采购总监实战手册.pdf

书书书?您将在本章学到：采购的任务 采购的对象 采购的类型 采购的模式关键词：要素地位用途特征要求融合第一章采购总监的专业认知 第一节业务地位决定采购任务采购是指不同组织为了实现预定目标，依据各自特征，采取相应管理，获取所需物品而进行的活动，由任务、对象、类型、模式等要素所构成。采购任务由需要实现的预定目标决定，采购对象由需要获取的所需物品决定，采购类型由需要依据的各自特征决定，采购模式由需要采取的相应管理决定。采购的要素构成如图 所示。不论是哪种组织，采购的活动都要围绕这些要素展开，都会受到这些要素的制约。图 采购要素构成图不同的组织特征会对采购活动产生不同的影响。组织特征可以通过三个级别的维度来表现：一级维度是运作宗旨，二级维度是运作属性，三级维度是运作范围。根据不同的特征，可以把组织归为两种类型、多种形态（详见表 ）。采购总监实战手册表 组织分类表运作宗旨效益型组织职能型组织运作属性生产企业销售企业服务企业政府机关事业单位社会团体运作范围制造批发物流加工零售电信装配贸易金融中央地方教育公益机构科技慈善组织卫生民间协会通过表 我们可以清楚地看出不同组织的各种形态。当然，效益型组织和职能型组织的分类只是相对的，并不意味着效益型组织不履行职能，或职能型组织不注重效益，两者之间的区别在于是以效益为主还是以职能为主。即便是非营利性的公益组织，也需要讲求效益，只是效益的分配方式与其他组织不同，不是将所得效益回馈给出资人或合作者，而是用于公益事业的进一步扩展。采购总监作为组织采购活动的总管和监理，必须了解不同组织的差异，对采购的构成要素要有专业的认知：需要清楚采购的任务、知晓采购的对象、明确采购的类型、熟悉采购的模式。首先要清楚采购的任务。尽管不同的组织采购的目的并不一致，但采购的任务却基本相同，都是为了实现预定的目标。而实现预定目标，又必须以组织的运行顺畅为前提。因此，采购活动的任务可以概括为四个方面：一是保证供给，二是把握质量，三是控制成本，四是推进管理。换一个角度看，采购任务又与采购地位不无相关。采购的任务，可以说正是由于采购在企业中的运行起点、质量原点、效益基点、供需交点的业务地位使然。采购任务和采购地位的关系如图 所示。一、运行起点 保证供给采购是运行的起点。假如火力发电厂没有原煤，大型超市货源断档，第一章采购总监的专业认知 图 采购任务与采购地位的关系图旅游公司买不上机票，政府机关缺少办公用品，高等院校缺乏教学设施，红十字会购不到救灾物资，这些组织也就无法正常运转。采购是组织运行的前提，没有采购的供给保证，生产企业就无法进行生产，销售企业就无法进行销售，服务企业就无法进行服务，政府机关就无法进行管理，事业单位就无法进行工作，社会团体就无法进行救助。保证供给是采购的首要任务，要求是准时、适量。首先到货要准时。因为如果到货过早就会产生占用仓库和占用资金的问题，到货过晚就会造成生产企业的停产、销售企业的断货、服务企业的延误，政府部门、事业单位、社会团体的工作也会受到不同程度的影响。其次要数量适当。数量不足所造成的影响与交货过晚相类似，数量过多的影响与交货过早相类似，区别只是影响程度上会更大一些，因为还有一个补货、推销或处理的过程。二、质量原点 把握品质采购是质量的原点。质量管理专家克劳士比（）认为，企业近 的产品质量问题都可以归咎在材料的错误采购上。事实上，所有组织都会因各自采购价值在总运行成本中的不同比重，而在质量方面受 采购总监实战手册到不同程度的制约。采购值比重与受制约程度成正比。比如，销售企业所销售的商品，绝大部分都是采购后直接转入销售，其质量几乎完全受制于采购品。生产企业的采购值比重虽然不如销售企业，但却明显高于服务企业，因此，采购品质量对其产品质量的制约程度会略低于销售企业而明显高于服务企业。职能型组织的情况相对特殊，但也会或多或少地受到采购品质量的制约。把握品质是采购的关键任务，重点是上游管控。相关的实践经验表明，如果企业能把三成的质量管理精力由内部转向对上游供应商的质量监控上，企业自身产品的质量水平则可以提高五成以上。对上游供应商的质量管控，应该从三个方面入手：一是明确标准，要对产品质量提出具体的要求；二是监控过程，要对供应商的生产进行全程的质量跟进；三是改进问题，对供应商所存在的质量问题要提出改善目标。三、效益基点 压缩成本采购是效益的基点。通常情况下采购支出在企业运营成本中的比例为 。这种比例上的差别主要取决于企业的类型和所处的行业。比如服务企业平均为 ，生产企业平均为 ，销售企业平均为 。又比如在生产企业中，印刷和出版业为 ，化学与合成业为 ，石油与煤制品业为 。在销售企业中零售业为 ，批发业为 。一般而言，采购支出比例越高，可提供的成本压缩空间越大。有关研究结果表明，在其他条件不变的前提下，原材料价格降低 ，可以使企业的净资产回报率增加 。压缩成本是采购的基础任务，途径是性价博弈。性能和价格的关系可以分为三大类型九种组合（见图 ）。第一类是性能高价格低型，包括性能高价格低、性能高价格中、性能中价格低三种组合（深色部分）；第二类是性能价格平衡型，包括性能低价格低、性能中价格中、性能高价格第一章采购总监的专业认知 高三种组合（白色部分）；第三类是性能低价格高型，包括性能低价格中、性能低价格高、性能中价格高三种组合（浅色部分）。压缩成本并不意味着只买便宜的不买贵的，而是要着眼于性价比。有的东西很便宜，但却不能满足要求；有的东西虽然贵一些，但却是物有所值。因此，性能高价格低类型的产品应该是采购过程中所追求的目标，性能价格平衡类型的产品应该是采购过程中可接受的结果，性能低价格高类型的产品应该是采购过程中要避免的失误。图 性能价格关系组合图 年 月在华声论坛出现了一个帖子，称中科院空间科学与应用研究所购买的惠普打印机内存条，价格竟高达 元。有记者对此进行了核查：中科院空间科学与应用研究证实了这单采购，并告知“是通过正规渠道合法采购的，如果有质疑可以去中央政府采购网进行查询，价格是公示的”；在惠普中国总公司客服电话接转的代理商那里，记者被告知“同型号的普通版内存条价格在 元左右，而惠普原装的内存条需要预订，价格在 元左右”；供货方北京某科技有限公司业务经理也承认确有此事，并称该内存条之所以卖 多 采购总监实战手册元，是因为“内存条是惠普原装的，经过专业检测，所以贵一点”。记者在浏览中央政府采购网时发现，查询商品价格都需要登录，而只有政府部门相关人员才有资格进行注册。客观存在的产品性价不平衡采购，通过这一案例被表现得淋漓尽致。同样型号的产品却以高出市场 倍的价格成交，简直就是天方夜谭。其中的问题出在哪里还没有定论，但至少表明了类似情况的严重性。四、供需交点 推进管理采购是供需的交点。对外是供应商，对内是需求部门。内部的供应能力以及外部的供应信息，需要通过采购部门向供应商进行传递，并对供应商进行考核。比如产品的规格、参数、功能、质地、价格、数量、交期等；又比如供应商是否具有相关资质，是否具备提供合格产品的技术、生产和资金实力等。外部的供应情况以及内部的相应对策，需要通过采购部门向需求部门进行通报，并就应变措施进行沟通。比如是否能够满足需求、存在哪些问题；又比如是否需要修改设计、是否需要调整生产计划、是否需要变更采购目录等。推进管理是采购的既定任务，原则是有机互动。与供应商的互动，主要体现在能够找到最好的供货渠道和保证最优的供货服务，目的是为了提升采购工作的效率。与需求部门的互动，主要体现在引导需求部门理解采购的约束条件并做出快速的对策响应，目的是为了提升组织整体的运行效率。采购部门只有通过与外部供应商和内部需求部门的有机互动，才能推进采购部门和整个组织的管理水平不断提升。第一章采购总监的专业认知 某集团公司的电脑采购业务由各分支机构自行管理，其结果造成集团内部电脑品牌繁多、功能配置混乱、维修服务较差、采购舞弊成风、集团形象受损。为了扭转这种局面，集团采购总监建议对电脑采购实行统一管理。不论是集团总部还是分支机构，经相关领导批准后只需上报电脑需求数量，由集团采购部汇总并交 部门根据业务类型决定电脑的机型、配置、操作系统和品牌等，随后由采购部通过招标的形式完成采购。新的采购形式使集团的采购优势得到充分发挥，采购价格明显下降，维修升级服务有了保障，集团对外的管理形象也得到了明显改观。这则案例显示了采购在管理中的作用。通过采购方法的改进，就可以推动部门和企业管理水平的提升。第二节物品用途决定采购对象采购的对象种类繁多，但从用途的角度看，可以归为四大类，分别是基础用品、保障物品、需求商品、服务产品，如图 所示。采购总监实战手册图 采购对象分类图一、企业生产 基础用品采购基础用品是为了完成企业的生产任务。基础用品主要包括原材料、零部件、半成品。原材料。指未经加工和适度加工的原材料。比如原煤、原油、原盐、原木、天然气、矿石、沙土等；又比如生铁、粗钢、铝锭、木材、汽油、柴油、焦炭、硫酸、水泥、棉纱等。零部件。指完成生产所需要的零件和部件。比如汽车生产所需的发动机、轮胎、排气管、座椅、方向盘、车用空调、车灯、显示面板、底盘等；又比如电脑生产所需的显示屏、主板、硬盘、光驱、内存条、刻录机、调制解调器、内置风扇、声卡、显卡、鼠标、键盘等。半成品。是指生产过程中外购的并在以后加工中不再改变其形态或性能的未完成品。比如印染公司外购的坯布，包装品公司外购的塑料袋、纸袋、纸盒，快餐公司外购的薯条、牛羊排、鱼丸、肉丸、点心等。第一章采购总监的专业认知 二、组织运行 保障物品采购保障物品是为了维持组织的正常运行。保障物品主要包括建筑物、设备及配件、能源配备、办公经营用品。建筑物。指用于经营或办公的场所。比如生产企业的厂房，销售企业的商场，服务企业的餐馆、酒店，国家机关的办公楼、学校的教学和科研楼、社会团体的办公地点等。设备及配件。指用于经营和办公的设施。比如纺织厂所用的络筒机、整经机、浆纱机、制纬机、捻纱机、织布机、维修设备等及配件；又比如运输公司所用的装卸机械、运输车辆等及配件；再比如餐馆所用的灶具、冷藏设备、烘箱等及配件。能源配备。指用于经营和办公所需的能源。如水、电、煤、汽油、柴油、煤气、蒸汽、暖气等。办公经营用品。指用于经营和办公的必需品。比如企业的劳保用品、快餐店的餐桌椅、酒店客房的家具电器、银行营业部的单据、办公用的文具和电器等。三、行使职能 需求商品采购需求商品是为了行使组织的特定职能。需求商品主要包括民用品和非民用品。民用品。指用于百姓日常消费的商品。比如食品，包括粮食、果蔬、水产、家禽、调味品、烟酒、饮料、糕点、零食、奶制品等；又比如日用百货，包括床上用品、家居用品、服装鞋帽、文娱用品、学习用品、清洁用品等；再比如家用电器，包括电视、冰箱、洗衣机、厨卫电器、电 采购总监实战手册脑、音响、数码制品等。非民用品。指民用品以外的商品，涵盖工业、农业、商业、科研、教育、医疗、文化、金融、交通、城建、国防等所有领域，包括基础用品和保障用品。比如用于农业的农机具、农药、化肥、种子等，用于医疗的药品、器械、设备等，用于教育的多媒体教具、实验室装备及图书馆配套用品等。非民用商品的种类可以说是包罗万象，不胜枚举，这里不再逐一说明。四、提高效率 服务产品采购服务产品是为了提高管理效率。服务产品主要包括有形服务和无形服务。有形服务。主要是指服务的结果是有形的物品，包括生产服务和项目服务。生产服务。最具代表性的是外包制造（，）产品，这是一种具有技术或品牌优势的公司所采取的生产经营方式。公司向选定的供应商提供技术或品牌，由供应商根据要求组织生产，公司购回所生产的产品并以自己的名义提供给市场。耐克公司可以称为生产服务采购的典范，该公司没有自己的工厂，全部产品都通过委托生产的形式来完成。项目服务。较具代表性的是建筑物承建、成套设备交钥匙工程等，由供应商根据公司的要求提供完整的项目服务。具体的实例如生产基地厂房建设项目、活性炭生产成套设备交钥匙工程等。无形服务。主要是指服务的结果是无形的状态，包括技术服务、专业服务、后勤服务。技术服务。包括技术开发、技