关于构建档案信息安全机制的几点思考_关洋.pdf

2022 年 第 6 期黑龙江档案224实践纵横Best Practice关于构建档案信息安全机制的几点思考关洋（齐齐哈尔市保密技术服务中心，黑龙江 齐齐哈尔 161006）摘要：保障档案信息安全是维系档案事业的深入发展、提高档案业务工作质量水平的“定海神针”。档案的原始记录性与延续积累性等特点，决定了在管理与利用档案信息的过程中必须始终将重视、加强档案信息安全问题作为重要课题，构建起科学合理、完善可行的档案信息安全保障机制。基于此，本文在系统分析、梳理当前档案信息安全保障机制建设现状的基础上，着力探讨档案信息安全保障机制建设的实施原则与基本策略。关键词：档案信息；安全保障；机制建设；实施原则档案安全保障机制作为确保档案服务不断深化的条件基础，是融技术应用、管理理念、规范标准等诸因素于一体的行为过程。必须彼此兼顾、综合施治、形成整体方能取得良好实效。尤其在当前，伴随着现代信息技术的快速发展和公众信息意识的不断增强，社会各方面的档案信息需求呈几何级数增长，提高档案服务质量水平，体现着档案机构的职责所在。因此，必须在准确把握社会现实需求的基础上，结合档案信息化建设需要，构建科学合理的档案安全保障机制，方能切实达到提高档案服务质量水平的目标要求。一、构建档案信息安全保障机制的现实状况（一）实体管理方面档案材料的齐全完整、真实可靠既是实施档案信息服务的基本依托，也是档案安全保障机制建设的条件基础。尽管以档案法为代表的法规制度对此具有明确规定，但受多方面因素的影响，在相当一部分机关单位仍然存在着“厚此薄彼”问题：一是档案门类的齐全程度，表现在重视文书类、会计类等日常性、持续性产生的档案收集整理，而忽视基建设备类、声像视频类及电子文件类等阶段性、随机性产生的档案收集整理；二是档案内容的完整程度，表现在归档材料多以“红头文件”为主，缺乏对尚未纳入文件编号程序的党政会议记录、工作计划总结、各类研究报告等材料归档的主动性；三是档案构成的关联程度，表现在已归档的档案材料成套性、系统性偏差较大，甚至存在有上文无下文、有请示无批复、有印件无定稿、有附件无正件等现象，上述问题直接威胁着档案安全的长期性与可靠性。（二）监管措施方面档案信息服务是档案价值实现的必由之路。只有将档案信息纳入实际利用环节，使其由“静态、固化的信息”转化成为“动态、流通的信息”，方能达到发挥档案作用的目的。然而，由于未能处理好档案信息服务与保障档案安全之间的关系，极易导致出现下列问题：一是影响档案实体安全，出现档案载体损毁等问题。或是档案安全意识不强、疏忽大意而导致监管不力，使档案实体被恶意窃取、造成灭失；二是关系档案信息安全，缺乏安全控制手段，在信息传输中造成信息泄露、被复制和更改等问题。三是数据备份流于形式，数据库文件、电子归档文件既无备份，也无可行的措施，甚至出现信息数据丢失、破坏，造成损失。四是人员素质偏低，疏于对现代化知识、技能的掌握影响档案信息安全，对电子文件以及存储载体认知了解不够、信息存储方式选择不当、网络安全防护技术较低等直接威胁着档案信息安全。（三）资源配置方面所谓档案信息安全，既包括档案实体的安全、也包括与档案内容的安全，二者是不容偏废的关系。简单地认为只要确保档案实体得到妥善保管，不遗失、不损毁，就达到了保障档案信息安全的目的无疑是极为片面的错误认识。事实上，随着现代信息技术的普及应用，档案本身的结构和模式都已经发生巨大变化：由传统的相对“单一、有形”模式转变为现代的“实体、虚拟兼具并存”模式；档案信息服务方式亦由提供“实体档案为主”转变为提供“实体档案与电子档案并存”的方式。而“大数据”“互联网+”等现代信息技术则赋予档案部门驾驭档案信息资源的新技能，档案信息服务的能力水平、范围领域、交互方式打破了“藏量限制”“辐2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S225实践纵横Best Practice射障碍”的桎梏，形成了档案信息服务的新模式、新业态。在此背景下，完善档案设施设备配置就显得尤为重要。可以说，在技术提升、条件改善、环境变化的今天，离开智能化、数字化设施设备的加持，无论是传统的档案实体管理、还是发展变化的档案信息服务将失去最基本的依托，确保档案信息安全则更是无从谈起。（四）制度规范方面近年来，随着预防自然灾害、突发性事件对档案造成损失的社会要求，各级档案机构十分重视档案信息安全体系的建设，相继出台了一系列包括档案信息安全在内政策法规、制度标准等。无论是从国家社会的整体层面、还是从机构单位的个体层面上分析，基本达到了配套成龙、涵盖全面的状态。目前存在的主要问题在于对政策法规、制度标准的深入落实与严格执行等方面差强人意，疏于制度规范监管、流于形式的问题比较突出。尤其是在相当一部分单位存在制度规范执行不到位与漏洞，经常性、常规性安全检查缺失、安全组织形同虚设的现象尚未得到杜绝，未能及时发现和适时处置各类问题隐患的苗头，往往致使事故突发，造成的危害蔓延扩大。（五）人员素质方面随着信息技术的普及应用、档案信息化建设的深入引发了档案管理与档案信息服务的巨大变革。对档案管理人员的专业素质、业务技能等提出新的要求，尤其是整个社会业已全面步入网络时代的背景下，档案管理与档案服务同现代信息技术、网络技术、数据技术等高度融合成为一体，给维护档案安全带来了严峻挑战。而现实情况则表现为：档案人员专业培训偏少、知识与技能结构不够合理。面对档案工作新业态，缺乏系统、科学的应对手段，同样不利于更好地维护档案安全。二、构建档案信息安全保障机制的实施原则（一）增强安全意识、坚持全程管控构建档案安全保障体系作为系统工程，需要对涉及档案信息安全的诸多环节进行综合考量与关系架构，任何环节的安全缺陷都将对档案信息安全造成威胁。因此，必须从思想认识入手，通过多种形式与手段增强档案管理人员的安全意识，并置于首要地位。正如管理学的“木桶原理”木桶的最大容量取决于最短的那块木板！档案安全保障的质量水平往往取决于最为薄弱的环节。任何环节的疏漏所带来的影响都不容忽视。因此，必须不断增强安全保障意识、对档案信息的积累形成、存储保护、推送服务及运行维护等实施统一标准、进行全程监控，方能确保维护档案信息安全的所有措施方法真正达到“所有木板长度一致”的目的。（二）立足长远发展、坚持循序渐进维护档案信息安全，构建档案安全保障体系是一项长期而紧迫的工作任务，绝不可能一蹴而就、一劳永逸地达到目的。因此，必须既要基于不同机关单位的现实需求、又要从档案事业发展的长远需要综合考量，在构建档案安全保障体系过程中注重制度规范实施的持续性、适用性，尽量杜绝“朝令夕改”“顾此失彼”等问题的产生，科学地处理好现实业务与长远发展的不同需求，坚持“有所为、有所不为”的方针，探索提高、循序渐进，在最大限度地避免造成人力资源、物资资源、网络资源浪费的同时，从观念意识、制度规范、规划发展与组织体制等多方面真正夯实维护档案信息安全制度保障体系的基础。（三）强调绩效兼顾、坚持协调发展构建档案信息安全保障体系直接关系到珍贵文化财富的历史传承与价值实现等的水平，因而必须提高思想认识，不断增强组织实施力度。有必要根据国家整体层面档案信息安全保障建设具体实践的同时，兼顾各类不同性质机构单位的现实条件基础等统筹组织实施。切忌盲目照搬国外或某些其他行业的理论与做法，避免使构建档案安全保障体系建设的目标任务脱离我国国情而形同虚设，甚至误入歧途。在构建档案安全保障机制过程中，依据经济学原理进行必要的调研考察与审核评估，形成既有利于统筹管理、达到保障档案信息安全的目的，又要避免片面追求所谓“高大上”“大而全”而造成过多人财物投入的种种负担，切实达到档案信息安全保障制度体系实现绩效同步“双赢”的理想效果，促进构建档案信息安全保障体系与档案事业建设大局协调发展，获得稳步有序推进。（四）发挥技术优势、坚持科技领先当今世界，科学技术、尤其是信息科学技术发展的发展突飞猛进、日新月异，业已成为推动社会进步的驱动力所在。在档案管理业务实践中，现代科学技术的应用随处可见，成为档案管理业务活动的重要载体与支撑。因此，必须很好地结合构建档案信息安全体系的实施进程，充分发挥现代信息技术的优势，坚持科技领先的构建原则，努力使档案信息安全体系始终保持先进性，确保其得到持续、平稳运行。同时也应当注意到：任何先进技术的实际应用都是一柄“双刃剑”，现代信息技术在档案管理业务活动中的实际应用，在强劲地助力档案管理与档案服务达到晋档升级、提高质量水平等诸多2022 年 第 6 期黑龙江档案226实践纵横Best Practice优势的同时，也难免产生对存储检索条件、设施设备配置、安全防护措施、操作人员素质以及技术管理规范等方面提出更多挑战等问题，必须在实践中不到地探索，以求能够尽快地、有针对性地加以改进和解决。三、构建档案信息安全保障机制的基本策略（一）不断增强档案信息安全意识保障档案信息安全是维系档案事业的深入发展、提高档案业务工作质量水平的“定海神针”。在档案信息安全问题上无论出现何种疏漏，都将给档案事业发展带来负面影响、甚至是不可估量的损失。因此，要通过长期有效的宣传教育手段，从组织体系和思想观念上，培育各级档案机构、尤其是机构领导者牢固树立档案信息安全重于泰山的思维习惯与行为方式，切实把保障档案信息安全作为履行档案业务活动的落脚点。通过不断增强档案信息安全意识，促进法制意识、责任意识、忧患意识与防范意识的提高，真正做到从讲政治、保稳定、促发展、强技能的高度，继续秉承和发扬对党和国家负责、对人民群众负责、对社会历史负责的“兰台精神”与安全责任意识，确保档案信息安全保障机制得到合理构建与贯彻实施，真正发挥档案信息安全保障机制的作用与实效。（二）贯彻落实档案信息安全制度加强档案信息安全制度建设，是夯实确保档案信息安全的基础要素。理应采取积极有效的措施，从确保档案信息安全保障机制建设的成果真正得到落实。因此，建立档案信息安全“一把手”负责制显得尤为重要。争取获得“一把手”的重视与支持，搭建起以分管负责人作为顶层设置的档案信息安全监督网络，严格制度规范的执行，组织开展定期、不定期监督检查，及时发现并解决存在的问题，进而形成层层把关、人人负责、上下联动、多方参与的档案信息安全管理网络，从根本上消除制约和影响档案信息安全的“责任死角”“规范空白”，确保责任到人、措施到位、监管有力、抓细抓实。尤其是对于涉及党和国家的政治机密、知识产权、科技专利以及个人隐私的档案信息，更要严格把关、从严控制、遵章履行审批手续，并对相关档案信息的载体实体履行“专人负责、专库保管、控制范围、规范利用”的方式，将制度规范的制定、实施落实到位，真正做到档案信息从积累形成、类聚序化、数据保存，直至开发利用的全程监管，使构建档案信息安全保障机制的“理想初衷”得到最大化实现。（三）合理配置档案信息安全设施当前，科技进步在引发社会发展变革步伐加快的同时，也改变着档案信息管理与档案信息服务的生态环境。随着现代信息技术的普及应用，在社会各行业、各领域，数字形态出现的电子文件数量呈几何级数不断增长，档案信息的积累形成、保管保护、类聚集成、检索利用等均展现出新的操作方法与新的业务模式。而由于数字载体形式的档案信息自身技术特性决定了档案信息客观存在着被删除损毁、扩散泄密等风险。为此，在加强档案管理人员的安全培训、提高档案管理业务能力、尽最大努力消除“信息鸿沟”“信息孤岛”等实际问题的同时，还必须重视合理配置档案信息安全设施问题，档案实体保管库房要根据实际需要配置抽湿机、温湿度仪、防盗防火监控设备，满足档案保存、阅览与办公“三分开的要求；尤其是涉及数字载体的档案信息，应当从“合理适用、运行稳定、安全可靠”的角度，多方争取获得人力、财力、物力支持，对于数字档案信息赖以存在的软硬件、数据库以及脱机（异地）保存等所必须的设施设备配置上达到相关技术要求，夯实构建档案信息安全保障机制的物质基础。（四）科学编制档案信息安全预案“预防为主、防治结合”是档案工作长期以来形成的传统要求和业务方针。要建立健全档案信