试谈城市园林绿化档案工作的有效管理_徐春蕾.pdf

462023年 第2期 兰台内外科学管理实践创新前言城市园林绿化档案是城建档案的重要构成部分，如实记录了某一单位、个人在园林绿化中的活动，是关于城市园林绿化的原始记录，具有较高的保存价值与参考价值。同时，城市园林绿化档案能够为城市发展建设与城市改造提供一定的参考依据。城市园林绿化档案包含较多的内容，其中主要的有园林基础资料、园林建设资料以及城市绿化建设资料等。基于此，有必要对城市园林绿化档案工作进行深入研究，以实现城市园林绿化档案工作的有效管理。一、实现城市园林绿化档案工作有效管理的重要意义城市园林绿化档案具有多种载体，如文字、图纸以及照片等，是对城市园林绿化建设过程的如实与完整记录。因此，城市园林绿化档案能够为城市建设、城市改造以及城市的进一步发展提供强有力的参考依据。第一，城市园林绿化档案能够助力旧城改造，为旧城改造提供历史资料。在进行旧城改造时，为确保施工顺利，需要明确地下管线的敷设位置。在此情况下，园林绿化档案若记录了地下管线的敷设位置，就可提供给相关人员，提升改造效率，确保施工安全。第二，园林绿化档案能够助力树木、花卉养护。树木与花卉是城市园林绿化的重要组成部分。同时，为确保绿化效果会栽种多种类型的树木与花卉。因品种不同，其所遭受的病虫害也会有所不同。对此，在进行树木、花卉养护时就可查阅档案资料，明确每种树木、花卉的病虫害情况，及时采取针对性的病虫害防治措施，实现树木、花卉的健康生长，取得理想的绿化效果。第三，城市园林绿化档案可为城市建设提供规划参考。人类与自然是相互依存的，人类的发展进步也仰赖于自然的支持。但城市化进程的推进，不仅使自然环境遭到了破坏，也使自然环境逐渐被人造环境所替代。当前发展情况下，人们已经意识到了自然环境的重要性，推动了城市园林建设。在进行城市园林建设时，可参考城市园林绿化档案，做好城市园林绿化规划，切实提高城市的宜居性。第四，城市园林绿化档案可促进城市的旅游开发。城市园林绿化档案会完整记录下城市园林绿化的相关资料。因此，在进行旅游开发时可查阅档案的相关资料，以编写针对性的城市风景解说词、人物传记等，取得更好的城市推介效果。二、城市园林绿化档案工作当前存在的问题1.对城市园林绿化档案工作的重视程度较低伴随社会经济发展水平的提升，人们对城市园林绿化的质量要求也越来越高。城市园林绿化档案工作与城市园林绿化质量有较为密切的关系。若能够实现城市园林绿化档案工作的有效管理，城市园林绿化档案就能够为城市园林绿化建设工作提供强有力的支持，推动城市园林绿化建设工作的有序进行，进而确保城市园林绿化的最终质量。反之，城市园林绿化的建设质量也会有所降低，因此，相关人员应重视城市园林绿化档案工作的开展。但在具体的城市园林绿化档案工作中，却存在着重视程度不够、管理意识薄弱等问题，导致城市园林绿化档案工作并未起到其应有的作用，引发了一系列的不良反应。除此以外，重视程度不够也使得城市园林绿化档案工作出现了档案管理责任交叉、模糊、管理分散等问题。以上管理问题会在较大程度上削弱城市园林绿化档案工作的有效性，导致城市园林绿化档案遗失、整理质量差等问题。综上，城市园林绿化档案工作存在着重视程度低、管理意识薄弱等问题，大大削弱了城市园林绿化档案工作的有效性。2.城市园林绿化档案资料收集渠道不畅通基于城市园林绿化档案工作的特殊性，其档案工作试谈城市园林绿化档案工作的有效管理文/徐春蕾摘要：近年来，出于保护生态环境，提升居民生活质量的需要，城市园林绿化得到了较为迅速的发展。城市园林绿化的档案工作能够实现园林绿化信息资料的完整记录与保存，进而为园林绿化后期工作提供完善的参考资料，确保园林绿化后期工作的顺利进行。但当前的园林绿化档案工作还存在着一些问题，影响了其发挥的积极效用。基于此，为充分发挥园林绿化档案工作的积极效用，本文试谈城市园林绿化档案工作的有效管理。关键词：城市园林；园林绿化；档案管理作者简介：徐春蕾（1984），女，汉族，北京人，馆员，本科，研究方向：档案管理。472023年 第2期 兰台内外科学管理实践创新会涉及较多的部门。同时，为确保档案资料的全面性，城市园林绿化档案工作的资料收集环节也比较多，需要保持较高的资料收集畅通度。但就目前而言，城市园林绿化档案资料收集渠道存在不畅通情况。（1）城市园林绿化档案工作人员的专业度较低。档案工作人员专业素质水平与档案工作要求不匹配，势必会影响城市园林绿化档案工作的开展效果。城市园林绿化档案工作具有较强的专业性，需要档案工作人员具备较高的专业性，以确保其工作的有效性。档案工作人员专业水平低会使得档案资料的收集、更新与完善出现衔接不畅等问题，难以实现档案资料的集中管理，影响了城市园林绿化档案工作的有效性。（2）在进行档案资料收集时，部分档案工作人员并未严格遵守档案资料收集标准，致使档案资料出现了不实或描述不清等问题，降低了档案资料的真实性与有效性。3.城市园林绿化档案工作的现代化、信息化程度较低信息技术的飞速发展与广泛应用使得各行各业都开始进行信息化建设与现代化建设，以期跟上时代的发展步伐，实现自身的高效发展。在此发展背景之下，城市园林绿化档案工作也应与时俱进，实现自身的现代化发展与信息化发展。但就城市园林绿化档案工作的开展现状而言，城市园林绿化档案工作的现代化、信息化程度还比较低，影响了其有效性的发挥。时至今日，信息化与现代化已经成为社会必然的发展趋势，若城市园林绿化档案工作仍旧持守旧态度，势必会逐渐落后于时代发展，不但会严重降低自身的工作效率，也会对整个城市建设行业造成不良影响。以城市园林绿化档案工作为例，城市园林绿化档案工作若是能具备较高的信息化水平，就能够实现档案资料的“云存储”，进而大大提高档案资料保存的安全性与档案资料查阅的便捷性。但城市园林绿化档案工作目前的信息化水平还比较低，尚未实现全部档案资料的“云存储”，导致档案资料保存还存在一定的耗损，档案资料查阅也不便捷，需要耗费较多的时间与精力。总体而言，城市园林绿化档案工作的信息化水平与现代化水平还有较大的发展空间，限制了其积极效用的发挥。三、实现城市园林绿化档案工作有效管理的相关措施1.增强重视程度，建立健全城市园林绿化档案管理制度要想实现城市园林绿化档案工作的有效管理，就要扭转当前的错误管理观念，增强相关人员对城市园林绿化档案工作的重视程度，并建立健全城市园林绿化档案管理制度，落实制度保障。首先，开展相关培训，提升档案工作人员的管理意识。“意识”会在较大程度上影响人的“行为”。因此，实现城市园林绿化档案有效管理的第一步，就是强化相关人员的“意识”，以督促其做出正确的“行为”。有关部门可开展针对性的培训活动，使城市园林绿化档案工作人员深切认识到档案管理的重要性，并付诸行动。有关部门可进行综合培训，从档案管理的具体情况出发，按岗位、分层次、多渠道进行培训工作。有关单位要组织档案工作人员定时、系统学习档案管理专业知识，及时补充与档案管理有关的新理论、新方法以及新观念，持续提升其专业水平，确保其树立正确、先进的园林绿化档案管理观念。有关部门还可定期向档案工作人员普及哲学、历史学以及公共关系学等与绿化档案管理有关的学科知识，有效完善档案工作人员的知识体系，提升绿化档案管理工作的科学性、有效性。除此以外，有关部门还应注重现代科技知识的传授。有关部门应定期对档案工作人员进行现代科学技术培训，以使档案工作人员掌握最新的现代科学技术，具备一定的科学意识，提升档案管理效率。为真切实现城市园林绿化档案工作的有效管理，还应细化考核体系，从考核体系入手，提升档案工作人员的管理意识。其次，建立健全城市园林绿化档案管理责任制度。相关部门可依据城市园林绿化档案工作的管理要求、管理内容、管理特点以及城市园林绿化的建设发展需求制定健全的档案管理责任制度。档案管理责任制度实际上就是对城市园林绿化档案工作定岗定责。定岗定责能够有效规避管理责任交叉、模糊等问题，实现城市园林绿化档案工作的有序进行。档案管理责任制度的建立只能为城市园林绿化档案工作奠定基调。要想真正实现城市园林绿化档案工作的有效管理，还需要制度的深度落实。相关部门要发挥监管作用，确保档案管理责任制度真正落实，安排专人进行档案资料管理。除此以外，为进一步提升城市园林绿化档案工作的有效性，还可以制定“分级建档，统一管理”的档案管理方式。最后，建立健全档案管理制度。档案管理制度与档案管理责任制度虽有一定的相交之处，但却具有不同的管理作用。档案管理责任制度能够明确城市园林绿化档案工作的权责分属，提高城市园林绿化档案工作的管理效率；档案管理制度则能够提升城市园林绿化档案工作的规范性、条理性。制定档案管理制度要以相关的法律法规为基础，并符合城市园林绿化档案工作的具体管理情况，以实现对城市园林绿化档案管理工作的针对性调整、优化，实现城市园林绿化档案工作的有效管理。与档案管理责任制度一致，档案管理制度也需要得到深切落实。若发现城市园林绿化档案工作存在违规行为，则必须按照制度要求进行处罚。反之，也可给予一定的奖励。2.明确城市园林绿化档案工作的收集渠道与收集内容为确保城市园林绿化档案资料收集的畅通度，实现482023年 第2期 兰台内外科学管理实践创新城市园林绿化档案工作的有效管理，应明确城市园林绿化档案工作的收集渠道与收集内容。城市园林绿化档案工作人员可与生产部门相互配合，实现档案资料的有序收集。城市园林绿化档案资料正式归档前，档案工作人员还要将档案资料组成保管单位，并做好编目处理。除此以外，城市园林绿化档案工作人员还要做好各个环节的档案资料收集工作。第一，城市园林绿化建设之前的档案资料收集。城市园林绿化档案具有全面性。因此，建设之前的相关资料也在收集范围之内。城市园林绿化档案工作人员要收集好建设现场的勘探数据，并核对设计变更、施工许可证以及开工报告。第二，城市园林绿化建设过程中的档案资料收集。这一环节，档案工作人员要做好土方登记单、标高复核记录以及苗木出圃单的收集工作，以确保档案资料收集的全面性。除此以外，档案工作人员还要实时收集、更新城市园林绿化的建设资料，如施工图分布、技术交底以及操作记录等，以确保档案资料收集的真实性。第三，城市园林绿化建设竣工后的档案资料收集。这一环节，档案工作人员要做好竣工报告、工程决算以及竣工验收的资料收集工作。除了收集纸质资料以外，档案工作人员还要做好音像资料的收集工作，力求真实、完整。以上档案资料都收集好以后，档案工作人员还要对档案资料进行科学处理，做好档案资料的分类、排列与编号工作。在进行档案资料处理时，档案工作人员还要确认档案资料的利用价值，采取恰当的保存措施。综上，档案资料收集是城市园林绿化档案工作的重要组成部分，在很大程度上关系着城市园林绿化档案工作的有效性，有关部门及档案工作人员必须严格遵守相应收集流程与原则，确保档案资料收集的全面性与真实性。3.实现城市园林绿化档案工作的现代化、信息化发展为跟上时代的发展步伐，充分发挥城市园林绿化档案工作的积极效用，应实现城市园林绿化档案工作的现代化与信息化发展。第一，引入信息技术，实现档案资料的电子化收集与处理。相关部门可引入大数据与云计算技术，进而大大提高档案收集效率与档案处理效率。档案工作人员可借助大数据与云计算技术将档案资料以“电子”形式保存下来，便于档案资料的保存与查阅。第二，开展信息技术培训，提高信息技术的应用率。相比于传统档案的管理方式，信息化管理具有一定的挑战，需要档案工作人员具备相应的信息技术知识，以实现信息技术的高效利用。对此，可开展信息技术培训，提高档案工作人员对信息技术的认识程度，帮助档案工作人员熟练掌握信息技术，进而提升信息技术的应用率，切实提高城市园林绿化档案工作的信息化水平。第三，确保信息安全，严防信息泄露。信息泄露是信息化建设过程中必须予以重视的问题。城市园林绿化档案工作与城市建设、发展息息相关，其所包含的档案资料也极为重要。对此，在进行信息化建设与现代化建设时，还要做好信息防护，确保信息安全。相关部门可引入安全级别较高的防火墙，实现对档案资料的强力保护。除此以外，还可在档案资料室安设灭火器、