基于“互联网+”的企业档案信息化管理研究_赵军.pdf

2023年第3期2015年政府工作报告中，李克强总理提出了“互联网+”的行动计划，从此之后，互联网技术逐步融入了各个行业，为传统行业带来了巨大的变革。这是顺应信息时代发展的理念与举措，有利于大数据、人工智能等最新的计算机手段为企业的经营和管理提供高效便捷的办公方式，推动各个行业的深入变革。在企业管理中，档案管理是一项任务艰巨而又工作量超大的工作，大数据、云计算、人工智能等信息技术具备超越传统储存方式的超强计算能力与存储能力，与档案管理工作存在着极大的契合点。正因为如此，加强企业管理工作的信息化是我国深化企业改革的一大重要举措。我国最新修订的档案管理法也将档案管理信息化作为了一项重要内容，对于档案信息化管理提出了一系列具体的要求，推动各类企事业单位开展档案信息化的实践，让档案管理充分利用互联网技术的优势，适应时代发展的需求。一、企业档案信息化管理的优势作用（一）顺应信息时代发展的必然趋势无论是从国家的发展还是世界经济趋势看，互联网技术已经深入影响企业的生存和发展，顺应信息化趋势的企业能够在开展经营活动和处理企业管理具体事务的过程中充分利用各类信息。利用最新的计算机技术能够为档案管理带来效率和管理质量的提升，通过精准的计算过滤无效信息，提高档案管理的效率，顺应时代发展的潮流。（二）促进企业信息化建设进程处于“互联网+”的时代，企业的各项管理活动都亟待革新，以顺应互联网时代的挑战。档案管理的信息化也是一个重要方面。企业档案是企业重要资料的一种载体，记录着企业员工的具体信息、企业的重要经营活动，以及企业的各类知识产权。企业的人员调动以及经营活动分析离不开各类档案，利用最新的信息技术可以扩展档案信息资料的存储容量，并且方便随时调阅，实现跨越时空的共享，能够在很大程度上提高企业的办公效率以及企业人员之间的协作性。（三）提高档案管理工作效率企业档案是一个逐年累积的过程，随着企业经营年限的不断延续，档案就会逐年增加，使得档案管理工作需面对海量的文件和各类数据信息。传统的纸质档案、磁盘档案需要投入大量的人力、物力，也需要占据很大的空间；并且纸质档案的存储难度较大，很容易受到环境的影响而被损坏，比如温度、湿度等自然因素都会影响纸质档案的保存，很容易造成重要档案信息的丢失，所以纸质档案的管理就给企业造成了较大的负担。而信息化的档案管理可以节省人力的投资，仅需几台电脑便可以完成海量的档案管理，通过计算机技术可以迅速地查找各项工作所需的档案内容，提高公司员工协同工作的效率，提升企业的运营效率。二、企业档案信息化管理现状及问题（一）企业档案信息化管理现状1.企业档案信息化管理流于形式。在当前我国鼓励“互联网+”管理理念的大背景下，企业都在顺应国家的要求和市场发展的趋势，逐步将互联网技术融入企业的档案管理中，但是大多数企业仍然处于起步、探索阶段。有些企业建立了档案信息化管理的相关制度，但是在具体的执行过程中由于受到传统理念以及经验的约束，再加上信息技术人员配备不到位，使得企业的档案管理信息化制度不够完善，得不到落实；企业的档案信息系统并没有将所有档案信息完全纳入，在建立信息化档案的过程中也没有严格按信息化管理制度规定的步骤、操作方式、系统架构等要求进行，导致档案的信息化管理流于形式，甚至在有些企业成为了一种口号，空喊档案信息化的理念，却不真正实施。2.企业档案存在泄密和流失的风险。互联网技术在档案管理方面有着巨大的优势，同时也有着很大的风险和安全隐患。在新闻报道中经常可以看到企业顾客信息被泄露的问题，档案信息化管理面临的最大威胁之一就是一些不法人员通过技术手段盗取企业的重要信息，或者企业内部一些人员为了牟取经济利益而将档案信息系统内的资料打包出卖，这样的行为都会导致企业档案信息被泄密，给企业的发展带来极为不利的影响。此外，在进行档案信息化建设的过程中容易发生的另一种风险就是档案资源流失的问题。纸质档案录基于“互联网+”的企业档案信息化管理研究赵军郭美彤周秀莉摘要：随着信息技术的不断深入发展，如今已经进入了“互联网+”的时代，互联网技术已经深刻融入各行各业，对各行业的发展产生了巨大的影响。在企业的档案管理方面，互联网技术有着极大的优势，但是很多企业在进行档案管理的过程中仍然没有很好地融合信息技术，没有实现企业档案管理的信息化。梳理当前“互联网+”时代背景以及企业的档案管理在信息化建设中存在的问题，建议企业适应时代的要求作出相应的调整，运用大数据、云计算等最新的信息手段加强档案管理的信息化，提高企业档案管理精确度。关键词：“互联网+”；企业档案；信息化管理中图分类号：F406.9文献标识码：A课题项目：2022年度秦皇岛市社会科学发展研究课题，课题编号：2022LX362。作者单位：赵军、郭美彤，秦皇岛市山海关区人力资源和社会保障局；周秀莉，秦皇岛市生活垃圾分类服务中心 管理荟萃72DOI:10.19885/ki.hbqy.2023.03.0362023年第3期入系统时容易发生资料漏记问题，因为档案资料在录入信息系统时需要进行筛选和整理，一旦负责筛选和整理的工作人员出现了工作上的疏忽，就容易导致原本重要的档案信息没有录入信息系统，而纸质档案也已经销毁，那么就会导致企业重要信息的流失，给企业造成损失。3.企业档案信息化管理水平偏低。互联网技术的迅猛发展给各行各业带来巨大的冲击，采用传统档案管理理念的企业也面临着被市场淘汰的风险。但是在这种形势下，很多企业仍然没有采取有效行动，并没有积极推进企业档案信息化管理，仍然坚守着固有的传统管理模式，档案管理效率低下。另外一部分企业看到了“互联网+”社会环境的不断深入，因此开始了档案管理的信息化建设，但是由于缺乏专业人才、缺乏技术等，企业的档案信息化管理水平偏低，只是运用软件工具将一些重要的档案信息进行了整理，没有形成完善的管理系统，也没有信息安全保障，未能真正发挥档案信息化管理的作用。（二）企业档案信息化管理存在的问题1.对档案管理信息化的重视程度不足。虽然“互联网+”的时代浪潮已经深入各行各业，但是仍然有一些保守的管理者认为档案信息化管理可有可无，认为纸质化档案已经可以满足企业的经营和管理活动，不需要再投入额外的精力去建设信息化的档案系统。这样的观点并没有真正认识到档案信息化管理能够为企业带来的效率和效益，没有意识到信息化档案系统的建设实际上是为企业档案管理节约成本。并且，持有这种观点的人一般会认为信息化的档案系统容易面临泄密的风险，因此不愿意冒这样的风险，不愿意进行档案信息化管理的尝试和探索。2.缺乏专业的档案管理信息化人才。当前，很多企业的档案管理人员实际上并不是毕业于档案管理专业的专门人才，很多都是一些文科类专业的人员经过简单的培训就成为企业的档案管理人员，实际上缺乏档案管理的专业知识，更难以在档案管理工作中创新工作方式。正是这些本身不够专业的档案管理人员在通过简单的计算机技术培训及软件系统的使用学习之后便成为档案信息化管理人员，其专业程度可见一斑。实际上这些档案管理人员只是使用软件系统将纸质档案录入系统中，只做到了电子化的档案，而并不具备数字化档案处理的能力，能够使用云计算技术将档案资料进行“云”端处理的技术人员更是少之又少。专业人员的缺乏直接降低了档案信息化的实际效用，使得企业的档案信息化建设只是将档案管理与计算机技术简单相加，没有真正发挥大数据、云计算等信息技术在档案信息管理中的作用。3.档案信息化管理平台不完善。企业档案的信息化管理是一个系统性的工程，并不是简单地利用计算机统计档案数据即可。开展档案信息化管理必须要搭建完善的信息化管理平台，需要配置服务器、数据库、中间件等基础设施设备，并且配备专门的技术人员。但是在实践中，很多企业在基础设施的配备方面还不够完善，缺乏档案信息管理的云架构、大数据系统等基础条件，企业档案信息化管理没有形成系统化的平台，使得档案的信息化管理失去了深入开展和不断进步的基础，所以没有真正将最新的云计算、大数据等技术运用到档案的信息化管理中，也没有充分发挥档案信息化管理在企业降本增效方面的作用。4.档案信息化管理缺乏统一标准。企业档案管理在开展信息化建设工程中还需要同时注意档案管理的标准化，在由实体档案向电子档案、数字档案转化的过程中需要确立严格的操作规范和标准，这样才能保证企业档案资料在转化的过程中避免丢失和损坏。但是很多企业在实际操作中缺乏档案信息化管理的统一标准，没有建立起科学完善的业务标准、流程标准、数据交换标准，在实体档案向电子档案、数字化档案转换的过程中容易出现偏差，不方便以后的档案资源共享与实时调取，不利于工作效率的提高。5.档案信息化安全管理水平低。电子档案以及数字化的档案相比于传统的纸质档案在节约人力成本以及空间投入方面有着极大的优势，在很大程度上提升了档案管理的效率。但是，信息化的档案系统也非常容易受到各种网络病毒入侵，甚至遭受黑客攻击及非法访问，这是互联网时代难以避免的网络风险，也给企业的档案信息化管理带来了极大的安全威胁。企业的档案信息系统一旦受到了外来攻击，会导致重要资料的泄露或者丢失，尤其是在互联网时代背景下，泄密事件会迅速发酵，导致顾客对企业丧失信任，降低企业的市场美誉度。在当前的环境下，一些采用信息化手段管理档案资料的企业由于基础设施不完备，或者存储的技术不完善等，对档案信息系统的安全监管不到位，并且缺乏档案信息安全预警机制，导致档案信息系统很容易受到外来的恶意攻击或者非法入侵，不利于企业档案信息化建设的深入开展。6.档案信息化管理制度不完善。很多开展档案信息化建设的企业并没有制定明确的计划和方案，操作和实施随意性较大，档案分类没有统一的标准，也没有形成体系化结构，档案信息系统的日常管理和维护也没有明确的规范和标准，使得档案信息系统未能充分发挥档案信息化管理的高效性。另一方面，对档案信息化管理人员的录用制度、绩效管理、奖惩制度都不健全，对档案信息化管理人员的约束制度不完善，导致档案人员在进行档案的信息化转化和管理过程中容易出现松懈的状态，降低责任意识，导致档案信息化管理出现漏洞，不利于企业档案信息化管理的有效开展。三、基于“互联网+”的企业档案信息化管理策略（一）加强学习，树立档案信息化管理意识意识是行动的指导，所以，对于那些排斥档案信息化管理的企业或者管理人员，首先需要加强学习和教育。可以定期开展研讨会和专题讲座，开设微信公众学习平台，推送相管理荟萃 732023年第3期关学习内容，让管理者以及档案管理人员都要充分认识到进行档案信息化管理是互联网发展的必然要求，使其懂得如何在“互联网+”的时代背景下，仔细分析本企业的需求及档案管理存在的问题，制定适合自身需求的方案，将档案管理的信息化措施落到实处，避免档案管理信息化成为一种口号或者形式主义。（二）注重档案管理专门人才招聘及培训企业档案信息化建设是一项对专业技术要求较高的系统性工作，档案管理人员的专业化程度直接影响着档案信息化工作的开展效果。精通档案管理专业知识，这是档案管理人员的第一素质要求，此外，其还要了解和熟知信息化管理技术，具备使用计算机技术处理和分析档案资料的能力。在人员招聘的过程中要严格把关，档案管理人员必须是毕业于档案管理专业的专门人才，具备档案管理方面的专业知识和技能，能认识到档案管理岗位的重要性。录用之后，企业应当组织档案管理人员进行信息技术的培训，提高档案管理人员的信息系统运用能力及信息处理能力。同时，还要注意录取具备高技术的计算机学科人员，比如精通大数据、云计算、人工智能领域的专门人才，负责档案管理信息化平台的搭建和维护，处理日常的技术问题，解答技术难题，提高档案信息化管理的技术水平。（三）搭建企业档案信息化管理专门平台没有完善的信息化管理平台，企业的档案管理信息化工作将成为无根之木。要想建立企业档案信息化管理平台就要搭建专门的信息化平台，配备完善的计算机硬件设施及存储设备，选择适当的、功能齐全的档案管理系统软件，并且做到及时维护与更新，将企业档案的收集、整理、保管、统计等各个环节全部纳入计算机系统中，进行有序管理，方便企业员工进行查询以及归还、审批，促使企业的各类