关于卫生健康行业流动人才人事档案信息化建设的思考_王辉.pdf

1492023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛关于卫生健康行业流动人才人事档案信息化建设的思考王辉（辽宁省大连市卫生健康事业发展中心，辽宁 大连 116000）摘要：本文论述了互联网信息技术与人事档案工作的深度整合，为卫生健康行业流动人事档案从单一纸质载体向电子载体的转变提供了支持。流动人才人事档案工作的信息化转型，能够从整体提升档案管理的效率和质量，可以更好地顺应时代发展要求和趋势，能够为卫生健康行业发展提供更多助力。关键词：卫生健康行业；流动人才人事档案；信息化建设随着市场经济飞速发展，我国社会结构也逐渐趋于弹性化，各类人才不断涌入卫生健康行业，人才流动性越来越大。此时，流动人才人事档案管理信息化建设就显得尤为重要。实现人事档案管理的信息化，能够从整体上更好地保障人事档案管理实效，可以充分挖掘出人事档案的价值和作用，为卫生健康行业的持续、稳定发展提供更加有力的支持和保障。一、流动人才档案人事信息化概述流动人才人事档案信息化，是指在流动人才的档案开发、整理、利用、存档等过程中全面融入网络信息化技术，充分借助网络信息化奠定人事档案工作的基础，实现对原有档案资源、信息数据的有效开发和利用。流动人才人事档案信息化的实现，是当前有关部门档案管理的重要内容，也是我国卫生健康行业人事档案管理的必经之路。流动人才人事档案信息化，能够更加凸显档案工作的真实性、客观性、机密性、动态性。当前人才市场发展迅速，人才流动性大，人才结构更加多元化，流动人才人事档案信息化能够更好地适应人才市场发展需求，可以为人才的优化配置提供可靠的档案数据信息支持。二、卫生健康行业流动人才人事档案信息化建设存在的问题（一）信息化建设不足，无法满足行业发展需求在人事档案管理工作中，还存在内容单一陈旧、信息化建设不足、档案信息无法及时更新、无法及时有效反映人才学习工作经历情况。由于有关单位在人事档案工作中信息化建设投入力度不够，档案信息化工作浮于表面，从而导致卫生健康行业流动人才人事档案的信息化建设无法满足现实需求。（二）档案工作流程较繁琐，档案信息利用不方便卫生健康行业流动人才人在利用档案的过程中，还存在不快捷、不方便的问题。档案调取、流转的过程相对繁琐，档案调取和使用需要诸多证明单据，历经时间长，这就导致流动人才在进行这些单据证明办理时，需要在各个部门反复流转，不断提交资料、补充资料，浪费了大量时间。从这个方面可以看出，卫生健康行业流动人才档案信息化建设还不够完善，档案信息化机制、信息化管理平台建设不足，无法实现档案数据信息的实时共享、及时调取流转。（三）信息化服务不够完善，档案管理工作受到阻碍实现人事档案信息化的目的之一，就是提高档案管理服务的品质，能够为当地人才市场以及人才提供更多便利，为社会的可持续发展提供支持。但是，很多地区尚未全面实现档案管理信息化服务，档案管理方式依旧没有改变，信息化平台建设不足，各部门之间交流闭塞，档案信息无法实现实时更新和共享，档案管理工作开展也会因此受到阻碍。（四）信息化标准待统一，人事档案安全保障不足从卫生健康行业流动人才档案信息资源开发的情况来看，档案资源数据库构建缺乏统一的标准，不能实现数据信息的联通以及网络共享，流动人才档案数据库升级与维护方面就需要投入更多的成本，1502023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS也不利于跨区域档案的调配。另外，流动人才档案信息开发中档案信息会进行数字化转化，在这其中存在个人隐私泄露、信息维权风险、安全意识薄弱等诸多隐患。我国在流动人才档案管理信息化安全方面的标准和规范还不够成熟，如果流动人才档案信息资源在共享过程中出现侵权或者被窃取等问题，则很难追求责任。（五）信息化管理功能不足，无法满足档案信息化需求1.没有统一规范的流动人才档案管理信息化软件。在数字化信息时代，卫生健康行业流动人才人事档案信息化建设需要大量的软件作为支持，但各种档案软件品种混杂，一些单位还会自行开发软件，缺乏统一的规范和监督，导致档案信息化软件质量不达标、标准不统一，无法更好地满足流动人才档案信息化的各项需求，这间接造成了资金与资源的浪费。2.流动人才档案管理信息化软件的网络化程度不足。现阶段，卫生健康行业流动人才人事档案管理机构所使用的软件，基本以单机版为主，虽然这种模式也可以在一定程度上满足档案管理需求，并且成本较低，但是由于人才流动非常频繁，单机版的软件类型已经无法满足当前档案工作需求。一方面，一些软件没有与系统互通的数据端口，基本不能进行联网，这样就无法实现资源的共享与实时传递。另一方面，流动人才人事档案信息在当今社会使用和查询越来越频繁，单机版的档案管理显然不能满足现实使用要求，不利于行业的长远发展。3.流动人才人事档案电子办公系统与现实工作无法融合。在流动人才人事档案信息化建设的过程中，电子办公系统是非常重要的部分，发挥的作用不可取代。该系统承担着联系各部门的职能，文件的传输、档案信息的共享，都需要电子办公系统支持。但是，部分单位的电子办公系统尚不完善，无法快速解决和处理日常电子文件，在档案归档入库以及信息查询利用等方面不能充分发挥作用。4.信息数据库无法统一。流动人才档案信息数据库构建与实现的过程，需要地区各部门协同一致、相互配合。但是，由于流动人才档案管理部门之间发展水平不同，整个地区的电子数据库无法实现统一，无法实现流动人才档案信息的共享。三、加强卫生健康行业流动人才人事档案信息化建设的有效对策（一）加大信息化设施投入力度1.增加资金投入。卫生健康行业流动人才人事档案工作具有社会服务性，资金投入不足是影响信息化建设的原因之一。基于此，有关部门要加强资金的投入力度，通过设立专项经费为当地卫生健康行业流动人才人事档案信息化的建设提供充足的资金支持，突破信息化建设中资金的局限性。在政府资金投入的基础上，还应该多方筹集资金，得到社会各界的支持，打通政府拨款、社会专项基金、自筹资金等渠道，打造流动人才档案管理信息化平台，更好地为各类人才服务。2.优化信息配置。随着电子产品以及计算机设备的更新换代，卫生健康行业流动人才人事档案部门需要积极进行计算机系统的更新升级，全面实现档案信息资源的优化配置。一方面，单位要考虑档案工作信息化需求与单位实际购买能力，为档案部门提供符合实际使用需求、更具价值的信息设备配置；另一方面，在积极购入新设备的同时，要合理使用旧设备。3.加强单位之间的交流与合作。通过交流交换信息化建设经验、技术经验与资源经验，实现各地区的资源互补。在区域交流中，市级流动人才档案部门要发挥示范带头作用，积极与下级部门建立联系和沟通，弥补各地区之间的差距，为档案信息数据库的构建做好充足准备。（二）扩大信息化技术应用范围1.共建档案管理系统。为了全面推进流动人才档案工作的信息化进程，建立统一的信息化管理标准是关键。要结合流动人才档案管理需求以及行业标准，建立统一的信息化软件开发与使用标准，为共建一个档案管理系统提供支持。成熟的流动人才档案管理信息化建设，是一个不断变换演进的过程，管理标准需要具有稳定性与适应性，能够满足信息系统不断升级、不断改良的需求。2.推广网络版软件。为了促进信息化的全面普及，要加强推广网络版软件，在档案部门要加强网络版软件在计算机系统中的应用，实现从简单的计算机操作到网络数据共享的转变。档案管理软件具有网络通用性，单机版已不能满足行业发展的需求，在电子档案、电子文档全面普及的今天，加强网络网络软件的应用，并定期对软件网络拓展能力进行升级，已经显得非常紧迫。3.加快数据库建设。档案数据库建设已经成为卫生健康行业流动人才档案管理的主要趋势，建立档案数据库能够实现流动人才档案信息的共享。电子数据与结构的标准化，多年来一直是领域内关注的重点，建立档案数据库就能够实现这个目标。建立一个能够综合了实时数据采集、更新与长期保管的数据库，能够为流动人才提供便捷的档案服务。1512023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛搭建全国统一标准的流动人才档案数据库，能够实现流动人才档案信息的高效利用，包括社保信息、医保信息、诚信档案等在内的档案信息都可以实现统一管理。构建流动人才档案信息数据库，可以借鉴劳动保障部门的社保信息书库、医保信息数据库等构建经验和标准，再结合自身特点进行搭建，这样档案数据库构建就能够更加高效化、标准化。档案部门要定期对数据库信息进行补充，实现档案信息的充分整合。建立档案数据库后，流动人才使用身份证即可随时查阅档案信息，能够进行档案信息的确认，大大提升了档案信息使用、整合、调取的便捷性，使档案信息得到了高效的利用。（三）档案信息资源的开发与利用1.加快数字化进程。卫生健康行业流动人才档案数字化是流动人员人事档案信息化建设的重要内容。现阶段，档案数字化建设还有很长一段路要走。有关部门要全面引入数字化技术，批量将纸质档案进行数字化转化，提高档案材料的利用率，尤其是要对一些重要的、利用率高的档案材料进行高分辨率的扫描。数据收集、整理、备份等各个环节都需要严格按照标准进行，数字化是档案信息化的基础性工作，也是现阶段卫生健康行业流动人才人事档案工作的关键。2.推广电子化档案管理。电子化档案管理可以提高档案管理的效率和质量，还能够在很大程度上提高档案管理的安全性与可靠性。一方面，要加强纸质档案的信息化管理，全面引入先进的电子技术，加快纸质档案向电子档案转化速度。从卫生健康行业的总体情况来看，流动人才人事档案的电子档案转化数量庞大，相关工作人员要具备专业化的技术能力与信息化知识，这样才能够更好的实现数字化信息与电子档案信息的对接。另一方面，要尽早进行电子档案管理，这样能够更快实现数字化信息与电子档案信息的对接。电子档案管理是档案信息化管理的关键，也是日后流动人才档案信息的主要内容，有关单位工作人员要全面梳理电子档案观念，建立统一的电子档案入口、统一管理采集的电子档案信息、实现电子档案接收流程的标准化、保障电子档案安全性、可靠性，为日后流动人员人事档案管理信息化建设提供保障。3.整合信息资源。卫生健康行业流动人才人事档案信息化建设中信息资源的全面整合是重点，有关部门要充分发挥人才档案信息的重要价值，加强档案信息资源的整合。档案管理部门之间要加强交流和沟通，实现档案信息共享、档案信息资源整合，提高档案信息利用效率，流动人才档案信息数据库和档案信息标准要根据整个地区的实际情况确定，各级部门要统一标准以及统一格式，这对于日后档案信息的整合有起到非常积极的助力。由于流动人才档案具有特殊性，人力资源档案管理部门要联合在一起，制定完善的管理规范，为统一的流动人才档案数据库标准建立提供支持。整合信息平台，提高认识档案信息的利用价值，关注社会保障信息网络的做法，基于国家人力资源部门的指导下建立完善的保障机制，为流动人才档案信息资源整合提供有力支持。4.加强信息安全管控。信息安全是流动人才档案管理的首要问题，流动人才具有档案资料的个人隐私权、信息传播权。其安全管控包括如下几个方面：要对档案信息的保密范围进行详细划分，确定档案保密等级，这是避免档案信息泄漏的前提。要建立不同等级的安全保密规定，不同的安全保密级别其查看、修改、维护的权限是不同的。确定信息系统与数据安全，要使用安全系数高的信息系统，并要定期进行相关信息数据的备份，包括本地备份、异地备份、硬盘备份、数据库日志备份等。调取使用档案的人员身份要进行严格的鉴别，设置好访问权限，不同访问权限的档案使用范围不同。加强流动人才档案信息网络安全意识，人力资源部门与档案部门要紧紧联合在一起，加强相互交流，做好事前准备，避免档案信息的泄漏。要引入多种保护流动人才档案信息的方法，加强信息保密等级安全培训与教育，制定相关制度，加大档案信息保密知识宣传力度，全面提升档案管理人员的保密意识。在信息化、数字化时代背景下，卫生健康行业流动人才人事档案管理要加强信息化建设力度，结合行业发展趋势和实际情况，在各单位全面普及信息化建设观念，通过建立流动人才数据库、安全保障体系、电子档案机制等，实现卫生健康行业流动人才档案数据的共享，全面提升整个行业的档案信息利用效