实用办会会务手册.pdf

书书书前摇摇言会议是人们为了解决某个共同的问题或出于一定的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。现实生活中，领导者的相当一部分工作时间都是花在会议上。国外有些会议研究者发现，企业经理在会议上所花费的时间达缘 园 豫以上。日本效率协会统计表明，全日本科长以上管理干部源 园 豫的工作时间是在开会。我国在此方面是有过之而无不及，据调查，某行政机关科长以上的干部，开会占工作时间的远 园 豫 耀愿 园 豫，会议问题已经成为很多管理者注目的问题。美国和日本都很重视对会议的科学组织和管理。有人预料，会议学可能成为管理学的一个分支脱颖而出。因此，如何做好会务工作便成为人们愈加重视的一个问题。会务，从字面上来解释就是对会议进行服务，会务工作是办公室的一项经常性工作。会议（特别是大中型会议）的会务工作涉及的内容非常多。一是环节多。会务工作涉及准备材料、会议通知、会场布置、新闻报道、交通安保、餐饮食宿等多个方面。而每个方面的工作又包含众多环节，大到会议主报告的准备和重要参会人员的邀请，小到物品摆放位置和空调温度的设定，千头万绪，非常繁杂。二是人员多。一方面，参会人员众多，相应的会议通知、接待、纪律、协调等方面的工作量就比较大；另一方面，参与会务的工作人员较多，搞材料的、发通知的、跑接待的、布置会场的、抓组织协调的，缺一不可。三是变化多。大型会务工作不一定完全按照主办者预订的方案来运行，有时会临时出现各种各样的变化。例如：领导临时调整会议内容或时间，会议材料需要紧急修改，参会人员提出一些新的要求，会议设备出现故障等等。这些都会相应增加会务工作任务量。员前摇言显然，要做好会务工作并不容易，必须以细致的作风，对会务工作中的每一个环节细心观察，潜心把握，精心组织。因此，会务工作中，细节的把握尤为重要。一个通知的发放不到位，一个座位的安排不合理，一个话筒的声音不正常，一个资料的装订不齐全等等细节上的问题，都会使会务工作不到位，给会议的质量和效果带来负面影响。怎样做才能做好会务工作，确保会议工作有序进行，精益求精地实现办会的目标？我们认为，必须在规范上下工夫。在对会议工作进行不断探索、总结的基础上，我们修订和完善了相关的会议制度和工作规范，整理出一套规范化、程序化的办会流程和办会机制，使会务工作有据可依、有章可循，更好地提高服务水平，确保办会质量。会务工作在规范流程之下，有方案、有分工、有时间节点要求，规范执行，不能自作主张跳步骤、省程序。例如：会标、鲜花、主席台、桌椅等会场布置要符合规范，席卡、茶杯的摆放应横平竖齐；会议的议程安排和发言顺序要符合规矩；参会人员的就座位置有主次、前后等固定顺序的排列。特别是像党代会和人代会这样重要的会议，不仅应处处讲求规范操作，会议的各项议程还必须符合法律规定和党章要求。内容上，本书将会议工作分解为“会前”、“会中”、“会后”三部分，并对每一个部分的办会流程进行分解细化。从会前筹备到会中服务，再到会后整理，层次剖析，环环相扣，步步衔接，节奏紧凑，力求服务到位，让参会人员始终在会务安排的框架内行动，始终在良好服务的环境里有序完成会议议程。具有很强的可操作性是本书的一大亮点，本书不仅总结归纳了会务工作的方法和技巧，涵盖了会务工作的各个程序和方面，而且还提供了会务工作中文书写作的模板及范文，即套即用，方便实用。总体而言，本书覆盖面广，针对性强，无论举办的是什么性质的会议，都能为各级管理人员迅速提升会议效率，进而将高效会议转化生产力提供极大的帮助，是各级机关、团体、企事业单位工作人员进行会议筹备和组织、公务活动策划和安排、会议文书写作和办理的好帮手。圆目摇摇录第一章摇会前筹备工作摇第一节摇会议方案策划猿!一、会议策划知识点猿!二、会议筹备方案策划缘!三、会议接待方案策划员 源!四、会议开幕式辕 闭幕式方案策划员 愿!五、签字仪式方案策划圆 员!摇第二节摇建立会议组织机构圆 源!一、会务工作机构的设置圆 缘!二、会务人员的职务名称圆 远!三、常见会议组织机构及其分工圆 远!四、确定会议对外联络人圆 怨!摇第三节摇确定会议主题猿 园!一、确定会议名称猿 园!二、确定会议议题猿 员!摇第四节摇确定会议的规模和规格猿 源!摇第五节摇根据议题安排议程和日程猿 缘!一、安排会议议程猿 缘!二、安排会议日程猿 怨!摇第六节摇确定与会人员源 员!一、确定与会人员范围及人数源 圆!员目摇录二、与会人员编组源 源!摇第七节摇确定会议时间和地点源 源!一、确定会议时间源 源!二、选择会议地点源 远!摇第八节摇邀请会议嘉宾缘 愿!一、会议嘉宾的类型缘 怨!二、嘉宾邀请的要求缘 怨!三、会议嘉宾的邀请程序缘 怨!四、会议嘉宾的安全和保卫远 园!五、会议嘉宾的接待远 员!摇第九节摇制发会议通知与回执远 员!一、会议通知远 圆!二、会议邀请函远 源!三、请柬远 苑!四、制发会议通知的注意事项远 愿!五、会议回执远 怨!摇第十节摇发布会议信息苑 猿!一、发布会议信息的工作程序苑 猿!二、发布会议信息的注意事项苑 缘!摇第十一节摇准备会议文件苑 苑!一、会议议程表和日程表苑 苑!二、会议签到表（簿）苑 苑!三、会议须知苑 怨!四、会场座位分区表和座次表苑 怨!五、领导讲话稿愿 员!六、开幕词愿 源!七、闭幕词愿 苑!八、会议主持词怨 猿!九、欢迎词怨 苑!十、大会工作报告员 园 园!十一、其他会议材料员 园 苑!圆十二、会议文件的审核、装订、备份员 园 苑!摇第十二节摇安排会议食宿员 园 愿!一、会议食宿基本常识员 园 愿!二、安排会议餐饮员 园 怨!三、安排会议住宿员 员 园!摇第十三节摇确定和准备会议所需物品员 员 怨!一、会场的器材准备员 员 怨!二、会议证件的准备员 圆 圆!三、会议宣传品及相关资料的印刷员 圆 缘!四、会议礼品准备员 圆 怨!五、特殊用品的准备员 猿 园!六、会议用品准备的工作要求员 猿 园!摇第十四节摇布置会场员 猿 员!一、会场整体布局的要求员 猿 员!二、会场整体布局工作流程员 猿 圆!三、会场布置形式与内容员 猿 圆!摇第十五节摇安排座次员 源 远!一、小型会议座次的排列与艺术员 源 远!二、大型会议座次的排列与艺术员 源 远!三、国际会见与会谈座次的排列员 源 怨!摇第十六节摇落实会议安保工作员 缘 圆!一、制订会议安全保卫工作方案员 缘 猿!二、会前安全保卫部门应做工作员 缘 猿!摇第十七节摇制作会议预算员 缘 缘!一、制作会议预算前期准备员 缘 缘!二、会议预算项目员 缘 远!三、防止突破预算方法员 缘 愿!摇第十八节摇拟订会议的应急方案员 远 园!一、人员问题及应对方案员 远 员!二、行为问题及应对方案员 远 员!三、健康与安全问题及应对方案员 远 圆!猿目摇录摇第十九节摇进行全面的会前检查员 远 缘!一、会前检查内容员 远 缘!二、会前检查程序员 远 愿!三、及时与领导沟通员 远 怨!第二章摇会中的服务工作摇第一节摇现场调配与沟通员 苑 猿!一、会议前的协调会员 苑 猿!二、电话、无线对讲机和呼叫器员 苑 源!三、服务柜台与留言中心员 苑 缘!摇第二节摇迎接与会人员员 苑 远!一、拟订接待计划员 苑 远!二、迎宾工作员 苑 愿!摇第三节摇会场服务工作员 愿 圆!一、组织代表签到员 愿 圆!二、引导代表入座员 愿 猿!三、发放会议文件员 愿 源!四、安排会议发言员 愿 源!五、组织分组讨论员 愿 缘!六、做好会议记录员 愿 缘!七、维持会场秩序员 愿 缘!八、处理临时事项员 愿 远!九、内外联络工作员 愿 远!摇第四节摇会议中的文字工作员 愿 苑!一、会议录音记录员 愿 苑!二、会议文字记录员 愿 愿!三、会议简报员 怨 猿!摇第五节摇会中生活服务管理员 怨 愿!一、会议食宿服务员 怨 愿!二、会议用品供应员 怨 怨!三、医疗卫生服务员 怨 怨!四、交通保障工作圆 园 园!源五、通信保障工作圆 园 园!六、组织参观考察圆 园 员!七、组织文体活动圆 园 员!八、组织集体摄影圆 园 员!九、看望与会人员圆 园 圆!十、通讯录的编印圆 园 圆!摇第六节摇会议的安全保卫工作圆 园 猿!一、与会领导的安全保卫工作圆 园 猿!二、会议场所的安全保卫工作圆 园 源!三、会议住所的安全保卫工作圆 园 源!四、重要会议的安全保卫制度圆 园 源!摇第七节摇会议的保密工作圆 园 远!一、会议保密工作的等级圆 园 远!二、会议保密工作的内容圆 园 苑!三、会议保密工作的部署圆 园 苑!四、会议保密工作的重点圆 园 愿!五、会议保密工作的制度圆 员 园!摇第八节摇会议的值班工作圆 员 圆!一、会议值班的意义圆 员 圆!二、会议值班应记录的内容圆 员 圆!三、会议值班工作程序圆 员 猿!摇第九节摇接待采访会议的新闻媒体圆 员 缘!一、接待采访会议的新闻媒体的基本原则圆 员 缘!二、接待新闻媒体的工作内容圆 员 缘!三、接待的工作程序圆 员 远!四、与新闻媒体沟通的方法圆 员 苑!五、注意事项圆 员 苑!摇第十节摇收集会议信息圆 员 愿!一、会议信息的分类圆 员 愿!二、收集会议信息的要求圆 圆 员!三、提供会议信息服务圆 圆 圆!缘目摇录四、收集会议信息的工作程序圆 圆 圆!五、会议信息的作用圆 圆 源!摇第十一节摇会议信息反馈圆 圆 苑!一、反馈会议信息的内容圆 圆 苑!二、反馈会议信息的工作程序圆 圆 愿!三、注意事项圆 圆 愿!四、会议信息的反馈方式圆 圆 怨!第三章摇会议的善后工作摇第一节摇完善会后工作圆 猿 苑!一、为会议代表送行圆 猿 苑!二、会场内外善后工作圆 猿 愿!摇第二节摇收集整理会议文件资料圆 源 员!一、收集会议文件资料的要求和内容圆 源 圆!二、会议资料整理的方法与技巧圆 源 圆!三、会议文件的立卷归档圆 源 源!四、其他相关知识介绍圆 源 怨!摇第三节摇拟发会议纪要圆 源 怨!一、会议纪要的种类及特点圆 缘 园!二、会议纪要的工作程序圆 缘 员!三、拟写会议纪要圆 缘 员!四、印制分发会议纪要圆 缘 猿!摇第四节摇决议的制作与使用圆 缘 苑!一、决议的特点圆 缘 苑!二、决议的格式及写法圆 缘 愿!摇第五节摇会议质量评估圆 远 源!一、不同人员对会议质量的评估圆 远 源!二、会议不同阶段的评估圆 远 缘!三、会议不同角度的效果评估圆 远 苑!四、会议质量评估的时机圆 苑 园!五、会议质量评估方法圆 苑 员!摇第六节摇结算会议经费圆 苑 圆!远一、会议的收费与付费方法圆 苑 猿!二、会议经费结算工作程序圆 苑 源!三、注意事项圆 苑 源!摇第七节摇会议总结报告圆 苑 源!一、会议总结的特点圆 苑 缘!二、会议总结的基本要求圆 苑 缘!三、会议总结报告的格式与写法圆 苑 远!苑目摇录第一节摇会议方案策划会议策划是会议的生命力所在，独具匠心的会议策划是会议成功的前提，好的会议策划实际已使会议成功了一半。会议策划包括会场预约、酒店预订、会场的布局和会议所需设备安装调控、广告礼品设计制作、礼仪接待、参会者的接送与餐饮、会间及会后相关活动的安排等。一、会议策划知识点在做会议筹备策划之前，应该先了解一下会议策划的相关知识点。不论什么行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富，单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临各种问题：摇摇（一）需要做些什么会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。摇摇（二）谁来筹划会议从秘书到公司总裁，每个人都可能会多多少少参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有人是兼任此职。无论是专职还是兼职，最终目的都是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。员 郾会议筹划者的职责。作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项要求能反映会议筹划者这一角色的多面性。（员）善于与人共事。（圆）善于注意小节。（猿）善于解决问题。（源）善于与人协商。猿第一章摇会前筹备工作（