储单元。针对非结构化数据，近年来发展迅速的非结构化数据库技术提供了重要的解决方法。而一体化平台要求数据库实现资源共享，即构建数据库、处理档案数据时需要考虑数据库技术与信息技术的结合，满足档案数据的在线整合需求。与传统的资源整合模式相比，在线整合依靠网络技术的支持，拉近了端到端的距离，减少了信息管理过程中的“数据孤岛”问题，同时提升了数据的利用程度，对医院档案管理水平的提升有重要价值。随着医院业务模式、治理模式的转型，档案资源“数字化”“数据化”将不可避免地成为一种趋势。我们提出“一站式”服务平台的核心内容之一就是开发出能协调和配置涉及到档案管理、服务的所有组织功能的流程和制度并将其数据化。医院应当围绕着智慧医院社区内的档案在线服务，充分将其整合到 OA、党建、招投标等各业务系统中，通过“一站式”档案服务中心对医院内部诸多信息管理系统整合，对非涉密档案资源逐步全部数据化，并对这些档案数据资源的获取、开发、利用等进行在线审批，彰显出“用一个声音，传递一个形象”的医院档案品牌管理意识。医院档案管理的在线整合需要解决网络层面档案信息的管理问题。首先，是档案管理相关人员对数据库在线管理的认识。出于管理效率与安全性考虑，数据库中资源的在线整合必须要遵循资源建设的基本原则，并将信息法规、标准以及现有的防护手段作为保障数据库稳定运行的重要工具，切勿因为追求档案的及时共享而忽略了数据的安全风险。2022 年 第 6 期黑龙江档案158兰台论坛Lantai BBS其次，在整合资源的过程中需要注意投入与产出之间的关系，尤其是数据库建设的初期，其投入的人力、财力较大，不能正确处理二者之间的关系，很容易对数据库的后续运行造成影响。最后，还需克服数据库在线整合某一维度有过分要求的倾向，合理权衡安全性、投入成本以及运营效果三者之间的关系。（四）加强在线客户关系管理从智慧档案管理的发展趋势来看，数据服务平台的构架与完善方向，将同医院综合档案数字化服务开展过程中的实际问题保持一致。即在今后的服务平台建设中，相关开发、管理人员会根据数字化服务平台在档案资源的服务流程、信息管理与传输的效率、存档管理模式的应用状况以及档案库存空间大小等方面表现出的实际问题，就现行数字化服务平台的弊端进行分析，针对服务平台运行过程中的问题进行探讨，采取有效的调整措施。在未来视角下，医院档案资源的服务必须将“重视内部、外部客户个性化需求”作为一个改进自身服务的重要决策出发点。在 SICAS 营销模型看来，医院“一站式”档案服务平台建设和创新的核心之一就在于客户的体验。因为从本质上来看，“一站式”档案服务平台代表的是一种“体验经济”，这种经济形态讲究体验式营销，通过让客户参与其中，亲身体验产品的功能性，在不同产品的对比下，体现销售产品的优点，从而进行一系列产品的销售的行为。针对这种情况，医院可以在微信公众号中植入“档案服务”模块，还可以通过微博、QQ 等多种通讯软件作为平台，与“一站式”档案服务平台运营商合作，全力打造为档案需求客户贴身服务和需求收集处理的智慧档案管理平台，最大程度整合资源，给群众带来便利性。参考文献 1 钟燕萍，谭玉琼医院综合档案室档案数字化建设研究 J.信息与电脑(理论版),2020(11)2 李军治.智慧社区现状与趋势 J.中国物业管理，2014(01).责编：蒋立民 新时代工会档案管理发展趋势研究王晓霞（山西省人民医院，太原 030012）摘 要：工会档案能够真实地记录工会工作状态，向用户展示工会的服务价值，帮助工作人员制定未来的发展计划。因此，研究工会档案的管理功能与发展趋势十分必要。本文从当前档案管理存在的缺陷出发，探究了工会档案管理的功能以及未来发展趋势。关键词：工会档案；档案管理；发展趋势新时代，互联网的快速发展为工会档案管理工作带来了新的契机。在管理过程中，相关人员应该与时代接轨，通过信息化方式对工会档案实现管理，确保管理范围和服务效率，通过更加科学高效的方式落实管理工作，让更多的工会人员体会到档案管理的有效性。一、工会档案管理的原则在选择工会档案管理人员时，相关领导必须要选择能够充分理解这一工作重要意义的人来从事这方面的工作。只有这样，他们在管理时才能明确自己的工作方向，完成基本的工作内容。档案信息管理部门并不是独立的部门，因此在进行采集和整理工作时，要与其他部门有一个完整的沟通，通过与其他部门完善和核实信息，保障所记录的信息准确而全面，同时要注意记录信息的及时性。当工会存在数据时，要立刻采集，将采集到的结果保存在档