博物馆档案资源体系整合初探_周享弘.pdf

79博物馆论坛2021 年 6 月 9 日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了“十四五”全国档案事业发展规划1，要求全面深入贯彻落实习近平总书记关于档案工作要走向依法治理、走向开放、走向现代化的重要指示精神，推进档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系和档案治理体系建设。其中档案资源体系是“四个体系”建设的基础和核心。档案资源体系建设，旨在使“档案资源覆盖面更加广泛、内容更加丰富、形式更加多样、结构更加优化，档案应归尽归、应收尽收有效落实”。而提及博物馆档案，第一反应是文物藏品档案，然后是展览档案或是陈列服务档案。关于博物馆档案的定义与内涵，学界没有定论。根据新修订的 中华人民共和国档案法2对于“档案”的定义，笔者愚见，“博物馆档案”即过去和现在的全体博物馆职工在从事博物馆业务、行政等各项工作过程中，直接形成的对博物馆具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。本文将基于以上“博物馆档案”的定义，贯彻加强档案治理体系建设的方针，以构建博物馆档案资源体系为目标，审视博物馆档案现状、存在的问题及其原因，提出博物馆档案资源体系整合后的框架模式、构建原则，并探讨博物馆档案资源体系构建过程中可能出现的问题及解决方法。一、博物馆管理体制与治理体系、存在的问题及其原因（一）博物馆档案管理体制与治理体系博物馆档案工作管理体制是中央、地方专业主管机关在档案行政管理部门指导下对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导。比如上海市直属博物馆档案工作，就是在上海市文化和旅游局在上海市档案局（馆）指导下，对本系统和直属博物馆进行监督、指导。博物馆档案工作的治理体系围绕中华人民共和国档案法3展开，由行政法规中华人民共和国档案法实施办法4机关档案管理规定5、地方性档案法规、国务院部门规章会计档案管理办法6文物藏品档案规范7等共同组成。博物馆档案资源体系整合初探周享弘（上海市历史博物馆|上海革命历史博物馆上海200003）摘 要：本文贯彻加强档案治理体系建设的方针，以构建博物馆档案资源体系为目标，审视博物馆档案现状、存在的问题及其原因，提出博物馆档案资源体系整合后的框架模式、构建原则，并探讨博物馆档案资源体系构建过程中可能出现的问题及解决方法。关 键 词：博物馆档案；档案管理；档案资源体系；展览档案；专项档案802022 年第 4 期（二）存在的问题1.博物馆档案资源完整度不高博物馆档案资源本身并不匮乏，其档案资源完整度不高，主要体现在业务档案普遍缺失。这一现象所带来的后果往往是随着时间才逐渐显现的，在各项巡查、审计等检察工作中，定级评审工作中，或是更长远的大型纪念活动、志书编纂过程中，业务档案缺失会造成非常严重的后果。同时，档案资源完整度不高，也可以从侧面折射出博物馆管理体制的缺陷。2.档案内容的内在联系割裂博物馆属于事业单位，其档案分类方案参考 机关档案管理规定8（以下简称规定），但近年来不少专家学者认为，该规定在一级门类的分类上存在逻辑不统一的问题。具体表现为规定中一级类目划分上采用了通用类、专业类、音像类、数字类、实物类的分类方式9，却存在四种分类逻辑职能（内容）标准、表现形式标准、信号类型标准以及存在状态标准10。这四种分类逻辑，造成档案在整理的时候目录分散。因此参考该规定制定的一级类目分类方案，会直接导致博物馆档案在整理过程中产生内在联系的割裂。3.业务部门对档案工作存在误解博物馆人员对于档案的概念仅仅停留在文物藏品档案、人事档案、会计档案等专门档案，对于本行业的档案缺乏必要的科普和认识，普遍存在以下误解：第一种误解是，只有公文、合同之类的行政文书才是档案，业务材料不是档案，不用归档；第二种误解是，档案部门不会好好管业务材料的，只有放在自己身边最放心；第三种误解是，档案工作是档案人员的工作，业务部门只是配合；第四种误解是，日常工作已经很累了，档案工作是额外的任务，与工作无关。（三）产生的原因1.从治理体系角度来看，博物馆档案工作缺乏统一的工作条例、业务指导和监督检查从治理体系而言，相较于科技档案，博物馆档案没有一个行业内的工作条例来统一规范档案的管理工作。对于博物馆档案的内涵、档案的形成、归档、管理、利用等都没有明确的条例规定。上级机关缺乏对基层博物馆的档案管理工作的统一业务指导，没有统一的档案分类标准、整理规范，且没有专门的监督机制，也不进行统计工作。2.从博物馆档案人员自身而言，缺乏业务工作大局观和对工作的激情博物馆档案人员通常延续传统的档案分类方案，缺乏顶层设计，缺乏构建博物馆档案资源体系的想法，且长期坐在“冷板凳”上，不受重视。信息化时代的迅速发展，使档案人员来不及思考和改变，光是文件的整理工作就已经花费了大半时间，再加上种类的增多，原有的分类方案早就不能适应现有的工作内容，需要面对许多挑战，日积月累，导致有心无力。3.对于博物馆业务人员而言，缺乏档案意识及档案基础知识博物馆业务人员之所以会对档案工作有诸多误解，是因为他们对档案不了解、不接触。只是机械听从档案部门要求，在年末移交时有什么材料交什么材料，对于档案工作不理解。当然，还有就是档案室的利用体系不完善，在后续使用时，需要办理很多相关手续，反而给自己增加了不必要的麻烦，以至于大多数人不积极、不情愿提供自己的材料。这就要求博物馆档案工作人员加强对档案工作的科普宣传，做好后续档案利用程序设置。二、博物馆档案资源体系的整合与构建基于当下博物馆档案的管理现状和博物馆档案工作的现实需求，笔者认为整合当下博物馆档案资源、构建完整的博物馆资源体系框架迫在眉睫。只有打开思路，对博物馆档案有一个整体的认识，才能为后续信息化等工作打下牢固的基础。（一）博物馆档案资源体系框架及遵循原则1.整体框架构建博物馆档案资源体系，最重要有两点，一是遵循档案内容有机联系的原则，二是将眼界从文书档案扩展到整个博物馆的全局工作（图一）。81博物馆档案资源体系整合初探博物馆论坛我们需要意识到档案部门不是唯一的档案管理部门。干部人事档案、文物藏品档案、数字资源档案这些业务工作中直接形成的档案材料属于档案资源体系的范畴，但受到管理体系、档案性质、数字形态等各方面原因，由业务部门自行管理。这些档案门类，即便不是由档案部门管理，也应是博物馆档案资源体系中的一员。干部人事档案，是由博物馆组织人事部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。中央办公厅印发的干部人事档案工作条例11是干部人事档案工作的指导性文件。文物藏品档案，是指在文物藏品征集、鉴定、入藏、编目、保管、保护、利用和研究等工作过程中形成的有关文物本体属性、文物管理工作和其他相关事项的历史记录。国家文物局制定的文物藏品档案规范12规定了文物藏品档案的归档范围、立卷和装帧要求等内容，一般由文物保管部门建立并管理。数字资源档案，是指博物馆为数字资源存储、利用建立的各类数据库，由业务部门提供内容，信息部门进行管理、维护。综合档案室管理的对象，就是文书档案、会计档案、基建档案、实物档案、展览档案及专项档案等门类。其中会计档案，由财务部门、档案部门根据中华人民共和国财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法13进行管理。基建档案，即工程档案，即基本建设工程竣工后需经过城建档案局的档案验收，完成验收后会归还业主城建档案材料，需要综合档案室进行管理。建设整合博物馆档案资源的重点和难点，就在于文书档案、展览档案和专项档案的建立。2.展览档案基于突出亮点原则，笔者建议博物馆档案部门设置展览档案作为一级门类，收集范围可参考图二。展览是博物馆履行社会文化教育职能的重要形式，是博物馆的特色工作，但展览档案的建立牵扯部门众多，即便某个部门牵头负责，如果展览负责人没有足够的材料收集意识，展览档案依旧无法建档。因此，展览档案需要档案室统筹资料的收集工作。3.专项档案设立专项档案作为一级门类，一则体现档案在经济建设中不可替代的参考价值，二则透过档案材料，对博物馆整体工作一目了然。其分类方案及收集范围可参考图三。专项档案的设置，参考国家档案局令第 16 号重大活动和突发事件档案管理办法14，博物馆也需要将重大事件（包括重要会议、重大活动、重要工作、重大突发事件等）中形成的文件材料纳入收集范围，制定文件材料归档范围和档案保管期限图一博物馆档案一级门类设置方案822022 年第 4 期后期(闭展后阶段)问题类别收集范围展览1.撤展专家评审意见表2.审价公司验收审价报告3.展览申报材料、奖牌证书研究1.展览补助资金申报材料2.论文、著作等电子样稿教育1.配套活动简报、小结图三博物馆专项档案分类方案与收集材料问题类别图四博物馆文书档案分类方案与收集材料问题类别图二展览档案收集范围前期(展览筹备阶段)问题类别收集范围研究1.展览计划、方案、大纲2.说明牌、导览词内容3.专家评审意见表4.展览折页样稿展览1.展览报备审批、馆内需求行文2.招投标材料、借展协议、展览制作协议、运输协议3.展览制作方案4.展览协调会议纪要5.文物清单、展品清单6.涉外展览点交册7.展厅成果照片保管1.国内借展点交册教育1.讲解词2.活动策划请示、方案信息1.自媒体平台推送内容2.二维码导览内容3.多媒体展项视频外事1.涉外展览材料（来往邮件）宣传1.预热宣传材料中期(展览开幕阶段)问题类别收集范围行政1.开幕式议程、主持稿、发言稿2.市民信访材料外事1.外展开幕式材料（开幕式邀请函、会务议程、会议简介、外籍人员介绍、会议手册、活动总结）宣传1.宣传材料（媒体邀请名单、新闻稿、媒体报道）信息1.自媒体平台推送内容2.开幕式照片等材料展览1.展览维护记录83博物馆档案资源体系整合初探博物馆论坛表，做到应收尽收、应归尽归。业务工作及行政工作中金额较大的项目或重点研究项目，也应归入专项档案门类。4.文书档案博物馆的文书档案分类一般先按年度和部门分类，在部门内部再按问题分类，这对于内设组织机构稳定的单位而言是比较便利的方式，但显然并不适用于所有博物馆。“年度问题保管期限”的分类方式更适合博物馆档案资源体系的整合。具体的二级分类需要根据立档单位的情况具体分析（图四）。（二）博物馆综合档案室的职能从博物馆档案资源体系的整体框架来看，当下“博物馆档案”是融合的“大档案”的概念。要统筹规划这样一个档案资源体系的建设，综合档案室的职能也由原先的仅仅档案管理向档案治理、部门协调、业务指导、行政管理等方面扩展。综合档案室制定档案治理方案，不算是职能的拓展，但将治理体系建设的范围拓展到整个博物馆档案资源体系，就是博物馆综合档案室职能的外延了。除了原先需要制定的档案分类方案、收集范围、移交操作细则、利用规则等，做好整个博物馆档案资源的定位、框架、原则的顶层设计是综合档案室更重要的任务。博物馆档案资源体系的建立，要求综合档案室负担起协调各个部门归档口的责任，解决部门档案类型冲突、业务人员有误解等问题，保证整个档案资源体系的协作运行，成为整个博物馆的档案资源中心。档案作为行政管理的最后一个关卡，从档案材料的齐全、衔接可以对行政管理中的内控进行审视，有时由于历史原因无法解决的问题，可以通过规范档案的手段进行后置管理，也是规范行政管理流程的一项重要措施。（三）整合过程中可能会遇到的问题与解决方案1.对于博物馆业务人员而言，从情绪上和操作上都不容易接受建立博物馆档案资源体系，必然需要博物馆业务人员抛弃旧的想法，树立新的观念，这就容易产生抵触情绪。因此，在整合构建时，档案部门需要事先得到上级的支持，然后与业务人员展开大量的沟通、培训，灌输前端控制概念，通过科学的体系建设方案缓解业务人员的反感情绪。同时，档案资源体系整合后资料的整理和移交单的填写都会与原先有较大的改动，业务人员在操作中会遇到比较大的困难。因此，档案人员需要编写移交操作细则，帮助业务人员规范填写移交单，整理材料。2.对于博物馆档案人员而言，需要耗费极大的精力因为整合博物馆档案资源体系需要深入了解馆内各项事务，与部门反复沟通、协调部