关于房地产档案管理工作的几点思考_张国庆.pdf

2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S97兰台论坛Lantai BBS关于房地产档案管理工作的几点思考张国庆（齐齐哈尔市不动产登记中心，黑龙江 齐齐哈尔 161006）摘要：当前正处在我国房地产行业调整的关键期，房地产行业的发展方式、管理办法、发展趋势都出现了较大变化。在这一背景下，越发突显了房地产档案信息的重要作用。加强房地产档案管理、把握房地产档案特点，才能更好发挥房地产档案的实用价值。本文主要分析我国房地产档案管理工作的主要特点、存在的具体问题以及优化改革的要点，提出我国房地产档案管理改革的具体措施。关键词：房地产档案；档案管理；有效措施房地产是我国支柱性产业之一，其档案信息记录着房地产行业的发展建设历程，关系到房地产从业者和购房者、企业和国家的利益。房地产档案管理必须依法依规进行，运用现代化的档案管理手段提高效率，保证房地产档案信息质量，基于精准的档案信息服务为促进我国房地产行业的良性发展提供有力支持。一、房地产档案管理的特点及重要性房地产档案管理是一种多元化的服务，它以信息技术为载体，需要根据用户的需求提供房地产信息，并且及时回复用户的问题，达到服务和满足用户需求的目的。房地产档案管理的综合性较强，涉及的范围与内容较广，需要大量的前期准备工作，包括房地产项目的可行性论证、勘察设计、建设施工和交付使用等各种档案信息以及房地产项目销售、售后档案等，房地产档案一般可以划分为文书档案、工程档案、经济核算档案等。房地产档案的关联性较强，归档时间跨度大，涉及工作主体多，从房地产项目立项到交付使用需要收集大量档案信息。房地产档案管理需要依法进行，重视体现档案的法律证书价值，发挥其在房屋产权交易、分析、抵押、查封和评估等中的重要作用。房地产档案管理还具有一定的动态性，当房屋产权发生变化或者外部条件变化时，需要完成房地产档案登记信息的变更。随着我国房产数量的增加，档案使用越发频繁越需要开展好档案管理，保证房地产档案有序运转。加强房地产档案管理具有重要的社会意义，能够帮助房地产行业建立有效的资信制度，促进房地产交易的顺利进行，简化房地产交易流程，为各方面及时提供资料信息，保证房地产交易的效率，并且减少房地产交易风险。二、房地产档案管理存在的主要问题（一）制度建设的漏洞随着档案信息技术的快速发展，我国房地产档案管理制度标准应与时俱进，加大档案管理的规范性、精准性与科学性。但是，我国房地产档案管理制度建设不足，一些规章制度建设滞后，现有制度规范的约束力不强，在一定程度上影响了房地产档案管理人员的积极性，不利于加快房地产档案管理的深化改革，在客观上造成了房地产档案数据信息失真、管理混乱和管理成本较高等问题。（二）人员素养较差目前，房地产档案管理信息化建设速度较慢，一些从事房地产档案管理人员不能掌握信息技术手段，无法以信息化、创新化和智能化的方式从事房地产档案管理。一些领导仅重视档案信息资料的核实，未能从实用角度进行信息技术系统的开发，使得一些房地产档案管理流于表面，档案资料的实用性与共享性不足。房地产档案管理技术人员的专业素养、技术素养、道德素养均有待提高。（三）安全防范意识有待提高房地产档案管理日益具有数据化、网络化、智能化的特征，电子档案成为房地产档案的主要形式。房地产档案网络化运营使得房地产档案管理工作面临着信息化风险，一些来自网络的病毒、攻击或违规使用带来了房地产档案信息泄漏、遗失或错漏风险。为了提高房地产档案管理水平，发挥好互联网档案管理的实用价值，要构建新型的档案安全管理体系，发挥网络技术的积极作用。（四）技术手段待更新大数据、云存储和智能化是档案领域的转型方2022 年 第 6 期黑龙江档案98兰台论坛Lantai BBS向，房地产档案也应当向着这个方向发展。目前，我国房地产档案管理的信息化水平不高，技术手段有待更新，需要建立专门的档案信息化平台。虽然房地产档案管理基本实现了电子化，但是档案的潜在信息挖掘不足，仅停留在档案存储和调取水平，未能加大档案数据的分析力度，不能提高档案加工水平，无法满足个性化的档案使用需求。三、房地产档案管理工作的要点（一）加强前期控制房地产档案管理必须依法依规进行，保证档案的准确、真实，不与事实有丝毫违背。如果房地产档案存在错误、疏漏或混乱现象，可能导致档案查阅困难、信息泄漏，给相关利益人造成损失。同时，要加强房地产档案的前期控制。首先，应当把好档案文件的审核关，房地产业务办理人员在房地产登记时应当保证手续完备，提供的资料齐全，无虚报瞒报、涂改伪造情况。其次，还要把好文件材料的形成关，能够按照登记机关的要求填写表格、文本，包括做好房屋状况、墙体归属、土地性质、房屋用途的登记。涉及产权转让的还要保证相关人员信息齐全，按照自然人与法人的相关法律要求提供必要的身份证复印件、委托书原件、法人证书、公章等信息，为后续的房地产档案能够发挥法律作用打下坚实的基础。最后，把好档案资料的移交关，能够从房地产档案网络化移交方式出发，由责任人对被移交档案逐一审核，重点检查是否有缺项、漏项、数据等，需要拒收的档案要指明拒收原因，审核通过后应加盖电子签章。（二）做好动态管理随着我国房地产政策的深入变化，房地产行业已经进入转型振荡期，需要适时增补、修改和完善房地产档案，保持房地产档案与房地产实物的高度统一。房地产档案管理的动态性具有举足轻重的地位，需要各管理主体加大档案信息的更新力度，使得房地产档案能够完全、真实和高效反映房地产情况。不仅要记录房地产发生变动情况，在实地测量的基础上准确记录产籍平面图，还要在档案中标注房屋情况变动的原因，包括及时收集有关规划部门、质量监督或其它部门的同意房地产变动情况证明、质量验收文件等资料。同时，加强现场实地勘查记录，尤其重视房屋灭失产生的房权证和原产权档案的变动。产权注销档案不应与其它产权档案共存，应当按照相关法规注销档案。对于历史遗留的档案要及时补充更新，并且重新排定档案内文件顺序。加强房地产档案的动态管理，及时更新各种档案数据信息，才能满足房地产档案的实用需要，切实发挥房地产档案维护房屋产权秩序的作用。（三）更新管理方法为了体现房地产档案的实用价值，应当采用先进的档案方法，以适应房地产档案数量巨大、使用频率较高和档案网络化运转的需要。重点完善房地产档案的分类管理办法，提高房地产档案的整理归档效率，将房地产档案按照产权、注销、评估、拆迁、拍卖、烂尾等标准进行分类统计，从而体现房地产档案的内容性质，便于各方面使用房地产档案信息，合理编号，在现行的房地产档案基础上采用二级分类编号方法，合理引进二维码等技术手段，依靠计算机索引技术赋予新型的编号方式，从而满足房地产档案修改、增补和共享的需要。今后，还要着眼于大数据技术，开发统一的高级别房地产档案管理平台，合理赋予档案管理和共享权限，并且在 5G 技术支持下满足移动互联时代的档案使用需求，实现房地产档案广泛共享、实时传递和高效使用的新型需求。创新房地产档案管理的方法，更新档案技术手段，实现房地产档案管理向现代化档案管理技术看齐，才能进一步体现房地产档案信息资源的实用价值。（四）搞好开发利用现代房地产档案管理的关键在于创新开发利用方式，进一步增加房地产档案的编研成果，采用灵活、多样、主动、高效的工作方式，满足各方面的房地产档案的使用需求。例如，优化房地产档案的开发利用机制，建立稳定的开发利用保障体系，增大文书与科技档案的公开力度，提供详实、准确和全面的房源信息、房屋租售价格变化信息以及权威的房地产市场走向预测信息，保持相关信息的连续性与系统性。高度重视优化房地产档案管理的领导机制，加强房地产档案管理的宣传，改变以往仅重视市场开发、产权管理和轻房地产档案利用的思路，定期加强房地产档案管理指导监督，解决档案利用中的各种问题。完善房地产档案建设投入机制，为房地产档案信息化建设给予必要支持，尤其重视加强硬件建设，夯实档案信息共享基础。新时代还要优化房地产档案的供给机制，创新档案利用形式，注重对房地产档案进行可视化开发，能够充分运用三维图、智能解析、数据解读等方法形成从单一到多样、平面到立体、闭塞到开放的档案供给机制，发挥房改情况编研和典型案例分析的作用，建立起散状结构档案供给体系，释放房地产档案的巨大价值。2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S99兰台论坛Lantai BBS四、优化房地产档案管理的有效措施（一）完善房地产档案管理制度建立健全房地产档案管理制度，提高房地产档案管理的规范化和标准化水平，才能为房地产档案管理的顺利进行奠定良好基础。房地产档案管理部门及相关人员应当从档案技术进步特点出发，围绕着保证房地产档案信息精准性、全面性、动态性特征拟定档案管理制度，建立具体的房地产档案运转流程，以制度化的方式约束房地产档案管理，全面提高房地产档案管理的质量和效率。房地产档案管理制度应当渗透我国新民法相关规定，做到房地产档案依法依规进行，采用统一的档案管理方式，由总负责人、具体责任人和监督人员共同担责，成立负责房地产档案搜集、整理、编目、移交的专门科室，发挥专职部门在房地产档案输入与输出端的双重作用。在专职部门主持下协调各方面提高房地产档案管理的整合水平。今后，还要大力实现房地产档案管理的标准化，加强房地产档案的审核和监督检验，使得档案案卷内容标准规范，从而方便各方面查询房地产档案信息，提高房地产档案应用效率。（二）提高档案人员的专业素养房地产档案具有较强的实用价值，有着信息化建设的基本特征，需要依靠专业技术人才从事具体的档案管理实践。为了提高房地产档案管理的整体效率，顺应档案信息技术的发展趋势，还要加强相关人员对房地产档案管理的认识，围绕房地产档案特点与重要意义展开培训，形成良好的房地产档案管理工作氛围，积极提高档案管理人员的专业技术素养，尤其是信息技术素养、文化素养、法制意识和具体业务操作能力。此外，档案员还应具有较强的应变能力，能够适应动态化的房地产档案管理工作需要，及时了解房地产行业政策，围绕房地产档案的使用需求进行技术升级，运用典型案例解析房地产档案服务的特点，树立房地产档案管理人员的创新意识和责任意识，从而保证房地产档案管理工作顺利进行，发挥房地产档案的积极作用。（三）加强档案信息的安全防范房地产档案是客观记录房地产信息的凭证，是证实房屋归属权的重要法律依据。做好房地产档案管理应当从保证档案安全入手。第一，高度认识房地产档案信息的特征，基于“互联网+”环境建设新型的房地产档案管理工作体系和运转机制，强调相关人员在安全的网络环境下开展房地产档案管理，将电子档案管理纳入安全管理的范畴。第二，及时运用技术手段梳理房地产档案电子化存在的漏洞，加强相关制度与操作程序的建设，从而有效避免房地产档案信息的泄露。第三，及时购买专业软件，出台针对性的档案信息保护措施，对保密档案采用加密存储、异地存储和独立备份等手段，提高房地产档案安全性。第四，还要加强房地产档案访问审核，合理划分房地产档案的使用权限，对异常调取档案数据信息进行监督，从而有效避免窃取档案的情况。全面提高房地产档案的安全防范意识，加大对违法违规使用房地产档案的打击力度，及时进行相关技术手段升级，从而体现房地产档案的实用意义。（四）加速档案管理现代化进程在全球互联网的背景下，房地产档案管理现代化迫在眉睫。房地产档案管理应当从信息共享、协作提效和精准供给出发，积极打造专业的房地产档案管理平台，能够在房地产信息广泛共享的同时，补足残缺的房地产档案数据信息，从而满足各方面对房地产档案的使用需求。首先，加强房地产档案信息技术部门与非房地产档案管理部门的交流沟通，围绕着档案管理事业应用大数据的特征、技术革新和经验进行交流，在技术进步的同时建立一个更加庞大的房地产档案数据库。其次，打造专门的房地产档案信息共享平台，通过同一平台实现房地产档案信息的交互功能，避免机密文件在房地产档案管理系统的泄漏。最后，加快纸质房地产档案信息化进程，快速完成房地产档案的收集、整理和共享工作，降低房地产档案管理的人工成本，提升房地产档案