关于强化疾病预防控制中心档案管理的几点思索_胡岩.pdf

2522023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE关于强化疾病预防控制中心档案管理的几点思索胡岩（驻马店市驿城区疾病预防控制中心，河南 驻马店 463000）摘要：本文主要对档案管理相关概念进行阐述，分析强化疾病预防控制中心档案管理的重要意义，说明疾病预防控制中心档案管理面临的困境，探析强化疾病预防控制中心档案管理的有效路径，期望对有关人员提供参考与帮助。关键词：疫病预防疾控中心；档案管理；有效路径疾病预防控制中心属于我国关键职能部门，在当今社会扮演着重要角色，特别是群体疾病预防工作质量好坏影响着人民群众身体健康。在疾病预防控制中心管理工作中，档案属于重要信息资源，可以为各项工作提供依据和真实信息，为疾病预防控制中心有效开展工作提供助力。然而，在疾病预防控制中心实际档案管理中也存在一些弊端，这就要求我们把疾病预防控制中心档案管理工作做好。一、档案管理的特点所谓档案管理，也被人们称为档案工作，主要指的是档案室直接管理档案实体和信息，并且为各项工作提供服务。它作为我国档案事业最重要内容，有着不可替代性。在具体工作划分过程中，档案管理包含保管、收集、统计、整理、检索和编目等，这种划分具有相对性，并非绝对性。此外，档案管理还被划分成利用和基础工作两部分。在现代档案管理过程中，系统较为复杂，也被划分成多个层次。首先，对于第一层，子系统主要包含信息开发与实体管理，在每个子系统中又涉及很多层小系统。在档案实体管理中，有鉴定、保管、收集和整理等各个环节。而在信息开发中，存在信息输出和加工，不同部分有着不同功能。针对档案管理系统，在运行过程中会产生一种反馈机制，为疾病预防控制中心档案管理提供便捷。档案管理具有自身特点，具体包括：（一）具有阶段性通常情况下，我国档案管理有两个阶段，分别是档案室和档案馆。在不同阶段，档案价值不同，服务对象与管理方式也存在差异性。在档案室这一管理阶段，档案为其形成单位使用和控制，为单位内基本工作提供参考和凭证，存在过渡性。在档案馆这一阶段，档案对其形成者作用逐渐变低，自身社会价值变大，此时就会面向永久保存期，既要将档案保管好，又要为社会各方提供服务。（二）具有缓慢性这种缓慢性主要是指档案资源在积累过程中非常缓慢，与图书资料有所不同，不能进行大量印刷与发行，基本上档案资源都是“孤本”，禁止随便进行复制，特别是一些历史档案留存下来的很少。所以，档案资源在积累中非常缓慢，和图书等其他资料比较非常珍贵。这就要求档案管理工作应格外注意，做好相应的保护工作。（三）具有依附性这种依附性重点体现在档案管理活动，对档案形成者产生的依附。一般来说，档案是建立在形成者的活动中，是对形成者经验和观点等方面的有效反映，涉及与形成者密切联系的数据信息和历史真相。由此可见，档案和形成者之间关系密切，对形成者具有很强的依附性，使其无法像图书等资料进行传播和交流。这种特点的产生对档案管理范围造成一定限制。二、强化疾病预防控制中心档案管理的重要意义在流行性疾病控制与预防方面，疾病预防控制中心有着重要作用。在具体工作中，疾病预防控制中心需要借助相关档案数据信息来支持，这就决定了其档案管理的重要性。新时代，档案管理工作也开始改革与升级。面对这一发展现状，就要将档案管理工作重视起来，为人民群众健康提供保障。强化疾病预防控制中心档案管理的重要意义，主要体现在以下三个方面：（一）有利于实现档案管理的有效创新在现代社会发展视域下，疾病控制预防中心档2532023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE案管理可以应用相应的大数据软件，将档案管理工作加以完善，确保档案管理工作者在实际管理中工作效率更加高效。在这一过程中，档案管理具有一定的复杂性和多样性，对管理人员细致度和责任心有着一定要求。因此，开展疾病预防控制档案管理工作，需要实现与数据化软件的有机结合，规避疾病预防控制信息出现的错误，强化信息数据的精确性和真实性，实现疾病的有效控制，最终促进档案管理创新和发展。（二）有利于促进流行性疾病的控制和预防在疾病预防控制中心，将档案管理工作进一步完善，可以对管理者提供帮助。如果遇到相应的流行性突发疾病，则可以依照以往经验对疾病级别进行有效分析，并记录控制方法，通过科学措施控制疾病发生和传播。面对突发流行性疾病，档案管理工作质量的提升可以借助档案相关信息数据，将各个部门组织起来，有序开展预防和控制工作，及时跟进疾病进度，控制流行性疾病传播范围，为人类生命安全提供保障，确保社会稳定和安全。（三）有利于为疾病诊断提供帮助和指导疾病预防控制中心做好档案管理工作，要对以往相似疾病及时采取控制和预防措施，结合档案记录进行全面调动，明确具体的工作方法与流程，为实际流行性疾病防控措施打下坚实基础。如果突发疾病防控工作较为完善，可以避免流行性疾病进一步传播。在这一过程中，相关人员也可以根据之前疾病记录信息为疾病诊断提供帮助和指导，促进该类疾病治疗方法的有效研究。三、疾病预防控制中心档案管理面临的困境（一）档案管理工作缺乏规范性疾病预防控制中心档案类型具有多样性，主要包含业务档案、文书档案以及会计档案等。受传统档案管理理念的影响，我国大部分疾病预防控制中心在实际管理工作中过于关注业务档案，也就是我们所说的疾病病历相关档案，其管理较为规范与系统。而在其他档案管理方面，规范程度则有待提升。与此同时，疾病预防控制中心档案管理部门制度化能力过于薄弱，存在一些病历资料没有有效收集和整理，有时还会出现下落不明现象，最终造成需要档案时无法将其找到。这类问题的出现，给我国疾病预防控制中心档案管理工作带来不利影响。（二）档案信息化程度有待提升经济社会飞速发展，使得各类信息技术应运而生，尤其是计算机技术得到广泛应用。在档案管理中，信息化技术不仅可以提升管理工作效率，还能强化工作质量。在实际档案管理工作中，信息技术占比正逐年增加，将其有效应用在疾病预防控制中心档案管理工作中，能够更好地利用和开发疾控档案，提升管理效果。目前，很多疾病控制预防控制中心信息化程度不是很高，因此需要不断增强疾病预防控制中心档案管理工作的信息化水平。（三）缺少专业档案管理人员疾病预防控制中心档案管理工作，与专业档案管理人员息息相关。由于疾病预防控制中心档案管理对管理者的专业性要求较高，想要获得更好的管理效果，就要借助人力资源将其作用发挥至最大，为档案管理工作服务。在疾病预防控制中心，越来越多的管理者开始关注档案管理工作的专业性，将档案人才建设作为当前管理工作的关键内容。但是，在部分地区发展过程中，由于缺少专业档案管理人员，给管理工作带来一定阻碍。比如，部分人员在档案管理工作中，没有掌握专业医学知识，影响了最终工作质量。还有一些人员，尽管医学知识较为扎实，但是档案管理知识较为缺乏。这些影响因素，在某种程度上都会对疾病预防控制中心档案管理工作效果产生负面影响。四、强化疾病预防控制中心档案管理的有效路径（一）优化档案管理规章制度面对我国部分疾病预防控制中心存在档案管理不规范问题，要重视档案管理规章制度的优化和完善。特别是疾病预防控制中心相关部门人员，不仅要积极响应国家档案管理方针和政策，还要将其贯彻落实到位，结合具体的规定构建较为系统化和全面化的规章制度。比如，要结合新档案法当中有关规定，根据疾病预防控制中心现实状况，对档案管理制度等内容加以优化和完善。同时需要合理分析制度实际落实情况，确保疾病预防控制中心档案管理工作在制度框架内有序开展。档案管理工作者应根据制度要求，定期或者不定期检查单位内不同部门档案工作，及时将存在的漏洞进行改善，将档案管理规章制度的价值充分体现出来。（二）提升档案管理信息化水平在疾病预防控制中心档案管理工作中，信息化水平的提升不但能够提升管理质量和效率，还能避免人工失误产生的不良影响。因此，在疾病预防控制中心档案管理过程中，要不断提升档案管理的信2542023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE息化水平，强化工作效率。面对部分疾病预防控制中心信息化水平不高情况，要加快建设步伐。疾病预防控制中心档案管理要跟随时代潮流，将档案管理信息化工作加入发展日程中，统筹规划好各项工作，做好信息化管理工作，实现管理信息化发展，从根本上提升档案工作效率和管理水平。除此之外，还应实现档案数字化，构建对应的档案数据库，完善电子档案管理，让疾病预防控制中心能够与时俱进。（三）打造专业化档案管理队伍疾病预防控制中心档案管理本身具有一定团队性质，这就要求构建高效的管理团队，提升档案管理工作综合水平，为疾病防控提供重要保障。疾病预防控制中心档案管理工作应以人才为支撑，打造一支专业的档案管理队伍。一方面，疾病预防控制中心想要促进档案管理工作顺利进行，就要不断提升档案管理人员专业技能与综合素养，为疾病预防控制中心档案管理提供人才支持。为了实现这个目标，疾病预防控制中心要重视档案管理人员的培训教育工作，定期开展教育培训，让档案管理人员树立正确理念，对自身工作有明确认知，并且能够具备扎实的医学知识和档案管理知识，掌握科学的工作方法和技巧，将所学理论知识熟练应用在现实问题解决中。另一方面，还要培养档案管理人员的责任意识。提升档案管理人员的责任意识，为疾病预防控制中心档案管理工作创造良好条件。无论是档案管理人员，还是疾病预防控制中心领导者，都需要提升自身责任意识，结合相应的学习和培训，将档案管理工作做好，促进疾病预防控制中心各项工作的良好发展。（四）对档案信息资源进行科学开发利用疾病预防控制中心档案管理工作的终极目标，就是实现档案资源的有效利用。随着我国社会经济日益进步，人民群众在疾病预防方面意识也逐渐变强，作为疾病预防控制中心档案管理部门，要结合时代需求积极主动地开发和利用各类档案资源，为流行性疾病的控制和预防工作提供高效服务。在传统档案服务中，疾病预防控制档案资源的利用通常比较被动，表现为专业人员研究相关课题时，只是结合自身需求寻找，这种服务方式被动性很强，在当今社会发展中不具备可行性。这就要求我们要将服务理念加以转变，由被动变为主动，强化疾病预防控制中心档案管理工作，把具有研究价值的档案资料进行收集和整理，定期开展相应的专题服务。作为科研人员，在课题研究过程中也应及时提供与档案信息数据有关的资源服务，通过开发和利用档案资源，为疾病预防控制中心档案利用者提供帮助，满足其使用要求。（五）完善档案管理基础业务想要强化我国疾病预防控制中心档案管理工作质量，就要重视档案基础业务，将其加以完善和构建。只有这样，才能确保各类材料能够实现有效整理和归档，为疾病预防控制中心各项工作顺利开展提供有力保障。因此，在疾病预防控制中心档案管理工作中，应提升工作意识，结合实际对档案管理工作进行创新，更好地完善基础业务工作。通常来说，归档作业主要由兼职管理者和材料管理者负责，进行相应的归档、整理和收集。档案形成期间，应严格按照相关要求和标准，实施档案管理和材料归档等工作，确保疾病预防控制中心档案资料更具完整性和真实性。应归档的文件材料，要结合标准规定及时加以归档，不能将归档材料据为己有，要及时转交给档案管理部门实施集中管理，从而确保疾病预防控制中心档案的规范和完整。社会在发展进步，疾病预防控制中心档案管理工作内容也随之变多，若是依然选择传统方式开展档案管理工作，将无法满足社会发展的需求。因此，疾病预防控制中心档案管理部门要结合现代技术手段，为档案管理创造良好环境，使其能够实现科学整理和统一收集。为了从根本上提升疾病预防控制中心档案管理工作，相关人员就要树立现代化思想，充分认识疾病预防控制中心档案管理的重要性，结合我国疾病预防控制中心档案管理存在的问题，做好相应的分析和研究工作，依照现实情况找出科学有效的管理方法，增强疾病预防控制中心档案管理效果，更好地服务于社会主义现代化建设。参考文献 1 付琼丽.新时期疾病预防控制中心人事档案管理信息化建设研究 J.中国卫生产业,2017(36).2 关莹莹.新时期疾病预防控制中心人事档案管理信息化建设分析 J.办公室业务,2021(03).3 周彦.探讨如何规范管理疾病预防控制中心的档案 J.健康大