现代电子文档管理_侯希文编著.pdf

书书书现代电子文档管理侯希文编著陕 西 人 民 出 版 社前言电子文档 人类记录信息载体超越纸质的根本性变化，它是现代信息技术革命催生的全新记录形式，它通过数字化方式，对传统的编码信息如语言、文字、图像等进行“再编码”，极大地提高了人类处理和传输信息的能力与效率。现代信息技术的飞速发展和变革，推动着科技和人类社会的发展，尤其是网络技术的成熟应用，为人类社会在已有的空间之外营造了一个电子生态环境。发展最早、最普及的电子生态环境当属办公自动化系统，它有别于传统的“手工办公环境”，用计算机及现代电子通讯设备取代了传统的文房四宝。办公自动化涉及到各行各业，它不仅有利于实现机构内部业务部门、人事部门、财务部门、办公室和文件、档案部门之间信息与文件的传递，而且也为这些部门与外部机构的沟通与交流提供了便利条件，从而使越来越多的电子文档得以产生。这些电子文档是机构活动的真实记录，成为当时当地社会活动的真实记忆，也为机构的日常管理和社会发展提供了必要的信息资源。20 世纪90 年代初，一位英国信息管理专家曾预言:“如果我们现在不努力着手抓好电子文件的管理，将有可能在 20 世纪末、21 世纪初形成可怕的历史空白。”这并非危言耸听，在不到 20 年的时间里，发生了太多丢失文档、电子文档泄密的事件。究其原因，多源于对电子文档特性的不甚了解和疏于管理。这主要因为多年来使用和保存纸质文档已成习惯，各机构的管理者已经形成1思维定势。目前，电子文档正在逐步替代在通行了近千年的纸质文档而成为主要的记录工具，人类社会必须经受这一巨大变革所带来的关乎社会记录利用能力、管理能力和保存能力的严峻考验。如果沿用以前的管理传统和方法，就会带来不可想象的危害。正如冯惠玲教授所言:“一些记录重要历史事件的电子文件丢失、损毁、不可阅读或无法证实其真实性、可靠性，不仅影响到国家和各类机构现行活动的质量与效率，更是化作一段又一段无法再现的历史空白。在这样一个文明高度进步、技术高度发达的时代，我们却在社会记忆上留下许许多多的疮孔，这难道不会成为我们这一代人对后世的永久愧疚和社会的永久遗憾吗?历史是不可复制的，历史记录也是不可再生的!”究竟如何管理这些“娇嫩”的电子文档，业已成为国内外档案界关注的焦点，但是在社会各机构的办公，尤其是办公自动化过程中，对电子文档管理的风险意识仍然十分淡薄。而电子文档却是各机构，乃至全社会信息生成、交流的重要工具，所以唤醒全社会的电子文档管理意识和风险理念刻不容缓。基于此，本书拟通过对电子文档、电子文档管理、元数据与电子文档管理、电子文档的文件管理、电子文档的档案管理、电子文档管理系统、电子文档风险管理和电子文档的规范管理的阐述，使以办公自动化为主的工作机构及其人员对现代电子文档管理有一个全面系统的认识，从而增强他们的电子文档管理知识和风险意识。本书以 现代电子文档管理 为名，缘起有三:其一，电子文档不同于传统纸质文档，它是现代信息技术的产物，如果没有现代信息技术就不可能有浩如烟海的电子文档的产生、流转和保存，这就凸显其“现代”意义，故冠以“现代”二字;其二，传统纸质文档与电子文档在其生命周期的运转过程中有本质的差别。2一般地，公务文件在归档前称为“文件”，归档之后就称为“档案”，即所谓的“文件、档案一体化”。但在传统文件、档案管理环境下，一体化只是理论上的管理理念，在其实体管理方面，文件、档案因其形式的不同而分开存放，分别管理，很难实现真正意义上的一体化管理。而电子文档借助于现代信息技术，使文件、档案在形式上几无差别，实现了真正意义上的“文件、档案一体化”，因而称之为“电子文档管理”;其三:“电子文件”的称谓源自上个世纪 90 年代。当时其内涵多为“数字化”文件，业界使用较多;近年随着多媒体技术的日益成熟和广泛应用，电子文件的内涵越来越丰富，也成为广为人知的一个名词。但人们一般认为电子文件就是电子计算机生成的文件。为了便于将我们所称电子文件，即“专指组织(包括政府机构、企事业单位等)在其职能、业务活动中形成的具有特定效用的数字形式的凭证性信息”与一般的电子信息(如电子数据、电子记录或信息汇集)相区分，在本书中我们称之为“电子文档”。我国目前有关电子文件及其管理理论的著作，多以档案工作者和高校档案专业的学生为主要阅读对象，如冯惠玲著的电子文件管理教程 与政府电子文件管理，丁海斌著的电子文件管理基础，丁海斌、赵淑梅合著的电子文件管理基础，陈次白编著的政府电子文档管理。但是随着我国信息化程度的进一步普及发展，以及西部地区信息化程度的提高，不仅文档使用者和管理者需要掌握现代文档管理知识，而且全社会所有机构的管理者都需要了解之。在电子环境中，文件管理者、业务工作者、法律工作者、电子商务人员、电子政务人员以及机构决策者等等，都在面临着电子文档带来的挑战，有关电子文档的研究当然成为众多专家学者关注的焦点，这是我们在纸质3文档环境中不曾遇到过的。因此本书兼顾了社会各界的办公和业务需求。考虑到和纸质文档管理一样，电子文档的形成者在电子文档生命周期的全程管理中具有至关重要的作用，因此本书在介绍电子文档概念及其管理的基础上，着重介绍了电子文档的文件管理、电子文档与元数据，以及电子文档的档案管理，旨在将传统的文件与档案管理实践扩展至社会机构的整个管理流程中。本书从酝酿到成书，历经五年多的时间。期间，笔者研读了大量的档案学、电子文件管理和电子政务、电子商务、办工自动化等理论书籍资料，并在公选课授课班级开展了多次调研，在吸收国内外最新、最前沿研究成果的同时，结合自己多年的综合创新研究提出了自己的理论体系，这也是本书的特色所在。考虑到办公室工作的实际需要，特别选取个别典型案例的电子文档解决方案，挂一漏万，权当抛砖引玉，同时书中选摘了有关的电子文件的最新研究成果和法律规范，以便办公室工作者参考。陕西人民出版社的张亚维女士、周国宁先生为本书的出版付出了辛劳，在此一并致以衷心的感谢。书中参阅了档案界许多同行、学者的成果，恕未一一列出，在此谨表示诚挚的感谢。书中难免有疏漏、不妥之处，期待广大读者对拙作的回应、批评与指正(作者电子信箱:jk-hxw163 com)。侯希文2009 年 3 月 10 日4目录第一章电子文档导论(1)第一节电子文档发展(2)一、电子文档的发展历程(2)二、电子文档的来源(4)第二节电子文档及相关概念(20)一、“电子文件”名称的由来(20)二、“电子文件”的不同表述(21)三、“电子文档”相关概念比较(25)第三节电子文档的种类(36)一、按电子文档信息存在的形式划分(36)二、按电子文档的组成方式划分(38)三、按电子文档的功能划分(39)四、按电子文档的生成方式划分(40)第四节电子文档的特点(41)一、中外电子文档特点研究概述(41)二、电子文档的主要特点(43)第二章电子文档管理概述(50)第一节电子文档生命周期理论(50)一、信息生命周期理论(50)二、文档生命周期理论(53)三、电子文档生命周期理论(58)1四、文档连续体理论(61)第二节电子文档的管理目标与管理原则(66)一、电子文档的管理目标(67)二、电子文档的管理原则(75)第三节电子文档的管理模式(83)一、机构内部电子文档的管理模式(83)二、档案馆的电子文档管理模式(90)第三章元数据与电子文档管理(96)第一节元数据概述(97)一、元数据的概念(97)二、元数据的特性与作用(107)第二节元数据的设计与实施(113)一、元数据的设计(113)二、元数据的实施(119)三、信息元数据格式介绍(122)四、典型元数据选介(134)第三节基于元数据的电子文档管理(139)一、元数据在电子文档管理系统设计阶段(139)二、元数据在电子文档形成阶段(140)三、元数据在电子文档运行阶段(142)四、元数据在电子文档维护阶段(143)五、元数据应用于电子文档管理的意义(148)第四章电子文档的文件管理(154)第一节文件管理与电子文档(154)一、何谓文件管理(154)二、文件管理的内容(157)2三、电子文档文件管理流程的变化(160)第二节电子文档(公文)的格式(164)一、文档(公文)格式(164)二、电子文档格式概述(178)三、基于 XML 文档格式(180)四、XML 在电子文档管理中的作用(189)第三节电子文档的制作(190)一、电子文档制作过程管理规范(190)二、电子文档的制作(191)第四节电子文档的收发管理(198)一、电子文档网络传输的系统方式(198)二、文档传输专用系统的要求与功能设计(200)三、专用系统的工作流程(204)第五章电子文档的档案管理(211)第一节电子文档的档案管理概述(212)一、电子文档的收集与鉴定(212)二、电子文档的归档与整理(213)三、电子文档的保管(214)四、电子文档的统计与利用(215)第二节电子文档的鉴定(217)一、电子文档鉴定概述(217)二、电子文档内容鉴定的步骤(223)三、电子文档的技术鉴定(226)四、电子文档的处置(228)五、电子文档与纸质文档鉴定的比较(231)第三节电子文档的归档(235)3一、电子文档的归档概述(235)二、电子文档的归档范围(238)三、电子文档的归档要求(241)四、电子文档的归档方式与时间(244)五、电子文档的归档手续(247)第四节电子文档的保管(249)一、电子文档的保管概述(249)二、电子文档存储载体的保护(254)三、电子文档信息内容的保护(256)四、电子文档与纸质文档的双套制保护(260)第五节电子文档的开发利用(261)一、电子文档开发利用的特点(261)二、电子文档利用的原则(263)三、电子文档开发利用的方式与方法(264)四、电子文档提供利用的方式与方法(268)第六章电子文档管理系统(271)第一节电子文档管理系统概述(271)一、何谓电子文档管理系统(271)二、电子文档管理系统与相关概念的关系(272)三、电子文档管理系统的特点(278)第二节电子文档管理系统功能示例(281)一、中百网络办公自动化系统特点(281)二、中百网络办公自动化系统功能概述(283)三、电子文档管理系统的功能模块(284)第三节电子文档管理系统的解决方案(295)一、电子文档管理解决方案一 方正 Apabi 电4子公文处理系统(296)二、电子文档管理解决方案二 书生电子公文管理系统(306)三、办公智能传真系统解决方案(310)第七章电子文档风险管理(316)第一节电子文档风险概述(317)一、何谓电子文档风险(317)二、电子文档风险的特点与种类(322)三、电子文档风险因素及其成因(327)第二节电子文档风险管理概述(335)一、电子文档风险管理必要性(336)二、电子文档风险管理的基本原理(338)三、电子文档风险管理与电子文档管理(342)第三节电子文档的基本风险(346)一、生成、流转阶段电子文档基本风险(346)二、保存阶段电子文档基本风险(351)第四节电子文档风险的应对(357)一、电子文档风险的应对概述(357)二、机构内部风险因素的应对措施(360)三、自然环境风险因素的应对措施(376)四、社会环境风险因素的应对措施(378)第八章电子文档的规范管理(380)第一节电子文档的原始性与证据力(381)一、电子文档原始性(381)二、电子文档法律证据效力(385)第二节电子文档管理的法律规范(390)5一、电子文档法律规范的概念与特点(391)二、我国电子文档管理法律规范(392)三、国外典型法规体系及其特点分析(394)第三节电子文档管理的规章制度(402)一、电子文档规章制度的概念(402)二、电子文档规章制度与电子文档法律规范的区别(403)三、电子文档管理规章制度的分类(404)四、我国地方电子文档管理制度(405)第四节电子文档管理的标准化(409)一、电子文档管理标准概述(409)二、国际上的电子文档管理标准(413)三、我国电子文档管理标准(417)6书书书第一章电子文档导论信息技术革命使我们的工作和生活变得异常方便和快捷。随