档案管理数字化微报告-甲子光年-13页-WN9.pdf

出品机构：甲子光年智库研究指导：宋涛研究团队：陈宗珩发布时间：2022.08目 录Part 01政策要求Part 02发展背景Part 05档案管理现状Part 04市场痛点Part 03范畴与定位Part 06档案管理流程Part 07档案管理服务商1.政策要求 电子档案的推广与档案管理数字化势在必行2019年11月27日，国务院总理李克强主持召开的国务院常务会议明确提出“明年底前，实现增值税专用发票电子化”。20202020 6 6号 关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知明确指出，以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存该纸质件的电子会计凭证。2022年三月，国家档案局印发关于进一步加强机关业务系统电子文件归档与管理工作的通知发票电子化电子发票，电子归档规范有序开展业务系统电子文件归档与管理工作企业试点第一批：2017年，国家档案局联合发改委选定33家企业开展企业电子文件归档和电子档案管理试点，已全部验收。主要以市政和基础设施建设项目为代表，其顺利验收标志着电子档案从技术上已经成熟可行。第二批：2018年选定27家企业，已全部验收。第二批以能源、制造业企业为主，基于工程管理信息化平台及大数据技术的电子档案管理已经具备技术能力；第三批：2022年确定38个项目为第3批试点项目。新增机场、港口、市政、环保、设备制造等10种类型的项目；申报项目整体信息化水平相较以往也有较大提升；一、要健全业务系统归档制度规范，推动建立完善的业务系统归档管理制度和技术规范；二、要完善业务系统归档功能，保证业务系统能够按照档案工作要求完成电子文件形成、收集、整理、归档工作；三、要推进业务系统与档案系统有效衔接，通过归档接口实现业务系统与档案系统之间的信息交互和集成；四、要不断提升数字档案资源建设质量和管理水平，实现业务系统归档全流程安全可控、科学规范管理。多类型项目试点推进顺利地方试点四川省档案馆、海南省档案馆等已开展电子档案管理试点与推广工作，确保档案的完整性、安全新和可共享性。交通运输部办公厅转发国家档案局关于印发建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法的通知。行业试点2018年，国家档案局以市政项目、水利工程项目等基础设施建设项目为试点，逐步推广电子档案管理的建设和运用。国家试点2.发展背景 当前已归档、未来待归档的各类档案数量庞大35,44640,54842,45553,47058,64265,06365,37175,05182,85191,79020182017201220112013201420152016201920209.132.7100.5246.0499.720182017201920202021E电子发票开具数量规模及预测（亿张）国家综合档案馆馆藏档案(万卷、万件)2.33.03.95.16.69.1%20198.8%2017201820209.3%9.6%20219.9%2017-2021 年我国数据产量及全球占比情况我国数据产量（ZB）我国数据产量在全球占比2020年国家综合档案馆馆藏档案数量达91789.8万卷、万件，随着档案馆开始实现电子档案与实物档案同步接收，预计未来几年馆藏数量会有大幅增长。随着发票电子化政策以及电子发票电子存档规范的推行，百亿乃至千亿规模的电子发票及相关凭证需要电子存档。随着我国数据产量的不断增长，需要电子存档的业务、财务等数据也在随之增加，未来电子档案数据量也将成为一个庞大的数量级。3.范畴与定位 档案管理系统与知识管理系统的区别档案管理系统知识管理系统管理主体档案：包括：会计档案、纸质档案、业务档案等文档：业务发展过程中产生的各类文档、流程、规定、说明等核心安全、规范、稳定统一、共享、易用特点“不能出问题”有采集、查询、借阅、利用、统计、鉴定、销毁等多项要求“必须用起来”应当确保尽量自动采集，保障文档全面的收集，来源不能遗漏、分享不能空缺类型格式一般为纸质档案和标准电子文件一般为非结构化的文档和数据业务成果接收与管理知识资产汇聚与共享定位有限归档：主要收集有归档要求的档案文件以及业务发生结果的凭证文件应存尽存：主要收集业务发生过程中本地的、协作的、系统的、外来的文档范围要求强制性要求高满足合规与管理要求强制性要求低满足共享与创新要求4.市场痛点 财务合规难、业务连续性难以保证，需要快速响应新规与业务迭代财务：合规业务：连续大量电子发票原件需要存传统的电子发票归档流程中员工打印电子发票，将电子发票的纸质打印件粘贴在报销单后交给财务，财务进行归档，很多企业未保存电子发票原件，也不知道如何对应保存。电子发票、纸质发票该怎么一起管由于处在发票电子化改革的初期，企业存在着既有纸质发票又有电子发票的情况，不知道该怎么进行进行电子发票和纸质发票的联动管理，并满足建立纸电资料检索关系的合规性要求。会计凭证怎么安全高效的查阅在传统归档模式下，企业在应对内、外部审计过程中，财务人员需耗费大量时间去库房翻找凭证，导致应对审计效率低，会计档案的借阅安全性无法有效保障。如何保障安全长久的保存档案安全性是保障档案真实、完整、可用、安全、有效的前提。电子档案同样面临着长期保管的问题，一旦发生技术变革、服务商经营不利、软硬件故障等情况可能导致数据坏死。不能有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏等影响。采集难档案来自于多个系统，相对分散，收集工作耗时耗力。录入难重复录入电子档案，信息管理混乱，归档管理人员工作负担重。查阅难规范化归档的鉴定、借阅、查询、销毁流程复杂，需要层层审批，无法及时调取/查阅相关档案，使用者借阅效率低。管理难企业档案管理缺乏关联性，完整性差，档案资料繁多，归档类目模糊，档案跨部门利用困难。整理难类目层级多，操作困难，文件可检索载体类型少。各类凭证散落于各个系统，难以统一管理5.档案管理现状 需要归档的数据/文件散落在各个系统以及业务条线售前和销售采购生产库存采购收货销售发货销售收款采购付款应收管理成本管理总账管理财务报表应付管理固定资产预算管理资金管理费用管理发票管理薪酬管理业务数字化财务数字化档案数字化业务数据财务数据易查找、调用的完整业务财务档案电子发票电子银行回单车票、行程单采购订单财务报告财务报表物资档案结算单人力资源管理档案物资档案工程档案项目管理档案环境保护档案安全管理档案CRMCRM数据DMSDMS数据ERPERP数据MESMES数据SRMSRM数据HRMHRM数据ERPERP数据采购合同销售合同销项发票进项发票物流平台数据物流平台数据OAOA数据计量工作档案质量管理档案库存/存货档案收货单入库单采购订单应付凭证发货凭证会计账簿档案供应商信息客户信息对账单经销商协议出库单验收单领料单出口报关单据进口报关单据审计记账凭证与各类单据报销凭证6.档案管理流程 不同类型档案管理流程大致一致，但是管理方式各有不同档案采集归档保存检索/使用档案管理实物档案使用OCR技术识别并录入实物档案影像资料对影像资料自动分类存储，批量导入电子库房实现档案借阅、检索、调阅下载、索引查询等功能根据企业需求自由配置某项实体档案的借阅时间电子业务档案集成OA、HR、CRM、ERP等多个系统文档，接受合同、订单公文等文档支持多种来源形式接收，实现异构系统数据和文件的归档将不同类型的文档和数据关联存放基于元数据管理档案的内容、结构、背景以及整个过程安全保障电子会计档案通过接口的方式自动采集会计凭证、账簿、报表等资料同一记账凭证的会计资料自动成册，并校验完整性，分类存储并建立索引关系建立会计凭证元数据管理规范，保障真实、完整、安全支持多种方式检索，建立建立检索权限并对在线检索操作进行记录基于云平台保障数据内容完整、存储安全；电子档案系统具备电子签名能力，自动加盖电子签名；通过第三方进行区块链存证。充分保障电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性工程电子档案具有专业性以及成套性特点，需要详细成套记录测量数据、建设信息以及竣工等各类图纸、文字、影像的数据。同时每个工程项目的档案要对后期扩建、维修等环节提供重要参考依据。工程电子档案数字化通过自动化生成案卷档号、封面、案卷目录、备考表，并建立基于工程项目特性的索引关系来实现档案的查阅和使用。同时要完成与BIMBIM以及GISGIS等相关工程系统的对接，提高信息利用率和管理效率。数字档案馆：运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和集成管理系统。智慧档案馆：根据现实中档案馆 1:1 还原布局，并可视化的对档案进行搜索。无缝集成电子政务平台的数据，实现政务信息的快速归档。同时，本体与虚拟档案馆之间数据流双向流通，具备互操作性，有效反映库房各种业务过程。工程电子档案智慧档案馆建设7.档案管理服务商 服务商基于自身基因，提供差异化的档案数字化解决方案财务管理费用管理电子发票管理OA电子签名电子会计档案电子文件档案电子工程档案电子会计档案电子文件档案ECMCLM电子文件档案档案管理BIM电子工程档案报告亮点 行业首份档案管理方向的行业研究报告 如何基于档案管理赋能财务合规与业务需要 不同行业企业选择数字化的特征与倾向 企业智慧档案馆的建设思路与实践路径报告覆盖厂商类型 各类型档案数字服务商 想要解决电子发票归档要求的企业 想要基于会计档案数字化来提升合规能力的企业 想要实现业务档案数字化的企业 想要建设数字档案馆的企业发布传播渠道/报告咨询联系赵静蕊微信：zhaojr8226 邮箱：案例征集甲子光年智库将发布企业档案管理数字化转型研究报告，现征集业内代表企业案例甲子光年智库将于20222022年11 11月正式发布“20222022年甲子光年企业档案管理数字化转型研究报告”。期待与各方企业及业内人士共同洞察档案管理数字化趋势，引领档案管理数字化行业发展。中国科技产业专业可信的评价体系特点：多维动态数据、自有指数模型、研发研究驱动50000+专家池100W条数据池（50000+核心数据）30+指数模型（持续迭代）研究洞察系统性、轻咨询撰写“厚”报告20+赛道持续追踪智 库 业 务 能 力 塔30+渠道沉淀验证方法评价体系解决方案自建研究模型市场结论更可靠助力中国科技市场挖掘潜力企业整合智库全线能力全生命周期研究服务甲子光年智库专注于研究科技应用及产业创新领域的行业洞察及解决方案，通过自有实勘数据调研、自建一级市场数据库和沉淀的产业CIO资源。解决产业如何认识，如何决策，如何评价新兴技术，成为传统研究院的再升级版本。研究报告行业数字化报告技术研究报告白皮书市场调研报告指数模型企业评估模型全产业数字化模型数字治理模型MORE甲子榜单光年20甲子20捕手20MORE创新咨询7 甲子光年智库介绍商务合作赵静蕊：智库院长宋涛微信（stgg_6406）分析师陈宗珩微信（13121156557）北京甲子光年科技服务有限公司是一家科技智库，包含智库、媒体、社群、企业服务版块，立足于中国科技创新前沿阵地，动态跟踪头部科技企业发展和传统产业技术升级案例，致力于推动人工智能、大数据、物联网、云计算、AR/VR交互技术、信息安全、金融科技、大健康等科技创新在产业之中的应用与落地