关于审计档案管理改革的几点思考_王文艳.pdf

2372023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE关于审计档案管理改革的几点思考王文艳 （单县审计局，山东 单县 274300）摘要：提高审计档案的管理质量，要将现代化技术融入到审计档案改革中，积极优化审计档案改革措施，提升审计档案管理效率，让审计档案逐渐向着现代化方向发展。本文分析审计档案管理工作中存在的问题，提出审计档案改革的对策。关键词：审计档案；档案管理审计档案是国家行政事业单位在开展审计、履行职责和各项监督活动过程中形成的一种专门的档案。审计档案的内容涉及审计机关审计监督和审计调查等各个方面，需要实际的审计工作严格根据审计程序进行。新时代，进一步提高审计档案运行效率，需要加强对各种现代化技术的利用，积极促进审计系统改革，才能有效促进审计档案管理改革的发展。一、审计档案概述审计档案是审计机关从档案管理的实际情况出发，对审计档案收集、整理、保管、利用、鉴定的过程，具体也包括对下级机关档案管理工作的指导和监督。在审计档案管理过程中，一般需要进行统一领导和分级管理，这就需要审计主管部门在审核审计档案的过程中，积极加强对档案行政机关的工作指导和监督，提升审计机关工作的有效性，提升档案管理的效率。审计档案管理需要符合我国档案管理工作开展的基本原则，审计档案也同基本档案一样，需要集中统一进行管理。通过谁审计谁立卷、审结卷成、定期归档的现行制度，采用按职能分类、按项目立卷等多种立卷方法和明确业务开展部门等原则，提升审计档案的管理水平。二、审计档案管理改革的重要性 审计档案管理工作的开展对我国经济社会的发展有着积极的作用。现阶段，我国不少国有资产面临运营低效、低价转让等问题，进而导致国有资产的流失。因此，只有明确审计档案管理的方向，在一些国有资产档案审计过程中，定期对涉及到问题的财务状况进行审核和收集，方可有效规避债务问题的发生。只有积极强化审计档案管理水平，方可有效完成对有形资产、无形资产资料的收集，提升资产评估工作的有效性，完成无形资产向有形资本的转变，从根本上避免国有资产的流失。如果利用传统的方法查询档案，需要浪费大量的人财物资源。随着审计档案管理的改革，在审计档案管理中融入信息化技术，管理人员只需要在系统中输入相关的关键词，就能找到目标档案，提升了档案查询的效率。三、审计档案管理存在的问题（一）档案管理体系不完善在审计档案管理工作中，存在着许多问题制约着审计档案管理水平的提升。虽然新时代下审计档案管理方式不断更新，但是还缺乏审计档案管理方面的制度，导致档案管理体系构建不完善。不少单位无法构建完善的管理机制，无法从根本上满足实际审计管理的需求，影响审计档案管理的系统化。缺乏审计档案建设的依据，无法有效而明确的对审计档案工作职责的划分，一旦出现了审计档案管理方面的问题，就会推卸责任，从而影响整体审计档案改革的效率。（二）缺乏对审计档案管理的重视在审计档案管理中，还存在部分单位不重视档案管理工作的问题，导致档案管理工作的开展缺乏基础保障。部分审计档案工作人员缺乏审计档案管理的意识，其自身素质不高，在上岗之前没有经过专业的培训，其审计档案管理能力和综合素质不符合实际的审计档案管理需求。还有的单位在审计档案管理人员招聘的时候，选择的是一些刚毕业的学2382023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE生，对于审计档案管理缺乏经验，影响审计档案管理的质量。（三）档案管理模式落后一些单位在开展审计档案管理中，依然利用传统的审计档案管理模式，没有实现新型管理观念的转变。认为人工管理的方法更加放心，对于档案信息数据的保存还在使用纸质化，这就在无形中占据了大量的档案资料储存空间。如果对于纸质文件的保存不合理，就会造成审计档案的损坏和丢失。部分审计档案工作人员没有重视对审计档案的管理更新，对于借出去的档案无法及时收回，导致审计档案丢失的问题日趋严重，无法保证审计档案管理工作的有序开展。四、审计档案管理改革的有效策略（一）推动各方执行审计档案改革在新时代下，要想实现审计档案改革，就要加强各方面参与，需要相关利益群体从行动上和态度上都引起重视，积极配合。政府部门在相关的法律法规和政策的制定上，应该加强监管，加强政策倾斜。只有在审计档案管理过程中做好相关制度贯彻，将审计档案管理工作落实到政府工作的各个方面，方可提升审计档案管理效率，有效满足政府执法工作的需要。因此，需要积极促进相关单位管理态度的转变，积极优化审计档案管理环境，加强与新时代政府审计工作的配合，积极树立正直诚信的形象。新时代政府审计作为第三方，应该积极落实审计档案管理的义务，从客观上加强对审计工作的监督。（二）提升审计档案管理的安全性重视提升审计档案管理的安全性，需要加强对审计档案管理电子化技术的利用，使档案数字化外包工作的开展更加规范。无论是从审计档案的规划阶段还是到最后的验收环节，都要符合安全管理的要求，使审计档案管理改革操作变得更加全面、系统和科学。比如：为了提升审计档案管理的科学性，首先，要在选择审计外包机构的时候，充分考虑审计外包机构的工作情况和资质，最好可以选择经过政府授权的外包机构。其次，在外包机构接触审计资料的过程中，应该让专门的工作人员进行监督，防止造成实际资料的损坏和丢失等，避免相关人员对审计资料的擅自复印，避免各种不良情况的发生。最后，在对审计档案管理情况验收的时候，应该让相关部门严格把关，提升信息化档案的安全性，避免实际审计资料被损坏或丢失。（三）提高工作人员审计意识提升审计档案管理水平，需要重视提升审计人员的审计意识。新时代下的审计工作开展需要遵循以人为本的原则，只有建立完善的管理制度、管理方法，方可提升审计档案管理水平。提升审计人员的审计意识，首先，要加强档案工作人员对会计、审计知识的掌握。定期开展审计档案知识培训工作，让档案工作人员了解审计档案管理工作的基本原理，定期做好对审计档案法律、法规知识的培训，更新已有的信息储备，提升审计档案管理的科学性。其次，要加强对档案工作人员计算机专业技术知识的培养，让其学会利用计算机和信息技术完成对审计档案的管理，提升审计档案管理的效率，使审计档案管理更加有序、高效。（四）确保审计档案的准确性和完整性提升审计档案资料的准确性，让相关管理人员严格对审计资料严格把关，在审计档案管理制度的约束下，提升档案资料信息管理的可靠性和全面性，让审计档案管理工作的开展能够秉承客观真实的原则，保证审计档案内容来源可靠真实。对于审计工作中涉及到的资料，应该全面进行收集，确保后续工作开展更加准确、完整。比如:基建项目是一项长期性的工作，所以审计资料就是一项累积性和长期性的工作。在对某个项目进行审核的时候，审计资料涉及的范围包括投资方和施工方等诸多单位，此时相关的审计人员要细心与各个单位沟通，严格对每个实施审计的单位下发审计书，严格根据审计单位的数量出具相关建议和审议决定，根据相关法律法规的要求做好档案的归档工作，完成对相关资料的收集，提升审计档案资料管理的准确性和完整性。（五）细化审计档案管理流程在信息化背景下，要想提升审计档案改革水平，就要积极细化审计档案管理程序，完善审计档案的工作处理流程。审计档案涉及的内容较多，档案基数较大，档案信息会随之增加，无形中增加了审计档案管理压力。只有不断完善管理流程，确定审计档案的类型，将审计档案管理中产生的数据进行详细记录，才能提升数据信息的完整性，便于审计档案资料的后期整理，为后续审计档案管理流程优化提供有效支持。审计档案管理有效性提升必需充分考虑审计档案管理的实际情况，从档案管理实际出2392023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE发对审计档案管理流程进行细化。通过利用数字化技术，科学有效地利用电子档案管理系统，加强对电子审计档案系统的管理，开放审计档案信息管理等方面的功能，方便系统日志生成，促进审计档案的改革，为审计档案管理工作的开展提供较大的便捷。比如：在实际的审计档案管理中，可以通过独立管理账号的设立，规范审计人员的管理行为，让审计档案管理人员在开展审计档案管理的时候，不能随意通过个人账号登录管理系统，只可以通过单位的数据栏实现对审计档案信息的统一关注。如果在审计档案管理中发现存在错误，或者需要及时对审计档案数据进行改动，就要与审计档案管理系统的管理人员进行沟通，让其根据相关的制度要求开展操作，便于及时修改错误的审计档案数据。细化审计档案管理流程，还要及时将系统中存在的不同类型审计档案进行整合，避免审计档案信息丢失影响审计档案管理质量。同时，可以在电子审计档案中设计自动备份功能，使审计档案中的数据能够及时进行备份处理，提升审计档案管理的保密性和系统性。另外，对于借阅审计档案的行为，应该详细登记，便于明确借阅档案人员信息，优化查阅方法。对涉及到的审计档案数据做好加密处理，设置权限，任何人对于审计档案数据的浏览和打印等行为均会留下记录，同时规范档案信息的查阅和适用范围，避免造成档案资料丢失，威胁到审计档案管理安全。（六）建立建全审计档案管理规章制度 规章制度是提升审计档案管理工作科学性的关键，也是审计档案管理工作开展的基础。要实现审计档案改革，就要建立严格的审计档案管理标准，在具体的分工和广泛合作的基础上，提升审计档案管理的标准化程度。通过制定完善的审计档案标准制度，能够使档案管理工作的开展更加有序，让审计人员的工作更加有据可循，促进审计档案管理工作的有效衔接，让审计档案管理在最短的时间内得到理想的效果。从宏观而言，审计档案的开展是国家档案管理工作开展的关键组成部分；从微观上看，审计档案管理也是审计监督工作中的关键。在这个过程中，只有积极地加强审计档案管理规章制度的有效性，才能为档案管理工作的开展提供保证，促进审计档案管理改革的科学性提升。例如，应该因地制宜地建立完善的制度，严格加强对各种档案资料的把关，保证数据资料来源的正确性，为审计档案管理的质量提高提供保证。建立审计档案管理人员工作机制，对于工作质量较高的人员，应该给予奖励；对于工作质量不高的人员，应该做好相关的惩罚。如此方可引起他们对档案管理工作的重视，使审计档案管理的水平得到进一步提高。在进行信息化审计档案建设的时候，需要充分根据国家标准电子文件归档与管理规范来促进信息化制度的完善，从而有效保证审计档案资源信息安全。（七）强化审计档案管理设备利用审计档案改革的水平与档案管理设备的利用相关。单位需要积极购进审计档案管理设备和基础设施，建立专门的审计档案管理库房。在审计档案管理中利用信息化设备，能够通过扫描刻录或者通过录像的方式将关键信息整理出来，提升审计档案管理的科学性。但是这些扫描设备和仪器还需要通过单位申请同意后购买。单位审计档案管理人员应及时向相关部门提交设备采买申请，细化采买内容，完善所需设备采买目录。审计档案管理效率的提升需要信息化设备的支撑，通过云端技术建立单位专属数据库，做好纸质档案分类，将纸质审计档案利用电子数据的方式扫描后存入电子数据库中，能够节省大量审计档案存储空间，节约人工档案收集时间，提升审计档案资料管理的准确性，便于审计档案的管理和查询。此外，传统档案形态是纸质化，管理难度较大，随着管理年限延长，容易造成资料的老化和信息的丢失。因此，审计档案管理的房间需要体现密封性、干燥性等特点，这样才能保证审计档案管理的安全性。单位还应该为审计档案管理人员提供除湿设备、自动监控设备等，定期做好对审计档案管理室的湿气和温度控制，净化审计档案管理场所，为审计档案保存提供舒适的环境。参考文献 1 张杰.新审计档案管理办法驱动下的审计档案改革研究 J.卷宗,2018(04).2 王舰,范秀玉.新审计档案管理办法驱动下的审计档案改革 J.商业会计,2017(14).3 韩雪.新审计档案管理办法驱动下的审计档案改革 J.卷宗,2021(18).4 王晓萍.新时代审计档案管理改革的策略 J.现代审计与会计,2021(10).责编：蒋立民