关于档案管理人员素质能力建设的几点思考_苗壮.pdf

2702023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE关于档案管理人员素质能力建设的几点思考苗壮（淄博市疾病预防控制中心，山东 淄博 255026）摘要：档案管理工作本身具备服务型工作的特征，其开展效率及质量很大程度上取决于档案管理人员自身素质能力。因此，要高度重视档案管理人员素质能力的建设。本文从新时代背景出发，在阐述档案管理人员素质能力建设重要性的基础上，归纳总结了当前档案管理人员理应具备的素质能力，并提出具体的建设策略，以供参考与借鉴。关键词：档案管理人员；素质能力；建设策略档案通常包含与时代经济、政治及文化等社会活动情况相关的内容，借助档案能带给社会发展一定的经验。同时，档案能实现企事业单位发展进程的记录，为决策提供必要的参考依据，有利于企事业单位的发展。而档案管理工作的开展，是以实现档案信息利用有效性与合理性为宗旨。当前，各类现代化技术发展迅猛，社会信息量与日俱增，传统档案管理方式已难以有效应对这一系列新变化，新时代背景下的档案管理工作在开展中也暴露出一系列问题。此时，档案管理人员应积极变更管理理念，注重自身素质能力的建设与增强，主动参与新技术的学习和应用，助力档案管理工作的有序开展。一、档案管理人员素质能力建设的重要性档案管理工作质量高低，会直接影响档案事业开展的顺利与否，而档案管理人员素质能力又是决定档案工作效率及质量的关键因素。因此，必须对档案管理人员素质能力建设予以高度重视。新时代的到来为档案管理工作注入了新的发展活力，持续扩增着档案数量及规模，档案管理现代化体系也趋于完善，并面向档案管理人员提出更高的素质能力要求。为了能够胜任此项工作，档案管理人员需要树立终身学习理念，持续关注自身素质和能力的提升，在深刻认识档案管理工作的基础上，形成良好的职业道德，增强服务意识、创新意识，熟练把握新技术的应用，为档案管理作用的发挥及档案本身价值的体现提供保障，为企事业单位的可持续发展保驾护航。二、档案管理人员应具备的素质能力（一）思想素质新时代背景下，以信息技术、大数据技术为代表的各类现代化技术在各领域中实现了广泛的应用，档案管理人员应当积极顺应时代发展要求，关注自身高尚思想素质的养成，迎合信息时代下的个性化需求。首先，档案管理人员要确保自身三观正确，深入了解认知道德法治理念，在遵循克己奉公基本原则的前提下有序开展各项工作，确保能贯彻落实各项工作业务内容。其次，档案管理人员要注重长远职业思想的形成及责任感的提高，并在工作实践中积极参与钻研，尽力化解各个难题。同时，要对时代变化趋势予以时刻关注，以便及时转变自身思想观念意识，第一时间把握时代发展趋势，保证观念意识与时俱进，更好地开展档案管理工作。（二）专业素养档案管理虽然不属于技术活，但对工作人员却提出了专业素养及高超技术兼具的要求。档案管理工作的开展需要按照一定程序，此类过程及方法是工作人员必须熟记的，在具备娴熟的理论知识并充分把握相应步骤后，方可提高档案管理工作效率。在开展实际工作中，主要涉及收集、装订、登记档案及存放等具体环节，因工作内容大体上并没有太大差别，故而在开展中难免会感到枯燥、单一，加之工作人员需要不断重复各环节，稍有不慎就会有差错出现，此时也就对其提出更高的专业水平要求，以便为工作开展质量及效率提供保障。同时，档案管理工作人员在归纳存放档案时应当形成清晰的思路，为后续查找和利用档案提供便利。此外，工作人员在工作实践中要为所有档案的真实性与安全性提供保障，坚持以事实为根据立档，尊重档案。上述一切内容都面向档案管理工作人员提出扎实的专业素养要求，而在持续深入的信息化背景下，档案2712023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE管理人员也要关注自身综合能力的提升，保证能更好地胜任信息技术支撑下的档案管理工作。（三）业务能力一是做到计算机的熟练操作。以计算机技术为代表的各类现代化技术已广泛应用于人们的日常工作与生活中，且计算机也逐步发展为必不可缺的重要工具之一，通过计算机能够高效收集、加工、存储信息并传递，而人们若是对计算机操作不太熟练，自然而然地会成为“功能性文盲”。新时代背景下，档案管理已基本实现了信息化建设，对管理人员提出电子化、数据化处理档案的要求，同时结合专业信息管理进行存储使用，注重统一性，而这也对工作人员掌握计算机技术的程度展开了考验。在计算机技术的熟练运用下，凭借其快捷、方便的功能，通过信息管理系统的高效利用，从而为用户提供更好、更快、更准地服务。二是具备现代管理技能。信息技术发展迅猛的当前社会背景下，档案管理也涌现了全新的工作方式，软盘和硬盘管理工具取代了以往手工制作纸张成卷并以“件”管理文件的方式，同时通过机器扫描资料到达微机开展网络管理。基于此，档案管理工作人员理应与时代进步密切跟进，熟练掌握有关现代信息管理的知识技能，做到现代通讯设备及电子计算机的灵活运用，确保自身能满足新时代下的档案管理工作需求。三是具备鉴别归档材料的能力。档案管理工作人员应在遵循完整、真实、实用、精炼等原则的基础上，准确鉴别、合理取舍新产生电子档案材料，超期保管档案材料存新去旧，为档案提供真实性、专业性及完整性保障。在档案销毁中，以工作要求为依据，并严格遵循保密原则，切忌以电子垃圾来看待并随意处理，且要严格规避发生失泄密事件的情况。四是具备开发利用档案资料的能力。开发利用是档案管理中的关键所在，工作人员管理好档案材料仅是完成了基础性工作，更重要的是要做到档案信息资源的开发利用，以工作需要为依据提炼馆藏档案中有价值意义的内容，使部门或科室利用档案的需求得到满足。值得一提的是，在新时代背景下电子档案的提供与利用中，保密工作至关重要，要做好相应的防护工作，避免失泄密情况的发生。三、新时代档案管理人员素质能力建设的有效策略（一）深刻认识档案管理人员素质能力建设意义我国当前社会环境与经济环境复杂性持续提升，档案管理工作的开展也承担着一系列压力，为满足实际工作开展中的各方面需要，必须着重关注档案管理工作人员整体水平的提升，积极建设人员素质能力，而最为关键的便是对素质能力建设意义形成深刻的认识。领导层要对社会生产经营活动中档案管理工作的基础性作用形成正确认知，在重视档案管理工作的基础上，从政策和资金方面提供必要的支持。同时，档案管理工作人员也应当对自身素质能力建设的意义形成正确认识，树立终身学习理念，在工作中做好经验总结的基础上积极参与相关培训教育活动，促进自身素质能力的提高，确保自身能满足新时代下档案管理工作的需要。此外，要明确档案管理工作开展中的基本流程（如图 1 所示），以既定原则、标准为依据，督促档案管理人员结合基本流程严格开展工作。图 1 档案管理基本流程图（二）着重培养档案管理人员责任意识在建设档案管理人员素质方面，培养意识形态至关重要。通过严格要求档案管理人员保证在繁琐杂乱的工作中仍旧能够维持饱满的工作热情与积极向上的态度，并踊跃参与思考、讨论和研究学习，促使自身具备更可观的执行力与学习力。首先，档案管理工作人员应准确认知工作的意义价值，工作开展中秉承严谨的态度。其次，针对发生于档案管理工作实践中的问题及时处理，切忌以搪塞的态度对待。不论工作轻重，都应当做到不遗余力的做好，如果处理档案时出现拿捏不准的情况，应向具备丰富经验的“老人”主动寻求帮助、指点，确保能够贯彻落实档案管理工作。档案管理最终应当达成清晰明了的效果，为需要者提供更优质的服务，保证每次能够清晰明了的查阅档案，而要想达成这一系列目标，工作人员必须要关注自身服务意识的增强及素质水平的提高。值得一提的是，工作人员在具备较高素质水平和责任意识后，还需要恪守职业道德，严格落实重要档案保密工作，切忌向任何人私自透露。最后，档案管理人员也要持续关注专业能2722023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE力的提升，在闲暇时间参与档案管理系统的探索研究，做到理论与实践兼容并进，积极引入现代化方式处理档案，持续推进档案管理进程的优化与完善，提高各项工作处理的效率和质量。综合而言，培养管理人员责任意识是建设素质的关键内容之一，相关部门理应做好监督工作，引领档案管理人员提升素质水平。（三）督促档案管理人员树立服务与安全意识督促档案管理人员树立服务意识有两方面的现实意义，体现在：其一是服务型政务建设转型的关键环节中，要求档案管理工作积极响应号召，着重关注自身服务属性的增强；二是从本质上来看，档案管理工作具备较强的服务性，是为社会生产经营活动提供保存与查询档案服务的工作。基于此，在档案管理人员素质建设中，有必要重视其服务意识的提升。档案管理人员在工作中要秉承认真负责的态度，严谨守职，并以档案管理有关的工作守则与制度为依据严格开展工作。同时，档案管理人员理应树立服务意识，为档案需求者主动提供高质量的服务并保持热情、周到。此外，要注重安全意识的树立，督促档案管理人员严格落实双重保护工作，结合先进的防护程序保护电子档案，消除档案信息被盗取或攻击的情况。在借用、利用、交接档案时必须严格依据相关要求进行，且要定期检查档案，确保储存档案的完整性。（四）围绕专业技能组织学习交流及培训活动为助力档案管理人员掌握更丰富的理论知识及专业能力，有必要做好培训教育及交流活动的开展，引领他们在交流学习中促进自身各方面能力素质水平的提高。通过共同探究延续现代化档案管理理念方式，做好档案管理路径的持续简化、改进和完善，即可促进档案管理工作成效的提升。科学化档案管理能为企事业单位的快速发展提供助力，为其提供必要的参考信息。基于此，必须针对档案管理人员开展相关培训工作，增强其综合能力，通过先进管理方案及技术模式的及时引进，接轨信息化的前提下助力档案查询方式的变革。同时，在使用新系统和新技术前，定时开展培训学习活动，组织人员参与交流探讨，熟练把握相关系统及技术的应用。此外，组织档案管理人员与专业相关工作人员交流档案管理，在交流讨论中汲取他人工作经验并弥补自身不足，在实际工作中灵活运用优秀的经验。（五）针对实际工作制定有针对性的管理制度档案管理工作要想与新时代各方面的变化与需要相适应，理应从档案管理工作体系入手，落实档案管理人员培训制度体系的建设与完善。档案管理规章制度能为管理人员提供必要的工作依据，能够有效控制人员工作效率。在新时代下档案管理工作的开展中，以往的规章制度不再适用，且明显暴露出一系列漏洞缺陷。基于此，档案部门需改进制度，依托健全的体系规范约束档案管理工作的开展，具体包含归档制度、文书档案分类编号办法、统计制度、保密制度、保管制度、借阅制度等。要求档案管理人员以各项规章制度为依据开展工作，确保有条有理。（六）改进选聘档案管理人员的条件标准新时代背景下，档案管理工作逐步普及、深化了各类现代电子信息技术及工作理念的应用，面向工作人员也提出更高的专业知识技能水平要求，以往低标准选聘在现阶段已不再适用。基于此，必须改进当前档案管理人员选聘的标准及条件，确保招聘的管理人员具备更高的素质水平及能力。一方面，要从具体的选聘制度完善入手，明确规定档案管理工作需要的人才能力范畴。另一方面，定时考核应聘人员工作态度等，确保其具备与新时代档案管理工作需要相适应的工作态度及作风。新时代，在档案管理工作的开展中，需要督促工作人员积极参与素质能力的建设，依托专业化档案管理队伍助力档案管理工作的高效开展，为档案需求者提供更好的服务。基于此，档案管理领导层需要深刻认识档案管理人员素质能力建设意义，着重培养档案管理人员责任意识，督促档案管理工作人员树立服务意识，同时围绕专业技能组织学习交流及培训活动并制定培训相关的制度，改进选聘档案管理人员的条件标准，立足于全方位促进档案管理人员素质能力的提高，保证档案管理工作得以高效开展。参考文献 1 范欣婷.加强档案管理人员素质能力建设探析 J.中文信息,2020(03).2 曹雷.加强档案管理人员素质能力建设探析 J.人才资源开发,2017(02).3 杨建强.机关档案管理人员的素质和能力提高探讨 J.卷宗,2020(25).4 魏文君.新形势下档案利用与管理人员素质提升思考J.现代交际,2021(11